איך מגדלים ארגון מוכשר לתפארת מדינת ישראל ושאר אומות העולם?

ארגונים מגייסים אנשים עם מיומנויות וכישורים הדרושים לביצוע המשימות שלהם, ובנוסף, מדריכים ומכשירים את עובדיהם כדי שירכשו מיומנויות וכישורים מתאימים לביצוע עבודתם.

האם זה מספיק לדעתכם? האם ארגון שהעובדים שלו מוכשרים וכשירים הוא ארגון מוכשר? האם ארגון שהעובדים שלו מיומנים הוא ארגון מיומן?

מהו ארגון מיומן?

נגדיר מיומנות כיכולת להגיע לאותה תוצאה כל פעם מחדש, באופן עקבי, ללא צורך להשקיע בלימוד המיומנות כל פעם שנדרשים להשתמש בה.

כדי לרכוש מיומנות שכזו, נדרש שהארגון יתאר את תהליך העבודה שלו. ציטוט ידוע של דמינג, אבי תורת האיכות: "אם אתה לא יכול לתאר את מה שאתה עושה כתהליך אזי אתה לא יודע מה אתה עושה"; כלומר, ארגון שרוצה להגיע לתוצאות הטובות שוב ושוב, חייב להגדיר בפרוטרוט את תהליכי העבודה שלו, את חלוקת האחריות בין בעלי העניין בארגון, את תוצרי התהליך, ואמצעי הבקרה שהתהליך אכן מתקיים ומבוקר כמוגדר.

נזכור שעצם ההגדרה של התהליך ועבודה לפיו עדיין לא מבטיחה שנעשה עבודה מעולה. ההגדרה מבטיחה שלא נשקיע כל פעם זמן מחדש במחשבה איך לעשות את הפעילויות הנדרשות, ונחפש מי שיעשה את אותן הפעילויות.

כדי שנגיע לתוצאה מעולה נדרש לחקור את סיבות השורש לתוצאות שהן טובות ומטה, ולדייק את תהליך העבודה שוב ושוב, עד שיהיה מדויק.  האנשים המוכשרים ביותר שעובדים בלי מסגרת או תהליך מוגדר מגיעים לתוצאות הרבה פחות טובות כאשר הם מסתמכים על הכישרון שלהם והניסיון הקודם שלהם שלא תמיד מדויק לארגון הנוכחי שהם עובדים בו בזמן נתון. גם הנהג מיומן ביותר צריך מסלול מוגדר מראש או אפליקציית ניווט תומכת כדי להגיע ליעד במסלול המהיר ביותר.

כמובן, שאין הכוונה לרובוטים שיעבדו בלי כל שיקול דעת. הכוונה לא להמציא מחדש כל פעם את תהליך העבודה.

לנושא רכישת מיומנויות מקצועיות-אישיות. ללכת לקורסים או הדרכות זה לא מספיק. ידע שלא מיישמים אותו דינו להישכח. כאשר מישהו הולך להדרכה, נניח בנושא ניהול סיכונים, ובארגון שלו אין יישום לתהליך הזה, הידע התיאורטי שלו לא יתרום לארגון שלו.  מאידך, אם בארגון קיים תהליך ניהול סיכונים ומנהלים הולכים להדרכות בנושא, שיפור המיומנויות יביא לתוצאות דרמטיות.

לפני שנלך לשפר מיומנויות ארגוניות ונעבור ישר לתכנית פעולה שתענה לנו על הדרך הנדרשת לשפר את המיומנות הארגונית,  כדאי שנשאל את עצמינו למה אנחנו רוצים לשפר את המיומנות הזאת. כמו בשיפור מיומנויות אישיות, אם יש לנו "למה" חזק, והבנה של הצורך, יהיה לנו קל יותר לשפר את המיומנות הארגונית, באמצעות מענה לשאלה "איך" נעשה זאת.

