סדר היום של סקר הנהלה נקבע מראש. בדרך כלל, הוא כולל את התוכנית עליה הוחלט בסקר הקודם, ואת ההתקדמות והתוצאות אליהם הגיעו בתקופה שחלפה מאז הסקר. בנוסף, דנים במדדים המסכמים את התקופה שחלפה, ומציבים יעדים לתקופה הבאה. במידה וקיימים סיכונים העלולים להפריע להשגת המטרות, דנים באופן הפעולה בהם. חשוב לשמור על תבנית קבועה ועל מעקב משימות מישיבה לישיבה.

ישנם סוגים רבים של סקרי הנהלה: סקר הנהלה לאיכות, סקר מצב ניהול הפרויקטים בארגון, שיפורטו במאמר זה, ועוד רבים אחרים.

סקר הנהלה – למה זה טוב?

סקר הנהלה מאפשר להנהלת  הארגון לקבל החלטות עסקיות נכונות ולשפר את הביצועים העסקיים של הארגון, בהתאם לנתונים המובאים בפניהם.

סקר הנהלה הוא אחד הערוצים עבור ההנהלה לקבוע את הטון, להיות מעורבת באופן אישי במתרחש, ולהעביר מסר של איכות ומצוינות. ההנהלה קובעת תאריכים ואבני דרך, את תכולת הסקר ואת המשתתפים בסקר, ומתעדכנת באופן שוטף ובלתי אמצעי באמצעות מפגשים עם מנהלים העוסקים בנושא הנסקר. כך גם מתאפשר לה להגיב בזמן אמת אם נדרשת התערבות.

סקר הנהלה הוא סקר המתבצע תקופתית, או באבני דרך שנקבעו מראש, ומטרתו להבטיח התנהלות תקינה ושיטתית. חשיבות סקרי ההנהלה היא רבה. להלן מספר יתרונות:

1)      הנהלה תומכת- הסקר מאפשר להנהלה לתמוך בעובדים ולסייע להסיר את כל העיכובים המונעים מהם להגיע לתוצאות הרצויות. תמיכה זו מאפשרת לרתום את העובדים לפרויקט כיוון שהדרגים הבכירים ביותר המשתתפים בסקר משדרים את אותו המסר ומסכימים על ההתחייבויות.

2)      מנגנון אסקלציה ותעדוף – במהלך סקר הנהלה עולים נושאים הדורשים טיפול מיידי. כיוון שהנהלת הארגון הבכירה משתתפת בסקר, ניתן להבין במיידית את ההשפעה של הנושא, ולהחליט על תוכנית הפעולה לטיפול בנושא, כגון: שינוי עדיפויות, הוספת משאבים או פעולה אחרת.

3)      ניהול שיטתי

לסקרי הנהלה יש סדר יום קבוע מראש ובדרך כלל תבנית קבועה לישיבה. תבנית הישיבה היא בעצם תמצית הניהול כפי שרואה אותה ההנהלה הבכירה. זאת אחת ההזדמנויות לשדר מה חשוב לה לדעת. בהתאם, כל הארגון מתיישר לפי הערכים והנושאים של סקר ההנהלה.

4)      מסדר המפקד

חשוב להקפיד על הכנה טובה לישיבות אלה. זמן ההנהלה ושאר המשתתפים חשוב ויקר. ככל שהחומר יהיה מוכן מראש ובצורה טובה כך יושקע הזמן בטיפול בנושאים החשובים ולא בהבנת הנקרא, או בבירורים לגבי המצב הקיים. כמו בצבא, חשיבות מסדר המפקד היא בהכנה לקראת המסדר. עושים סדר, זורקים דברים ישנים, מעדכנים את הדברים חדשים, לומדים את המצב לפרטיו, ואף נוקטים בפעולות מתקנות אם נדרש. מושגת תועלת רבה, גם אם המפקד לא יגיע לבקר בסופו של יום.

בדיוק באותו האופן, מתיישר הארגון/הפרויקט לקראת סקר ההנהלה: מעדכנים את הסטאטוס, לוחות הזמנים, תקציבים, פותרים בעיות איכות וכדומה.

5)      שיפור שיתוף הפעולה בין כל הנוגעים בדבר וגם "קנאת סופרים תרבה חכמה"

בסקר הנהלה משתתפים מנהלים ובעלי עניין שונים. כל אחד מציג בתורו. זוהי הזדמנות מצוינת לעמיתים להשתתף באופן פעיל, להתעדכן ולהגיב. בנוסף, לא נעים להגיד, אך המציאות מראה שקנאת סופרים תרבה חוכמה. המשתתפים בדיון מדווחים על ההתקדמות בתחום אחריותם, וכל אחד רוצה להיראות הכי טוב שאפשר מבחינת התוצאות שבתחום אחריותו.

להלן, מספר דוגמאות לשימוש בסקרי הנהלה:

סקר הנהלה לאיכות על פי דרישת ISO 9001 לניהול מערכת ניהול איכות

סקר הנהלה לאיכות היא ישיבה תקופתית המוקדשת לנושאי איכות בלבד, בהשתתפות הנהלת הארגון. נסקרים נושאים מגוונים הקשורים לניהול איכות בחברה. דרישת ISO 9001:2015 היא שסקר הנהלה לאיכות יתקיים לפחות פעם בשנה וידון בנושאים הבאים:

תשומות לסקר הנהלה יכללו מידע על:

• סטטוס הפעולות מסקרי הנהלה קודמים
• שינויים בסוגיות (Issues) חיצוניות ופנימיות הרלוונטיות למערכת ניהול האיכות – מה השתנה בסביבת הארגון הפנימית והחיצונית שמחייב התאמה של תהליכי העבודה
• בדיקת אפקטיביות של תהליכי העבודה, ובפרט:
  • שביעות רצון לקוחות ובעלי עניין נוספים – סקירת ניהול בעלי העניין הפנימיים וחיצוניים. נזכור שניהול בעלי עניין הוא גורם קריטי להצלחת החברה.
  • מעקב אחר עמידה במטרות האיכות על פי המדים שקבעה החברה
  • ביצועי תהליך והתאמת מוצר – מעקב אחר איכות התהליכים בחברה בנוסף למעקב אחר איכות המוצר. נזכור שחשוב מאד לסקור גם את תהליכי הפיתוח / ייצור / שיווק וכדומה, שהרי לאיכות התהליכים קשר ישיר ובלתי מתפשר לאיכות התוצרים.
  • אי התאמות ופעולות מתקנות -סקירה של הפעולות המתקנות שמבוצעות. כלומר – תיקון סיבות השורש של אי ההתאמות (תקלות, תלונות וכדומה). זכרו שניהול נכון של פעולות מתקנות שמסיר בעקביות את סיבות השורש הוא תיבת האוצר של הארגון.
  • ביצועי תהליך והתאמה של מוצרים ושירותים.
  • תוצאות מבדקים,
  • איכות ביצועי ספקים וקבלני משנה – הכוונה לאותם ספקים וקבלני משנה שאיכות העבודה שהם מבצעים משפיעה באופן ישיר על איכות המוצר או השירות של הארגון. נזכור שמבחינת הלקוחות יש רק כתובת אחת לאחריות איכות המוצר או השירות.
  • הלימות משאבים – חייב להיות קשר בין החלטות ההנהלה לגבי הצעדים הבאים, כולל שינויים בתהליכי החברה, לבין המשאבים המוקצים לצעדים אלה.
  • התייחסות לניהול סיכונים והזדמנויות, ובחינת האפקטיביות של הפעולות שננקטות כדי לטפל בסיכונים ובהזדמנויות
  • הזדמנויות לשיפור

תפוקות מסקר ההנהלה יכללו החלטות ופעולות הקשורות:

• לשיפור האפקטיביות של תהליכי החברה,
• לשיפור המוצר בקשר לדרישות הלקוח,
• לצורך במשאבים.

קל לראות שתכולה כזו של סקר הנהלה לאיכות תגרום לביצוע סדיר של מבדקים פנימיים, איסוף משוב מלקוחות, ביצוע פעולות מתקנות ומונעות ושאר הפעולות הנדרשות לניהול איכות ומצויינות.

