פיקוד העורף הורה לנו לחזור לשגרה. איני יודעת מה אתכם, אני חווה בימים אלה עייפות של מתח שמשתחרר מהגוף, לאחר כשבועיים בהם עשיתי כמיטב יכולתי למנוע מטיל אירני ליפול עלי ועל הקרובים אלי.
איך מתמודדים עם מחסור בכוח אדם עקב מילואים או צורך של עובדים לתמוך במשפחה? איך מתמודדים עם לקוחות ו/או ספקים שחווים משברים?
אתחיל בציטוט של זיג זיגלר (מאמן מעורר השראה, 1926-2012)
"The main thing is to keep the main thing the main thing."
== > הדבר החשוב הוא להשאיר את הדבר החשוב הדבר החשוב.
מקווה שלכל ארגון ברור מה הדבר החשוב לחזור אליו. כיוון שאני עוסקת בייעוץ לארגונים בתהליכי שיפור אעביר מנקודה זו את הכתיבה לנושאים ארגוניים.
נהיה סובלניים לעצמינו, לעובדים שלנו ולמנהלים שלנו. אנו לא רובוטים. בבת אחת התעוררנו למלחמה חדשה (תוך כדי מלחמת 7.10 האינסופית), ודי בפתאומיות יצאנו ממנה.
אחד הדברים שמקלים על חזרה לשגרה, הוא שיש בארגון "הרגלים", כלומר: תבניות עבודה סדורות שמסייעות לתהליכי העבודה. לא צריך לחשוב כל רגע מה עושים. יש תהליכים סדורים.
שגרות עבודה הן מאותו השורש של שיגרה!
הרגלי עבודה, בשפה המקצועית: תהליכי עבודה, אלה הדברים המוכרים. המרגיעים. זאת גם הסיבה שקשה לשנות הרגלים ותהליכים. ארגון שיש לו תהליכי עבודה סדורים, מקל על העובדים לחזור לשגרה.
כדאי להזכיר לעובדים מדוע תהליכי העבודה חשובים. איך הם מקדמים את המטרות של הארגון? איך הם מסונכרנים עם הערכים של הארגון? איך הם מיישרים את הארגון? מהם הצעדים הבאים בשבוע הקרוב? שבועיים? חודש?
צעד צעד!
למרות הסעיף הקודם שמדבר על עבודה לפי תהליכי עבודה סדורים, דווקא עכשיו הזדמנות לעודד עובדים לשאול איזו בעיה הם פותרים לארגון? הכוונה מעבר להגדרת התפקיד הפורמלית. להתמקד בתרומה, לא רק בתפקוד.
מוזמנים לקרוא מאמר קצר שמחזק את תחושת ההשפעה האישית דווקא בתקופה הזו.
https://ok-consulting.co.il/problem-solving-during-war/
גלו סבלנות ואנושיות כלפי העובדים והעמיתים. מי שיכול להיות בצד שנותן – שיעשה זאת. יש עובדים שנפגעים מהמצב. כשאתם עוזרים, אתם גם מסייעים לעצמכם להרגיש יותר טוב.
חזרה לשגרה היא לא רק חזרה למה שהיה. זוהי הזדמנות לבנות חוסן ארגוני בריא, לתמוך באנשים ולשמור על איכות חיי העבודה, גם בימים מאתגרים.
המלצותיי:
אם אין לארגון תהליכי עבודה מיטביים –
זה הזמן לבחון מה מתאים ומה לא מתאים יותר. אילו תהליכים לשנות? אלה תהליכים חסרים? דוגמה: האם יש לכם תהליכים לשמירת המשכיות עסקית? במקרה של אסון? האם יש תהליכים שעוברים בעל פה מדור לדור והגיע הזמן להגדיר אותם?
עכשיו זו לא רק חזרה לשגרה שהייתה. זו הזדמנות לבנות חוסן ארגוני טוב יותר, לשמור על איכות חיי העבודה ולצאת מחוזקים גם מהתקופה המורכבת הזו.
אני כאן עבורכם כדי ללוות אתכם בחזרה לשגרה נכונה וחיזוק החוסן הארגוני.
מוזמנים לדבר איתי בכל שאלה או צורך: אורנה קמין, 0537739018 , orna@ok-consulting.co.il
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצוינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
בשורות טובות!
אנחנו מתעוררים לבקרים מורכבים: חדשות קשות, דאגה לבני משפחה וחוסר ודאות אישי. למרות זאת, רבים מאיתנו ממשיכים לעבוד, מהבית או מהמשרד ולעשות כמיטב יכולתם.
בימים כתיקונם (אם בכלל יש ימים כאלה ..) לעובדים ולמנהלים יש הגדרת תפקיד ברורה. אבל בעתות חירום הדבר לא מספיק. עובדים רבים נעדרים עקב גיוס למילואים, טיפול בילדים או תמיכה בבני משפחה. המציאות לא מאפשרת לפעול כמו תמיד ולכן, נדרשת חשיבה אחרת.
מי שרוצה להשפיע, גם בתקופה קשה, מוזמן לשנות את נקודת המבט שלו. במקום לשאול כמה שעות עבדתי, לשאול איזה ערך הבאתי.
דווקא עכשיו נשאל: איזו בעיה אני פותר.ת לארגון שלי?"
השאלה הזו מרחיבה את הגדרת התפקיד הרגילה. היא נותנת מקום לחשיבה רחבה יותר ומשמעותית יותר. היא לא רק מגדילה את הערך של העובד, אלא גם מחזקת את הארגון.
השאלה לא חייבת להתמקד רק בעובד עצמו. אפשר להרחיב: איזו בעיה אפשר לסייע לעובד אחר לפתור?
שלוש שאלות שכדאי לשאול את עצמנו:
מי שיחשוב בצורה זו, לא רק יגביר את ערכו האישי בארגון, אלא גם ירגיש חיוני ומשפיע בתקופה בה כולנו צמאים לעזרה. פותרי בעיות מגדילים את הסיכוי שייחשבו חיוניים ויהיו הראשונים להרחבת תפקיד וקידום.
לא הכול בשליטתנו אבל תמיד יש לנו בחירה: לתרום, להשפיע, לפתור, ליזום.
איזו בעיה אתם פותרים? אילו הזדמנויות לחשיבה מחוץ לקופסה אתם מזהים?
אשמח לשמוע מיכם אישית,
אורנה קמין, orna@ok-consulting.co.il , 0537739018
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצוינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
בשורות טובות
תהיתי מה מקור השם – "עם כלביא". אינטואיטיבית חשבתי שמדובר בשם מוזר. מסתבר שמקור השם הוא מהתנ"ך: "עם כמו לביא". המאמר שלהלן מביא את מקור השם, כפי שלימד אותי ידידי ג'פטו (Chatgpt). לאחר מיכן אני עושה קישור לתהליכי שינוי בארגונים. תגידו שהקישור מאולץ. אני מסכימה אתכם. 😊
שם המבצע "עם כלביא" הוא ביטוי תנ"כי שנלקח מהתנ"ך, מספר במדבר, פרק כ"ג, פסוק כ"ד: "הֶן-עָם, כְּלָבִיא יָקוּם; וְכַאֲרִי, יִתְנַשָּׂא" (במדבר כ"ג, כ"ד)
המשמעות המילולית של הפסוק: "זה עם שקם כאריה צעיר, ומתרומם כמו אריה בוגר". כלומר, עם שקם לעמוד על רגליו בעוצמה, נכונות ונחישות, מוכן לפעולה תקיפה ולמאבק.
משמעות השם "עם כלביא":
"עם" – מתייחס לעם ישראל, מדינת ישראל, או כוחות הביטחון הפועלים בשמה.
"כלביא" – תיאור של עוצמה, התעוררות כוחנית, מוכנות להכות כמו אריה צעיר שמתעורר.
הפרשנות הסמלית:
שם הקוד "עם כלביא" נועד לשדר מסר של:
הבחירה בשם "עם כלביא" נועדה להשיג שני דברים:
לאחר שפרסמתי את המאמר ברשתות החברתיות, ידידי תומר סמרקנדי, הביא לתשומת ליבי הארה נוספת להקשר נוסף שמצא לשם המבצע,
סמלה עתיק-יומין של פרס, שהופיע גם על דגלה טרום המהפכה האסלאמית: השמש והאריה. מי יודע?
.
מוכנות לפעולה שייכות גם לארגון שמתעורר לפעול, מנהל ויוזם שינויים ולא מחכה למשבר כדי להשתפר.
מוזמנים לשתף – אילו תהליכים בארגון שלכם דורשים “התעוררות ככלביא”?
מתלבטים איפה להתחיל – מוזמנים לדבר איתי ישירות.
אורנה קמין, orna@ok-consulting.co.il , 0537739018
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
עולם רגולציית המזון בישראל עובר שינוי משמעותי. "רפורמת המזון", ובמרכזה אימוץ חקיקה אירופית מתקדמת, נועדה להבטיח את בטיחות המזון המשווק בישראל ולהתאימה לסטנדרטים בינלאומיים. חלק מרכזי ברפורמה נוגע להסדרת נושא המזהמים במזון – כימיים, מיקרוביולוגיים ושאריות חומרי הדברה. שינויים אלו מטילים אחריות גדולה יותר על כתפיכם, יצרני המזון, ומחייבים היערכות מחודשת והבנה מעמיקה של הדרישות.
מאמר זה נועד להאיר את עיניכם לגבי עיקרי התקנות החדשות שאומצו בתחום המזהמים, להסביר את האחריות המוטלת עליכם, ולהדגיש את החשיבות של היערכות נכונה ועמידה בדרישות המחמירות.
מזהמים במזון הם חומרים או אורגניזמים שאינם מוספים למזון בכוונה ועלולים להוות סיכון לבריאות הצרכנים. הם יכולים להגיע למזון ממקורות שונים ובשלבים שונים של שרשרת הייצור:
כחלק מרפורמת המזון, ישראל אימצה מספר תקנות של האיחוד האירופי העוסקות במזהמים. התקנות המרכזיות הרלוונטיות הן:
חשוב לזכור: התקנות האירופיות שאומצו גוברות על תקנים ותקנות ישראליים קודמים בנושאים שהן מסדירות (מזהמים ספציפיים ורמות מרביות). יחד עם זאת, חקיקת המזון הישראלית הכללית, כולל האיסור על שיווק מזון מזיק, עדיין חלה.
האחריות להבטחת בטיחות המזון ועמידתו בתקנות החדשות מוטלת עליכם. הדבר דורש גישה פרואקטיבית וניהול סיכונים שיטתי:
המעבר לרגולציה האירופית מציב אתגרים רבים בפני יצרני המזון:
אנו מבינים את האתגרים העומדים בפניכם. ליועצינו, המתמחים בייעוץ רגולטורי וניהול איכות ובטיחות בתעשיית המזון, יש את הידע, הניסיון והכלים לסייע לכם:
אל תישארו לבד מול המורכבות הרגולטורית. צרו קשר עוד היום לקבלת ייעוץ מקצועי וליווי אישי, שיבטיחו שהעסק שלכם לא רק עומד בדרישות החוק, אלא גם מייצר מזון בטוח ואיכותי יותר.
מאמר זה מספק מידע כללי בלבד ואינו מהווה תחליף לייעוץ משפטי או רגולטורי מקצועי. הנוסח המחייב של התקנות הוא הנוסח הרשמי כפי שאומץ בחוק.
בשנים האחרונות אנו עדים לעלייה דרמטית באימוץ טכנולוגיות ענן ופתרונות מרחב שיתופי, כגון:.Microsoft 365, Google Workspace, AWS, Azure פתרונות אלו מביאים עמם יתרונות משמעותיים: זמינות גבוהה, חסכון בתחזוקה, עדכונים שוטפים ואבטחת מידע מתקדמת. אך חשוב להבין – העבודה בענן אינה פוטרת את הארגון מהצורך בביצוע סקר סיכונים ו-מבדק חדירה (Penetration Test) כחלק בלתי נפרד מהעמידה בתקן ISO 27001 לניהול מערכת אבטחת מידע.
שירותי הענן פועלים לפי מודל "אחריות משותפת": ספק הענן אחראי על התשתית, אך הארגון אחראי על ניהול ההרשאות, התצורה, הגישה לנתונים והגנה על מידע רגיש. טעויות בהגדרות, כגון: גישה פתוחה לקבצים רגישים או העדר אימות רב-שלבי, עלולות להוביל לדליפות מידע חמורות גם כשהתשתית מאובטחת לעילא.
לא כל הסיכונים באים מצידם של תוקפים מבחוץ. ישנם סיכונים שמקורם במשתמשים פנימיים, בין אם בכוונה ובין אם בטעות. גם בענן, עובדים עלולים לשתף מידע בטעות, למחוק קבצים קריטיים, או לבחור סיסמאות חלשות. סקר סיכונים מאפשר לזהות תהליכים רגישים ולטפל בהם באופן מונע.
רוב הארגונים מחברים את סביבת הענן למערכות פנים-ארגוניות או למערכות צד שלישי (CRM, ERP). ממשקים ללקוחות. מבדק חדירה יזהה חוליות חלשות בממשקים אלה, שלעיתים מהווים את פתח הכניסה להאקרים.
תקן ISO 27001 מחייב ביצוע סקר סיכונים תקופתי ובחינת האפקטיביות של הבקרות. אם לא תבוצע בחינה כזו בפועל – לא ניתן לטעון לעמידה מלאה בתקן. מבדק חדירה מהווה ראיה לבחינה אקטיבית של יכולת ההתגוננות.
ספקי הענן מציעים אבטחה ברמה גבוהה, אך ייתכן ויתפספסו היבטים קריטיים, כמו קונפיגורציות לא נכונות או טעויות בהגדרות הגישה. מבדק חדירה מאפשר לבחון האם ישנם פרצות שניתן לנצל על ידי תוקפים.
ארגונים רבים חייבים לעמוד בתקנות אבטחת מידע מחמירות, כמו GDPR או HIPAA שהן לא תמיד מובטחות באופן מלא על ידי ספקי הענן. סקר סיכונים מבטיח שהארגון עומד בתקנים הרלוונטיים ושאין בעיות פוטנציאליות בתחום האבטחה שיכולות להוביל לקנסות.
האיומים בתחום אבטחת המידע משתנים באופן תדיר. כלים חדשים, פרצות חדשות, שיטות התקפה מתקדמות – כל אלה מצריכים עדכון קבוע של ניתוח הסיכונים. האקרים לא מבחינים אם המידע נשמר בשרת מקומי או ב-Azure – הם מחפשים את נקודת הכשל הקרובה ביותר. לכן מומלץ לחזור על תהליך סקר הסיכונים ומבדק חדירה אחת ל18-24 חודשים, כדי להתמודד עם השינויים בסביבה הפנימית והחיצונית.
למרות החשיבות הרבה של סקרי סיכונים ומבדקי חדירה, ישנם מצבים שבהם ייתכן שאין צורך לבצעם באופן תדיר, למשל:
אם הארגון עובד עם ספק ענן שמספק גם סקרים פנימיים ומבדקי חדירה באופן קבוע (כמו חברות ענן עם תעודות ISO 27001 ו- SOC 2) וכולל אמצעי אבטחה מתקדמים ודרישות רגולציה מחמירות, ייתכן ולא יהיה צורך בסקר נוסף כל שנה.
אם הארגון עובד בסביבה מבודדת מאוד, עם מעט גישות רגישות ואבטחה פנימית גבוהה, ייתכן שהסיכון נמוך מאוד, והצורך בבדיקות יפחת.
למשל, ניתוח קוד סטטי, בחינה מתועדת של תצורת אבטחה.
בין אם אתם עובדים בענן, במרחב שיתופי או בסביבה מקומית, ניהול הסיכונים והגנת המידע נשארים באחריותכם. מבדק חדירה מקצועי וסקר סיכונים מותאם יאפשרו לכם לחשוף פערים בזמן, לחזק את ההגנות ולשמור על אמון הלקוחות, השותפים והרגולטורים.
מקווה שעוררתי בכם עניין (או פאניקה 😊 ). מוזמנים ליצור קשר.
אורנה קמין, Orna@ok-consulting.co.il, 0537739018
נתחיל בספוילר – מיסוד תהליכים הוא לא כמו מתכון לעוגת שוקולד; טקטיקת "העתק-הדבק" עובדת מצויין במתכונים אך היא מתכון בטוח לאכזבה במיסוד תהליכים בארגונים.
ההבדל בין מיסוד תהליכי עבודה יעילים וזריזים לבין הכנת עוגת שוקולד בחושה הוא גדול ומהותי. מניחה שלא חידשתי לכם. ובכל זאת – אני בוחרת להסביר למה אי אפשר "לאפות" תהליכים בארגון כמו שמכינים עוגה לפי מתכון.
כשאנחנו מכינים עוגת שוקולד, יש לנו רשימת מרכיבים, הוראות הכנה ברורות, וסיכוי גבוה מאוד שנגיע לתוצאה אכילה ואפילו טעימה, גם אם איננו קונדוקטורים מקצועיים.
המרכיבים מדודים, הפעולות סדורות, ואם נבצע לפי ההנחיות – נקבל עוגה. אולי עם שינויים קלים בטעם או בפריכות, אבל הבסיס יהיה זהה.
במיסוד תהליך ארגוני – הסיפור שונה בתכלית. כאן אין מתכון אחד. אין שלב ראשון ברור וידוע מראש. כל תהליך חייב להתחיל בזיהוי עומק של המטרה, ההקשר, בעלי העניין והתרבות הארגונית.
מה מטרת התהליך? שיפור איכות? האצת זמני תגובה? חיסכון בתקציב? הגברת תחושת שייכות? כל מטרה תוביל לבניית תהליך שונה.
