חמש סיבות טובות להשתמש במיקור חוץ

נושא ניהול זמן באופן יעיל ומועיל הוא אחד האתגרים המשמעותיים ביותר שלנו. יש לנו רצון להגיע רחוק, לעמוד בכל התכניות שקבענו לעצמנו, יחד עם כל השינויים שחלים בסביבתנו שמצריכים אותנו כל פעם לחשב מסלול מחדש, כאשר הזמן אוזל ונוזל לנו בין האצבעות. המאמר "כולם מדברים על חשוב לעומת דחוף… אף אחד לא מדבר על… משמעותי", מזכיר לכולנו שבנוסף לתיעדוף המשימות הסטנדרטי שאנו עושים, חשוב לעומת דחוף, כדאי מאד להוסיף ממד נוסף, והוא עד כמה הפעולות שאנו עושים היום הן מ-ש-מ-ע-ו-ת-י-ו-ת. פעולה משמעותית היא פעולה שגורמת לנו לחסוך זמן, או לעשות יותר תפוקה באותו זמן. מהו הטריק? הרי כמות הדקות העומדת לרשותנו ביממה היא מדודה וסופית – 1440, ספרתי, אפילו דקה נוספת אין להשיג. פעולה משמעותית יכולה להיות להשקיע באוטומציה של פעולות מסוימות. השקעה שכזו היום חוסכת לנו זמן שבלעדי אוטומציה היינו משקיעים באותן פעולות שוב ושוב.
המאמר הזה מתמקד בפעילות משמעותית נוספת שקונה לנו זמן ומומחיות, והיא מ-י-ק-ו-ר  ח-ו-ץ. אילו פעולות כדאי להוציא למיקור חוץ? מהן הסיבות לעשות זאת? ראו להלן.

חמש סיבות טובות להשתמש במיקור חוץ:

1. התמקדות בשירותי הליבה של החברה.
2. חיסכון במשאבים
3. רכישת ידע ומומחיות ממומחים בתחומים מסוימים
4. חיסכון בעלויות או הגדלת הכנסות
5. שיפור רמת השירות

ולפרטים בהרחבה…

התמקדות בשירותי הליבה שלנו

כדי להשתמש במיקור חוץ על החברה לתעדף את השקעת הזמן של משאביה ולהחליט מהן פעילויות הליבה שלה, אותן כדאי שתעשה בעצמה, תוך שימוש במומחים שלה עם הכישורים המיוחדים שלהם, ומה כדאי להוציא למיקור חוץ. מיקור חוץ מאפשר להשתמש במשאב חיצוני כדי לבצע פעילויות שאינן בתחום הליבה, וכתוצאה מכך להקצות את המשאבים היקרים של החברה בפיתוח המומחיות בתחום כישורי הליבה של החברה. הרווח הוא כפול – גם החברה משתמשת במשאביה לפיתוח השירותים המיוחדים שלה וגם משתמשת במומחים שיעשו טוב יותר את הפעילויות שאינן בתחום הליבה שלה.

חיסכון במשאבים

מחסור במשאבים קיים בחברות קטנות כגדולות. גם בארגונים גדולים יש מחסור במשאבים בעלי כישורים מיוחדים. מי שנמנע משימוש במיקור חוץ, נאלץ להקצות את המשאבים במיוחדים שלו בפעילויות שאינן בתחום הליבה. יתרה מכך – לעיתים בנקודות זמן מסוימות יש מחסור במשאבים. מיקור חוץ יכול לגשר על הפער הזמני במקום לגייס עובדים קבועים בעלי תקורה גבוהה יותר.

רכישת ידע ומומחיות ממומחים בתחומים מסוימים

מיקור חוץ מאפשר להשתמש במומחים בחלקיות משרה. למשל: מאפשר לתת מענה לארגונים שזקוקים ליום בשבוע ניהול איכות במיקור חוץ, יום בחודש בניהול אבטחת מידע וסייבר במיקור חוץ, או ניהול פרויקט לתקופה של חצי שנה וכדומה. השימוש במומחים ש"באים לרגע, רואים כל פגע, וגם מטפלים באותו פגע" מאפשר להרכיב את תמהיל המומחים הנדרש בנקודות זמן ספציפיות. יתרה מזאת – המומחים שבאים למשימות ספציפיות במיקור חוץ הם גם מומחים בתחומם ונבחרים על סמך המומחיות המיוחדת שיש להם.

חיסכון בעלויות או הגדלת הכנסות

כאשר מדברים על חיסכון בעלויות במובן של מיקור חוץ, יש החושבים מיד על החלפת עובדים קבועים בעובדים זולים יותר במיקור חוץ, ובכך לחסוך תקורות. לא תמיד זה חייב להיות כך. שני צדדים למטבע. צד אחד של המטבע יכול להתמקד בהקטנת הוצאות; הצד השני של אותו מטבע יכול להתמקד בהגדלת הכנסות. למשל: לקוחות שמעוניינים לקנות מוצרים מהחברה, בתנאי שהחברה תוכיח שהיא משתמשת במתודולוגיות פיתוח מתקדמות, או מצייתת לדרישות רגולטוריות. שכירת מומחים במיקור חוץ שיתנו מענה לצרכים מיוחדים כאלה ואחרים תאפשר להגדיל את מכירות החברה.

שיפור רמת השירות

ישנם זמנים בהם נוצר לחץ זמני במשאבים. קושי לסיים פרויקט בזמן, עומס בתקופות מסוימות, או חוסר בעובדים מסיבה כלשהיא. עודף עבודה יחסית למשאבים שמוקצים לטפל באותה עבודה עלול לגרום לפגיעה באיכות השירות. במקרים מסוימים מיקור חוץ מאפשר להתמודד עם מחסור זמני במשאבים.

סוף דבר

חמשת הסיבות שתוארו לעיל עלולות להיראות כאילו הן חוזרות על עצמן. למרות זאת, כל סיבה היא טוויסט מאד מסוים בעלילה. כל אחת מהסיבות שצוינו לעיל יכולה להיות מוטיבציה לשימוש במיקור חוץ. לא חייבים שכול הסיבות תתקיימנה בעת ובעונה אחת.

האם אתם משתמשים במיקור חוץ בארגון שלכם? אם לא – מדוע? אם כן – מאיזו סיבה? אשמח לשמוע ולהחכים מניסיונכם.

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן