OK יועצים לניהול

ניהול האיכות, לפי ה- ®PMBOK, כולל את התהליכים הבאים:

תכנון איכות
תהליך זה הוא חלק מתהליך תכנון הפרויקט. כולל: זיהוי דרישות איכות או תקנים הנוגעים למוצר או לפרויקט, קביעת שיטות ומתודולוגיות איכות להבטחת איכות תוצרי הפרויקט ותהליכי הפרויקט, יעדי ביצועי איכות במוצר ובתהליכים התומכים.

ביצוע הבטחת איכות
תהליך זה הוא חלק מביצוע הפרויקט בו מודדים את ביצועי התהליכים, כגון: תהליכי ניהול הפרויקט ומשווים ליעדים שנקבעו בשלב התכנון.

ביצוע בקרת איכות
תהליך זה הוא חלק מביצוע הפרויקט בו מודדים את ביצועי תוצרי הפרויקט ומשווים ליעדים  שנקבעו בשלב התכנון.

תמיכת הארגון בתהליכי איכות הפרויקטים

נושא האיכות עובר כחוט השני בכל פעילויות מחזור החיים של הפרויקט. חובת הארגון להשקיע בתשתיות תומכות לאיכות, על מנת לתמוך ולהדריך את מנהלי הפרויקטים בכל הנדרש לעמידה במשימות בצורה איכותית. בלעדיתשתיות ארגוניות משותפות, כל מנהל עושה כמיטב יכולתו עד כדי המצאת הגלגל. השקעות אלה כוללות:

• אחריות הנהלה: מדיניות ברורה ומחייבת לאיכות, המכסה את כל הפעילויות של הארגון  ואת ערכיו, וכוללת גם נושאים אסטרטגים של חדשנות ומצוינות. ההנהלה מדגימה במעשים (Walk the Talk) על ידי הקצאת משאבים ואי התפשרות על איכות כאשר מופעלים לחצים לעמוד במטרות אחרות, כגון: לו"ז.
• נהלים, תבניות, רשימות תיוג – כל אלה מגלמים בתוכם את הידע התהליכי בנושא ניהול פרויקטים שנצבר בארגון. מנהל פרויקט נדרש להשתמש בתבנית לתכנון הפרויקט משום שהתבנית כבר מכילה את כל הדרוש לתכנון איכותי. בלעדי התבנית, כל מנהל פרויקט עושה כמיטב יכולתו (או אי יכולתו). יתרה מזאת, קיום תבניות מאפשר ניהול ובקרה אחידים בכל הפרויקטים, וכן מאפשר להטמיע את הלקחים מפרויקטי העבר בתוך התבניות, כך ששימוש עתידי בהם משפר את התהליך באופן מובנה.
• כלים ושיטות – אוסף הכלים והשיטות לניהול האיכות הוא עצום ורב. ככל שמנהל הפרויקט מנוסה יותר ומכיר שיטות רבות יותר – ביכולתו לבחור את הכלי והשיטה המתאימים לפרויקט שלו. רשימה חלקית של כלים ושיטות כוללת: סקירות, ניתוח עלות-תועלת, תכנון ומדידה של עלות האיכות ועלות אי-האיכות, Benchmarking, סיעור מוחות, תרשימי בקרה (Control Chart),תרשימי זרימה ועוד.  באופן טבעי, מכוונות מנהל הפרויקט היא להביא תוצרים בזמן, בתכולה, בתקציב, ולא תמיד המיקוד שלו מופנה לניהול האיכות. לכן נדרשת תמיכה ארגונית בנושאי איכות.
• ניהול נכסי הארגון במקום מרכזי ונגיש. נכסים אלה כוללים: מדיניות, נהלים, תבניות, רשימות תיוג, מסדי נתונים היסטוריים, כלים ושיטות, תחקירים והפקות לקחים של פרויקטים דומים. ניהול נכסי הידע מאפשר חזרתיות וקיצור זמן סבב תודות לשימוש בניסיון הנצבר של הארגון.
• קבוצת שיפור תהליכים –טכניקות איכות דורשות התמחות שונה מניהול פרויקט. לכן, ארגון חפץ חיים ישקיע בקבוצת איכות ושיפור תהליכים רוחבית שתתמקד בנושאים אלה. הקבוצה בארגונים קטנים יכולה להיות אדם אחד (מנהל איכות), או פחות, או באמצעות מיקור חוץ. הקבוצה אחראית על שיפור האיכות בארגון, ובפרט:

• • מגדירה את הפעילויות התהליכיות החל מהגדרת התהליך ברמת הארגון ועד למימוש ברמת הפרויקטים;
  • מתאימה את התהליך הארגוני לצרכים ספציפיים נקודתיים של מחלקות או פרויקטים;
  • מאמנת ומלווה את יישום התהליכים בשטח, ומבקרת את התנהלות הפרויקטים בהתאם למתודולוגיה הארגונית;
  • מתאימה את התהליך הארגוני לדרישות תקינה, כגון רגולציות ומבדקים שונים;
  • מובילה צוותי שיפור תהליכים, לפיתרון אתגרים נקודתיים;
  • עורכת מבדקים תקופתיים על מנת לוודא הטמעה כנדרש.
  • מכינה תוכנית שיפור תהליכים ארגונית שנתית; תוכנית זו, בדרך כלל מתבצעת במסגרת ארגונית רחבה ממסגרת של פרויקט בודד. כתוצאה מביצועי מדדים לא מספקים, או כתוצאה מתהליכי תחקיר והפקת לקחים. מנהל הפרויקט, כחלק מתכנון הפרויקט, מתכנן את הקצאת משאבי הפרויקט לתוכנית השיפור.
  • מקדמת מעקב ושיפור ביצועי ספקים כחלק ממאמץ השיפור של הגורמים הפנימיים בארגון.

ניהול איכות בפרויקט

ניהול פרויקט כולל איזון בין אילוצים שונים. ה"שילוש הקדוש" הורחב למשושה הניהול, הנותן לאיכות את אותה החשיבות כמו ללו"ז, תקציב, תכולה, סיכונים ושביעות רצון הלקוחות.

בהינתן התשתית הארגונית שתוארה לעיל, באחריות מנהל הפרויקט לדאוג לתהליכים הבאים, בפרויקט אותו הוא מנהל:

בשלב תכנון הפרויקט

מנהל הפרויקט מכין תוכנית ניהול איכות כחלק מתוכנית ניהול הפרויקט. התוכנית מתארת כיצד מדיניות האיכות הארגונית תיושם בפרויקט, כיצד יתבצעו בקרת האיכות ואבטחת האיכות בפרויקט, מהם מדדים שמנהל הפרויקט נדרש לעמוד בהם. תכנון התכולה יכלול גם מאפייני ומדדי איכות נדרשים מתוצרי הפרויקט שעמידה בהם תשפיע על שאר אילוצי הפרויקט.

בעת ביצוע הבטחת איכות

דרך טובה לביצוע הבטחת איכות, הבודקת את איכות התהליכים, היא באמצעות מבדקים. כתוצאה מעריכת מבדקים, מתגלות הזדמנויות לשיפור, הן ברמת הפרויקט והן ברמת הארגון. הזדמנויות אלה מטופלות באמצעות תוכניות שיפור ברמת הפרויקט או הארגון.
תוצאות המבדקים מוצגות בסקר הנהלה לאיכות, בו ההנהלה מוודאית שהפרויקטים בחברה מבוצעים לפי מדיניות האיכות הארגונית.

בעת ביצוע בקרת איכות

בקרת איכות, המבוצעת על תוצרי הפרויקט, מבוצעת באמצעות סקירות (Reviews), בדיקות  או פעילויות מנע שונות, המטפלות בבעיות פוטנציאליות בטרם יהפכו  לבעיות אמיתיות.

