להיות 10 בניהול רכש בפרויקט

אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע. כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט. מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול רכש בפרויקט. מטרת תהליך ניהול רכש בפרויקט היא לנהל את כל התהליכים הנדרשים בשביל לרכוש או למכור מוצרים ו/או שירותים, כולל ניהול החוזים הנדרשים לפרויקט.

מטרה: לנהל את כל התהליכים הנדרשים בשביל לרכוש או למכור מוצרים ו/או שירותים, כולל ניהול החוזים הנדרשים לפרויקט.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול רכש בפרויקט, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). פרקטיקות אלה כוללות כלים כמו אוסף ספקים מאושרים, תבנית להערכת ספקים ותבניות של חוזים. את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

להלן הפרקטיקות של ניהול רכש אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט:

שלב מה עושים ולמה?
ייזום ==
תכנון מתכננים את אופן ניהול הרכש בפרויקט – בוחרים ספקים, קובעים קריטריונים לבחירה כדי להבטיח שתהליך הרכש יהיה מיטבי.
ביצוע מבצעים רכש באמצעות השגת הצעות מספקים, בחירת הספק בהתאם לקריטריונים ומסדירים את חוזה ההתקשרות.
מעקב ובקרה מבקרים את אופן ניהול הרכש  באמצעות מעקב אחר ביצוע החוזים וביצוע שינויים כנדרש כדי לספק את צורכי הפרויקט תוך שמירה על יחסים הוגנים עם הספקים.
סגירה סוגרים רכש – משלימים את כל תהליכי ההתקשרות בסוף הפרויקט.

ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים עובד בצורה אינטגרטיבית. בכל רגע בפרויקט יש את אוסף התבניות והכלים המשלבים את הפרקטיקות מכל תחומי הידע הנכונות לאותו זמן. הפרקטיקה הראשונה בתכנון אופן ניהול הרכש בפרויקט מנחה לגבי השיטה לניהול הרכש בפרויקט. מומלץ ביותר שאת השיטה בה מנהלים רכש בארגון יעצבו מומחים בתהליכי ניהול פרויקטים. ידע זה הוא חלק מנכסי הידע של הארגון. מנהל הפרויקט בשלב התכנון רק "תופר" את השיטה לפרויקט הספציפי שלו.

איך אתם מנהלים את הרכש בפרויקט שלכם? אשמח לשמוע תגובות באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.