מי הלקוחות של התהליך? פנימיים? חיצוניים? לעיתים יש מטרות מנוגדות או ציפיות מתחרות בין הלקוחות השונים של התהליך.
מהם המשאבים? מי מוביל את התהליך? האם יש לו סמכות, כישורים, או הבנה מספקת?
באיזה תחום אנו פועלים? תהליך בתחום האיכות לא ייראה כמו תהליך בתחום אבטחת המידע או ייצור.
לכן, גם אם קיימים עקרונות זהים – "שלבים", "מדדים", "שיפור מתמיד" – הדרך ליישום שונה בכל פעם. זה מה שמבדיל בין תהליך מותאם לבין מתכון שחוזר על עצמו.
מנהלים רבים מנסים למחזר תהליכים שהכירו ממקומות עבודה קודמים. לפעמים כי זה "נוח", או דורש פחות השקעה, לפעמים כי זה עבד בעבר. אבל תהליך שלא נבנה מתוך ההקשר הארגוני הספציפי דומה לאפיית עוגה עם אלתורים. התוצאה יכולה להיראות דומה, אך תרגיש לא מותאמת.
מוביל שינוי שמכין תהליך לארגון – לומד לעומק את הארגון, את המטרה של התהליך ומתאים אותו בצורה מושכלת לצרכים ולתרבות הארגונית.
ההבדל המהותי ביותר בין עוגה לתהליך הוא שעוגה היא פרויקט שמסתיים לאחר שהעוגה יוצאת מהתנור, ואילו תהליך שמוטמע בארגון רק מתחיל עם בנייתו. התהליך חי, משתנה, מתפתח. תהליך טוב הוא כזה שיש לו מנגנון למידה. הוא מגיב לשינויים בשוק, בטכנולוגיה, בצוות ובסביבה. אין בו "סיום" אמיתי – יש בו שיפור מתמיד.
מובילי תהליכי שינוי הארגוים לא מניחים שהפתרון קיים מראש. הם בודקים, מתייעצים, ומבינים את ההקשרים הייחודיים. הם שואלים:
בניית תהליך תפור לארגון מתחיל בזיהוי צרכים מדויק, הבנת ההקשר הארגוני ותכנון מותאם ולא בפתרונות מדף.
אם תהליך ארגוני היה יכול להצליח בשיטת "העתק-הדבק" היינו מורידים מתכונים לשינוי ארגוני מהאינטרנט כמו שאנו מחפשים מתכון לעוגה.
בנייה חכמה של תהליך מסתמכת על מודלים לשינוי עם עקרונות מנחים, ולא מתכון זהה לכולם. בניית תהליך היא השקעה שמחזירה את עצמה לאורך זמן: בתוצאות, בשקט הניהולי, וביכולת להתמודד עם אתגרי השעה.
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
באוגוסט 2024 נכנס לתוקף תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות – אחד השינויים הדרמטיים ביותר שנראו בישראל בתחום זה.
הרגולציה החדשה מחייבת ארגונים לבצע התאמות מעמיקות בניהול המידע – ומי שלא נערך, עלול לשלם ביוקר: בקנסות, באובדן לקוחות, ואפילו בפגיעה אישית במנהלים.
תיקון 13 לחוק כולל מספר חובות חדשות על ארגונים:
זו לא המלצה – זו חובה משפטית.
ארגונים שלא יעמדו בדרישות התקנות החדשות עלולים להתמודד עם מספר סיכונים. הסכנות הנובעות מאי-עמידה בתקנות הגנת הפרטיות החדשות בישראל הן משמעותיות, והן משלבות היבטים משפטיים, כלכליים, תפעוליים ותדמיתיים.
ארגונים שיש להם גישה למידע אישי, חשופים לסיכונים המשפטיים והרגולטורים שלהלן:
ארגונים המחזיקים במאגרי מידע רגישים או בהיקף נרחב, חשופים לסיכונים כלכליים שלהלן:
ארגונים המחזיקים במאגרי מידע רגישים או בהיקף נרחב חשופים לסיכונים תפעוליים שלהלן:
ארגונים המחזיקים במאגרי מידע רגישים או בהיקף נרחב חשופים לפגיעה באמון ובמוניטין.
הפעולות הבאות הן הכרחיות כדי להבטיח הגנה על פרטיות המידע
היערכות מוקדמת ויישום ההנחיות החדשות מאפשרות לארגון לא רק לעמוד בדרישות החוק ולהימנע מהסיכונים שתוארו לעיל, אלא גם לחזק את אמון הלקוחות והשותפים העסקיים.
דברו איתנו!
מוזמנים לפנות אלי באופן אישי –
אורנה קמין, מנכ"ל ובעלים OK יועצים לניהול
📞 0537739018,
📧 orna@ok-consulting.co.il
לכבוד פורים –
מהם הגורמים ההפוכים שיגרמו לאי הצלחה במיקור חוץ לניהול איכות וכיצד נעשה "ונהפוך הוא", ונהפוך את ההפוך לטוב.
מיקור חוץ לניהול איכות יכול להוות פתרון מצוין עבור ארגונים המעוניינים לשפר תהליכים ולהתמקד בליבת עסקיהם. עם זאת, ישנם מספר גורמים אשר עלולים להוביל לכישלון של מהלך כזה.
המאמר להלן מפרט את הסיבות המרכזיות לכישלון במיקור חוץ לניהול איכות וכיצד ניתן להפוך כל אחת מהן להצלחה:
מדוע הדבר גורם לכישלון? ספק שאינו בעל ניסיון או הבנה בתחום הארגוני עלול לספק שירותים באיכות נמוכה שאינם עומדים בצרכים. לעיתים גורם זה יכול לקרות כאשר פונים לחברת ייעוץ שמעסיקה יועצים שכירים והיא מתפתה לצוות יועץ למשימה שלא מתאימה לו רק כדי שלא יהיה מובטל בזמן שמשכורתו משולמת בכל מקרה.
ונהפוך הוא – כיצד להפוך את הגורם להצלחה? יש לבצע תהליך סינון קפדני, לבדוק המלצות, ניסיון קודם, ולהבטיח שהספק מבין את תעשיית הלקוח ואת הדרישות הרגולטוריות. כאשר פונים לחברת ייעוץ, מומלץ לבדוק את היועץ המיועד באותו תהליך סינון ולא רק להסתפק בהתקשרות עם חברות ייעוץ ידועות בשוק.
מדוע הדבר גורם לכישלון? כאשר אין הגדרה מדויקת של היקף השירותים, היעדים והציפיות מהמיקור חוץ, עלולות להיווצר אי הבנות ותסכול.
ונהפוך הוא – כיצד להפוך את הגורם להצלחה? יש להגדיר מראש את התוצאות הרצויות, ולפי הרלוונטיות גם מדדי ביצוע, תכולת עבודה מדויקת ולוודא שכל הצדדים מבינים את תחומי האחריות.
מדוע הדבר גורם לכישלון? כאשר הארגון אינו מבצע מעקב שוטף אחר ביצועי הספק, איכות השירות עלולה להיפגע.
ונהפוך הוא – כיצד להפוך את הגורם להצלחה? לקיים פגישות תקופתיות, להשתמש בדוחות ומדדים ברורים, ולוודא שקיים מנגנון לשיפור מתמיד.
מדוע הדבר גורם לכישלון? עובדים בארגון עשויים לראות בספק גורם זר, מה שעלול להוביל לחוסר שיתוף פעולה וחסימת מידע חיוני. גורם נוסף הוא יועץ שמתבלבל לגבי מיקומו בארגון והוא עובר את הגבול שלו ומתערבב בפוליטיקה הארגונית.
ונהפוך הוא – כיצד להפוך את הגורם להצלחה? יש לשלב את הספק בתהליכים הפנימיים, להסביר לעובדים את הערך המוסף של המיקור חוץ, להגדיר באופן ברור את האחריות והסמכות של היועץ/מנהל איכות במיקור חוץ וליצור תרבות של שיתוף פעולה. כמו כן, על היועץ, מנהל האיכות במיקור חוץ לשמור על גבולות הגזרה שלו ולהתמקד בעבודה המקצועית בלבד.
מדוע הדבר גורם לכישלון? החיים הם לא פיקניק. קורים דברים לא מתוכננים. ספק שאינו גמיש לשינויים או מנסה למקסם את הרווחים שלו לטווח קצר, יתקל בחוסר שיתוף פעולה, אי אמון בו ורצון להחליפו בשעת כושר.
ונהפוך הוא – כיצד להפוך את הגורם להצלחה? לשים את טובת הלקוח במקום ראשון. גם אם בטווח הקצר הספק קצת נפגע, בטווח הארוך זה תמיד משתלם. לחשוב במונחים של "ערך לקוח", כלומר, איזה ערך מצטבר יתקבל מהלקוח ולא רק מהפרויקט הנוכחי.
מדוע הדבר גורם לכישלון? ללא הגדרה ברורה של עלויות, הארגון עלול למצוא את עצמו עם הוצאות בלתי צפויות.
ונהפוך הוא – כיצד להפוך את הגורם להצלחה? לבדוק מראש את כל ההיבטים הכלכליים, להכניס סעיפי שקיפות לחוזה ולוודא שאין עלויות נסתרות.
מדוע הדבר גורם לכישלון? כאשר הארגון תלוי לחלוטין בספק חיצוני, הוא עלול לאבד שליטה על ניהול האיכות.
ונהפוך הוא – כיצד להפוך את הגורם להצלחה? לדאוג לחפיפה שוטפת של הידע הארגוני שנצבר אצל הספק / מנהל איכות במיקור חוץ.
מיקור חוץ לניהול איכות יכול להיות כלי אסטרטגי חשוב אם מיושם בצורה נכונה. על ידי הגדרה ברורה של ציפיות, בחירה קפדנית של ספקים, פיקוח הדוק, שיתוף פעולה ארגוני וגמישות תפעולית ניתן להפוך את האתגרים להצלחות ולמנף את האיכות הארגונית.
פרויקט מיקור חוץ יכול להיכשל רק מקיום גורם אי הצלחה אחד, אך כדי להצליח כדאי להרבות בכל גורמי ההצלחה "ההפוכים" שתוארו במאמר זה.
גורמי ההצלחה או אי ההצלחה שתוארו לעיל נכונים לכל מיקור חוץ באשר הוא – ניהול אבטחת מידע במיקור חוץ CISO או ניהול אבטחת הפרטיות במיקור חוץ וכדומה.
מעוניינים להתייעץ עימי בנושאים שתוארו לעיל?
מזמינה אתכם לדבר איתי ישירות. אורנה קמין. 0537739018, orna@ok-consulting.co.il
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
כשנכנס אדר מרבים בשמחה. לפי המסורת בפורים מדברים על פוטנציאל להיפוך. מה שהפוך יש לו פוטנציאל להתהפך.
כל ארגון באשר הוא שואף לגדילה ולהתפתחות, ולהפוך את מה שהפוך. אחד ההרגלים ששרתו אותנו בנאמנות הרבה שנים הוא ההרגל לדהור קדימה, לעשות יותר, לעשות הכול במשאבים פנימיים, עם כוונה כמובן גם לעשות יותר טוב. עד שאנו מגיעים לנקודה שכבר יש לנו עובדים טובים, לקוחות נאמנים ולמרות זאת יש נקודות קריסה או לפחות תקלות משמעותיות כתוצאה מעבודה לא מדויקת.
איך נהפוך את ההפוך? איך הופכים עבודה לא מדויקת שכבר לא נכונה לנו לעבודה שיטתית מדויקת שיותר מתאימה לנו?
כדי להתהפך נדרשת מוכנות לשינוי. אם נמשיך להתעקש להמשיך לעבוד בדיוק כמו שעבדנו עד היום לא יקרה ההיפוך לטוב. כולנו מכירים את אמרתו של אלברט איינשטיין שהגדיר כאי שפיות את הרצון לתוצאות שונות בלי מוכנות לשנות את הפעולות שלנו ("אי שפיות היא לעשות אותו דבר שוב ושוב ולצפות לתוצאות שונות – אלברט איינשטיין")
אחת הדרכים להפוך את ההפוך היא מיקור חוץ. לעיתים, הרצון שלנו לעשות את כל המשימות במשאבים פנימיים הופך לעומס שמייצר חוסר דיוק, ולעיתים אפילו שחיקה של העובדים. מיקור חוץ מאפשר לנו לשבור את הדפוס הקיים, להכניס מקצוענות מבחוץ ולייצר עבודה יותר מדויקת ויותר אפקטיבית.
רוב הארגונים נוהגים להאמין שכדי לשמור על איכות גבוהה, עליהם לשלוט בכל שלב ושלב בתהליך. אך בימינו נדרשת מומחיות עמוקה בתחומים מגוונים. ההיפוך המתבקש הוא להבין שהוצאת חלק מהפעילויות ליועצים חיצוניים דווקא יכולה להוביל לשיפור איכותי. יועצים חיצוניים שמתמחים בתחומם מביאים חדשנות, ניסיון ומקצועיות שלא תמיד קיימים בתוך הארגון.
למשל: במקום להתמודד עם משאבים פנימיים עם כל תהליכי הבקרה והאיכות, ארגונים יכולים להיעזר בגורמים חיצוניים המתמחים בכך. פתרון זה לא רק משפר את רמת הדיוק והאמינות של התהליכים, אלא גם מאפשר לעובדי החברה להתמקד בתחומי הליבה שלהם ולמקסם את יעילותם.
כדי להבטיח שמיקור החוץ אכן יהפוך את הבלתי מדויק למדויק, ישנם כמה שלבים קריטיים:
התחומים האידאליים למיקור חוץ הם:
קבעו מראש מהם הקריטריונים שעל פיהם תימדד ההצלחה של מיקור החוץ. היכן תרצו להיות בסיום תהליך הייעוץ או מיקור חוץ? לאחר שמוגדרת המטרה, גשו לתהליך הבחירה של היועץ / ספק.
לא כל ספק / יועץ מתאים לכל ארגון. חשוב לבחור יועצים שמתמחים בתחום הרלוונטי ושיש להם הבנה עמוקה של הצרכים הייחודיים של החברה.
נראה ברור מאליו שצריך לעשות מעקב ובקרה אחר ביצועי היועץ או הספק. למרות זאת, לא תמיד הדבר מתממש. גם לאחר שהוצאנו פעילות מסוימת החוצה, אין זה אומר שאפשר לשחרר שליטה לחלוטין. יש לוודא שהאיכות נשמרת ושהתהליך מותאם לצרכי המשתנים של הארגון.
חג הפורים נותן לנו השראה להפוך את הדברים ההפוכים לטובים.
כתבתי על מיקור חוץ כתהליך הפוך לחשיבה המסורתית שרוצה לעשות הכול במשאבים פנימיים גם במחיר אי עמידה בהתחייבויות איכות, לו"ז, ואפילו תקציב.
כמובן שאפשר להתהפך גם באמצעים פנימיים. לפעמים זה קשה יותר בגלל תפיסות מציאות שמשתרשות עקב נקודות עיוורון.
מזמינה אתכם לשאול השנה בחג פורים, איך ניתן להפוך גם את הארגון שלכם למדויק, יעיל ומתקדם יותר?
אם תשובתכם תהיה: באמצעות פתיחות לשינויים, חשיבה חדשנית ונכונות לשתף פעולה עם מומחים מבחוץ, אנחנו פה!
מוזמנים לפנות אלי אישית: אורנה קמין, 053773901, orna@ok-consulting.co.il
.
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
יש שיגידו שהרעיון של טראמפ לגבי עזה מעיד על חשיבה מחוץ לקופסה, ואחרים יראו בו חלום באספמיה. מטרת מאמר זה אינה להביע עמדה פוליטית, אלא לבחון את ההקבלה בין חדשנות משבשת במדיניות לבין חדשנות משבשת בעולם העסקי.
חדשנות משבשת היא תהליך שבו טכנולוגיה, רעיון או גישה חדשה משנים את כללי המשחק בשוק מסוים. בניגוד לחדשנות הדרגתית (Sustaining Innovation), שמטרתה לשפר מוצרים ושירותים קיימים, חדשנות משבשת גורמת לשינוי פתאומי ועמוק שמחייב את כלל השחקנים להיערך מחדש.
הרעיון הוצג לראשונה על ידי פרופ' קלייטון כריסטנסן מאוניברסיטת הרווארד בשנות ה-90. באמצעות השיטה חברות קטנות עם רעיונות פורצי דרך מסוגלות לעקוף שחקנים מבוססים על ידי הצעת פתרונות שמתחילים כשוליים אך צומחים להיות הדומיננטיים.
ניתן להסתכל על הרעיון של טראמפ לפינוי עזה במונחים של חדשנות משבשת על פי עקרונות כריסטנסן:
האם גם ארגונים מסורתיים יכולים להשתמש בטכניקה של חדשנות משבשת כדי ליצור יתרון תחרותי ולחשוב מחוץ לקופסה?
כדי לאמץ חדשנות משבשת נדרש חופש מחשבתי – אך חשוב לא פחות שיהיו גם תהליכים ברורים ומסודרים. כאן בדיוק אנחנו נכנסים לתמונה.
אנחנו יכולים לעזור לכם לחשוב מחוץ לקופסה באמצעות חשיבה בתוך הקופסה. מבולבלים? הנה ההסבר:
ארגון שמייצר מסגרת עבודה ברורה, עם תשתיות תהליכיות מסודרות, אינו מבזבז אנרגיה על פתרונות לבעיות שגרתיות. כאשר הכללים ברורים והמערכת מתפקדת היטב, משתחררת אנרגיה לרעיונות חדשניים ופורצי דרך.
אני מאמינה שצריך בסיס איתן כדי לצאת ממנו לרעיונות משבשים, ולחזור אליו כדי להתארגן מחדש. רק לשבש בלי תשתיות תהליכיות טובות –לא יעבוד!
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
