תיעוד על פי 9001:2015 ISO – לא צריך נהלי חובה, צריך מידע מתועד – מבולבלים?
אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול
הידיעה על כך שעתה, על פי 9001:2015 ISO, אין יותר צורך בנהלי חובה התקבלה בצהלות שמחה. לאחר שהתברר, שהתקן החדש דורש מידע מתועד (Documented Information) התחלפו קריאות השמחה בסימני שאלה. התבלבלנו. מה ההבדל? המאמר שלהלן עושה סדר בבלגן .. סליחה – עושה סדר במידע המתועד.
איור 1: דיון בפגישת צוות
במהדורת 2015 של תקן 9001 ISO לא נדרשים ששת נהלי החובה שנדרשו בגרסאות הקודמות של 9001 ISO עד וכולל מהדורת 2008. תיקון זה משקף את המציאות הארגונית שבה אין באמת צורך בנהלים כתובים אלה כדי להתנהל בשוטף.
ארגונים שרוצים להמשיך ולתחזק את הנהלים הקיימים יכולים להמשיך ולעשות זאת, אם הדבר מביא להם ערך מוסף.
התקן דורש שמידע מתועד יכלול לפחות את הנושאים הבאים:
- תכולת מערכת ניהול האיכות – הארגון קובע את הגבולות והישימות של מערכת ניהול האיכות;
- מדיניות האיכות;
- מטרות האיכות;
- עדויות להתאמת משאבי הניטור והמדידה למטרות;
- מידע הנדרש כדי לוודא שתהליכי העבודה והתפעול של הארגון מבוצעים כהלכה;
- כאשר יש דרישה לעקיבות במדידה, או כאשר הארגון חושב שהעקיבות מהווה מרכיב חשוב כדי להבטיח את תקיפות תוצאות המדידה, יש צורך לשמור את המידע ששימוש לכיול מכשיר המדידה, או לאימות תקפותו;
- מידע הקשור לכשירות עובדים, כולל הדרכות ובדיקת אפקטיביות של אמצעי שמירה ושדרוג של כישורי העובדים;
בנוסף, כל ארגון קובע לעצמו את היקף התיעוד הנדרש כדי שמערכת האיכות שלו תהיה אפקטיבית. היקף התיעוד הוא בהתאם לסוג הפעילות שלו, תהליכיו, מוצריו ושירותיו; מורכבות התהליכים ויחסי הגומלין ביניהם; גודל הארגון וכישורי אנשיו.
מידע מתועד יכול להופיע כ:
- תהליכי עבודה
- ידע מקצועי
- תבניות, רשימות תיעוד
- מסמכים (דרישות, תכן, בדיקות וכדומה)
- בקשות לשינויים
- תיעוד של סקירות (reviews)
- מידע ממקורות חיצוניים
- …ועוד
לאותם מסמכים שהארגון קבע שיש חובה לתעד אותם – נדרש לזהות ולתאר כהלכה את המסמך כמו במהדורות הקודמות; מתכונת התיעוד יכולה לכלול: שפה, מהדורת תכנה, גרפיקה ומדיה (למשל: נייר, אלקטרוני).
כדי לאמת התאמה לדרישות נדרש לסקור את המידע המתועד; המידע המתועד מבוקר כדי להבטיח זמינות, הגנה (מאובדן סודיות, שימוש שאינו הולם, איבוד שלימות); תשומת לב מירבית ניתנת לבקרת התיעוד בזמן שמירת המידע, הפצתו, כאשר המידע עובר שינויים, וכאשר גונזים/מסלקים אותו.
סיכום
הדבר המרכזי שאנו מתעדים אותו הוא תהליכי העבודה שלנו. הדרישות מתיעוד תהליכי הליבה הינן מפורטות יותר במתואר באיור הבא (מתוך התקן 9001:2015 ISO):
איור 2: ייצוג סכמתי של מרכיבי תהליך בודד (מתוך תקן 9001:2015 ISO)