בנושא בחירת המיומנויות ארגונית, כדאי לבחור מיומנות שהיא:

• מהותית – קשורה לעיסוק המרכזי של הארגון ומקדמת אותו לעבר מטרותיו
• מאפשרת התפתחות
• אפשרית – מתקיימים התנאים המאפשרים השקעה והטמעה

כלומר: חשוב לבחור את המיומנות שבה אנו רוצים להשתפר לפני שנפתח את אותה מיומנות.

למשל – בנושא שיפור תהליכי עבודה. סיבה לא מספיק חזקה היא מענה לדרישות תקן, או מענה לדרישות לקוחות. במקרה כזה, ייתכן שכאשר הסיבה תיעלם, גם המיומנות לא תשרוד לאורך זמן.

סיבה טובה להשקיע בשיפור תהליכי עבודה היא במינוף הכישרון האישי להגיע לתוצאות מעולות, כאשר כולם משלבים כוחות ויודעים מה צריך לעשות בכל שלב בתהליך.

וכמובן שרק הטמעה והתמדה תביא לתוצאות.

איך יוצרים ומשפרים מיומנות ארגונית?

להלן הצעה שמקצרת זמנים:

שלב ראשון – להיעזר ביועצים ומומחים

לבחור מומחה (פנימי או חיצוני) שיש לו את הידע והניסיון במיומנות הנדרשת.

שלב שני – ללמוד איך ארגונים אחרים שיש להם את המיומנות עושים זאת

אפשר להחליף בין השלב הראשון לשני; גם כאן – יועצים עם ניסיון יכולים לקצר את שלב הלימוד

שלב שלישי – לעשות!

להתחיל עם ידע חלקי! לא לחכות לידע המושלם שיהיה באמתחתנו ועד אז לא נזוז..   למשל: אם הגדרנו תהליכי פיתוח ועדיין לא הגדרנו תהליכי ניהול פרויקטי פיתוח – שווה להתחיל להשתמש בידע הקיים.

שלב רביעי – הטמעה, התמדה לאורך זמן

אין מיומנות שלומדים לעשות אותה ובזאת מסיימים עם הנושא.  כמו במומחיות אישית, כך גם במומחיות ארגונית – התמדה בהטמעה במשך חודשים ושנים. אין זבנג וגמרנו.

אסכם ואומר, שהיכולת להתמיד היא אחת המיומנויות שכדאי לרכוש אותן, גם ברמה האישית וגם ברמה הארגונית. ברמה האישית, אומרים שמסטרים שיש להם יכולות על, מגיעים להובלה בזכות 5% כישרון ו-95% התמדה והשקעה. אני מאמינה שגם בארגונים זה כך. ארגונים שנסמכים רק על אנשים מוכשרים בלי לחזק את תהליכי העבודה שלהם עלולים לאבד את הכישרון הארגוני שלהם כאשר האנשים המוכשרים שלהם יצאו לדרך חדשה, או שיותר גרוע יתעייפו ויישארו.

שלב חמישי – לקבל משוב ממישהו חיצוני מידי פעם

גם כאן יועץ יכול לעזור. גם כאשר התוצאות טובות, מישהו חיצוני רואה דברים אחרת (אורח לרגע רואה כל פגע); פיתחנו תהליך עבודה חדש – כדאי לקבל עליו משוב.

החדשות הטובות לארגונים המתמידים – לא הרבה משחיזים את המיומנויות שלהם לאורך זמן. ההבדל בין ארגון מצליח לארגון פחות מצליח זה לא בקלות או בקושי להטמיע בהתחלה אלא בהתמדה לאורך זמן. אחת הדרכים הטובות להתמודד עם תחרות היא להתמיד לאורך זמן בהתמודדות עם תחרות! מי שרוצה לתפוס את עמדת ההובלה – כדאי שישחיז את המיומנויות שלו.

החדשות היותר טובות – ככל שנשתפר במיומנות הארגונית, נשקיע פחות זמן בהטמעה ויתפנה לנו יותר זמן להשקיע במיומנות נוספות.

רוצים סיוע? אתם יודעים איך למצוא אותנו. צרו קשר.

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן