להיות 10 בניהול עלות

אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע. כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט. מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול עלות. ניהול עלות בפרויקט כולל את התהליכים שבאמצעותם מבטיחים שהפרויקט כולל את כל העבודה הנדרשת ורק אותה כדי שייסתים במסגרת התקציב.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול עלות, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

מטרה: לנהל ולסנכרן את הפעילויות והמשאבים הקשורים לעלויות כך שהפרויקט יסתיים במסגרת התקציב.

להלן הפרקטיקות של ניהול עלות אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט:

שלב מה עושים ולמה?
ייזום ==
תכנון מתכננים את אופן ניהול העלות בפרויקט – קובעים שיטה לתכנון, ניהול, הוצאה ובקרה של עלויות הפרויקט.
אומדים עלויות –  מעריכים את המשאבים הכספיים הנחוצים להשלמת פעילויות הפרויקט.
קובעים תקציב –  מכינים תקציב המחובר לפעילויות בפרויקט.
ביצוע ==
מעקב ובקרה מבקרים את העלויות תוך כדי מעקב אחר סטאטוס הפעילויות. מעדכנים את התקציב בהתאם להתקדמות ולשינויים כדי לוודא שהפרויקט יסתיים במסגרת התקציב.
סגירה ==

האם אתם תוהים כיצד יתכן שבשלבי  הייזום, הביצוע והסגירה אין פעילות הקשורה לניהול עלות?

הדבר נובע מכך שה-PMBOK מחלק את העולם לקוביות כדי להגדיר בצורה סדורה את הפרקטיקות. ברם, כידוע לכולנו החיים שלנו בכלל והפרויקטים בפרט, מתנהלים בצורה הוליסטית. לכן הפעולות הניהוליות הקשורות בניהול זמן בשלבי הייזום, ביצוע וסגירה מתוארות בתהליך ניהול אינטגרציה. למשל מסמך ייזום הפרויקט מתייחס גם לעלות הפרויקט.

ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים עובד בצורה אינטגרטיבית. בכל רגע בפרויקט יש את אוסף התבניות והכלים המשלבים את הפרקטיקות מכל תחומי הידע הנכונות לאותו זמן. למשל בשלב התכנון – עובדים עם תבנית אחת לתכנון הפרויקט המנחה כיצד לתכנן זמן, תכולה, בעלי עניין, סיכונים ועוד בצורה המותאמת לארגון הספציפי. באופן דומה – לגבי כל שלב ושלב בפרויקט.כך, הפרקטיקה הראשונה בתכנון ניהול העלות דנה בתכנון השיטה לניהול העלות. מומלץ ביותר שאת השיטה בה מנהלים עלות בארגון יעצבו מומחים בתהליכי ניהול פרויקטים. ידע זה הוא חלק מנכסי הידע של הארגון. מנהל הפרויקט בשלב התכנון רק "תופר" את השיטה לפרויקט הספציפי שלו.