PMO וקבוצת שיפור תהליכים: הילכו שניים יחדיו בלתי אם נועדו ?

הֲיֵלְכוּ שְׁנַיִם יַחְדָּו בִּלְתִּי אִם נוֹעָדוּ שואל עמוס הנביא (עמוס ג' 3) כלומר: האם ייתכן מצב ששני אנשים הולכים ביחד אם לא קבעו מראש פגישה ביניהם? זוהי שאלה רטורית, וכוונת הנביא היא שאין בחיים מקריות, דבר קשור בדבר.
בארגונים רבים קיימות שתי מחלקות נפרדות, האחת – (Program Management Office (PMO האחראית על ניהול הפרויקטים בארגון, והשנייה – קבוצת שיפור תהליכים הנקראת לפעמים "ארגון ושיטות", האחראית על הגדלת היעילות של תהליכי העבודה.
המאמר מתאר את הגדרת התפקיד של כל מחלקה, את נקודות ההשקה בין המחלקות האלה ומציע שת"פ ביניהן לטובת כל בעלי העניין הנוגעים בדבר.

מחלקת ניהול פרויקטים (Program Management Office (PMO  

PMO הוא תת-הארגון, האחראי על ניהול הפרויקטים. טווח האחריות של PMO שונה מארגון לארגון, ויכול לנוע מאחריות כוללת על ניהול הפרויקטים, כולל קביעת מתודולוגיות ותהליכי עבודה יעילים (מנהל הפרויקט הוא המנכ"ל של הפרויקט) ועד למינוי מנהלי פרויקטים האחראיים על ליווי, פיקוח ודיווח על פרויקטים שבאחריות מנהלי פרויקטים אחרים.
מאמר זה מתייחס ל-PMO במובן הרחב ביותר, כאל Chief Project Officer וממקם אותו באותה רמה כמו  ה-CIO, CFO ודומיהם בארגון, עם האחריות והסמכות לממש את האסטרטגיה העסקית של הארגון באמצעות ניהול אוסף הפרויקטים בחברה.

(Chief Project Officer (CPO

אחריות ה-CPO  היא בראש וראשונה להבטיח את שיפור הביצועים העסקיים של הארגון באמצעות ניהול מיטבי של כלל הפרויקטים בחברה.
CPO הוא ה"גורו" ומרכז הידע בכל הקשור בניהול פרויקטים בארגון. באחריותו לדאוג שתהיה בארגון מתודולוגית ניהול פרויקטים המתאימה לצרכי הארגון ואופן התנהלותו ולוודא שכל  הפרויקטים בארגון מתנהלים בפועל על פי המתודולוגיה שנקבעה. התוצאה המבוקשת היא סטנדרטיזציה של תהליכים ויכולת בקרה רוחבית.

מתודולוגית ניהול פרויקטים בחברה כוללת:

1. אפיון והגדרת מחזור החיים של פרויקט, כולל שערי בקרה (gates), ממשקי עבודה ותוצרים נדרשים;
2. הגדרת הסמכות והאחריות של כל בעלי התפקידים בפרויקט, כולל הבכירים שבהם כגון מנהל התוכנית, מנהל הפרויקט, וה- PMO;
3. הגדרת תבניות (Templates) לתהליכי הניהול של הפרויקט כולל תבניות לתכנון, לבקרה, לניהול סיכונים, ולניהול בעלי עניין;
4. הטמעת כלים ושיטות לניהול פרויקטים;
5. ניהול כמותי של תהליכי הניהול וקביעת יעדים המתאימים לארגון ולתהליכים.

על ה-CPO לדאוג שמתודולוגית הניהול תשתפר תמידית כפועל יוצא מהפקת לקחים מתפקודי העבר של הארגון ובהתאם לצרכים המשתנים של הארגון. תפקיד ה-CPO -הוא גם להדריך ולאמן  את מנהלי הפרויקטים ולוודא שעבודתם נעשית בצורה המיטבית.

מנהלי פרויקטים בארגון

מנהלי הפרויקטים בארגון מנהלים את הפרויקטים שבאחריותם בהתאם ל"כתב המינוי" שקיבלו מה- CPO. בתחומי אחריותם, כל הנושאים שקשורים לניהול הפרויקטים מרגע הולדת הפרויקט ועד להשקת המוצרים לשוק או ללקוחות. הם גם אחראים לניהול כל הממשקים עם גורמי חוץ (למשל ספקים) וגורמי פנים (מחלקות שונות בתוך הארגון המספקות תוצרי ביניים לפרויקט).
מנהל פרויקט בארגון הוא כמו מנצח תזמורת, המתזמן את כל בעלי העניין לקונצרט איכותי, בו כל אחד מבצע את חלקו בצורה הטובה ביותר, ומעביר את המקל לבא אחריו בשרשרת האספקה בזמן הנכון. בין הגורמים הפנימיים אותם מתזמן מנהל הפרויקט ניתן למנות בעלי עניין כמו מהנדסים, עובדים, מנהלי טכנולוגיות והנדסת מערכת, מנהלי איכות, שיווק, רכש, חשבות, תפעול ועוד.

