כשאתם מבקשים פרויקט "כתיבת נהלים" – אתם בעצם רוצים תשתית ניהולית טובה שתקל על ההתנהלות השוטפת ולא אוסף מסמכים

פעמים רבות אנו מקבלים פניות עם בקשה ל"פרויקט כתיבת נהלים". למעשה מתחת לבקשה מסתתר צורך בייעוץ ארגוני שתוצאתו עשיית סדר, שכוללת סטנדרטיזציה של תהליכי העבודה בארגון.

במהלך השנים אנו נתקלים שוב ושוב בתופעה: ארגונים מבקשים סיוע בכתיבת נהלים, אך כשהם מגלים את ההיקף המקצועי וההשקעה הנדרשת, הם בוחרים לכתוב את הנהלים בעצמם. לרוב, המשימה נמסרת למנהלי המחלקות, אשר מנסים "לשרוד" את המשימה ללא הכשרה מוקדמת בתחום, וללא הבנה בשפת האיכות או חשיבה מערכתית.

מה קורה כשהארגון בוחר לכתוב  את הנהלים במשאבים פנימיים בלבד?

בדרך כלל, המשימה מועברת למנהלי מחלקות – ללא הכנה מוקדמת. התוצאה? נהלים שונים זה מזה, הגדרות לא אחידות, ממשקים לא ברורים, ומסמכים שאינם מייצרים כלים ניהוליים אמיתיים.

מדוע "פרויקט נהלים" הוא דבר חשוב ולא רק משהו טכני שתוצאתו מסמכים?

טוב ששאלתם ..

נהלים מגדירים את שיטת העבודה של הארגון.

נוהל טוב הוא הרבה מעבר למסמך

נוהל איכותי מגדיר:

• מה נכון לעשות
• איך עושים את זה
• מי אחראי
• באילו שלבים
• ובאילו מדדים נמדדת ההצלחה

כאשר כל הנהלים כתובים בצורה אחידה ומקצועית – הארגון מקבל:

• שפה משותפת בין מחלקות
• שקיפות ניהולית ובקרה אפקטיבית
• עמידה בדרישות רגולציה ותקינה
• חפיפה קלה לעובדים חדשים
• בסיס לבקרה וייעול תהליכים

פיתוח נהלים עצמאית או על ידי גורם חיצוני?

בארגונים שיש להם פונקציה של ניהול איכות, תהליך כתיבת הנהלים, הטמעתם ובקרה על יישומם, נופל תחת אחריות מנהל האיכות.

מה קורה בארגונים שאין להם פונקציה של ניהול איכות?

בפני ארגונים ללא פונקציית ניהול איכות עומדות שתי אפשרויות:

האחת, פיתוח הנהלים באופן עצמי על ידי מנהלי מחלקות או מובילים פנימיים שקיבלו את המשימה "נוסף על תפקידם" השוטף,

השנייה, באמצעות פנייה למומחה חיצוני שיסייע במשימה.

פיתוח נהלים באמצעות מנהלים מהארגון

תצפיותיי בארגונים שמפתחים נהלים באופן עצמאי מראה לי שברוב המקרים הגישה היא מלמטה למעלה. כלומר, כל מנהל מחלקה מתאר את תהליכי העבודה בפועל במחלקה שלו.

יתרונות הגישה:

• חיסכון בהוצאה הישירה, כיוון שהאירוע מנוהל על ידי מנהלים מהחברה ללא צורך בהשקעה חיצונית נוספת.
• ניהול התהליכים היא באחריות המנהלים.

חסרונות הגישה:

כתיבת הנהלים נעשית על ידי מנהלים ששפת האיכות היא לא המומחיות שלהם. כתוצאה מכך:

• חסרה ראייה מערכתית
• אין אחידות בין המחלקות
• בדרך כלל חסרה הגדרה של ממשקים בין מחלקות.
• הגישה היא להשיג אופטימום מחלקתי, שלא בהכרח מביא לאופטימום ארגוני.
• בזבוז משאבים בהמשך הדרך. במקרים רבים החיסכון הכספי יכול להביא להוצאות עקיפות עקב הגדרת תהליך לא מיטבי.

פיתוח נהלים באמצעות מומחה חיצוני

פיתוח נהלים על ידי מומחה תהליכים חיצוני ייעשה מלמעלה למטה, בשיתוף עם מנהלים מהארגון. קובעים מטרות ארגוניות, מהן גוזרים מטרות מחלקתיות. מגדירים שיטת עבודה סדורה שמגדירה, את הממשקים בין המחלקות, את תהליך הטמעה ואופן הבקרה על מימושו. השאיפה היא להגיע לאופטימום ארגוני.

יתרונות הגישה:

• ראיה כוללת
• איכות מקצועית גבוהה

חסרונות הגישה:

• עלות גבוהה
• תלות במומחה החיצוני

בארגונים מרובי מחלקות / ממשקים / תהליכי עבודה – תהליך פיתוח הנהלים יכול להיות מאד יקר וקשור באופן ישיר לכמות התהליכים בארגון.  כאשר הדבר נעשה על ידי מומחה חיצוני – העלות הגבוהה נראית כיוון שההוצאות הינן ישירות למומחה החיצוני. מנהלים שרוצים לקדם התייעלות, נתקלים בצורך להצדיק את ההוצאה החיצונית, שנראית כהוצאה נוספת.

הגישה ההיברידית לכתיבת נהלים

כדי לתת מענה לכל צרכי הארגון, יצרנו בחברת OK יועצים לניהול, את הגישה ההיברידית. הגישה משלבת את היתרונות של שתי השיטות:
יועץ מקצועי מנחה ומלווה, אך כתיבת הנהלים נעשית על ידי מנהלי המחלקות בארגון, עם כלים, הכשרה ומשוב שוטף.

איך נראית הגישה ההיברידית בפועל?

הגישה ההיברידית תומכת בשלבים הבאים:

1. החלטת הנהלה על היקף הפרויקט והמחלקות שישתתפו בתהליך.
2. זיהוי מובילי תהליך מתוך המחלקות השונות בארגון. רצוי מאד שאלה יהיו מנהלי המחלקות עצמם. ניסיוננו מראה שמתן התפקיד לעובד לא בכיר מקשה על ההטמעה בהמשך.
3. פגישת התנעה עם המנכ"ל, להצהרת חשיבות הפרויקט להצלחת החברה.
4. קיום סדנת הדרכה לכתיבת נהלים. מטרת הסדנה היא להקנות יכולת לצוות לכתוב נהלים באופן עצמאי, תוך הסתייעות בתבנית נוהל ארגוני שהוכנה מראש.
5. כתיבת נהלים על ידי הצוות תוך קבלת משוב מהמומחה החיצוני שידייק וייתקן את הנהלים. היועץ החיצוני יסקור את הנהלים, תוך מתן משוב והנחייה לצוות כיצד לשכתב את הנהלים כדי שיהיו כתובים כהלכה ונוחים להטמעה.
6. הטמעה והובלה פנימית עם תמיכה חיצונית. שלב ההטמעה יובל על ידי צוות כתיבת הנהלים, תוך כדי הנחייה ומשוב מהמומחה החיצוני.

מדוע הגישה ההיברידית עובדת?

הגישה ההיברידית מראה תוצאות טובות מאד בשטח. יתרונותיה:

• הוזלה משמעותית בעלות הפרויקט לעומת כתיבה חיצונית מלאה.
• שפה ארגונית אחידה ויכולת לייצר סט נהלים שלם שמתחבר לתרבות הארגונית.
• מעורבות גבוהה של המנהלים שמובילה למחויבות גבוהה ליישום הנהלים.
• היכולת והידע לכתיבה, תחזוקה והטמעה של הנהלים עוברת לידי מנהלים בארגון.
• יכולת לשמר ידע ולבצע עדכונים עצמאיים בעתיד. לאחר "תקופת הרצה" – לארגון יש את היכולת להוסיף או לעדכן את הנהלים עצמאית.
• נבנית תרבות של שיפור מתמיד מתוך הארגון עצמו

רוצים נהלים מקצועיים בתקציב שפוי?

בואו לבדוק האם הגישה ההיברידית מתאימה גם לארגון שלכם.
מוזמנים לדבר איתנו ולהתחיל תהליך חכם, מדויק ואפקטיבי.

מוזמנים לדבר איתי באופן ישיר – אורנה קמין – OK יועצים לניהול – orna@ok-consulting.co.il