בראש שונה

לקראת ראש השנה, מאמר שונה שמטרתו לחדש את ההסתכלות והגישה לגבי הצורך בראייה תהליכית עמוקה בארגונים.

המאמר דן במספר דפוסי חשיבה מוטעים שמקשים על ארגונים להיכנס לתהליכי שיפור של תהליכי העבודה שלהם.

האם אתם מזהים את הדפוסים שלהלן?

מקווה שהמאמר יעורר בכם רצון לשנות בשנה החדשה שתבוא עלינו לטובה.

מיפוי תהליכים או כתיבת נהלים – מי צריך את זה?

הרבה ארגונים מתנהלים בצורה סבירה פחות או יותר על סמך תורה שבעל פה. כיוון שהזמן קצר והמלאכה מרובה לא עולה הצורך לעצור לרגע ולעשות מיפוי של תהליכי העבודה, להסכים על התהליך הארגוני ולהטמיע אותו בארגון.

מדוע חשוב הדבר?
למרות שיש הרגשה שכולנו יודעים ומסכימים על התהליך, יש כתמי עיוורן .כלומר: ראייה שונה כיצד צריך להתנהל במחלקות שונות בארגון, בין צוותים ואפילו בין אנשים באותו הצוות. הראייה השונה הזו היא מקור לחיכוכים ואפילו לעימותים גלויים וסמויים בין עובדים ומנהלים שמוכנים להילחם עד חורמה בצדקת דרכם.

תוך כדי מיפוי תהליכי העבודה וכתיבת הנהלים נוצרות הבנות חדשות. ממשקי עבודה בין מחלקות מוגדרים, אחריות וסמכות של בעלי תפקידים מוגדרים, נקודות בקרה לבדיקת איכות התהליך בדרך מתווספות ועוד. התורה שבעל פה נכתבת ומוגדרת. כאשר התהליך כתוב, ניתן לדון בו ולהגיע להסכמות משותפות בטרם מתחילה ההטמעה.

זיהוי הצורך / הגדרת הבעיה

כל שינוי ארגוני מתחיל מהגדרת הבעיה. עצם הזיהוי של הדבר החסר הוא כבר התקדמות גדולה לעבר הפתרון. תצפיותיי בארגונים מראות שיש נטייה למנהלים להאמין שהמשברים הם דבר מזדמן ויש להם יכולות לפתור אותם. אכן, כשיש בעיה – מתגייסים למציאת הפתרון..עד למשבר הבא.

הרבה קלקולים קורים מהיעדר תהליכים מוגדרים ותפורים לארגון. כמובן שתהליך מוגדר לא מונע קלקולים, אך בהחלט עוזר להפחית את כמותם.

פוסט מורטם או ביצוע פעולות מתקנות – לא תמיד עוזר

תהליכי הפקת לקחים עוזרים לזהות בעיות, אך במקרים רבים תהליך הפקת הלקחים מסתיים ברשימות של עשה/אל תעשה להבא. כלומר: תמשיכו לעשות את התהליכים שגרמו להצלחה ותפסיקו לעשות את התהליכים שהביאו לתקלות ועיכובים. אבל – אי הטמעת ההבנות בתוך התהליך המוגדר גורם להבנות להתפוגג.

אנחנו מיוחדים מאד

יש נטייה למנהלים בארגונים לחשוב שהארגון שלהם הוא מיוחד במינו. יש להם מוצר או שירות ייחודי, האווירה בצוות ואיכות האנשים שלהם מיוחדים מאד, ולכן האתגרים שלהם מאד מיוחדים.
במקרה הטוב – מחשבה שכזו גורמת להם לחפש את הפתרון אצל אנשים או יועצים כמוהם, או שהם בעלי ניסיון בשטח הצר מאד שלהם.
במקרה הפחות טוב – המנהלים כל כך בטוחים במיוחדות שלהם שאין להם צורך להשקיע בהגדרת תהליכי העבודה שלהם, כיוון שהפתרונות הסטנדרטיים לא יעבדו בסוג הארגון שלהם.

ספוילר– האתגרים שארגונים נתקלים בהם הם מאד דומים, כיוון שבארגונים עובדים אנשים ולכולנו דפוסי חשיבה מאד דומים למרות שכל אחד מאיתנו חושב שיש לו חשיבה שונה. לכן תהליך השיפור שמסתמך על כלים, שיטות וניסיון יכול להועיל גם לארגונים המיוחדים.

אנחנו לא רוצים לעבוד עם נהלים מרובי מלל

לוותיקים שביננו – יש זיכרון שנהלים דורשים תיעוד בקלסרים עם הרבה דפים שאיש לא קורא.

מה שהיה הוא בכלל לא סימן לבאות.

אנו עובדים עם הלקוחות שלנו בגישה המגדירה את התהליך בצורה מתומצתת ובהירה: טבלה של מיפוי תהליך עם הפניות לתבניות תומכות. הגדרת תהליך מתומצתת עוזרת להבנה והטמעה מהירה.

אנחנו אוהבים גיבורים שמכבים שריפות

כאשר קורית תקלה, יש נטייה להעריך ולתגמל את הצוות שעובד ימים ולילות כדי לפתור את הבעיה. כיבוי שריפות הוא תהליך שמסית משאבים ואנרגיה מהיצירה לפתרון הבעיה. אנו לא רואים ולא שומעים את המנהלים שמשקיעים בתהליכים טובים ומונעים חלק מהתקלות.
התמודדות עם האתגר הזה יכולה להיות באמצעות זיהוי הנזק שנגרם לכיבוי השריפות והוכחה של שיפור בתוצאות לאחר הטמעת התהליך המשופר.
המציאות המצערת היא שלמרות הנאמר, תשומת הלב הולכת למכבי השריפות ולא לאלה שמונעים אותם.

הכול או לא כלום

ישנם מקרים בהם אנו מטמיעים שיפורים ובכל זאת התקלה חוזרת. מחשבה מוטעית היא להניח שרצינו לשנות אבל זה לא עובד. החשיבה הזאת של הכול או לא כלום היא חשיבה מוטעית. כדאי לשים לב לשיפור היחסי. צעד צעד. ככל שעובר הזמן השיפור הולך ומעמיק.

לסיכום – מזהים את דפוסי המחשבה שתוארו?

מה אתם אומרים ? נתקלים בדפוסים האלה? משלימים עימם או מנסים לשנות?

במקרים רבים, כדי לעשות שינוי כדאי שמישהו חיצוני יאיר את נקודות העיוורון שלנו. אדם חיצוני, כמו יועץ או מנהל / עובד במיקור חוץ יכול לסייע עם מומחיות וידע רחב אותו רכש מהתבוננות בארגונים אחרים. "אורח לרגע רואה כל פגע".

מחכה למשוב מיכם

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן

 

 

 

==
ההשראה לכותרת המאמר הגיעה מהרצאה ששמעתי מעידית שלו המלמדת ימימה.