להיות 10 בניהול סיכונים

אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע. כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט. מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול סיכונים בפרויקט. ניהול סיכונים בפרויקט לנהל את הסיכונים בפרויקט כדי להגדיל את ההסתברות להתרחשות אירועים חיוביים ולהקטין את ההסתברות להתרחשות אירועים שליליים ואת השפעתם.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול סיכונים בפרויקט, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). פרקטיקות אלה כוללות כלים כמו תבנית לניהול סיכונים. את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

מטרה: לנהל את הסיכונים בפרויקט כדי להגדיל את ההסתברות להתרחשות אירועים חיוביים ולהקטין את ההסתברות להתרחשות אירועים שליליים ואת השפעתם.

להלן הפרקטיקות של ניהול סיכונים אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט:

שלב מה עושים ולמה?
ייזום ==
תכנון מתכננים את אופן ניהול הסיכונים בפרויקט  כדי להבטיח שדרגת ניהול הסיכונים, הסוג והנראות יתאימו לסיכונים ולחשיבות הפרויקט לארגון.
מזהים את הסיכונים שעשויים להשפיע על הפרויקט ומתעדים אותם.
מבצעים ניתוח איכותי של הסיכונים על ידי הערכת ההסתברות להתרחשותם ומידת השפעתם
מבצעים ניתוח כמותי של השפעות הסיכונים.
מתכננים מענה לסיכונים
כדי להרחיב הזדמנויות ולצמצם איומים
ביצוע ==
מעקב ובקרה מבקרים את אופן ניהול הסיכונים  באמצעות יישום תוכנית המענה לסיכונים ומעקב אחר הסיכונים שזוהו וניטור הסיכונים השיוריים. במהלך הפרויקט מזהים ומטפלים בסיכונים חדשים.
סגירה ==

הפרקטיקה הראשונה – "מתכננים את אופן ניהול הסיכונים בפרויקט" – מומלץ ביותר שאת הפרקטיקה הזאת יגדירו מומחים או יועצים שתחום התמחותם הוא ניהול סיכונים. כאשר מוגדרת השיטה הארגונית, ניהול הסיכונים מתבצע בצורה אחידה בכל הארגון.

האם אתם תוהים כיצד יתכן שבשלבי הייזום, ביצוע והסגירה אין פעילות הקשורה לניהול סיכונים?

הדבר נובע מכך שה-PMBOK מחלק את העולם לקוביות כדי להגדיר בצורה סדורה את הפרקטיקות. ברם, כידוע לכולנו החיים שלנו בכלל והפרויקטים בפרט, מתנהלים בצורה הוליסטית. לכן הפעולות הניהוליות הקשורות בניהול סיכונים בשלבי הייזום, ביצוע  והסגירה מתוארות בתהליך ניהול אינטגרציה. למשל מסמך תכנון הפרויקט מתייחס גם לתכנון ניהול הסיכונים בפרויקט.

ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים עובד בצורה אינטגרטיבית. בכל רגע בפרויקט יש את אוסף התבניות והכלים המשלבים את הפרקטיקות מכל תחומי הידע הנכונות לאותו זמן. למשל בשלב התכנון – עובדים עם תבנית אחת לתכנון הסיכונים הפרויקט המנחה כיצד לתכנן את ניהול הסיכונים יחד עם תכנון זמן, תכולה, איכות, תקשורת ועוד בצורה המותאמת לארגון הספציפי. באופן דומה – לגבי כל שלב ושלב בפרויקט.כך, הפרקטיקה הראשונה בתכנון אופן ניהול הסיכונים בפרויקט מנחה לגבי השיטה לניהול הסיכונים בפרויקט. מומלץ ביותר שאת השיטה בה מנהלים סיכונים בארגון יעצבו מומחים בתהליכי ניהול פרויקטים. ידע זה הוא חלק מנכסי הידע של הארגון. מנהל הפרויקט בשלב התכנון רק "תופר" את השיטה לפרויקט הספציפי שלו.

איך אתם מנהלים את הסיכונים בפרויקטים שלכם? אשמח לשיתופים באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.