להיות 10 בניהול תקשורת בפרויקט

אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע. כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט. מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול התקשורת בפרויקט. ניהול תקשורת בפרויקט כולל את התהליכים שבאמצעותם מבטיחים שהמידע הוא איכותי וזמין לחברי הצוות ולשאר בעלי העניין כדי שיוכלו לבצע את משימותיהם בפרויקט בהצלחה.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול תקשורת בפרויקט, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). פרקטיקות אלה כוללות כלים כמו תבנית לזיהוי בעלי העניין ותכנון אופן התקשורת מולם, קיום תשתית לשמירת מסמכי הפרויקט, תבנית לניהול ישיבות ועוד. את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

מטרה: לנהל את התקשורת כך שהמידע יהיה איכותי וזמין לחברי הצוות ולשאר בעלי העניין כדי שיוכלו לבצע את משימותיהם בפרויקט בהצלחה

להלן הפרקטיקות של ניהול תקשורת אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט:

שלב מה עושים ולמה?
ייזום ==
תכנון מכינים תוכנית לניהול התקשורת בפרויקט – כדי לספק את צרכי המידע של בעלי העניין השונים
ביצוע מנהלים תקשורת באמצעות יצירה, אחסון והפצה של מידע בהתאם לתכנית ניהול התקשורת.
מעקב ובקרה מבקרים את אופן ניהול התקשורת  במהלך חיי הפרויקט כדי להבטיח מענה לצורכי המידע של בעלי העניין.
סגירה ==

 

האם אתם תוהים כיצד יתכן שבשלבי  הייזום והסגירה אין פעילות הקשורה לניהול תקשורת?

הדבר נובע מכך שה-PMBOK מחלק את העולם לקוביות כדי להגדיר בצורה סדורה את הפרקטיקות. ברם, כידוע לכולנו החיים שלנו בכלל והפרויקטים בפרט, מתנהלים בצורה הוליסטית. לכן הפעולות הניהוליות הקשורות בניהול תקשורת בשלבי הייזום  והסגירה מתוארות בתהליך ניהול אינטגרציה. למשל מסמך תכנון הפרויקט מתייחס לתכנון התקשורת בפרויקט.

ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים עובד בצורה אינטגרטיבית. בכל רגע בפרויקט יש את אוסף התבניות והכלים המשלבים את הפרקטיקות מכל תחומי הידע הנכונות לאותו זמן. למשל בשלב התכנון – עובדים עם תבנית אחת לתכנון הפרויקט המנחה כיצד לתכנן את ניהול התקשורת יחד עם תכנון זמן, תכולה, איכות, סיכונים ועוד בצורה המותאמת לארגון הספציפי. באופן דומה – לגבי כל שלב ושלב בפרויקט.כך, הפרקטיקה הראשונה בתכנון התקשורת דנה בתכנון השיטה לניהול התקשורת בפרויקט. מומלץ ביותר שאת השיטה בה מנהלים תקשורת בארגון יעצבו מומחים בתהליכי ניהול פרויקטים. ידע זה הוא חלק מנכסי הידע של הארגון. מנהל הפרויקט בשלב התכנון רק "תופר" את השיטה לפרויקט הספציפי שלו.

כיצד אתם מנהלים את התקשורת בתוך צוותי הפרויקט? אשמח לעדכון באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן. רוב תודות