שירותי מיקור חוץ בניהול איכות או ניהול פרויקטים – מתאים לכם? לא מתאים לכם? מתי כן ומתי לא?

לעולם נרצה לעשות יותר ממה שהמשאבים שלנו מאפשרים לנו. איך נסתדר עם השמיכה הקצרה? איך נוציא מהתקציב המוגדר את המרב שמאפשר לנו לממש את התכניות ולעמוד ביעדים? האם כדאי לנו להשתמש רק במשאבים פנים-ארגוניים או להיעזר בשירותי מיקור חוץ? האם יש לכך תשובה חד משמעית ונחרצת? מה התשובה הנכונה? התשובה היא – זו החלטה של כל ארגון המפעיל מערכת שיקולים המתבססת על מיפוי פעילויות החברה, מיפוי המשאבים והיכולות הפנימיים. בכל דרך שבוחרים יש יתרונות וחסרונות. חיסרון במצב מסוים יכול להפוך ליתרון במצב אחר, ולהיפך.

תזכורת: מה זה מיקור חוץ?

מיקור חוץ (outsourcing), הוא שיטת ניהול, המוציאה מהארגון את הפעילויות שהן לא פעילות הליבה שלו ומעבירה את ביצוען לספק או יועץ המתמחה באותן פעילויות.  שיטה זו מאפשרת לארגון להתמקד בתחום ההתמחות שלו עם משאבים פנימיים, ולקנות שירותים מקצועיים מספק או יועץ מומחה, עבור שאר הפעילויות. אותו מומחה לומד את הארגון ותופר לו חליפה בהתאם לצרכים הספציפיים של אותו ארגון. כך יכול הארגון לנטוע שורשים עמוקים ולהתבסס בתחום התמחותו ולפרוס כנפיים למרחב, לגדול ולהתחדש בתחומי הליבה שלו; כל מה שאינו בתחום הליבה ניתן להוציא לספק/יועץ כדי להתמקד בעיקר.

להלן מספר תרחישים של חברות שונות אותן פגשנו במסען לשיפור תהליכי האיכות והניהול ומערכת השיקולים שלהן לעבודה עם מיקור חוץ.

תרחיש מס' 1: חברה קטנה או חברת Start Up 

המשאבים תמיד מוגבלים. לא רק בחברה קטנה. מאפיין מרכזי של חברה קטנה הוא שעובדים בה מומחים בתחום המוצר או השירות של החברה, ובכך הם משקיעים את מרב תשומת הלב שלהם. למשל – חברה שמפתחת מוצר טכנולוגי בתחום הרפואי. לא תמיד יש למומחים שלה את תשומת הלב הניהולית הנדרשת כדי לעמוד בדרישות תקנים ורגולציה גלובליים ורפואיים או להתאים את תהליכי העבודה שלהם לדרישות תקני ISO 9001, ISO 13485 או לכתוב ולהגיש תיקים טכניים לפי דרישות הרגולציה למכשירים רפואיים לקבלת CE, FDA ואמ"ר. מיקור חוץ מאפשר לחברה כזאת להשקיע את זמן המומחים שלה בפיתוח המוצרים החדשניים שלה יחד עם השקעה נקודתית במיקור חוץ עבור פיתוח ותחזוקת מערכת לניהול איכות העומדת בדרישות המחמירות של תקנים ורגולציות בתחום הרפואי..

שימוש בשירותי מיקור חוץ מביא לארגון ידע וכלים ניהוליים ומקצועיים ומתאים את הכלים החדשניים ביותר בשוק לצרכי הארגון. בנוסף מיקור חוץ מאפשר למומחי החברה להתמקד במה שהם טובים. ברוב המקרים משמש היועץ גם כחונך לצוות המקצועי בתחומי האיכות ותחומים נוספים הקשורים למתודולוגיות ועבודה שיטתית.

