ניוזלטר מס 12 בנושא "back to basics"

OK, הגענו ל"אחרי חג הפסח"; חוזרים לעבוד (חלקנו, חוזרים לעבודה 🙂 ). הרבעון הראשון של השנה מאחורינו; בהחלט נקודת ציון לעצור ולשאול – מה עשינו לעומת התוכנית של שנת 2013? מה עובד? מה לא עובד? רוב השנה עדיין לפנינו כדי לעשות התאמות הכרחיות לשינויים בסביבה הפנימית והחיצונית.

אפשר להציע שניקח פסק זמן קצר, במקביל לצלילה לעשייה השוטפת ונבדוק האם התהליכים שאנו משתמשים (כלי העבודה שלנו), אכן מתאימים למטרות שאנו רוצים להשיג?

איך עושים כזו בדיקה כזו? המלצתי – להיעזר במודל במקום להמציא את הגלגל. מדוע מודל? שאלה מצוינת. מודל מאפשר בצורה שיטתית לפרק נושאים מופשטים כמו "ניהול פרויקטים", "R&D /פיתוח/הנדסה ", "שירות", "ניהול תהליכים", "תמיכה" וכדומה לאוסף של פרקטיקות. כל פרקטיקה היא דבר מוחשי וברור שיש לעשותו כדי לשפר את הביצועים התפעולים/עסקיים. בנוסף, מודל מכיל ניסיון וידע עצום של אלפי ארגונים שהשתמשו בו בהצלחה; מודלים משתבחים במשך הזמן כתוצאה ממשוב מהמשתתפים, וכן כדי לענות על צרכים חדשים שנוצרים כל הזמן בסביבה הדינמית.

אחד המודלים הטובים בעולם, אם לא הטוב שבהם לתחומים של פיתוח, ניהול פרויקטים, שיפור תהליכים ושירות הוא מודל ה- (Capability Maturity Model Integration (CMMI. למרות שהוא מצוין, מעטים הארגונים המשתמשים בו בארצנו. מדוע? לדעתי, משתי סיבות עיקריות: האחת, חוסר היכרות עם המודל המפורט, והשנייה – התפיסה שהמודל מאד מסובך וכבד. למהססים, אענה שעל חוסר ההיכרות עם המודל אפשר בקלות להתגבר באמצעות יועץ מומחה, ולנושא הכבדות – לא חייבים לעבור מבדק רשמי! אפשר להיעזר בהנחיות המודל להתמודדות עם כל אתגר בנושאים שפירטתי למעלה. ולאלה שבכל זאת מתכוננים למבדק רשמי – אפשר לתכנן את ההכנה למבדק במקביל לתהליך השיפור ובכך להקל על המאמץ הכרוך במבדק. תהליך השיפור בהנחיית המודל כולל התאמה של הנחיות המודל לארגון הספציפי, אחר כך התאמה של תהליכי העבודה (אם נדרש) והטמעה. כלומר – אפשר לבחור נושאים לשיפור ולהשתמש בהנחיות המודל כדי לשפר את אותם נושאים ספציפיים, בלי לטפל בכל הנושאים בהם מטפל המודל.

לכן, החלטתי להחזיר עטרה לישנה ולהקדיש את הניוזלטר הנוכחי לשלושה נושאים נבחרים מתוך מודל ה-CMMI.

המאמר הראשון, מחפשים שיטה לפתח ולתעדף תהליכי עבודה יעילים ומועילים?, מסביר כיצד להשתמש במודל לשיפור תהליכים, ומדגים באמצעות תחום התהליך של ניהול פרויקטים. המאמר מראה כיצד מפרקים את נושא ניהול הפרויקטים לאוסף של פרקטיקות ומביא סיפור מקרה של ארגון שאמנם טיפל בשש מתוך שבע הפרקטיקות המומלצות, אך לא התחשב בפרקטיקה השביעית ואף נפגע מכך.

המאמר השני, שבעת הסיכונים בניהול סיכונים, מנתח את גישת המודל לנושא ניהול סיכונים. במאמר זה בצד ההסבר על הפרקטיקות הנדרשות, מפורטים תרחישים המתארים מה קורה כאשר מדלגים על יישום של פרקטיקה אחת או יותר.

המאמר השלישי, מפת הדרכים להגדרת התהליך הארגוני ולניהול הידע הגלום בנכסים אלה, מטפל בניהול נכסי התהליך הארגוני; זהו תהליך המטפל בבניית כל התשתיות הארגוניות הנדרשות להגדרה ותיאור של התהליכים הסטנדרטים בארגון. התשתית כוללת: נהלים, מדריכים, הנחיות, תבניות, כלים תומכי תהליך, ועוד. הנושא נשמע מאד לא אטרקטיבי, ואוזננו נוטות להיסתם כשהנושא עולה. כמו כל נושא תשתיתי – למשל כבישים ומדרכות – הנושא אינו מושך תשומת לב ועניין רב. ומה יקרה בהיעדרו? לא נוכל לטפל בכל הנושאים המעניינים המסתמכים על תשתיות אלה. ניהול מאורגן של הנכסים הארגוניים מהווה את הבסיס לניהול ידע, מאפשר סדר וחוסך בזמן ואנרגיה, המופנים לאפיקי יצירה במקום חיפושים של מסמכים, ויצירת תהליכים יש מאין כל פעם מחדש.

לסיכום, אשמח לשמוע מכם – מה הניסיון שלכם ביישום אחד או יותר מהנושאים שהנידונים במאמרים שלעיל? האם אתם מכסים את כל הפרקטיקות הנדרשות? מה קרה או קורה כאשר דילגתם על אחת הפרקטיקות המפורטות במאמרים?

האם יש לכם דוגמה לתחום אותו תרצו לשפר? אם הדוגמה היא באחד התחומים של "ניהול פרויקטים", "R&D /פיתוח/הנדסה ", "שירות", "ניהול תהליכים", "תמיכה" – כתבו לי באמצעות אחת הרשתות החברתיות שלהלן למטה או במייל ואראה לכם (בשיחה אישית, או במאמר חדש) כיצד המודל עוזר לבצע את אותו השיפור.