מוביל שינוי בארגון – יודע לנהל את פרויקט השינוי? או שמא הסנדלר הולך יחף?

מוביל שינוי בארגון הוא כל מי שמוביל מיזם של שינוי בארגון. אדם זה יכול להיות יועץ חיצוני, מנהל איכות בארגון או כל אדם אחר שמוביל את השינוי. מוביל השינוי בארגון אמור ליצור תהליכים מיטביים, ליזום שיפורים ולוודא שהארגון פועל לפי התהליכים שנקבעו.
האם אותם מובילי שינוי מתנהלים בעצמם בהתאם לאותם כללים וחוקים אותם הם מחילים על שאר האנשים בארגון? כלומר: האם הם מכינים תכנית לניהול השינוי? האם הם עובדים על פי יעדים? על פי תקציב? האם הם משקיעים את המאמצים בעיקר ולא בטפל? האם תכניות השיפור "מיושרות" על פי מה שחשוב, או שהם נסחפים בעקבות הזדמנויות הנקרות בדרכם? האם מושקעת מחשבה של החזר על השקעה ליזמות שלהם לפי מה שחשוב באמת? או שמא הסנדלר הולך יחף?

שימוש בשיטות מעולם ניהול פרויקטים לקידום יוזמת שינוי

כדי להוציא יוזמת שיפור אל הפועל נדרש להשתמש בטכניקות של ניהול פרויקטים ולעבוד בצורה שיטתית עד לסיום מוצלח של פרויקט השינוי. הנאמר להלן הוא לא "המצאת הגלגל". רק תזכורת, כיוון שמשום מה הדרישה להתנהל בצורה שיטתית נדרשת מפרויקטים בתחומי הליבה של הארגון ופחות בפרויקטי שיפור.
נו טוב, לא אצלכם ..

הכנת תכנית איכות שנתית או תכנית שיפור תהליך ספציפי

הכנת תכנית השיפור מורכבת משלושה צעדים:
1) זיהוי ותיעדוף הזדמנויות לשיפור
2) הכנת תוכנית עבודה – תכנון יישום פעולות השיפור
3) הטמעת השיפור בארגון
4) מדידות / הפקת לקחים
5) תודה והוקרה

זיהוי ותיעדוף הזדמנויות לשיפור

"מועמדים" לשיפור מגיעים ממקורות מגוונים: תכניות אסטרטגיות המזהות תהליכים הדורשים שיפור, תחקירים והפקת לקחים מפרויקטים שבוצעו, מדידות שנעשות על איכות התהליכים ו/או איכות המוצר ו/או איכות השירות, ממצאים ממבדקים פנימיים או חיצוניים, משוב שהתקבל מלקוחות, וכן יוזמות שיפור שמגיעות ממנהלים בארגון. הנושאים הדורשים שיפור יכולים לבוא מדיסציפלינות שונות: מחקר ופיתוח, שירות, תפעול ועוד.
כדי שהמאמץ יושקע בכיוון הנכון, דבר ראשון נדרש ולתעדף את ההזדמנויות הרבות בצורה אובייקטיבית.
לאחר בחירת נושא השיפור – נגדיר מראש מה ייחשב בעיננו כהצלחה בפרויקט השינוי.

הכנה תכנית עבודה – תכנון יישום פעולות השיפור

פעולות השיפור מתוכננות ומיושמות. כלומר – נדרש להכין תכנית שנתית; כל תכנית שיפור – נדרש להגדירה כפרויקט התחום בזמן, בתקציב, ביעדים מוגדרים, עם צוות ייעודי המורכב ממוביל השינוי ומומחי תוכן מהתחום עליו עובדים. הצוות מחויב לתוכנית ומקבל את ברכת הדרך מהמנהלים המוודאים שאכן פעילות השיפור מסונכרנת עם צרכי ויעדי הארגון. במקרים מסוימים, לפני מעבר להטמעה רחבה, יתוכנן ויבוצע פיילוט (ניסוי) על פרויקט או שניים. הפיילוט מאפשר לנסות את התהליך החדש בשטח, להפיק לקחים, ולשלב את השיעורים הנלמדים בתכנון פעולות השיפור בטרם תחל ההטמעה הרחבה.

הטמעת השיפור בארגון, כולל עדכון השיפור כתוצאה משיעורים הנלמדים במהלך ההטמעה

כתוצאה מפעילות השיפור, נדרש לייצר פעולות ומנגנונים כדי שיבטיחו שהשיפור ימשיך להיות מיושם גם אחרי שצוות השיפור יסיים את תפקידו. הבטחת המשכיות השיפור הינה אתגרית אף יותר מיישום השיפור עצמו. זאת, כיוון שבתקופת מסוימת, צוות או מוביל נושא ממוקדים בפעולת השיפור ודואגים לכך שהשיפור ייושם. האתגר הוא שהשיפור יהיה בר קיימא, ולא "שגר ושכח". אחת הדרכים לעשות זאת היא באמצעות שדרוג נהלי העבודה הקיימים, כך שיכילו גם את התהליך המשופר;

מדידת השיפור והפקת לקחים

בסיום הפרויקט – תיעשה מדידה האם הישגנו את מה שרצינו והגדרנו מראש כהצלחה. תיעשה הפקת לקחים בכל מקרה – מה עבד, מה לא עבד. 

תודה והוקרה למשתתפים

חשוב לא לשכוח להוקיר תודה גם על פרויקטי שיפור. בסיום פרויקט, מיד אנו כבר רצים לפרויקט הבא. בדרך כלל – הוקרה ניתנת בסיום פרויקטי ליבה מוצלחים. פרויקטי מעטפת נלקחים כמובנים מאליהם במקרה הטוב, ובהתעלמות במקרה הפחות טוב.
תודה יכולה להיות גם צנועה ביותר – מייל תודה בתפוצה רחבה המוקיר את כל התורמים להצלחה.

נאה דורש, נאה מקיים !

פעילות השיפור צריכה להיות מתוכננת בדיוק כמו כל פעילות אחרת. יוזמות השיפור שייכנסו ל"פורטפוליו השיפורים" יעמדו למבחן על סמך תרומתם והתאמתם לרשימת הצרכים והמטרות של הארגון.  פעילות השיפור תנוהל כפרויקט לכל דבר, ותכלול יעדים ומטרות, תכולה, תקציב וכדומה. בהצלחה!

האם אתם מתכננים את פעילויות השיפור בארגון שלכם? האם אתם מצפים מסוכני השיפור שיעבדו עם תכנית? אילו פעולות נקטתם כדי שהשיפור יצא לפועל ויהיה בר קיימא?

זקוקים למומחה שיעזור לכם להגדיר את התהליך החדש? היעזרו באדם שזו מומחיותו. מבינים מה נדרש לעשות אך קשה לכם להתמיד? היעזרו במאמן לאיכות או ניהול שיעבוד אתכם זמנית עד שעבודה לפי התהליכים המיטביים תהפוך להרגל חדש.

אודה למשוב באחת מהרשתות החברתיות שלהלן.

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן