ארגונים רבים מחפשים דרך ללמוד על שביעות רצון לקוחותיהם אך נמנעים לעשות סקרים ממגוון סיבות טובות:
אחת הדרכים ללכת בלי ולהרגיש עם היא בדיקה עד כמה הלקוחות נאמנים לחברה/ מוצר / שירות / מותג. רכישות חוזרות מעידות על שביעות רצון גבוהה. נאמנות לקוחות הוא גם מדד רגשי מעבר לביצוע עסקה כזו או אחרת. ללקוח נאמן יש רגש חיובי כלפי החברה, מעבר לשביעות רצונו מהעסקה האחרונה.
יש מספר דרכים למדידת שביעות רצון לקוחות באמצעות מדידת הנאמנות, ובזאת מתמקד מאמרי זה.
מודד באיזו תדירות לקוחות חוזרים לקנות את המוצר או השירות של החברה. שיעור גבוה של רכישה חוזרת מעיד על שביעות רצון גבוהה ונאמנות לקוחות.
מדד זה ניתן להיעשות כתוצאה מניתוח רכישות של לקוחות. שינויים לרעה בהרגלי הצריכה יכולים להעיד על חוסר שביעות רצון ובהחלט כדאי לבדוק עם לקוחות כאלה לגבי הסיבה של הירידה או הפסקת הרכישות.
שיעור שימור לקוחות הוא שם אחר לאותו מדד. שיעורי שימור גבוהים מעידים בדרך כלל על שביעות רצון ונאמנות גבוהה של לקוחות.
מדידת ערך הלקוח עבור החברה לאורך מחזור חיי העבודה עם אותו לקוח. אמנם מדד זה מודד את שביעות רצון הלקוחות באופן עקיף, אך הוא קושר בין שביעות רצון הלקוח לבין מידת הרצון של הלקוח להמשיך לעשות עסקים עם החברה. אין מה להתבייש – המדד קושר בין שביעות רצון הלקוח למידת השווי שלו לחברה. ככל שערך ה-CLV גבוה יותר כך שביעות רצון הלקוח גבוהה יותר ובהתאם נאמנותו לחברה.
מוזמנים לקרוא בהרחבה על המדד במאמר שקישורו להלן – שביעות רצון לקוח – ללכת בלי ולהרגיש עם..
מדד קלאסי שבו לקוחות נשאלים מה הסיכוי שהם ימליצו על מוצר או שירות לאחרים. ציון זה מחלק את הלקוחות למקדמים (ציון 9-10), אדישים (ציון 7-8) ולא מרוצים (ציון 1-6), נותן תמונה ברורה של נאמנות.
ניסיוני מראה לי שהשאלה – עד כמה תהיו מוכנים להמליץ עלינו היא לא שאלה מיטבית כיוון שיש לקוחות מרוצים שאינם רוצים להמליץ. ואריאציה על השאלה יכולה להיות – עד כמה אתם מרוצים מהמוצר שירות שלנו, בטווח 1-10.
לקוחות שנותנים ציון 8 ומטה שואלים שאלה שנייה: מה אנו יכולים לשפר כדי ששביעות הרצון שלך מהמוצר/שירות שלנו תהיה ברמה של 9 לפחות.
מדד זה שואל את הלקוחות שאלה אחת אם ענו ציון 9-10 ושאלה נוספת אם ענו ציון 8 ומטה. מדד זה בעצם מושך משוב שכן ציון 8 הוא לא מספק! אנו לא רוצים רק להיות טובים. אנו רוצים להיות טובים מאד או מצוינים.
מדד זה מאפשר לאסוף מידע מלקוחות בלי הדרמה הגדולה של סקר לקוחות.
אפשר לשאול את השאלה בסיום אבן דרך או שחרור מוצר בלי הדרמה הגדולה של הסקר.
מוזמנים לקרוא בהרחבה על המדד במאמר שקישורו להלן – רוצים לדעת כיצד תבדקו את נאמנות הלקוחות שלכם בצורה קלה ולא מציקה?
כדי למדוד ביעילות את שביעות רצון הלקוחות באמצעות נאמנות, עדיף לשלב נתונים ממספר מדדים, כמו המדדים שהוזכרו לעיל וגם לבצע סקרי שביעות רצון לקוחות.
עושים סקרים? משתמשים במדד מסוים מתוך הנ"ל? משלבים נתונים? לא עושים כי לא מסתדר?
מצפה לשמוע מיכם
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
חברות רבות שוקלות להיעזר במיקור חוץ כדי להעשיר את היכולות שלהם באמצעות מיקור חוץ שמאפשר גישה לידע ולזמן של מומחים חיצוניים. גישה לידע, כוונה בעיקר לנושאים שדורשים התמחות וניסיון מאד ספציפיים שלארגון אין את ההתמחות הזו, או שאין אנשים שפנויים לביצוע המשימה הספציפית.
עיתות משבר כגון מגפה עולמית או מלחמה העצימו את כמות העבודה מרחוק. היכולת הטכנולוגית הייתה קיימת הרבה לפני תקופת הקורונה, אך נושא עבודה מרחוק לא היה כה פופולארי כמו עכשיו. עבודה מרחוק מאפשרת גישה למומחים חיצוניים לתרום מהידע שלהם ללא קשר למיקומם הגיאוגרפי.
פגישותיי עם מנהלים בארגונים מראות לי שוב ושוב שארגונים מתרגלים לעבוד בצורה מסוימת וחושבים שככה זה בחיים. מתרגלים למציאות מסוימת במקום לתרגל מציאות אחרת. ההחלטות שאותם ארגונים מקבלים הן על סמך העבר שלהם ולא מתבססות על החזון העתידי המיטיב שלהם. לרוב הם לא מכירים מציאות אחרת ולכן מתקשים להיעזר במומחים שיביאו אותם לאותה מציאות אחרת.
משתפת שרוב חיי כשכירה עבדתי בארגון גדול, שכמעט תמיד הסתמך על מקורות פנימיים. כאשר היה נוצר צורך חדש, היו מסבים מישהו שהיה בו פחות צורך בתפקיד קיים לתפקיד החדש. אותו אדם היה משקיע שבועות כדי להתמחות בנושא החדש. למה לא? המשכורת נכנסת כל חודש.. כמו כן יחד עם הסתמכות על תהליכי חברה טובים, היה חוסר רצון לעשות שינויים בשיטות העבודה הקיימות. הייתי מסתכנת אפילו בשימוש במילים טעונות כמו יוהרה וקונצפציה בקשר למצב הקיים.
כשפרשתי ועברתי לעולם הייעוץ נדהמתי מקצב העבודה, קצב ייצור התוצרים ואיכותם על ידי חברות קטנות בסדרי גודל מהחברה הגדולה והמבוססת שבה עבדתי. כיצד אותן חברות קטנות עשו זאת? על ידי מיקור חוץ לחברות אחרות ואינטגרציה של אותן יכולות ותוצרים לקו המוצרים הייחודי שלהם.
אחת ההתנגדויות למיקור חוץ הוא הרצון לבנות יכולות פנימיים ולא להיות תלויים בגורמי חוץ. גישה זו מובנת ולגיטימית בהחלט.
מציעה לחשוב על מיקור חוץ בשיטה דומה לשיטת BOT – Build-Operate-Transfer. הדמיון ל-BOT הוא בכך שלאחר שהארגון רוכש במיקור חוץ ידע, תהליכי עבודה חדשים ושיטות חדשות, מטמיע אותם יחד עם אנשי הארגון, הארגון יכול להמשיך באופן עצמאי ולעבוד עם יכולות פנימיות אך משודרגות. השדרוג מגיע בעיקר משימוש ביועץ או מנהל במיקור חוץ שחשוף לידע שרוב האנשים בארגון אינם חשופים אליו כיוון שאותם אנשים טובים מקדישים את כל זמנם ומרצם לביצוע המשימות השוטפות שלהם.
אני מקבלת באופן תדיר בקשות להדרכות בנושאים הקשורים לתחומי העיסוק של חברת OK יועצים לניהול. אני מסרבת לבקשות האלה, כיוון שאני לא מאמינה באיסוף ידע לשם ידע. אנו בהחלט מדריכים ארגונים בנושאים הקשורים לעבודה שלנו עימם, כחלק מתהליך ההטמעה. שהרי מה יועיל לארגון אם יקבל הדרכה בנושא ניהול איכות או אבטחת מידע אם אין בארגון תשתית ושת"פ לבצע את מה שלמד?
שלא תבינו אותי לא נכון, אני בהחלט בעד רכישת ידע וקבלת הדרכות. אני עצמי עושה זאת כל הזמן. הנקודה שרציתי להבהיר היא שאיסוף ידע ללא הטמעה שלו תורם מעט מאד וברגע האמת לא יהיה נגיש.
ידע ושיטות עבודה לא מיטביים גורמים לעבודה חוזרת. יש אווירת עבודה, אך האם יש גם התקדמות למטרה בקצב הרצוי ובאיכות טובה? עובדים בהישרדות כדי לתת מענה לצרכים המיידיים; האם עוצרים רגע לנשום ולוודא שצורת העבודה הנוכחית מיטבה עימנו?
קצת ההתקדמות תלוי בגורמים רבים. אחד מהם הוא שיטות העבודה ואיכות התהליכים.
בלתי אפשרי בו זמנית גם לרוץ לעבר המטרה וגם לשנות תהליכי עבודה תוך כדי תנועה. מיקור חוץ מוסיף וקטור לכיוון המטרה באמצעות עבודה במקביל על תהליכי העבודה ו/או הוספת משאבים זמנית או קבועה.
שנת 2024 מעבר לפינה.
אנחנו בחברת OK יועצים מכריזים בזאת על שנת 2024 כשנת מיקור חוץ.
מזמינה ארגונים לפנות אלינו ולבחון כיצד אנו יכולים לעזור. אנו חברת ייעוץ ומיקור חוץ מולטי-דיסציפלינארית ויש לנו יכולות לתרום במגוון תחומים גדול.
מזמינה גם יועצים לפנות אלינו כדי להשתלב בצוות היועצים המולטי-דיסציפלינארי שלנו.
שמה כאן את הטלפון והמייל האישיים. בואו!
אורנה קמין, 0537739018, orna@ok-consulting.co.il
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
הבנה ומדידה של שביעות רצון הלקוחות היא חיונית ליצירת קשר חם עם הלקוחות ולבניית יחסים ארוכי טווח עימם. במקרים רבים המדידה יכולה לזהות אי שביעות רצון נקודתית של חלק מהלקוחות ולאפשר לחברה לעשות פעילות מתקנת בטרם הלקוח יעזוב למתחרים.
כולנו מכירים היטב את שיטת המדידה הנפוצה ביותר לבדיקת שביעות רצון לקוחות והיא ביצוע סקר ששואל את הלקוחות לגבי מידת שביעות רצונם מהעבודה עם החברה. ביצוע סקרים נתפס במקרים רבים כמטלה הדורשת מאמץ רב שההחזר על ההשקעה במאמץ זה לא גדול במיוחד. הלקוחות חווים את הסקר כפולשני, מפריע להם לעשות את העבודה החביבה עליהם, ולכן שיעורי התגובה נמוכים והמשוב שניתן הוא שטחי ומהיר.
ישנם מספר שיטות ללמוד על מידת שביעות רצון הלקוחות ללא סקר, כגון:
מאמר זה מציע מדידה נוספת: Customer Lifetime Value (CLV) – מדידת ערך הלקוח עבור החברה לאורך מחזור חיי העבודה עם אותו לקוח. אמנם מדד זה מודד את שביעות רצון הלקוחות באופן עקיף, אך הוא קושר בין שביעות רצון הלקוח לבין מידת הרצון של הלקוח להמשיך לעשות עסקים עם החברה. אין מה להתבייש – המדד קושר בין שביעות רצון הלקוח למידת השווי שלו לחברה.
מדד ערך חיי לקוח מייצג את הערך הכולל של לקוח לחברה לאורך כל תקופת הקשר עימו. זהו מדד חשוב שעוזר לחברות להבין עד כמה יש ערך לפלחי לקוחות שונים לאורך זמן. בעיקרו של דבר, CLV גבוה יותר מצביע על כך שהלקוחות מרוצים ונאמנים יותר, כיוון שהם ממשיכים להיות בקשר עם החברה ולבצע עסקים עימה.
מדידת CLV כוללת את שלבי העבודה הבאים:
להלן רעיון שלי להרחבת ערך המדד. לא תמצאו את התוספת בספרות המקצועית. ההרחבה היא – להוסיף ל-CLV של לקוח מסויים את ה-CLV של הלקוחות שאותו לקוח הביא לחברה באמצעות המלצה או הפנייה.
CLV הוא מדד חשוב למדידת ערך הלקוחות ללא סקר ולמיקוד הקשב ללקוחות עם ה-CLV הגבוה.
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
אתחיל במשל –
תהליך הוא כמו צינור שמורכב משלבים: מזרימים מים בצד אחד של הצינור, המים עוברים תהליך במקטעי הצינור ואמורים לצאת בצד השני של הצינור. מה קורה כאשר בצינור יש חורים או שהחיבורים בין המקטעים לא מחוברים טוב? חלק מהמים נשפכים החוצה.
מה עושים? עוצרים ומתקנים את הדליפות ומזרימים שוב מים נוספים. התוצאה היא שחלק מהמים לא מגיעים לסוף הדרך, ואלה שמגיעים – מגיעים "באיחור" כיוון שיש צורך לתקן ולאסוף את מה שזלג מהצינור.
הנמשל – תהליך סדרתי מורכב משלבים. בכל שלב יש תוצרי ביניים. כדי להגיע לסוף הדרך במועד ובתקציב שנקבעו, צריך להבטיח את איכות התהליך (הצינור) ואיכות התוצרים שבדרך ולהקפיד על השלמתם בזמן. מטרת מאמר אינה להסביר את שלבי התהליך מקצה לקצה, אלא להמחיש חלק מהזליגות בתהליך ולהציע דרכי התמודדות עימם. מסתבר שהסיבות לתקלות חוזרות על עצמן וכן דרכי ההתמודדות עימן בארגונים שונים דומים, למרות שכל ארגון סבור שהוא משהו מיוחד. התהליך,התקלות בתהליך ודרכי ההתמודדות הם רק דוגמיות מהאתגרים שבדרך.
מטרתנו לבנות תהליך מיטבי שמבטיח מעבר תקין של תוצרי ביניים בין השלבים, מזהה את הזליגות ככל האפשר למועד היווצרותן, ומתקן את התקלות כך שהמוצר יגיע לסוף הדרך באיכות, בזמן ובתקציב שנקבעו. ישנם ארגונים שמפתחים ו/או מייצרים מוצרים דומים בתהליך ארגוני יציב ולמרות זאת הזליגות בתהליך חוזרות על עצמן שוב ושוב. במקרים אלה כנראה צריך לעשות תיקון שורש ולתקן את התהליכים שיוצרים את הקלקולים. כלומר: לבצע תחזוקה מונעת תמידית על ידי השקעה בתהליכים שמקטינים או מונעים את הזליגות בתהליך.
אמחיש את הנאמר בצורה פשטנית מאד של שלבי פיתוח של מוצרים ושירותים. לא כאן המקום לתאר בפרטים את השלבים, אלא להמחיש את דרך הבקרה על זרימה מיטבית של התהליך בין השלבים, וכן לציין בעיות שכיחות בכל שלב ואת דרכי ההתמודדות עימם. הבעיות הנזכרות כמו גם דרכי ההתמודדות הן רק קצה הקרחון מהבעיות המגוונות שקורות. מטרת המאמר להמחיש כיצד תהליך שמוגדר היטב יכול להועיל במהלך שלבי הפרויקט.
תוצר: הגדרה של היקף ומטרות הפרויקט.
תקלות נפוצות: יעדים לא ברורים, הקצאת משאבים לא מספקת, חוסר סנכרון בין בעלי העניין.
דרכי התמודדות להצלחה: מתודולוגיה ארגונית שתומכת בהצלחה על ידי הגדרת צ'רטר לפרויקט כולל יעדים מפורטים, הכנת תוכנית מפורטת הכוללת לו"ז ומשאבים כנדרש, זיהוי בעלי העניין בפרויקט וסנכרונם באמצעות ישיבת התנעץ פרויקט.
תוצר: תוכנית פרויקט מפורטת ומסמכי תכן.
תקלות נפוצות: היקף פרויקט שלא נסגר ומתפתח עם הזמן, תקשורת שגויה בין צוותים, ואילוצים טכנולוגיים.
דרכי התמודדות להצלחה: מתודולוגיה ארגונית שתומכת בהצלחה על ידי הגדרת תבניות לתוצרים, הגדרת תהליכים לניהול דרישות ושינויים, סקירות והקפדה על עבודה לפי תבניות התוצרים, הקפדה על אבני הדרך בפרויקט. שימוש בכלים כמו תוכנות שיתוף תוצרים וקיום פגישות צוות לסנכרון. אילוצים טכנולוגים נבחנים באמצעות בנייה של אבני טיפוס.
עבודה לפי תבניות אינה משהו בירוקרטי. נזכור שתבניות מכילות בתוכן את התהליך המיטבי שהארגון בנה לעצמו כדי לבצע את הנדרש בצורה איכותית ובזמן. הפקת לקחים טובה נמדדת בכך שהלקחים מוכנסים לתוך התבניות, כך שבפעם הבאה תיקון התהליך ייושם.
תוצרים: מערכות תפעוליות, תהליכים או מוצרים.
תקלות נפוצות: בעיות אינטגרציה, התנגדות לשינויים ותקלות טכניות.
דרכי התמודדות להצלחה: תהליכי פיתוח, אינטגרציה ובדיקות בסבבים שמוודאים מוקדם שהמוצר, המערכת או התהליך עומדים במפרטים ודרישות המשתמש שהוגדרו מראש. יישום תהליך אבטחת איכות, סקירות וישיבות צוות לסקירה, ניהול שינויים וסנכרון. כל אלה מסייעים בזיהוי מוקדם של תקלות טכניות וניהוליות מוקדם ככל האפשר.
זהו תהליך שיפור מתמשך של איכות המערכות, המוצרים והשירותים שמבצע במהלך כל שלבי הפרויקט.
תקלות נפוצות: כלים ואמצעי בקרה לא מעודכנים, היעדר משוב בזמן לעוסקים במלאכה, דילוג על שלבי בדיקות כדי להספיק לעמוד באבני הדרך שנקבעו,
דרכי התמודדות להצלחה: מיסוד תהליכים ויישום כלי ניטור חזקים, בדיקות איכות קבועות ויכולת לשלב משוב לשיפור מתמיד באמצעות ישיבות סטטוס וישיבות צוות.
תוצרים: דוח סיום הפרויקט והפקת לקחים.
תקלות נפוצות: חורים במעגל השיפור המתמיד. תהליך הפקת לקחים שלא מתבצע או שמתבצע בצורה חלקית, לקחים לא מיושמים בפרויקטים הבאים.
דרכי התמודדות להצלחה: עבודה לפי תהליך שמקפיד על סגירת הפרויקט על כל מסמכיו, פגישה להפקת לקחים בסוף הפרויקט עם כל בעלי העניין הרלוונטיים כדי שהלקחים בפרויקטים הבאים יישומו, מומלץ ביותר לתקן את התהליכים והממשקים שיצרו את התקלות.
כדי להבטיח את זרימת התהליך מקצה לקצה, יש להבטיח את איכות הצינור, כלומר: עבודה בתהליך מיטבי ומותאם לארגון, יחד עם בקרה על דליפות בתהליך, כלומר: מדידת איכות התוצרים בדרך, והקפדה על עבודה לפי התהליך הארגוני. נזכור שגם אם רוב התהליך מוקפד ואיכותי, מספיק שיש נקודה אחת לא מתפקדת שגורמת לכל התהליך לאחר או להיות לא איכותי, או במשל הצינור: חור בצינור איכותי ומוברג היטב יכול לפגוע קשות בכל הפעילות.
הנטייה הטבעית של המפתחים היא לרוץ קדימה הכי מהר שאפשר כדי להגיע ראשונים לקו הסיום. לכן ארגונים ממסדים תהליכי בקרה ושיפור שמבוצעים כחלק מניהול הפרויקט תוך סיוע מאנשי ומנהלי איכות שתומכים בתהליך.
מטרת אנשי האיכות והתהליכים היא להגדיר מראש תהליך מיטבי ולקבוע נקודות בקרה ומדדים בדרך כדי לוודא התקדמות בקצב ובאיכות הנכונים.
איך אתם מתמודדים עם תהליכים לא מיטביים שגורמים לתוצרים לזלוג בדרך? מה האמצעים שאתם נוקטים בהם כדי להבטיח את הצלחה? ספרו לנו.
CISO as a Service הינו שירות המסייע לגשר על הפער שחשים ארגונים קטנים ובינוניים, אשר מכירים בחשיבות של ניהול אבטחת מידע וסייבר בצורה שוטפת ומקצועית אך הם לא יכולים להצדיק את עלות העסקת מנהל אבטחת מידע ייעודי. CISO כשירות מאפשר לכל ארגון גישה למומחיות אבטחה ברמה גבוהה ללא תקורה של העסקת מנהל אבטחת מידע וסייבר במשרה מלאה.
להלן עיקרי תכולת תפקיד מנהל CISO כשירות:
להלן עיקרי היתרונות של שכירת CISO כשירות:
CISO כשירות מתאים לחברות הבאות:
מהפסקה הקודמת ניתן להבין שארגונים שיש להם אנשי אבטחת מידע שיודעים להתמודד עם אתגרי אבטחת מידע וסייבר של הארגון שלהם.
מבדק חדירה / Penetration Test / PT / מבדק חוסן הוא מבדק שמדמה תקיפה על מערכות המידע והמיחשוב של הארגון במטרה לאתר פרצות וסיכונים. בסיום המבדק הארגון מקבל דו"ח המסכם את הממצאים והסיכונים שאותרו כדי שהארגון יכין תכנית פעולה על מנת לסגור את הפרצות ולהקטין את סיכוני הכשל הנגרמים מאבטחת מידע לקויה.
ארגונים רבים מבצעים סקר סיכונים ומבדקי חדירה לפני הטמעת שירות CISO במיקור חוץ מהטעמים הבאים:
שילוב בדיקות חדירה יחד עם CISO as a Service תורם באופן משמעותי לחוסן ולאבטחה של תשתית ה-IT של הארגון.
איומי הסייבר גדלים ככל שעובר הזמן. לחברות שאין להם ארגון IT חזק, CISO כשירות הוא בהחלט הכרח ולא מותרות. מוזמנים לפנות אלינו כדי לקבל הצעה ש-CISO כשירות ובכך תקנו שירותי אבטחת מידע וסייבר ברמה מקצועית גבוהה ובעלויות הוגנות.