הערה: תצפיותיי בארגונים רבים מלמדות אותי שארגונים רבים מפספסים את התועלות של סקר הנהלה לאיכות. לצערי, במקרים רבים זוהי ישיבה שנעשית בחיפזון כדי לעמוד בדרישות התקן. חבל ביותר! למשל – ארגונים מדווחים על מספר מועט ביותר של פעולות מתקנים או סיכונים. הטענה היא – אנו עושים אך לא מדווחים על כך. אני מאמינה שהדיווח הוא לא תהליך ביוקרטי, אלא מעיד על ניהול שוטף של הנושאים שתוארו לעיל.

סיפור מקרה – סקר הנהלה למעקב אחר ניהול פרויקטים על פי דרישת  PMBOK

מודל ה-PMBOK – Project Management Body of Knowledge, מגדיר תהליכי דיווח ביצועים, כחלק מקבוצת תהליכי מעקב ובקרה של הפרויקט בתחום הידע של ניהול תקשורת בפרויקט.

באחד הארגונים הגדולים, מיסדנו סקר הנהלה לניהול פרויקטים. בסקר זה מנהל הארגון סקר פעם בשבועיים במשך 3 שעות את התנהלות כל הפרויקטים בתחום אחריותו. לכל פרויקט הוקדשה רבע שעה בדיוק. מנהלי הפרויקטים נדרשו לדווח בפורמט קבוע של 4 שקפים על מצב הפרויקט שבאחריותם:

1)      שקף ראשון – תמצית מדדים המראים את מצב ניהול הפרויקט מבחינת לו"ז, תכולה, תקציב ומדדי איכות, לכל מדד – תכנון מול ביצוע  נוכחי.

2)      שקף שני – סטאטוס  הפרויקט.

3)      שקף שלישי – תמצית ניהול הסיכונים בפרויקט. בישיבה דנו רק ב 1-3 סיכונים הגדולים ביותר.

4)      שקף רביעי (אופציונאלי) – מידע אחר שיש לדון בו הקשור לפרויקט.

ניהול ישיבות אלה היה בנוסף לישיבות המעקב השבועיות שכל פרויקט ביצע בנפרד. לטענת מנהל הארגון, אלה היו הישיבות הטובות ביותר שלו במהלך השבוע. באמצעות מנגנון זה התאפשר לו להיות עם היד על הדופק ולסייע למנהלי הפרויקטים לבצע את תפקידם בצורה הטובה ביותר.

סוף דבר – ניהול מסייע ומאפשר באמצעות סקרי הנהלה

סקר הנהלה כזה מאוד חשוב להנהלה אבל לא פחות מזה לעובדים ולמנהלים בדרגים השונים. הסקר מאפשר לעובדים ולמנהלים להיחשף בצורה בלתי אמצעית, וגם להפעיל מנגנוני אסקלציה מול ההנהלה. באמצעות הסקר, מסתכרנות כל הפונקציות בארגון לאותה המטרה.

ההכנה לסקר ההנהלה היא חשובה ביותר, כדי שהישיבות יהיו יעילות. מומלץ ביותר גם להפיץ את החומרים מראש למשתתפים וקבל משוב. כאמור, סקרי הנהלה אינם ישיבות סטאטוס רגילות, אלא ישיבות הנעשות בצמתים במהלך חיי פרויקט או ארגון. ההפצה המוקדמת גם מאפשרת לכל בעלי העניין להתכונן היטב, ולהגיד את דברם (בתיקווה שלא את גרסתם (-: ).

חשוב ביותר, שיהיה מעקב ביצוע אחר ההחלטות מהסקר הקודם, כדי לשמור על רצף; אם ההחלטות והסיכומים לא מבוצעים, חבל על הזמן שמושקע בתהליך. בלי מעשים, אין ערך לדיבורים.

מומלץ ביותר לשמור שסקרי ההנהלה יתבצעו בפתיחות, כדי שעובדים ומנהלים יציגו תמונת מצב אמיתית, ויזכו לסיוע הנדרש. במידה וההנהלה משתמשת במידע המוצג לפניה כדי לנזוף ולבקר בעובדים שלא סיפקו את הסחורה – עלול להיווצר מצב בו יוצגו נתונים בצורה סלקטיבית, או שעלולה להתפתח תרבות של האשמות וזריקת אחריות מאחד לשני – ובזאת ייצא שכרנו בהפסדנו.

איך מתנהלים בארגונכם סקרי הנהלה? אשמח לתגובות, באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.