פעמים רבות אנו מקבלים פניות עם בקשה ל"פרויקט כתיבת נהלים". למעשה מתחת לבקשה מסתתר צורך בייעוץ ארגוני שתוצאתו עשיית סדר, שכוללת סטנדרטיזציה של תהליכי העבודה בארגון.
במהלך השנים אנו נתקלים שוב ושוב בתופעה: ארגונים מבקשים סיוע בכתיבת נהלים, אך כשהם מגלים את ההיקף המקצועי וההשקעה הנדרשת, הם בוחרים לכתוב את הנהלים בעצמם. לרוב, המשימה נמסרת למנהלי המחלקות, אשר מנסים "לשרוד" את המשימה ללא הכשרה מוקדמת בתחום, וללא הבנה בשפת האיכות או חשיבה מערכתית.
מה קורה כשהארגון בוחר לכתוב את הנהלים במשאבים פנימיים בלבד?
בדרך כלל, המשימה מועברת למנהלי מחלקות – ללא הכנה מוקדמת. התוצאה? נהלים שונים זה מזה, הגדרות לא אחידות, ממשקים לא ברורים, ומסמכים שאינם מייצרים כלים ניהוליים אמיתיים.
מדוע "פרויקט נהלים" הוא דבר חשוב ולא רק משהו טכני שתוצאתו מסמכים?
טוב ששאלתם ..
נהלים מגדירים את שיטת העבודה של הארגון.
נוהל איכותי מגדיר:
כאשר כל הנהלים כתובים בצורה אחידה ומקצועית – הארגון מקבל:
בארגונים שיש להם פונקציה של ניהול איכות, תהליך כתיבת הנהלים, הטמעתם ובקרה על יישומם, נופל תחת אחריות מנהל האיכות.
מה קורה בארגונים שאין להם פונקציה של ניהול איכות?
בפני ארגונים ללא פונקציית ניהול איכות עומדות שתי אפשרויות:
האחת, פיתוח הנהלים באופן עצמי על ידי מנהלי מחלקות או מובילים פנימיים שקיבלו את המשימה "נוסף על תפקידם" השוטף,
השנייה, באמצעות פנייה למומחה חיצוני שיסייע במשימה.
תצפיותיי בארגונים שמפתחים נהלים באופן עצמאי מראה לי שברוב המקרים הגישה היא מלמטה למעלה. כלומר, כל מנהל מחלקה מתאר את תהליכי העבודה בפועל במחלקה שלו.
יתרונות הגישה:
חסרונות הגישה:
כתיבת הנהלים נעשית על ידי מנהלים ששפת האיכות היא לא המומחיות שלהם. כתוצאה מכך:
פיתוח נהלים על ידי מומחה תהליכים חיצוני ייעשה מלמעלה למטה, בשיתוף עם מנהלים מהארגון. קובעים מטרות ארגוניות, מהן גוזרים מטרות מחלקתיות. מגדירים שיטת עבודה סדורה שמגדירה, את הממשקים בין המחלקות, את תהליך הטמעה ואופן הבקרה על מימושו. השאיפה היא להגיע לאופטימום ארגוני.
יתרונות הגישה:
חסרונות הגישה:
בארגונים מרובי מחלקות / ממשקים / תהליכי עבודה – תהליך פיתוח הנהלים יכול להיות מאד יקר וקשור באופן ישיר לכמות התהליכים בארגון. כאשר הדבר נעשה על ידי מומחה חיצוני – העלות הגבוהה נראית כיוון שההוצאות הינן ישירות למומחה החיצוני. מנהלים שרוצים לקדם התייעלות, נתקלים בצורך להצדיק את ההוצאה החיצונית, שנראית כהוצאה נוספת.
כדי לתת מענה לכל צרכי הארגון, יצרנו בחברת OK יועצים לניהול, את הגישה ההיברידית. הגישה משלבת את היתרונות של שתי השיטות:
יועץ מקצועי מנחה ומלווה, אך כתיבת הנהלים נעשית על ידי מנהלי המחלקות בארגון, עם כלים, הכשרה ומשוב שוטף.
הגישה ההיברידית תומכת בשלבים הבאים:
הגישה ההיברידית מראה תוצאות טובות מאד בשטח. יתרונותיה:
בואו לבדוק האם הגישה ההיברידית מתאימה גם לארגון שלכם.
מוזמנים לדבר איתנו ולהתחיל תהליך חכם, מדויק ואפקטיבי.
מוזמנים לדבר איתי באופן ישיר – אורנה קמין – OK יועצים לניהול – orna@ok-consulting.co.il
אהבתם את המאמר? קוראים את השיתופים שלנו בקביעות? מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצוינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |