מפת הדרכים להגדרת התהליך הארגוני ולניהול הידע הגלום בנכסים אלה
אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול
ניהול נכסי התהליך הארגוני הוא תהליך המטפל בבניית כל התשתיות הארגוניות הנדרשות להגדרה ותיאור של התהליכים הסטנדרטים בארגון. התשתית כוללת: נהלים, מדריכים, הנחיות, תבניות, כלים תומכי תהליך, ועוד. הנושא נשמע מאד לא אטרקטיבי, ואוזנינו נוטות להיסתם כשהנושא עולה. כמו כל נושא תשתיתי – למשל כבישים ומדרכות – הנושא אינו מושך תשומת לב ועניין רב. ומה יקרה בהיעדרו? לא נוכל לטפל בכל הנושאים המעניינים המסתמכים על תשתיות אלה. נהיה עסוקים כל היום בפילוס דרכנו בסבך הג'ונגל הארגוני.
אחד מתחומי התהליך של מודל CMMI הוא ניהול נכסי התהליך הארגוני –Organizational Process Definition, השם דגש על תשתית ארגונית טובה כדי לאפשר עקביות בניהול ותפעול. תשתית כזו מאפשרת לצבור את הידע הארגוני ב"מגירות" ובכך לשתף ידע ושיעורים הנלמדים משימוש בתהליכים מיטביים (best practices) או תהליכים שאינם מתאימים.
מפת הדרכים לבניית תשתית תהליכית לארגון
האיור שלעיל מתאר את שבעת המרכיבים של תשתית תהליכית, ואילו הן:
|
1 |
אוסף נכסי התהליכים של הארגון
|
אוסף הנכסים אמור לכסות את כל הצרכים של התהליכים של הארגון; נכסים אלה אמורים לתמוך בואריאציות: לפי מבנים ארגוניים, יחידות עסקיות, קווי מוצר, סוגי שירותים ועוד. יכולים להיות מספר תהליכים "מותאמים" (tailored) מהסטנדרט כדי לתמוך בסוגים שונים של מחזורי-חיים של מוצרים או דיסציפלינות.
|
|
2 |
תיאורים של סוגי מחזור חיים
|
התהליך הארגוני המשותף יכול לתמוך במספר סוגי משפחות תהליכים, כדי לתמוך בסוגים שונים של תהליכי פיתוח, למשל על פי מחזור חיים: מפל מים, אג'ייל, ספירלה, אינקרמנטלי, איטרטיבי, ועוד. לכל סוג מחזור חיים – תשתית תהליכית שונה של מסמכים ותבניות.
|
|
3 |
הנחיות וקריטריונים להתאמת התהליך
|
ההנחיות מתארות כיצד להתאים לפרויקט ספציפי את התהליך המתאים לו ממשפחת התהליכים הנתמכים בארגון. התאמות אלה הכרחיות כיון שיש שוני בין הפרויקטים וניסיון לכפות תהליך אחיד אינו מתאים לכולם. מאידך, ההנחיות נדרשות כדי להבטיח שרק התאמות מאושרות יתקבלו ולא איש הישר בעיניו יעשה.
|
|
4 |
מאגר מדידות של הארגון
|
מאגר המדידות כולל מדידות לגבי תוצרי התהליך של פיתוח פרויקטים ומוצרים; כמו כן המאגר מכיל מידע שעוזר לפרש את תוצאות המדידות.
|
|
5 |
ספרייה עבור הנכסים הארגוניים
|
ספריית הנכסים יכולה להיות אלקטרונית; הספרייה מכילה את הנכסים בצורה הגיונית המאפשרת אחזור בעת הצורך.
|
|
6 |
סטנדרטים של סביבות עבודה
|
מאפשר לארגון להפיק תועלת מכך שתת-ארגונים משתמשים באותם כלים, הדרכות וכדומה. התועלות מתבטאות החיסכון תודות לרכש משותף ולשיתוף ידע וניסיון.
|
|
7 |
חוקים והנחיות לצוותים
|
הנחיות לגבי יצירת צוותים; נושאים הקשורים לחוק, רגולציות, אחריות וסמכות של בעלי תפקידים שונים.
|
באמת צריך את כל זה? מה יקרה אם נדלג על רכיב מסוים?
להלן תיאור התוצאות של אי-יישום של הפרקטיקות:
|
1 |
אוסף הנכסים התהליכים של הארגון אינו מוגדר
|
כל מנהל נאלץ להמציא מחדש את הגלגל עבור הפרויקט/מוצר/ שירות שבאחריותו
|
|
2 |
יש תהליך אחיד לכל הפרויקטים
|
אילוץ להכניס את כולם לאותה שבלונה, יגרום להתנגדות גדולה לאמץ את התהליך הארגוני על ידי מנהלים ועובדים בפרויקטים שהשבלונה לא מתאימה להם
|
|
3 |
היעדר הנחיות וקריטריונים להתאמת התהליך
|
איש הישר בעיניו יעשה. למשל: מנהל של פרויקט גדול יחליט לאמץ תהליך מקוצר של פרויקט קטן, ובכך יפגע בניהול האופטימלי של הפרויקט שלו.
|
|
4 |
היעדר מאגר מדידות של הארגון
|
מקשה על הערכות לגבי פרמטרים שונים של תכנון פרויקט חדש;
|
|
5 |
היעדר ספרייה עבור הנכסים הארגוניים
|
בלגן!
|
|
6 |
חוסר סטנדרטים של סביבות עבודה
|
סביבות עבודה שונות מקשות על שיתוף ידע, עולות הרבה יותר כסף ברכישה ובניהול
|
|
7 |
היעדר חוקים והנחיות לצוותים
|
בלגן!
|
הבסיס לניהול ידע
ניהול שיטתי של הנכסים הארגוניים מהווה את הבסיס לניהול ידע, מאפשר סדר וחוסך בזמן ואנרגיה, המופנים לאפיקי יצירה במקום חיפושים של מסמכים, ויצירת תהליכים יש מאין כל פעם מחדש.
להרשמה השאירו פרטים
ארכיון ניוזלטרים >>
