מה שהיה הוא לא מה שיהיה, או: ארגון לומד => ארגון עובד

בשיטוטיי בחברות (לאחרונה אני מציצה דרך החלון בזום..) אני פוגשת מנהלים בחברות שמביאים עימם תבניות ושיטות עבודה מחברות שונות בהן עבדו קודם, והם מיישמים אותם בחברה החדשה בהצלחה כזו או אחרת.
מסכימה שאין חכם כבעל ניסיון, אך שיטת "העתק בדבק" לא עובדת בהטמעת שיטות עבודה ארגוניות מהסיבות הבאות:

1. אי התאמה של השיטה שיובאה מארגון הקודם לארגון החדש

נזכור שאלוהים נמצא בפרטים הקטנים. הכוונה – קחו אחריות, התאימו את התהליך למציאות שבה אתם נמצאים כיום. תהליך הוא תמיד מותאם ספציפית לחברה מסוימת.

2. מגדל בבל

מנהלים שונים משמע ידע ורקע שונה – כל עוד אין שיטה ארגונית, כל מנהל עובד בשיטה המוכרת לו. תהיה שיטה זו טובה ומוכחת, עדיין כל אחד מתנהל עם סט הכלים שהביא מהבית.

3. אי הסכמה משותפת של בעלי העניין על התהליך הארגוני

שלב חשוב בהתאמת התהליך לארגון הוא בדיונים משותפים עם כל בעלי העניין הנוגעים בדבר, ואישור התהליך המוסכם. שלב האישור חשוב גם כדי לאשר שהתהליך מתאים וגם כדי לגייס וליישר (באנגלית נשמע יותר טוב Align ) את כולם לתהליך המשותף.

4. אשליה שאחר כך יהיה זמן להכניס שיטות עבודה משותפות

אחרי שעוברים את המשוכה הקלה ומסכימים שצריך שיטות עבודה, מגיעים למשוכה המאתגרת הרבה יותר: "כן, אבל.. לא עכשיו.." ואז מגוון סיבות מעולות מדוע לא עכשיו. הסיבות תמיד ראויות, אך הסיכוי שדברים יתממשו מאוחר יותר קטן.

הצעתי –אל תגידו לעצמיכם אחר כך. ה"אחר כך" לא מגיע. בדרך כלל ה"אחר כך" נהיה "אתמול" כאשר פתאום יש דרישה חיצונית או אירוע שמכריח את הארגון לשנות שיטות עבודה. במקרים כאלה, מתגייסים למשימה במהירות, לעיתים על חשבון נושאם אחרים, כולל פנאי אישי שמוקדש לעבודה.

5. מחשבה שלהטמיע תהליכי עבודה זה קשה

למנהל שעסוק מעל 100% מהזמן שלו בסיום המשימות שמוטלות עליו, אכן זה קשה. בנוסף, שינוי שיטת עבודה זו לא ההתמחות שלו. המחשבה על הקושי הטמון במאמץ גורמת לוויתור.
נזכור, שבדיוק לשם כך כדאי להסתייע ביועץ שזו התמחותו, ומאגרי הזמן שלו יכולים להיות במשימות השיפור. תתפלאו כמה זה קל כשיש יועץ מומחה שלוקח אתכם ביד ומוביל אתכם למטרות שהצבתם.

6. אשליה שתהליכי העבודה הם מקבילים / אורתוגונליים לעבודה "האמיתית"
העבודה שנתפסת כאמיתית היא העבודה שהארגון מחויב אליה, דהיינו לפתח מוצרים ו/או לתת שירותים. שיפור תהליכי העבודה נתפס כמאמץ נוסף ומקבילי. מסכימה שבשלב הטמעת תהליך העבודה יש מאמץ, אך השקעה זו מחזירה את עצמה מהר מאד בכך שהיא מגדילה את היעילות יחסית מהר.
נזכור, ששיטות העבודה שלנו, מיושמות על העבודה שלנו. כמו שאת העבודה שלנו אנו לא דוחים, כך גם את שיפור המיומנויות שלנו שמסייעות לנו בעבודה שלנו לא רצוי לדחות. בעניין הזה אי אפשר להחזיר את הגלגל לאחור. הטמעה מאוחרת של תהליכי עבודה מיטביים לא תתקן את אי ההתאמות שקרו לפני הטמעת שיטות העבודה.

סוף דבר

המלצתי לסיכום, מצאו בהקדם משאבים לשיפור תהליכי העבודה שלכם, ובמידת הצורך היעזרו ביועץ מיומן שיסייע לכם בתהליך. יועץ מיומן, משמע, סייע למספר רב של ארגונים להטמיע בהצלחה שיטות עבודה מותאמות להם כמו כפפה.
בהצלחה!

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן