שמירת כושר תהליכי-ניהולי מתמשך באמצעות תשומת לב רציפה של ההנהלה

רובנו מתאכזבים שיוזמות השיפור לא מביאות לשיפור המתמיד המובטח.

מכירים את התופעה? יוזמים שיפור, משקיעים מאמץ בהשגתו, שמחים מהתוצאות החיוביות בטווח הקצר, ולמרות זאת בטווח הארוך ישנה התרופפות בהטמעה ושמירה על ההרגלים החדשים, וחיש קל חוזרים לנקודת המוצא המתסכלת.

תצפיותיי בארגונים מראות על יוזמות מהנהלת הארגון שמטרתן להשיג שיפור בתוצאות העסקיות. לעיתים היוזמה מגיעה בעקבות דרישה חיצונית כלשהי שמגיעה מלקוח פוטנציאלי, המצפה מהארגון להוכיח עבודה על פי תהליכים סדורים. ההוכחה מגיעה באמצעות השגת הסמכה על פי תקן או מודל שמבוצעת על ידי סוקרים בלתי תלויים. לעיתים היוזמה מגיעה מדרישה פנימית המונעת מהבנה שכדי לשפר תוצאות צריך לתקן את תהליכי העבודה שהביאו אותנו לתוצאות הלא מספקות.

הארגון מגייס יועץ פנימי או חיצוני כדי להוביל את השינויים הדרושים בתהליכי העבודה. כתוצאה מהמאמץ המרוכז והמיקוד הניהולי, השינויים מוטמעים בארגון. באופן טבעי, הפוקוס הניהולי עובר לנושאים הבוערים שעל הפרק. תוך זמן לא רב, האנשים חוזרים להרגלי העבודה הקודמים שלהם.

כיצד נשמור על כושר ניהולי-תהליכי מתמשך?

מאמר זה מתמקד בשיטה אחת לשמירה על כושר ניהולי-תהליכי, באמצעות תשומת לב ניהולית מתמשכת וקבועה.

הקשב הניהולי של ההנהלה הבכירה הוא משאב יקר ביותר. המנגנון המוצע להלן, ישיבות סטטוס קצרות, בפורמט מרוכז של 10 דקות לפרויקט. מנהל הפרויקט מציג להנהלה סטטוס בפורמט קבוע של ארבעה שקפים לכל היותר. הפורמט הינו קבוע ומשותף לכל הפרויקטים. הנתונים מוצגים בשקפים נאספים מתוך תשתיות / הכלים בארגון. מראים תוצאות ולא הערכות.

הצעה לרביעיית שקפים בנושא של ניהול פרויקט:

1. שקף ראשון – תמצית מדדים המראים את מצב ניהול הפרויקט מבחינת לו"ז, תכולה, תקציב ומדדי איכות, לכל מדד – תכנון מול ביצוע  נוכחי.
2. שקף שני – סטאטוס  הפרויקט.
3. שקף שלישי – תמצית ניהול הסיכונים בפרויקט. בישיבה דנו רק ב 1-3 סיכונים הגדולים ביותר.
4. שקף רביעי (אופציונאלי) – מידע אחר שיש לדון בו הקשור לפרויקט.

הצמדת הרגל שקשה לנו להתמיד בו להרגל שבשגרה

"תרגיל" מעולם האימון מלמד שכדי להטמיע הרגל חדש, מצמידים את ביצועו להרגל קיים.

עדכון כלים ומדדים הוא לא תמיד בעדיפות גבוהה. יש הרגשה שיודעים בעל פה את המצב ושולטים בו. לכן ישנה עדיפות להקדיש את המאמצים לנושאים הבוערים והחשובים באמת. אולם, אם תקופתית נדרש להציג את המצב מתוך כלי הניהול, הדבר גורם לעדכון כלי הניהול באופן שוטף.

כדי להכין את השקף הראשון בדוגמה שלעיל, למשל, נדרש לעדכן את לוחות הזמנים ולוודא עמידה בהם. כיוון שרוצים להראות הצלחה למנהל הבכיר, לקראת הישיבה מטפלים בבעיות שעלולים לעכב את ההתקדמות. באופן דומה, מעדכנים את ההתקדמות מבחינת התכולה, התקציב ושאר המדדים. העדכונים לא נעשים במצגות ונפנופי ידיים. העדכונים נעשים בכלים ובתשתיות לניהול הפרויקט עצמו. התוצאות מוצגות מתוך הכלים עצמם.

