להיות 10 בניהול בעלי עניין

אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע. כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט. מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול בעלי עניין בפרויקט. מטרת תהליך ניהול בעלי עניין בפרויקט היא לזהות את כל אלה שמשפיעים או מושפעים מהפרויקט, להבין את ציפיותיהם ויכולת ההשפעה שלהם ולפתח אסטרטגיות תקשורת יעילה כדי לגייסם להצלחת הפרויקט.

המהדורות הראשונות של ה-PMBOK עד המהדורה הרביעית כללו את נושא ניהול בעלי העניין כחלק מתהליך ניהול התקשורת. החל מהמהדורה החמישית, נושא ניהול בעלי העניין הופרד וקיבל מקום כבוד בתור תהליך נפרד. הדבר מדגיש את הצורך לנהל לזהות ולנהל את בעלי העניין בפרויקט בצורה טובה כדי לגייס את אלה שבעד הפרויקט למאמץ להצלחתנו.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול בעלי עניין בפרויקט, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). פרקטיקות אלה כוללות כלים כמו תבנית לניתוח בעלי עניין, אסטרטגיות פעולה שונות לפי סוגי בעלי העניין, תשתיות לשיתוף מידע ועוד. את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

להלן הפרקטיקות של ניהול בעלי עניין אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט:

שלב מה עושים ולמה?
ייזום מזהים את בעלי העניין מזהים, מנתחים ומתעדים את האנשים או הקבוצות המשפיעים או מושפעים מפעילות הפרויקט.
תכנון מתכננים את אופן ניהול בעלי העניין בפרויקט –  מתכננים אסטרטגיות פעולה לעירוב ושיתוף מידע עם קבוצות בעלי העניין שזוהו.
ביצוע מנהלים את מעורבות בעלי העניין  בהתאם לאסטרטגיות שנבחרו.
מעקב ובקרה מבקרים את אופן מעורבות בעלי העניין – מנהלים את מערכות היחסים עם בעלי העניין ומתאימים את אסטרטגיות הפעולה מולם.
סגירה ==

 

ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים עובד בצורה אינטגרטיבית. בכל רגע בפרויקט יש את אוסף התבניות והכלים המשלבים את הפרקטיקות מכל תחומי הידע הנכונות לאותו זמן. הפרקטיקה המדברת על תכנון אופן ניהול בלי העניין בפרויקט מנחה כיצד לזהות את סוגי בעלי העניין מבחינת ציפיותיהם ויכולת ההשפעה שלהם על התנהלות הפרויקט וממליצה על אסטרטגיות פעולה מולם. מומלץ ביותר שאת השיטה בה מנהלים בעלי עניין בארגון יעצבו מומחים בתהליכי ניהול פרויקטים. ידע זה הוא חלק מנכסי הידע של הארגון. מנהל הפרויקט בשלב התכנון רק "תופר" את השיטה לפרויקט הספציפי שלו.

איך אתם מנהלים את בעלי העניין בפרויקט שלכם? אודה לשיתופים באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.