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת תקופתית מאמר קצר או טיפ בנושאים הקשורים לאבטחת מידע, אבטחת הפרטיות, מבדקי חדירה, המשכיות עסקית, רגולציות בתחום ועוד. קישור להצטרפות – כאן |
מתי מתאים לארגון לשקול להסתייע במיקור חוץ?
תשובה קצרה: כאשר גוברים האינדיקטורים שמעידים על תפקוד לא מיטבי, יחד עם חוסר באנשי מקצוע בתוך הארגון המתאימים או פנויים לטיפול נושא בתוך הארגון.
המאמר שלהן מפרט את אותם אינדיקטורים המעידים על תפקוד לא מיטבי של הארגון. גורמים אלה יכולים לעורר התחלה של תהליך לבחירת יועץ או להסתייע בשירות של מיקור חוץ לצורך מיקוד בשיפור אותם נושאים.
מספיק גורם אחד מהרשימה שלהלן כדי לשקול להכניס מומחה שיש לו את הכלים, הכישורים והזמינות לטפל בכך.
אציין שמומחה חיצוני הוא לא קוסם, אך הבאתו מאפשרת פוקוס ניהולי וביצועי על נושאים הדורשים שיפור, לעומת חוסר תשומת לב נדרשת על ידי גורמי פנים, עקב עיסוקם בנושאים השוטפים.
מספר אינדיקטורים לאי עמידה בהתחייבויות:
אי עמידה בהתחייבויות גורמת לפגיעה קשה במוניטין החברה ובאמון לקוחותיה. כדי להקטין את הפגיעה כדאי לשקול להוסיף מומחה או יועץ שיתמקד בשיפור תהליכי העבודה במקביל לצוותים שמתמקדים בעבודה עצמה.
מספר אינדיקטורים לשביעות רצון נמוכה של הלקוחות:
מגמת ירידה ברמת שביעות רצון הלקוחות היא קריאה דחופה לפעולה. הנטייה של העוסקים במלאכה היא לטפל בבעיות ולהמשיך במרוץ המטורף בתקווה שבהמשך יהיה יותר טוב. זה הזמן לשקול הוספת מנהל במיקור חוץ או יועץ שהמיקוד שלו הוא בחקר ותיקון סיבות השורש לאי שביעות הרצון היורדת ולא רק לשים פלסטר מהיר לעצירת הדימום.
מספר אינדיקטורים לניהול לא אופטימלי:
אינדיקטורים כאלה במקרים רבים גורמים למתח רב בין המנהלים והעובדים, ובין עמיתים לעבודה. לרוב, לעוסקים במלאכה אין את היכולת לעצור ולהסתכל במבט-על על המתרחש. אדם מבחוץ שמצטרף עם ראייה רעננה ואובייקטיבית יכול לתרום מניסיונו לתיקון משמעותי של תהליכי העבודה.
מספר אינדיקטורים לתהליכים שמתנהלים בצורה לא מטיבה:
אינדיקטורים כמו אלה שצוינו, מעידים על חריקות בתהליכי העבודה הקיימים. "אורח לרגע שרואה כל פגע" ובנוסף, כזה שעתותיו בידו, יכול לטייב את התהליכים, ובעקבות כך – את התוצאות.
אינדיקטורים של בעיות איכות בהכרח משפיעות על התוצאות העסקיות. יש המתעלמים מביצועי איכות ירודים. מי שלא מרוצה מהתוצאות העסקיות, מוזמן להתכבד ולבדוק את האינדיקטורים של האיכות. למשל:
אם בעיות איכות חוזרות ונשנות נמשכות למרות המאמצים הפנימיים לטפל בהן, זהו איתות ברור שנדרשת מומחיות חיצונית. מומחה חיצוני יכול לעבוד על פיתרון סיבות השורש מהיסוד. זאת מומחיותו, ולשם כך מביאים אתו.
האינדיקטורים שלהלן מעידים על ירידה במצב רוח העובדים.
מה קשור מצב רוח של עובדים למאמר הזה? מסתבר שגם מצב הרוח קשור. כאשר העובדים נקראים לדגל כדי לכבות שריפות, נדרשים לעבוד מסביב לשעון כדי לכפר על תהליכי עבודה לא מיטביים, הם נשחקים ומתעייפים. שחיקה ועייפות גורמת לעבודה לא מיטבית והמעגל מסתובב ומתעצם.
יועצים או עובדים במיקור חוץ, נחשבים ספקים של הארגון. יכולה להיות להם השפעה מכרעת על תהליכי החברה וביצועיה.
מניסיוני הקט, כספק של ארגונים בתחום ייעוץ ומיקור חוץ, יכולה להעיד על קשר ישיר בין היחס של הארגון לספקים שלו לבין ביצועי הארגון. לא טוענת שזה מה שמשפיע על הביצועים, אך האינדיקטורים של שביעות רצון נמוכה של הספקים מעידים על התנהלות בעייתית בתחום הרכש וכן מעידים על התנהלות לא הוגנת, שחייבת להתבטא גם בנושאים אחרים.
מספר אינדיקטורים:
כאשר האינדיקטורים שמעידים על תפקוד לא מיטבי גוברים, זה הזמן להיעזר בגורם חיצוני: ייעוץ או מיקור חוץ. מספיק גורם אחד מהרשימה שלעיל כדי לשקול להכניס מומחה שיש לו את הכלים, הכישורים והזמינות לטפל בכך. אציין שמומחה חיצוני הוא לא קוסם, אך הבאתו מאפשרת פוקוס ניהולי וביצועי על הנושאים שמעידים על תפקוד לא מיטבי עקב תשומת לב שונה של אנשי החברה.
מה קורה אתכם?
האם אתם שוקלים להסתייע במיקור חוץ?
אם כן – מתי? וכיצד אתם מחליטים?