תרחיש מס' 2 – חברה גדולה עם מערכת ניהול מובנת ומבוססת היטב

המשאבים כאמור מוגבלים גם בארגונים גדולים, גם אם יש להם צוותי איכות וניהול מקצועיים. במקרים רבים, ארגונים אלה מגיעים למצבי עומס נקודתיים או לצורך באיוש תפקיד נוסף. במקרים אלה, נפח העבודה הנדרש הינו פחות ממשרה מלאה, או שמשיקולים עסקיים שונים החברה אינה מעוניינת להגדיל את מצבת כוח האדם הקבוע שלה. מיקור חוץ מסייע להוריד עומסים. יתרון נוסף הנובע משימוש ביועץ במקרים אלה הוא בראיה חדשנית ורעננה אותה מביא אדם מבחוץ ובך תורם לחדשנות והתחדשות הארגון.

תרחיש מס' 3 – כניסה לפרויקט מאתגר חדש

החברה מתכננת להיכנס לפרויקט בתנאים מאתגרים: לו"ז קצר, מורכבות טכנולוגית, דרישות איכות מחמירות וכדומה.  פרויקט שכזה גוזל את כל המשאבים הרלוונטיים בחברה. לקוחות החברה דורשים הבטחה לאיכות, אמינות ובטיחות תהליכים ומוצרים באמצעות הוכחה מספרית שהמוצר עומד בדרישות המוגדרות או באמצעות עמידת בתקני ISO או תקנים אחרים באמצעות אישור מגוף חיצוני שבודק את איכות המוצרים או התהליכים של החברה.

מיקור חוץ מאפשר השלמת משאבים מקצועיים-נקודתיים בתחומים הנדרשים במהלך הפרויקט. בסיום הפרויקט – משחררת החברה את היועצים שהגיעו לצורך זמני-נקודתי.

דוגמאות לצרכים מאתגרים שכאלה:

• אבחון תהליכי החברה – מיפוי החולשות והחזקות בארגון, זיהוי הפערים בין המצב המצוי לרצוי,  כדי ליצור מפת דרכים לסגירת הפערים בזמן קצר ובהשקעה סבירה;
• הטמעת מתודולוגיה חדשה בניהול פרויקטים או ניהול איכות;
• הגדרת תכנית איכות למוצר חדש;
• ביצוע תהליך ניהול סיכונים בתחום פיתוח מוצרים, איכות סביבה, בטיחות או כל תחום מקצועי אחר;
• חקר תקלות למציאת סיבות השורש בעקבות תלונות לקוחות או/ ו החזרת המוצרים מהשטח (Recalls) לפי דרישות FDA ;
• מיסוד תהליך להעברת מוצרים מפיתוח לייצור;
• ביצוע ניתוח עלויות איכות והמלצה על הדרכים לצמצום עלויות אי איכות;
• עדכון של תיקים טכניים לפני הגשה ו/או לפני המבדק של הגוף המסמיך;
• ביצוע סקירה ובדיקת האפקטיביות של פעילות מתקנת ופעילות מונעת;
• מבדקי סקר פערים מול דרישות הרגולציה בינלאומית / לאומית ומקומית והכנת תוכנית לסגירת הפערים על ידי הגדרת התהליכים בהתאם לדרישות.

ולסיכום…

למיקור חוץ יתרון כאשר אין לחברה התמחות וידע ברמה שיש לספק / יועץ בתחום מסויים, במיוחד כאשר תחום זה אינו תחום הליבה של החברה. מיקור חוץ יכול להתקיים כמעט בכל תחום: ניהול פרויקטים,  פיתוח מוצרים או שירותים, תפעול ועוד. ההחזר על ההשקעה במיקור חוץ גבוה במיוחד כאשר האלטרנטיבה היא להשתמש במשאבים פנימיים אשר אינם מומחים בנושא הספציפי (שאינו בתחום הליבה – אמרנו?).

האם נתקלתם בתרחישים נוספים בהם יש צורך למיקור חוץ? נשמח לשמוע