מסדר המפקד ככלי לניהול שינוי מתמשך

מי היה בשירות צבאי וזוכר את מסדרי המפקד? לקראת הביקור היינו מצחצחים את הבסיס, משננים את מה שהיינו אמורים לדעת פן נישאל שאלה כלשהי. כמו כן, תכניות לשיפור שהעלו אבק במשך זמן רב הוכנסו לפעולה.  ביום ביקור המפקד – הכל עמד על מקומו מצוחצח. נכון שחלק מהצחצוח נעשה עקב הביקור, אך תוצאות הצחצוח, השינויים והשיפורים נותרו גם לאחריו.

בעולם ניהול האיכות למסדר המפקד קוראים סקר הנהלה. סקר הנהלה הוא דרישה בסיסית בכל תקני ה-ISO לדורותיהם. החל מ-ISO9001 הבסיסי ביותר, דרך תקינות מורכבות יותר של אבטחת מידע, תקנים רפואיים ועוד.
לקראת הסקר קובעים יעדים שנתיים, מזהים סיכונים, נזכרים בפעולות מתקנות שכדאי לעשות… ואז ככתוב בגמרה – מִּתּוֹךְ שֶׁלּא לִשְׁמָה בָּא לִשְׁמָה. כלומר – סקר ההנהלה גורם לכך שיש לארגון יעדים שנתיים לכל השנה, סיכונים מזוהים ונעשית תכנית התמודדות עימם – הכל מוכן ברמה שנתית ולא רק לפגישה הספציפית.

סוכני שינוי בארגונים מוזמנים להשתמש בכלי שנקרא סקר הנהלה. בהנחה שההנהלה תומכת בשינוי, מגדירים סקר הנהלה תקופתי (אחת לחודש / רבעון..) ובו סוקרים את הנושאים החשובים ביותר לניהול הארגון. כדי לא לגזול זמן רב מידי – ניתן להחליט על מבנה קבוע של מצגת הכוללת 3-4 שקפים לכל היותר. מצגת זאת הינה תמצית הניהול: לו"ז, עמידה במדדים או כל דבר אחר שחשוב לארגון.

ישנם סוגים רבים של סקרי הנהלה: סקר הנהלה לאיכות, סקר מצב ניהול הפרויקטים בארגון, ועוד רבים אחרים. כל סוגי סקרי ההנהלה מפורטים בקישור שלהלן: סקר הנהלה או מסדר המפקד?

סקר הנהלה – למה זה טוב?

סקר הנהלה מאפשר להנהלת הארגון לקבל החלטות עסקיות נכונות ולשפר את הביצועים העסקיים של הארגון, בהתאם לנתונים המובאים בפניהם.

סקר הנהלה הוא אחד הערוצים עבור ההנהלה לקבוע את הטון, להיות מעורבת באופן אישי במתרחש, ולהעביר מסר של איכות ומצוינות. ההנהלה קובעת תאריכים ואבני דרך, את תכולת הסקר ואת המשתתפים בסקר, ומתעדכנת באופן שוטף ובלתי אמצעי באמצעות מפגשים עם מנהלים העוסקים בנושא הנסקר. כך גם מתאפשר לה להגיב בזמן אמת אם נדרשת התערבות.

סקר הנהלה הוא סקר המתבצע תקופתית, או באבני דרך שנקבעו מראש, ומטרתו להבטיח התנהלות תקינה ושיטתית.

חשיבות סקרי ההנהלה היא רבה. להלן מספר יתרונות:

1. הנהלה תומכת
   הסקר מאפשר להנהלה לתמוך בעובדים ולסייע להסיר את כל העיכובים המונעים מהם להגיע לתוצאות הרצויות. תמיכה זו מאפשרת לרתום את העובדים לפרויקט כיוון שהדרגים הבכירים ביותר המשתתפים בסקר משדרים את אותו המסר ומסכימים על ההתחייבויות.
2. מנגנון אסקלציה ותעדוף
   במהלך סקר הנהלה עולים נושאים הדורשים טיפול מיידי. כיוון שהנהלת הארגון הבכירה משתתפת בסקר, ניתן להבין במיידית את ההשפעה של הנושא, ולהחליט על תוכנית הפעולה לטיפול בנושא, כגון: שינוי עדיפויות, הוספת משאבים או פעולה אחרת.
3. ניהול שיטתי
   לסקרי הנהלה יש סדר יום קבוע מראש ובדרך כלל תבנית קבועה לישיבה. תבנית הישיבה היא בעצם תמצית הניהול כפי שרואה אותה ההנהלה הבכירה. זאת אחת ההזדמנויות לשדר מה חשוב לה לדעת. בהתאם, כל הארגון מתיישר לפי הערכים והנושאים של סקר ההנהלה.
4. מסדר המפקד
   חשוב להקפיד על הכנה טובה לישיבות אלה. זמן ההנהלה ושאר המשתתפים חשוב ויקר. ככל שהחומר יהיה מוכן מראש ובצורה טובה כך יושקע הזמן בטיפול בנושאים החשובים ולא בהבנת הנקרא, או בבירורים לגבי המצב הקיים. חשיבות סקר ההנהלה היא בהכנה לקראת הסקר.  הארגון מתעדכן לקראת סקר ההנהלה:  סטאטוס, לוחות הזמנים, תקציבים, פותרים בעיות איכות וכדומה.
5. שיפור שיתוף הפעולה בין כל הנוגעים בדבר וגם "קנאת סופרים תרבה חכמה"
   בסקר הנהלה משתתפים מנהלים ובעלי עניין שונים. כל אחד מציג בתורו. זוהי הזדמנות מצוינת לעמיתים להשתתף באופן פעיל, להתעדכן ולהגיב. בנוסף, לא נעים להגיד, אך המציאות מראה שקנאת סופרים תרבה חוכמה. המשתתפים בדיון מדווחים על ההתקדמות בתחום אחריותם, וכל אחד רוצה להיראות הכי טוב שאפשר מבחינת התוצאות שבתחום אחריותו.
6.  דרישת חובה בתקנים ממשפחת ה-ISO.
   את הסיבה השישית אני לא סופרת; מטרת המאמר שלי היא להראות את היתרונות שבדבר כדי שלא תעשו את הסקר כדי לצאת ידי חובה.

סוף דבר – ניהול מסייע ומאפשר באמצעות סקרי הנהלה

סקר הנהלה כזה מאוד חשוב להנהלה אבל לא פחות מזה לעובדים ולמנהלים בדרגים השונים. הסקר מאפשר לעובדים ולמנהלים להיחשף בצורה בלתי אמצעית, וגם להפעיל מנגנוני אסקלציה מול ההנהלה. באמצעות הסקר, מבוצע סנכרון של כל הפונקציות בארגון לאותה המטרה.
ההכנה לסקר ההנהלה היא חשובה ביותר, כדי שהישיבות יהיו יעילות. מומלץ ביותר גם להפיץ את החומרים מראש למשתתפים וקבל משוב. כאמור, סקרי הנהלה אינם ישיבות סטאטוס רגילות, אלא ישיבות הנעשות בצמתים במהלך חיי פרויקט או ארגון. ההפצה המוקדמת גם מאפשרת לכל בעלי העניין להתכונן היטב, ולהגיד את דברם.

חשוב ביותר, שיהיה מעקב ביצוע אחר ההחלטות מהסקר הקודם, כדי לשמור על רצף; אם ההחלטות והסיכומים לא מבוצעים, חבל על הזמן שמושקע בתהליך. בלי מעשים, אין ערך לדיבורים.

מומלץ ביותר לשמור שסקרי ההנהלה יתבצעו בפתיחות, כדי שעובדים ומנהלים יציגו תמונת מצב אמיתית, ויזכו לסיוע הנדרש. במידה וההנהלה משתמשת במידע המוצג לפניה כדי לנזוף ולבקר בעובדים שלא סיפקו את הסחורה – עלול להיווצר מצב בו יוצגו נתונים בצורה סלקטיבית, או שעלולה להתפתח תרבות של האשמות וזריקת אחריות מאחד לשני – ובזאת ייצא שכרנו בהפסדנו.

איך מתנהלים בארגונכם סקרי הנהלה? אשמח לתגובות, באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן

 

 

 

Photo by Kampus Production from Pexels