נושא ניהול זמן באופן יעיל ומועיל הוא אחד האתגרים המשמעותיים ביותר שלנו. יש לנו רצון להגיע רחוק, לעמוד בכל התכניות שקבענו לעצמנו, יחד עם כל השינויים שחלים בסביבתנו שמצריכים אותנו כל פעם לחשב מסלול מחדש, כאשר הזמן אוזל ונוזל לנו בין האצבעות. המאמר "כולם מדברים על חשוב לעומת דחוף… אף אחד לא מדבר על… משמעותי", מזכיר לכולנו שבנוסף לתיעדוף המשימות הסטנדרטי שאנו עושים, חשוב לעומת דחוף, כדאי מאד להוסיף ממד נוסף, והוא עד כמה הפעולות שאנו עושים היום הן מ-ש-מ-ע-ו-ת-י-ו-ת. פעולה משמעותית היא פעולה שגורמת לנו לחסוך זמן, או לעשות יותר תפוקה באותו זמן. מהו הטריק? הרי כמות הדקות העומדת לרשותנו ביממה היא מדודה וסופית – 1440, ספרתי, אפילו דקה נוספת אין להשיג. פעולה משמעותית יכולה להיות להשקיע באוטומציה של פעולות מסוימות. השקעה שכזו היום חוסכת לנו זמן שבלעדי אוטומציה היינו משקיעים באותן פעולות שוב ושוב.
המאמר הזה מתמקד בפעילות משמעותית נוספת שקונה לנו זמן ומומחיות, והיא מ-י-ק-ו-ר  ח-ו-ץ. אילו פעולות כדאי להוציא למיקור חוץ? מהן הסיבות לעשות זאת? ראו להלן.

חמש סיבות טובות להשתמש במיקור חוץ:

1. התמקדות בשירותי הליבה של החברה.
2. חיסכון במשאבים
3. רכישת ידע ומומחיות ממומחים בתחומים מסוימים
4. חיסכון בעלויות או הגדלת הכנסות
5. שיפור רמת השירות

ולפרטים בהרחבה…

התמקדות בשירותי הליבה שלנו

כדי להשתמש במיקור חוץ על החברה לתעדף את השקעת הזמן של משאביה ולהחליט מהן פעילויות הליבה שלה, אותן כדאי שתעשה בעצמה, תוך שימוש במומחים שלה עם הכישורים המיוחדים שלהם, ומה כדאי להוציא למיקור חוץ. מיקור חוץ מאפשר להשתמש במשאב חיצוני כדי לבצע פעילויות שאינן בתחום הליבה, וכתוצאה מכך להקצות את המשאבים היקרים של החברה בפיתוח המומחיות בתחום כישורי הליבה של החברה. הרווח הוא כפול – גם החברה משתמשת במשאביה לפיתוח השירותים המיוחדים שלה וגם משתמשת במומחים שיעשו טוב יותר את הפעילויות שאינן בתחום הליבה שלה.

חיסכון במשאבים

מחסור במשאבים קיים בחברות קטנות כגדולות. גם בארגונים גדולים יש מחסור במשאבים בעלי כישורים מיוחדים. מי שנמנע משימוש במיקור חוץ, נאלץ להקצות את המשאבים במיוחדים שלו בפעילויות שאינן בתחום הליבה. יתרה מכך – לעיתים בנקודות זמן מסוימות יש מחסור במשאבים. מיקור חוץ יכול לגשר על הפער הזמני במקום לגייס עובדים קבועים בעלי תקורה גבוהה יותר.

רכישת ידע ומומחיות ממומחים בתחומים מסוימים

מיקור חוץ מאפשר להשתמש במומחים בחלקיות משרה. למשל: מאפשר לתת מענה לארגונים שזקוקים ליום בשבוע ניהול איכות במיקור חוץ, יום בחודש בניהול אבטחת מידע וסייבר במיקור חוץ, או ניהול פרויקט לתקופה של חצי שנה וכדומה. השימוש במומחים ש"באים לרגע, רואים כל פגע, וגם מטפלים באותו פגע" מאפשר להרכיב את תמהיל המומחים הנדרש בנקודות זמן ספציפיות. יתרה מזאת – המומחים שבאים למשימות ספציפיות במיקור חוץ הם גם מומחים בתחומם ונבחרים על סמך המומחיות המיוחדת שיש להם.

חיסכון בעלויות או הגדלת הכנסות

כאשר מדברים על חיסכון בעלויות במובן של מיקור חוץ, יש החושבים מיד על החלפת עובדים קבועים בעובדים זולים יותר במיקור חוץ, ובכך לחסוך תקורות. לא תמיד זה חייב להיות כך. שני צדדים למטבע. צד אחד של המטבע יכול להתמקד בהקטנת הוצאות; הצד השני של אותו מטבע יכול להתמקד בהגדלת הכנסות. למשל: לקוחות שמעוניינים לקנות מוצרים מהחברה, בתנאי שהחברה תוכיח שהיא משתמשת במתודולוגיות פיתוח מתקדמות, או מצייתת לדרישות רגולטוריות. שכירת מומחים במיקור חוץ שיתנו מענה לצרכים מיוחדים כאלה ואחרים תאפשר להגדיל את מכירות החברה.

שיפור רמת השירות

ישנם זמנים בהם נוצר לחץ זמני במשאבים. קושי לסיים פרויקט בזמן, עומס בתקופות מסוימות, או חוסר בעובדים מסיבה כלשהיא. עודף עבודה יחסית למשאבים שמוקצים לטפל באותה עבודה עלול לגרום לפגיעה באיכות השירות. במקרים מסוימים מיקור חוץ מאפשר להתמודד עם מחסור זמני במשאבים.