מצפה לתשובותיכם.
| מזמינה אותך לקחת ליצור איתי קשר ישיר, 0537739018, כדי לבדוק ביחד היכן וכיצד ללתת מענה לצרכים שלכם בנושא ייעוץ או מיקור חוץ. יש לנו סל פתרונות מגוון שמאפשר לנו לתפור לכם פתרון שמתאים כמו כפפה ליד. |
עובד במיקור חוץ משמעו – עובד לכל דבר מבחינת מעורבותו בארגון, אך תמורת עבודתו משולמת לו בחשבונית ללא כל התחייבות ארוכת טווח. (בסוגריים אגיד שהתחייבות ארוכת טווח כבר לא מובטחת היום לאף אחד, לא לארגון ולא למנהל).
העסקת מנהל איכות פנימי במשרה מלאה כרוכה לעתים קרובות במציאת מועמד בעל מערך מיומנויות רחב, דבר שעלול להיות מאתגר ויקר. עם זאת, עם מודלים גמישים של שירות, ארגונים יכולים להתחבר לרשת של מומחים, שלכל אחד יש ידע וניסיון מעמיק בתחום הספציפי של ניהול איכות. לדוגמה, מומחה אחד עשוי להתמחות בתקינה ורגולציה, בעוד שאחר מצטיין בשיפור תהליכים. התמחות זו מבטיחה שהארגון יקבל את הפתרונות האיכותיים המותאמים והיעילים ביותר לצרכיו הייחודיים.
גמישות במודלים של מיקור חוץ יכולה להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות. כאשר שוכרים מנהל איכות פנימי, נדרשת השקעה משמעותית לגיוס, הכשרה והשתלבות. עם מיקור חוץ גמיש, הוצאות אלו ממוזערות. חברות יכולות לעבור בצורה חלקה לניהול איכות במיקור חוץ ללא צורך בהכשרה והכוונה מקיפה, שכן המומחים החיצוניים כבר בקיאים בתחומם. נקודה זו רלוונטית במיוחד כאשר יש צורך בידע ייחודי במודל או שיטה מיוחדים.
יתרון מרכזי נוסף הוא היכולת להפוך את ניהול האיכות לפונקציה חלקית. עבור חברות רבות, במיוחד קטנות יותר או אלו בתעשיות עם דרישות איכות משתנות, ייתכן שלא יהיה צורך במנהל איכות במשרה מלאה. מודלי שירות גמישים מאפשרים לארגונים להתאים את רמת ניהול האיכות לצרכים הנוכחיים שלהם. יכולת הסתגלות זו מבטיחה שהמשאבים יוקצו ביעילות, ללא קיבולת עודפת שלא ינוצלה.
שימוש במיקור חוץ על בסיס צורך מזדמן או חלקי, יחסית להעסקת עובדים על בסיס קבוע מעניק לארגונים יתרונות רבים. מאמר זה הינו חלק מסדרה של מספר מאמרים בנושא מיקור חוץ ומתמקד ביתרון אחד מיני הרבה יתרונות והוא – יתרון הגמישות.
מהם אותם מודלים מגוונים למיקור חוץ?
עבודה במיקור חוץ יכולה להיות במספר אופנים:
מודל זה מתאים לארגונים שמעוניינים בעובד שכיר אך מסיבות שונות לא מצליחים לגייס עובד עם המומחיות הספציפית הנדרשת להם. למשל: מיקור חוץ בנושא ניהול איכות, מיקור חוץ בנושא תחזוקת מערכת המידע ועוד. הקושי נובע מכך שהמיקוד של הארגון הוא בנושאים "הקרביים" ופחות בנושאים של תמיכה ותשתיות. לעיתים הקושי הוא כה מהותי עד כדי כך שמנהלים שלא מומחים בנושאים הספציפיים אפילו מתקשים לבחור עובד או מנהל שכיר בנושא.
מומחה בנושא הנדרש נותן מענה טוב לצורך במומחיות הספציפית.
יש ארגונים שעובדים במודל הזה במקרים בהם יש תקציב אך אין תקנים מסיבות שונות.
הגמישות במודל זה באה לידי ביטוי גם בהעסקה בהיקף שעות חלקי ולא בהיקף של משרה מלאה.
מודל זה מתאים לארגונים בהם נוצר צורך זמני במומחיות מסוימת. צורך זמני יכול לנבוע מחופשת לידה ארוכה, עובד שהחליט לקחת חופשה ללא תשלום לתקופה מסיבות אישיות, או לעיתים עומס זמני שדורש סיוע כדי לעמוד באבן דרך מסוימת.
ישנן חברות צעירות שיש להם צורך מגוון, למשל: חצי משרה של מנהל מוצר, רבע משרה של מנהל דיגיטל, וחצי משרה של מנהל תכנה. יש חברות ייעוץ שנותנות שירות שכזה שמורכב ממספר מומחים, כל אחד במומחיות אחרת שביחד מרכיבים את פזל הצרכים.
חברתנו עובדת במודל כזה במספר קומבינציות: ניהול איכות פלוס אבטחת מידע וסייבר פלוס אבטחת הפרטיות, ועוד.
אנו נתקלים בצורך שכזה גם מסיבה אחרת – אמון שנוצר בעבודה עם לקוח בנושא מסוים, מביא עימו גם מיקור חוץ או ייעוץ בנושא אחר.
נותן מענה לצורך של "בדידות בצריח של מנהלים".
הכוונה למומחה שמצטרף בנקודות זמן מסוימות, אך לאורך זמן. משך הזמן הוא חיוני כיוון שישנה היכרות ארוכת טווח עם הארגון.
דוגמאות: ייעוץ למנהלים בכירים – סוג של "משרת אמון" שמאפשר למנהל הבכיר לעבוד עם איש אמונו לאורך זמן.
אנו נותנים שירות כזה בנושא "אימון לאיכות". מנהלי איכות מתייעצים עם מומחים מחברתנו בנקודות זמן על פי צורכיהם.
תצפיותיי בארגונים מראות שכאשר חסר מנהל איכות בארגון, הרעיון של ניהול איכות במיקור חוץ פחות נמצא בסל הפתרונות האפשריים לחוסר הזה. כדי לראות את ההשפעה של המחסור בתפקיד שכזה ניתן היה להראות אם משיהו היה עושה חישוב של CONA – Cost on Non Action; לצערי לא רואה ארגונים שעושים את החישוב הזה.
היתרונות של מודלי שירות גמישים במיקור חוץ לניהול איכות הם רבים. הם מאפשרים לארגונים גישה למומחיות מיוחדת, להפחית עלויות ולהתאים את מאמצי ניהול האיכות שלהם.
טוב ששאלתם 😊
חברת OK יועצים לניהול מספקת את כל סל האפשרויות למיקור חוץ בנושא ניהול איגות:
מוזמנים לאתגר אותנו במודל נוסף. מאמינים שנמצא גם לזה פתרון.
אילו מודלים "מדברים" אליכם? מה מוכר ומה פחות? מוזמנים לשתף מניסיונכם.
| מזמינה אותך לקחת ליצור איתי קשר ישיר, 0537739018, כדי לבדוק ביחד היכן וכיצד ללתת מענה לצרכים שלכם בנושא מיקור חוץ. יש לנו סל פתרונות מגוון שמאפשר לנו לתפור לכם פתרון שמתאים כמו כפפה ליד. |
ארגונים רבים מטמיעים תקן 27001:2022 ISO כדי לבנות תרבות ארגונית לניהול אבטחת מידע. מסתבר שלא מספיק להקים מערכת לניהול מערכת אבטחת מידע, לכתוב נהלים ולהטמיע תהליכים במחלקת אבטחת מידע ולשגר אותם לשאר העובדים. כדי להבטיח יישום לאורך ולרוחב הארגון נדרשת מודעות ומעורבות עובדים לנושאים אלה. למרות ההבנה לחשיבות הנושא עדיין מאתגר לבנות תרבות ארגונית כזו.
מהם המכשולים שארגונים נתקלים בהם בדרכם לבנות תרבות ארגונית מודעת לא"מ? כיצד מתמודדים עם אתגרים אלה? כיצד יוצרים אחריות משותפת של עובדים ומנהלים לנושא? על כל אלה מוזמנים לקרוא במאמר שלהלן.
החלטתי לא להשתמש במילה המכובסת "אתגרים" אלא להסתכל ללבן בעיניים של המחסומים..
לא תמיד העובדים מודעים להשפעת מעשיהם על אבטחת המידע של הארגון כולו. העובדים מתרכזים בעבודה השוטפת שלהם והמודעות לאבטחת מידע ארגוני רגיש לא תמיד במודעות שלהם. עובדים עלולים לחשוב בטעות שמערכות המידע של הארגון מגינות על מידע רגיש ופחות לחשוב על האחריות האישית שלהם בנושא. מה כבר יכול לקרות מחוסר תשומת לב של עובד אחד?
אתגר מס 1 – כיצד להעלות את מודעות העובדים לנושא?
נניח שהעובדים מודעים לנושא. ייתכן שחסר להם את הידע הנדרש כיצד לשמור על המידע הרגיש תוך כדי עיסוקם בפעילות השוטפת שלהם.
אתגר מס 2 – כיצד ארגונים יכולים לבנות מומחיות של עובדים בנושא אבטחת מידע?
בסופו של דבר, הכנסת הרגלים בנושא אבטחת מידע היא שינוי של ההרגלים הקודמים. כל יוזמה חדשה נתקלת בהתנגדות, גם אם היא לא מובעת בקול. בעניין שלנו, אימוץ שיטות אבטחת מידע יכולות להיתקל בהתנגדות של כל מי שלא רוצה שיזיזו לו את הגבינה בדמות הנחיות חדשות.
אתגר מס 3 – כיצד להתגבר על התנגדות ולהניע עובדים לאמץ שיטות אבטחת מידע?
ההנהלה הבכירה מתכננת ומוציאה לפועל קמפיין שיווקי פנימי כדי לחנך את העובדים לגבי החשיבות של אבטחת מידע, באמצעות העברת מסרים, שימוש בערוצים ארגוניים, כגון: דוא"ל, פורטל ואפילו פוסטרים מעניינים שתלויים על הקירות.
נזכור, שהדוגמה האישית חשובה. Walk the Talk. כמובן שתקשור הנושא לעובדים זה חשוב אך לא מספיק לשלוח דוא"ל או להפריח סיסמאות במפגשי עובדים. חשובה הדוגמה האישית.
כיצד עושים זאת? משתתפים באופן פעיל בהדרכות יחד עם העובדים ובכך מהווים דוגמה אישית.
מתן תוכניות הדרכה מותאמות לבעלי תפקידים / מחלקות בחברה, ולא רק להסתפק בהדרכה כלל-ארגונית שמתאימה לכולם. הדרכה מותאמת מלווה בדוגמאות פרקטיות, מקרי בוחן, סימולציות שעוזרות להבין את הרלוונטיות הספציפית לכל בעל תפקיד ועוזרות ביישום עקרונות א"מ במהלך העבודה השוטפת.
הלמידה של נושאי א"מ הופכת להיות מהנה ומעניינת באמצעות שילוב אלמנטים של משחוק ותגמול.
עובדים המשתתפים באופן פעיל ביוזמות א"מ או מדווחים על פגיעויות אפשריות, מתוגמלים על כך. התגמול לא בהכרח חייב להיות כספי. אפשר להוקיר תודה פומבית ולהעלות את תחושת הגאווה של מצטיינים בתחום.
תגמול יכול להיות גם שלילי. יכולה לשתף שכאשר הייתי שכירה השארתי מחשב פרוץ והלכתי לדרכי. כשחזרתי נבהלתי לגלות שהמחשב איננו. לאחר כמה דקות של חיפושים הסתבר שהקב"ט החרים אותו. נאלצתי לעבוד "חינוך מחדש" 😊 כדי לקבל את המחשב שלי בחזרה.
אבטחת מידע צריכה להיות כל הזמן במודעות כדי לא להירדם בשמירה. הארגון מיידע תקופתית את העובדים בעדכונים, איומים חדשים שהתגלו בארגונים אחרים ואזהרה מפני מקרים דומים, וכמובן גם סיפורי הצלחה. כל הפעולות שתוארו לעיל: קמפיינים שיווקיים פנימיים, הדרכות, משחוק, תחרויות וכדומה כדאי שייעשו מספר פעמים בשנה, כל פעם בצורה שונה ומפתיעה כדי לשמור על עירנות.
אחד האמצעים לבדוק שמירת מודעות לנושא א"מ היא ביצוע תרגיל פישינג.
תרגיל פישינג מעלה על פני השטח מצבים של ערנות או חוסר ערנות של עובדים לנושא א"מ. למשל: פתיחה של מייל זדוני שפתיחתו תגרום לפשיעת סייבר עקב חדירת גורם זר לארגון.
בניית תרבות אבטחת מידע חזקה היא תהליך מתמשך הדורש התגברות על אתגרים ושיתוף עובדים בכל הרמות. המאמר הביא מספר אסטרטגיות להעלאת המודעות לחשיבות א"מ בצורה עקבית ומתמשכת, תוך חיזוק כל הנוגעים בדבר.
| ממינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת מידי פעם מאמר קצר או טיפ בנושאים הקשורים לאבטחת מידע, אבטחת הפרטיות, מבדקי חדירה, המשכיות עסקית, רגולציות בתחום ועוד. קישור להצטרפות – כאן |
סוכני שינוי / מנהלי איכות בארגונים חשים לעיתים קרובות שאין רצון להקשיב להם / אין הבנה בארגון בצורך לשינוי שהם מציעים. פעמים רבות אני אפילו שומעת טרוניות שההנהלה לא מבינה באיכות.
ברוב המקרים, האחריות על חידוד המסר וההנעה לפעולה היא של סוכן השינוי עצמו. להלן הצעה לבחון את יוזמת השינוי, לאור שלושה גורמי ההצלחה, שנדרש שיתקיימו:
יוזמה טובה – יוזמה שבאמת נדרשת לארגון עם פוטנציאל שיפור והחזר על השקעה חיובי.
מסר – היכולת של סוכן השינוי להעביר את המסר בנחיצות היוזמה לארגון, כך ש"בעל המאה" ישתכנע להשקיע משאבים ולקדם את הנושא, ושאר בעלי העניין יבינו את הצורך והתועלת וישתפו פעולה.
תזמון – האם הזמן העכשווי מתאים ? יש בכלל פניות ורצון להשקיע ביוזמה?
יוזמה טובה, מסר טוב, תזמון גרוע
יהיה קשה מאד להתקדם. לשקול להמתין לתקופה טובה יותר.
יוזמה לא מדויקת, מסר טוב, תזמון טוב
אפשר להתקדם, אבל ייתכן שלא בכיוון הנכון. קיים סיכון של בזבוז אנרגיה וחוסר רצון בעתיד להקשיב ליוזמות טובות. כדאי לדייק ולחדד את היוזמה.
יוזמה טובה, מסר לא טוב, תזמון טוב
הארגון לא בשל / לא מוכן לשמוע על יוזמת השינוי. אם הבעיה היא באופן העברת המסר – נדרש להתאים את המסר לקהל כך שיהיה קל להבין ולרצות להטמיע את השינוי. במקרים שכאלה, על סוכן השינוי / מנהל האיכות לקחת אחריות על התוצאה ולנסות להסביר ל"לקוח" שלו מדוע היוזמה חשובה, ולא רק בגלל ש"צריך".
חשבו על יוזמות שהצליחו, ויוזמות שלא הצליחו. האם ההצלחה או אי ההצלחה נבעה מקיום / אי קיום של הגורמים הנ"ל? אשמח לשמוע.
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצוינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
סוכני שינוי, בבואם להציג להנהלה שלהם יוזמה חדשה שלדעתם תשפר את מצב הארגון, תמיד ייתקלו בשאלה – "כמה זה עולה לנו", או "האם עכשיו אנו יכולים להשקיע משאבים ביוזמה המדוברת כאשר יש נושאים הרבה יותר בוערים?
עצתי לסוכני השינוי, לדבר במונחים של השקעה מניבה ולא במונחים של עלות. השקעה מניבה, כשמה כן היא: היא מניבה פירות ולא רק שואבת משאבים. מציעה לשקול שימוש של מדד – Return on Time Investment, במקום המדד: Return on Investment שמודד את ההשקעה גם במונחי הזמן שנחסך ולא רק במונחים כספיים. ברוב הארגונים משאב הזמן יקר יותר ממשאב הכסף. למרות שגם משאב הזמן מתורגם לכסף בסופו של יום, מדידת החיסכון במונחי זמן נותנת זווית נוספת למדידת ההשקעה.
עצה נוספת, לחלק את ההשקעה ל"תשלומים". כלומר – לבנות תכנית עם צעדים קטנים והדרגתיים, עם אבני דרך במקום תכנית אחת גדולה ובכך להתמודד עם החשש מתוכניות שיפור גדולות. רצוי ביותר להתחיל עם הצוותים החזקים ומשתפי הפעולה כדי לייצר מומנטום של הצלחה, ולצבור קרדיט להמשך.
מה אתם אומרים? משחק מילים או שיש לנאמר ערך ?
ספרו לי. מצפה לשמוע מיכם.
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
א
א
א
א
א
א
א