להלן פירוט תפקידי מנהל הפרויקט:

1. מנהל את כל שלבי הפרויקט: ייזום, תכנון, ביצוע וסיום, על פי מתודולוגיית ניהול הפרויקטים של החברה;
2. מנהל ומבקר את הביצוע השוטף של הפרויקט, תוך שמירה על ששת הגורמים: לו"ז, עלות, תכולה, איכות, שביעות רצון לקוחות וסיכונים (ראה תרשים 1 – משושה הניהול);
3. מנהל צוותים מדיסציפלינות שונות לאורך מחזור חיי הפרויקט תוך שימת דגש מיוחדת על הממשקים והתלויות ההדדיות בין הצוותים השונים;
4. מנהל את תקציב הפרויקט;
5. דואג לניהול וקבלת החלטות עפ"י מדדים, על ידי איסוף מידע, ניתוחו והצגתו בצורה בהירה;
6. במקרים בהם נקלע הפרויקט למבוי סתום – מפעיל תהליך הסלמה ומערב גורמים נוספים ל"הוצאת העגלה התקועה מהבוץ";
7. מוודא שהשינויים הנדרשים במהלך הפרויקט מנוהלים כהלכה, תוך שיתוף כל בעלי העניין הרלוונטיים בהבנת כל המשמעויות הכרוכות בשינוי;
8. מנהל את המסלולים הקריטיים בפרויקט;
9. מנהל את הסיכונים בפרויקט, מכין תוכניות למניעה או הפחתה של הסיכונים, כולל הכנת תוכניות מגירה לטיפול בסיכונים אם וכאשר יתממשו;
10. מארגן פגישת התנעה בתחילת הפרויקט ופגישת הפקת לקחים בסיומו (המתקדמים יארגנו  פגישות התנעה והפקת לקחים לאבני הדרך המרכזיות במהלך הפרויקט);
11. מוביל פגישות מעקב ועדכון תקופתיות בין נציגי הדיסציפלינות השונות; מוציא דו"חות סיכום ועוקב אחר ביצוע ההחלטות עד לסגירה
12. מנהל את התקשורת בארגון: מוודא שהלקחים מפרויקטים קודמים, או משלבים קודמים בפרויקט הנוכחי מיושמים, מפיק דו"חות, מוביל פגישות מעקב מול ההנהלה הבכירה, מתחזק את מאגר המדידות של ביצועי הפרויקט ומדווח על התוצאות בפגישות ע"י משלוח דו"חות תקופתיים.

תרשים 1: משושה הניהול 

בכל ארגון וארגון מותאם תמהיל תפקיד שונה למנהלי הפרויקטים בהתאם לצרכים ולתרבות הארגונית.

קבוצת שיפור תהליכים ארגונית

לקבוצה זו עדיין לא הומצאו 3 אותיות. מי בעד (Organization Process Group (OPG ?

קבוצה זו אחראית על כך שכל הארגון ינוהל באופן שיטתי ומתודי.  ניהול שיטתי מקיף את כל התחומים העסקיים של החברה, החל מהיתכנות עסקית, הבנת צרכי הלקוחות וזיהוי הזדמנויות עסקיות, דרך ניהול לו"ז מול תכנון, עלויות ומשאבים מול תקציב, איכות ותכולה ועד לניהול התפעול.  הקבוצה הזו אחראית להתאים את מתודולוגית הניהול לארגון בהתאם למטרותיו ולתוצאות הרצויות לו, ובהתאם לגודל ולסביבה בה מתקיים הארגון ולתחומי פעילותו. קצב ההטמעה מותאם ליכולת הקליטה ולסדרי העדיפות של  הארגון.

באחריות אנשי הקבוצה להתעמק בשיטות והמודלים המיטביים הקיימים בשוק כגון CMMI ו- PMBOK ולבחור מתוכם את הפרקטיקות המתאימות ביותר למחלקות השונות בארגון.

באתר ה- SEI, ניתן למצוא דיווח תוצאות מהשטח של שיפורים שנמדדו בתוצאות עסקיות כתוצאה מהשקעה בשיפור תהליכים: עליה בפרודוקטיביות, ירידה בעלויות הפיתוח, קיצור לוחות זמנים, עליה באיכות התוצרים ועוד. במקרה דנן, מדובר על שימוש במודל מאד מסוים, CMMI, אך ניתן להניח, שניהול שיטתי לפי מודלים אחרים יניב תוצאות דומות.

תפקידי הקבוצה כוללים:

1. אחריות על כול הפעילויות התהליכיות החל מהגדרת התהליך ברמת הארגון ועד למימוש ברמת הפרויקטים;
2. התאמת התהליך הארגוני לצרכים ספציפיים נקודתיים של מחלקות או פרויקטים;
3. אימון בתהליכים הנבחרים, ליווי היישום שלהם בשטח, ובקרה על התנהלות הפרויקטים בהתאם למתודולוגיה הארגונית;
4. התאמת התהליך הארגוני לדרישות תקינה, כגון רגולציות ומבדקים שונים;
5. הובלת צוותי שיפור תהליכים, לפיתרון אתגרים נקודתיים;
6. עריכת מבדקים תקופתיים על מנת לוודא הטמעה כנדרש.

גם כאן, תמהיל התפקיד של קבוצת שיפור התהליכים יכול להיות שונה מארגון לארגון בהתאם לצרכים של הארגון ולתרבות הארגונית שלו.

ניהול אינטגרטיבי

חלק מהגדרת תפקיד ה-CPO ומנהלי הפרויקטים הוא להבטיח את התנהלות הפרויקטים על פי מתודולוגית ניהול הפרויקטים בחברה. קבוצת התהליכים הארגונית היא המגדירה ומפתחת את המתודולוגיה, כולל: תהליכים ותבניות לתכנון ובקרה, לניהול סיכונים ועוד.