סוכן שינוי בארגון – יודע לנהל פרויקט? או שמא הסנדלר הולך יחף?

אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול

סוכן שינוי בארגון הוא כל מי שמוביל מיזם של שינוי בארגון. סוכן שינוי יכול להיות יועץ חיצוני, מנהל איכות בארגון או כל אדם אחר בארגון שמוביל את השינוי. סוכן שינוי בארגון אמור ליצור תהליכים מיטביים, ליזום שיפורים ולוודא שהארגון פועל לפי התהליכים שנקבעו.
האם אותם מובילי שינוי מתנהלים בעצמם בהתאם לאותם כללים וחוקים אותם הם מחילים על שאר האנשים בארגון? כלומר: האם הם מכינים תכנית לניהול השינוי? האם הם עובדים על פי יעדים? על פי תקציב? האם הם משקיעים את המאמצים בעיקר ולא בטפל? האם תכניות השיפור "מיושרות" על פי מה שחשוב, או שהם נסחפים בעקבות הזדמנויות הנקרות בדרכם? האם מושקעת מחשבה של החזר על השקעה ליזמות שלהם לפי מה שחשוב באמת? או שמא הסנדלר הולך יחף?

שימוש בשיטות מעולם ניהול פרויקטים לקידום יוזמת שינוי

טענתי, שתהליכי ניהול פרויקט הם מקרה פרטי של תהליך באשר הוא תהליך, וגם ההפך נכון – כדי להוציא יוזמת שיפור אל הפועל נדרש להשתמש בטכניקות של ניהול פרויקטים ולעבוד בצורה שיטתית עד לסיום מוצלח של פרויקט השינוי. הנאמר להלן הוא לא "המצאת הגלגל". רק תזכורת, כיוון שמשום מה הדרישה להתנהל בצורה שיטתית נדרשת מפרויקטים בתחומי הליבה של הארגון ופחות בפרויקטי שיפור.

הכנת תכנית שיפור תהליך

הכנת תכנית השיפור מורכבת משלושה צעדים:
1) זיהוי הזדמנויות לשיפור
2) תכנון ויישום פעולות השיפור
3) הטמעת השיפור בארגון, כולל עדכון השיפור כתוצאה משיעורים הנלמדים במהלך ההטמעה

זיהוי הזדמנויות לשיפור

"מועמדים" לשיפור מגיעים ממקורות מגוונים: תכניות אסטרטגיות המזהות תהליכים הדורשים שיפור, תחקירים והפקת לקחים מפרויקטים שבוצעו, מדידות שנעשות על איכות התהליכים ו/או איכות המוצר ו/או איכות השירות, ממצאים ממבדקים פנימיים או חיצוניים, משוב שהתקבל מלקוחות, וכן יוזמות שיפור שמגיעות ממנהלים בארגון. הנושאים הדורשים שיפור יכולים לבוא מדיסציפלינות שונות: מחקר ופיתוח, שירות, תפעול ועוד.
כדי שהמאמץ יושקע בכיוון הנכון, דבר ראשון נדרש לזהות את צרכי ויעדי הארגון, ולתעדף אותם בצורה אובייקטיבית.

תכנון ויישום פעולות השיפור

פעולות השיפור מתוכננות ומיושמות. כלומר – נדרש להכין תכנית שנתית; כל תכנית שיפור – נדרש להגדירה כפרויקט התחום בזמן, בתקציב, ביעדים מוגדרים, עם צוות ייעודי המורכב מסוכן השינוי ומומחי תוכן מהתחום עליו עובדים. הצוות מחויב לתוכנית ומקבל את ברכת הדרך מהמנהלים המוודאים שאכן פעילות השיפור מסונכרנת עם צרכי ויעדי הארגון. במקרים מסוימים, לפני מעבר להטמעה רחבה, יתוכנן ויבוצע פיילוט (ניסוי) על פרויקט או שניים. הפיילוט מאפשר לנסות את התהליך החדש בשטח, להפיק לקחים, ולשלב את השיעורים הנלמדים בתכנון פעולות השיפור בטרם תחל ההטמעה הרחבה.

הטמעת השיפור בארגון, כולל עדכון השיפור כתוצאה משיעורים הנלמדים במהלך ההטמעה

כתוצאה מפעילות השיפור, נדרש לייצר פעולות ומנגנונים כדי שיבטיחו שהשיפור ימשיך להיות מיושם גם אחרי שצוות השיפור יסיים את תפקידו. הבטחת המשכיות השיפור הינה אתגרית אף יותר מיישום השיפור עצמו. זאת, כיוון שבתקופת מסוימת, צוות או מוביל נושא ממוקדים בפעולת השיפור ודואגים לכך שהשיפור ייושם. האתגר הוא שהשיפור יהיה בר קיימא, ולא "שגר ושכח". אחת הדרכים לעשות זאת היא באמצעות שדרוג נהלי העבודה הקיימים, כך שיכילו גם את התהליך המשופר;

נאה דורש, נאה מקיים !

פעילות השיפור השנתית צריכה להיות מתוכננת בדיוק כמו כל פעילות אחרת. יוזמות השיפור שייכנסו ל"פורטפוליו השיפורים" יעמדו למבחן על סמך תרומתם והתאמתם לרשימת הצרכים והמטרות של הארגון.  פעילות השיפור תנוהל כפרויקט לכל דבר, ותכלול יעדים ומטרות, תכולה, תקציב וכדומה. בהצלחה!

האם אתם מתכננים את פעילויות השיפור בארגון שלכם? האם אתם מצפים מסוכני השיפור שיעבדו עם תכנית? אילו פעולות נקטתם כדי שהשיפור יצא לפועל ויהיה בר קיימא? אשמח למשוב באחת מהרשתות החברתיות שלהלן.

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים.
קישור להצטרפות – כאן

 

 

להרשמה השאירו פרטים

    ארכיון ניוזלטרים >>