מיסוד מנגנון שכזה דורש מההנהלה להקדיש בוקר לסקירת הפרויקטים. ההנהלה מקדישה 10 דקות לפרויקט. כל פרויקט מציג פעם בחודש את המצב לפי הפורמט שנקבע מראש. ההכנה לקראת פגישה שכזו חשובה לא פחות מההשתתפות בישיבה עצמה. כמו לקראת מסדר המפקד בצבא. לקראת ביקור המפקד, מצחצחים את הבסיס, מרעננים נהלי עבודה וסוגרים נושאים פתוחים. ביום ביקור המפקד – הכל עמד על מקומו מצוחצח. נכון שחלק מהצחצוח נעשה עקב הביקור, אך תוצאות הצחצוח, השינויים והשיפורים נותרו גם לאחריו.

יתרונות סקרי שמירת כושר ניהולי-תהליכי

חשיבות סקרי שמירת כושר תהליכי היא רבה. להלן מספר יתרונות:

הנהלה תומכת

הסקר מאפשר להנהלה לתמוך בעובדים ולסייע להסיר את כל העיכובים המונעים מהם להגיע לתוצאות הרצויות. תמיכה זו מאפשרת לרתום את העובדים לפרויקט כיוון שהדרגים הבכירים ביותר המשתתפים בסקר משדרים את אותו המסר ומסכימים על ההתחייבויות.

מנגנון אסקלציה ותעדוף

במהלך הישיבה הקצרה עולים נושאים הדורשים טיפול מיידי. כיוון שהנהלת הארגון הבכירה משתתפת בפגישה, ניתן להבין במיידית את ההשפעה של הנושא, ולהחליט על תוכנית הפעולה לטיפול בנושא, כגון: שינוי עדיפויות, הוספת משאבים או פעולה אחרת.

ניהול שיטתי

לסקר יש סדר יום קבוע מראש ובדרך כלל תבנית קבועה לישיבה. תבנית הישיבה היא בעצם תמצית הניהול כפי שרואה אותה ההנהלה הבכירה. זאת אחת ההזדמנויות לשדר מה חשוב לה לדעת. בהתאם, כל הארגון מתיישר לפי הערכים והנושאים של סקר ההנהלה.

שיפור שיתוף הפעולה בין כל הנוגעים בדבר וגם "קנאת סופרים תרבה חכמה"

בסקר משתתפים מנהלים ובעלי עניין שונים. כל אחד מציג בתורו. זוהי הזדמנות מצוינת לעמיתים להשתתף באופן פעיל, להתעדכן ולהגיב. בנוסף, לא נעים להגיד, אך המציאות מראה שקנאת סופרים תרבה חוכמה. המשתתפים בדיון מדווחים על ההתקדמות בתחום אחריותם, וכל אחד רוצה להיראות הכי טוב שאפשר מבחינת התוצאות שבתחום אחריותו.

סוף דבר – ניהול מסייע ומאפשר באמצעות סקרי שמירת כושר תהליכי-ניהולי

סקר שמירת כושר ניהולי מאוד חשוב להנהלה אבל לא פחות מזה לעובדים ולמנהלים בדרגים השונים. הסקר מאפשר לעובדים ולמנהלים להיחשף בצורה בלתי אמצעית, וגם להפעיל מנגנוני אסקלציה מול ההנהלה. באמצעות הסקר, מבוצע סנכרון של כל הפונקציות בארגון לאותה המטרה.
ההכנה לסקר ההנהלה היא חשובה ביותר, כדי שהישיבות יהיו יעילות. מומלץ ביותר גם להפיץ את החומרים מראש למשתתפים וקבל משוב. כאמור, סקרי שמירת כושר ניהולי אינם ישיבות סטאטוס רגילות, אלא ישיבות הנעשות בצמתים במהלך חיי פרויקט או ארגון. ההפצה המוקדמת גם מאפשרת לכל בעלי העניין להתכונן היטב, ולהגיד את דברם.

חשוב ביותר, שיהיה מעקב ביצוע אחר ההחלטות מהסקר הקודם, כדי לשמור על רצף; אם ההחלטות והסיכומים לא מבוצעים, חבל על הזמן שמושקע בתהליך. בלי מעשים, אין ערך לדיבורים.

מומלץ ביותר לשמור שסקרי שמירת כושר ניהולי יתבצעו בפתיחות, כדי שעובדים ומנהלים יציגו תמונת מצב אמיתית, ויזכו לסיוע הנדרש. במידה וההנהלה משתמשת במידע המוצג לפניה כדי לנזוף ולבקר בעובדים שלא סיפקו את הסחורה – עלול להיווצר מצב בו יוצגו נתונים בצורה סלקטיבית, או שעלולה להתפתח תרבות של האשמות וזריקת אחריות מאחד לשני – ובזאת ייצא שכרנו בהפסדנו.

האם אתם מבצעים סקרי הנהלה בתדירות גבוהה? אשמח לתגובות, באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן