יש לכם עניין עם בעלי עניין שאוהבים או שונאים אתכם עד ראש הגג

אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול

מיהם בעלי עניין בחברה?

ברוב המקרים, כאשר אנו מתכננים פעילות חדשה, אנו עושים תכנית עבודה, אנו מוודאים שיש לנה הבנה של הדרישות מהפעילות החדשה, יש לנו את היכולות לעמוד בלו"ז הנדרש מבחינת משאבים ואז יוצאים לדרך. לעיתים נדירות התכנית כוללת גם התייחסות לניהול התקשורת עם בעלי העניין בפעילות. בפועל, אותם בעלי עניין יכולים לעזור לנו אם ניידע לגייס אותם לצידנו ויכולים אפילו להקשות עלינו אם לא ננהל את התקשורת מולם כהלכה.

אפילו תקן 9001 ISO שהוא התקן הכי בסיסי שיש לניהול מערכת איכות מכיל דרישה התחלתית: להבין את הארגון והקשרו. הבנת הארגון והקשרו כוללת בין היתר – את הבנת הצרכים והציפיות של מחזיקי העניין (ככה תרגמו בתקן את המושג Stakeholders). הדרישה ההגיונית היא:

לזהות את בעלי העניין
להבין את הדרישות שלהם ומידת הרלוונטיות שלהם לפעילות שלנו

כפועל יוצא מפעילויות אלה – נתכנן את תהליכי העבודה. עבודת קודש זו הינה פעילות מחזורית, שכן הסביבה משתנה, פעילות הארגון משתנה, בעלי העניין משתנים ומתחלפים, מידת העניין שלהם בנו משתנה, ובהתאם – תוכנית הפעילה שלנו ל"ניהול בעלי העניין" מתעדכנת.

בעלי עניין בחברה כשמם כן הוא – יש להם עניין בפעילות שהארגון שלנו עושה.

בעלי העניין בארגון יכולים להיות:

פנימיים – עובדים או מנהלים;
קשורים לפעילות החברה – לקוחות, ספקים, מפיצים, ועוד;
חיצוניים לחברה – ממשלה/ חוקים רגולטורים ואחרים, "קבוצות לחץ"/לוביסטים, קהילה מקומית, גופים מקצועיים ועוד.

העניין שהם מגלים בנו יכול להיות חיובי, למשל גורמים שרוצים שהארגון יצליח, או שלילי – ארגונים שמרגישים שהצלחת הארגון שלנו תפגע בהם או תקטין את הצלחתם. למשל: ארגונים שמתחרים על אותו פלח שוק, או כל סיבה אחרת.

ציר השפעה נוסף הוא יכולת ההשפעה של בעלי העניין עלינו. בעל עניין חיובי עם יכולת השפעה חזקה יכול לסייע ולקדם אותנו, ואילו בעל עניין שלילי עם יכולת השפעה גדולה, יכול מאד להכאיב או להזיק לנו.

לרוב, אנו ממוקדים במטרות שלנו, ובעשייה שלנו, כאילו אנו מרכז העולם. בדרך כלל אנו ממוקדים בבעלי עניין מסוימים, כמו: לקוחות, מתחרים וספקים. לא תמיד אנו עסוקים בכל בעלי עניין שסביבנו. המאמר שלהלן מזמין להכניס גם את ניהול בעלי העניין לתהליכי התכנון והבקרה השוטפים שנעשים בארגונים.

שלב א – מיפוי המצב הקיים

תהליך זה מזהה באופן כמותי ואיכותי את בעלי העניין, האם הם בעדנו או נגדינו?

איור 1: מיפוי בעלי עניין – האם הם בעדנו או נגדנו

אם לא ננהל כוחות אלו בתבונה, אנו עלולים להישאר במקום או אף גרוע מכך – להיות מוסטים לכיוונים שהם לטובת בעלי העניין יותר מאשר לטובתנו.

שלב ב – מיפוי מידת ההשפעה של בעלי העניין

לאחר שזיהינו את בעלי העניין, נלמד מה עמדותיהם וציפיותיהם, וכן את ההשפעה שלהם עלינו. בהתאם לכך נתכנן את אסטרטגית הפעולה והתקשורת עימם כדי שתמיכתם תגבר והתנגדותם תתמתן.

האיור שלהלן מנתח את תכנון אסטרטגית הפעולה בהתאם לרמת העניין וההשפעה של בעלי העניין בארגון. רמת העניין קובעת את מידת המעורבות של בעל העניין, בעוד שמידת ההשפעה קובעת את יכולתו וסמכותו להשפיע, לטוב או לרע על הצלחת הארגון.

איור 2: ניתוח בעלי עניין לפי יכולת ההשפעה שלהם ומידת העניין שלהם

שלב ג – אסטרטגיית התקשורת עם בעלי העניין

לאחר שמופו בעלי העניין לפי עוצמתם ומידת העניין בנו, נתכנן את אסטרטגיית התקשורת עימם. כדי שאסטרטגיית התקשורת לא תישאר על הנייר נדרש באמת לתכנן ולעקוב אחר ביצוע התקשורת עימם בהתאם לתכנון.

רמת עניין גבוהה עם יכולת השפעה חזקה – ניהול צמוד – קבוצה זאת מכילה בעלי עניין להם יש עניין בארגון וגם יכולת השפעה גבוהה. למשל: דירקטוריון החברה. ננהל עימם תקשורת צמודה ונעדכן אותם באופן סדיר.
רמת עניין גבוהה עם יכולת השפעה נמוכה – עדכון שוטף – קבוצה זאת כוללת בעלי עניין אשר להם רמת עניין גבוהה בארגון, אך מידת סמכותם ויכולת ההשפעה שלהם נמוכה. למשל: ספקים ומפיצים – ניידע אותם באופן שוטף בנושאים הרלוונטיים אליהם.
רמת עניין נמוכה עם יכולת השפעה חזקה – שמירה על שביעות רצון גבוהה – קבוצה זאת מכילה גופים אשר לא מעורבים באופן ישיר בפעילות השוטפת של החברה. למשל: גופים רגולטורים. יש להם עניין בהצלחת החברה כמו כל חברה אחרת. הם לא מתעניינים בפעילות השוטפת, אך הם יכולים להתערב העוצמה גדולה אם הארגון מפר את הכללים שהם קבעו. במקרה כזה, על הארגון להיות "מיושר" עם הנחיות אותם גופים.
רמת עניין נמוכה עם יכולת השפעה נמוכה – בקרה – קבוצה זאת מכילה בעלי עניין שהשפעתם נמוכה וגם מידת העניין שלהם נמוכה. למשל: ארגונים הפועלים בנישה שלנו. נפקח עין על קבוצה זאת ונפעל בהתאם להתפתחויות ולצורך.

איור 3: ניתוח אסטרטגיית התקשורת עם בעלי עניין לפי יכולת ההשפעה שלהם ומידת העניין שלהם

סוף דבר

האם המאמר שינה משהו מבחינת ההתייחסות שלכם לבעלי עניין?
האם אתם מנהלים את בעלי העניין שלכם ? כוונתי, לא רק לרשום בטבלה שמסתכלים עליה פעם בשנה, אלא באמת עושים את התהליך הכתוב לעיל? גילוי נאות, לא זכיתי לראות אף צדיק בסדום שעושה את התהליך כהלכתו.
ספרו לי כדי שאשנה את דעתי.