סוף דבר

ברוב המקרים, המדידה העיקרית להצלחה הנהוגה בארגונים היא על עמידת הפרויקט בלו"ז, בתקציב ובתכולה. מדידה כזו, אינה מספיקה והיא אפילו מסוכנת, כיוון שאינה כוללת מרכיבים נוספים כגון: ניהול סיכונים, מדידת שביעות רצון הלקוחות ואיכות. את תוצאות שלושת המדדים האחרונים, רואים לאחר סיום הפרויקט, כאשר מנהל הפרויקט כבר עסוק במשימות חדשות. מאמר זה דן בתשתיות רוחב הארגוניות הנדרשות כדי לאפשר למנהל הפרויקט, להוסיף גם את מרכיבי האיכות לניהול הפרויקט, לשלבי התכנון והביצוע. תשתיות אלה כוללות גם תהליכי בקרה, כגון מבדקים, מדדים וסקרי הנהלה – כדי להבטיח ניהול איכותי של הפרויקט.

1. קביעת חזון ואסטרטגיה – אלה מכתיבים את המטרות אותן רוצה הארגון להשיג. סל המוצרים שייבחר אמור להיות ברוח החזון, ולממש את האסטרטגיה שנבחרה.
2. קביעת מערכת קריטריונים להחלטה "מי לחיים ומי למוות", "מי השנה, ומי אחר כך", דהיינו כיצד לבחור את המוצר או מוצרים שיכללו בסל. קריטריונים אלה אמורים לייצג את סך האינטרסים של החברה בהתחשב במערכת האילוצים הקיימת בה.
3. הפעלת תהליך בחירה, הבוחר את תמהיל המוצרים שעונה באופן אופטימאלי על מערכת הקריטריונים שנקבעה מראש ונכנס למסגרת האילוצים הקיימת (למשל, כוח אדם).
4. קביעת מפת דרכים, תוכנית עבודה רב שנתית,  הקובעת את סדר הפיתוח וההשקות של סל מוצרים.
5. קביעת אבני דרך (רבעונית? חצי-שנתית? שנתית?)  להפעלת תהליך הבוחן תקופתית את סל המוצרים ומבצע שינויים בהתאם לנדרש.
6. ניהול שוטף של הפורטפוליו. ניהול כזה מתבסס על תשתית ארגונית לניהול פרויקטים, ומוסיף את הראייה הכוללת

מדוע כדאי להשקיע בתהליך שיטתי של ניהול פורטפוליו?

גוף הידע בניהול פרויקטים, מודל ® (Project Management Body of Knowledge(PMBOK הוא מודל בינלאומי לניהול פרוייקטים שפותח על ידי הארגון הבינלאומי לניהול פרויקטים Project Management Institute (PMI)I.

המודל מחלק את המושג המופשט ניהול פרויקט, ל-10 תחומי ידע: ניהול אינטגרציה, ניהול תכולה, ניהול זמן, ניהול עלות, ניהול איכות, ניהול משאבי אנוש, ניהול תקשורת,  ניהול סיכונים, ניהול רכש וניהול בעלי עניין.

תחומי הידע מחולקים ל-47 תהליכים מפורטים (פרקטיקות) , המאוגדים ב-5 קבוצות תהליך: ייזום, תכנון, ביצוע, מעקב ובקרה, סגירה.

מודל ה-®PMBOK מתאים ליישום במגוון רב של תחומים: מחקר ופיתוח, IT, ביטוח, היי-טק, בניין ועוד.

 הטבלה שבקישור PMBOK TABLE מסכמת את הפרקטיקות השונות לפי תחום הידע, למול שלבי מחזור חיי פרויקט.

לחלק מהתהליכים – קישורים למאמרים המרחיבים את תחום התהליך. ההרחבות הן לא בהכרח לפי ה-PMBOK אלא ממודלים מגוונים אחרים, כגון: CMMI, מודלים של מצויינות ועוד.