סוף דבר

חמשת הסיבות שתוארו לעיל עלולות להיראות כאילו הן חוזרות על עצמן. למרות זאת, כל סיבה היא טוויסט מאד מסוים בעלילה. כל אחת מהסיבות שצוינו לעיל יכולה להיות מוטיבציה לשימוש במיקור חוץ. לא חייבים שכול הסיבות תתקיימנה בעת ובעונה אחת.

האם אתם משתמשים במיקור חוץ בארגון שלכם? אם לא – מדוע? אם כן – מאיזו סיבה? אשמח לשמוע ולהחכים מניסיונכם.

החלטנו לבחור יועץ, כדי לסייע לנו להוביל שינוי בארגוננו. איך נבחר יועץ שמתאים לנו משפע היועצים הקיימים בשוק?

בטרם נבחר יועץ, כדאי שנגדיר בברור מה המטרה שאנו רוצים להשיג. היכן נרצה להיות בסיום תהליך הייעוץ? לאחר שמוגדרת המטרה, ניגש לתהליך הבחירה.
להלן מספר שיקולים שכדאי לקחת בחשבון. התשובות לשאלות שלהלן יכולות להתקבל מבדיקה עם היועץ עצמו, משיטוט באינטרנט כדי ללמוד מה היועץ עשה בעבר וכן משיחות עם לקוחות עבר וממליצים.

ראייה רחבה וניסיון רלוונטי שיש ליועץ בתחום הרלוונטי

בדקו מה עשה היועץ עד כה. עם אילו ארגונים הוא עבד? באילו נושאים הוא צבר את ניסיונו? האם ניתן לקבל המלצות או משוב על עבודות ייעוץ שנעשו בעבר?
יועץ עם שיטה וניסיון מוכח מפרויקטים של ייעוץ יכול לקצר לנו לוחות זמנים; קיצור לו"ז יכול להגיע רק מעצם זה שליועץ יש התמחות שנרכשה בעבר, לעומת ארגון שברגע נתון מתחיל להתעמק ולרכוש את הידע בנושא. יועץ עם ניסיון כבר קיבל משוב מהשטח לגבי הפרקטיקות של עבודתו. נילס בוהר, פיזיקאי חתן פרס נובל מהמאה קודמת אמר ש"מומחה הוא אדם שעשה את כל הטעויות האפשריות בתחום מסויים". עבודה עם יועץ מנוסה יכולה להקפיץ את הארגון קפיצת דרך משמעותית.
ליועץ טוב גם ראייה רחבה לגבי הידע העדכני ביותר בתחום התמחותו. ידע זה מתחדד ככל שהיועץ מתנסה במספר רב של ארגונים. ידע רחב מאפשר ליועץ לתפור פיתרון מתאים ללקוח, במקום לצייר את העיגול מסביב למטרה, ולתת לו פיתרון שנוח ליועץ, בתחום הידע של היועץ.

היועץ עובד לבד או הוא חלק מצוות יועצים עם התמחויות משלימות

הרחבה של נושא הראייה הרחבה – האם היועץ עובד לבד או שהוא מגיע מחברה עם יכולת של התמחויות בתחומים משלימים. לפעמים, עולים צרכים חדשים בתהליך הייעוץ. 

יכולת להניע את הארגון לפעולה מתמשכת, להוביל שינוי

ידע לא מספיק כדי לחולל שינוי; צריך כמובן גם לעשות. נשמע טריוואלי אבל המציאות מראה שלפעמים ארגונים לא מיישמים את מה שהם לומדים בעבודה עם יועצים. הסיבות לאי הטמעה יכולות להיות רבות ומגוונות: התנגדות לשינוי, חוסר בתשומת לב ניהולית, פוליטיקות פנימיות ועוד. לכן מומלץ לארגון לקחת יועץ רק בשלב שבאמת יש מוכנות לשינוי.
מבחינת היועץ – כדאי לבחור ביועץ שמסוגל להוביל את השינוי בארגון; כמו כן – בחרו ביועץ ש"משחרר" את הארגון ברגע שהשינוי הוטמע, ולא מחזיק את הארגון כתלוי בו, כך שהמצב חוזר לקדמותו ברגע שהארגון סיים את ההתקשרות עם היועץ.

נזכור שההנהלה מובילה את השינוי. היועץ מסייע לשינוי לקרות. הארגון אחראי על העשייה. חשוב מאד לא להתבלבל בנקודה הזאת. יש ארגונים שחולמים שיגיע יועץ ויסדר להם את העניינים בזמן שהם ממשיכים לעסוק בשוטף. יש לי ספויילר בנושא זה – לא יעבוד! יועץ לא מנוסה עלול ליפול לפח הזה ולנסות לדחוף את הארגון בכוחותיו הדלים.
כאשר מתחולל שינוי – היועץ צריך להיות צנוע ולזכור שמי שעשה את העבודה זה הארגון עצמו. ארגון טוב ממנף ייעוץ ועף קדימה.

האם לקחת יועץ עם ניסיון? האם חשוב ניסיון בתחום הספציפי?

חד משמעית – יועץ עם ניסיון אמיתי תמיד עדיף על יועץ מתחיל. אפשר לבדוק זאת בקלות. בררו עם מי היועץ עבד קודם? איזה קריירה עשה היועץ, בטרם התחיל לייעץ? האם היועץ מתפתח בעצמו? חוג הלקוחות שלו גדל? הניסיון הנצבר שלו בתחום הספציפי או הכללי גדל?
לגבי ניסיון בתחום הספציפי – כאן התשובה לא חד משמעית. כמובן שרצוי שליועץ יהיה ניסיון בתחום הספציפי. אולם, לא תמיד הניסיון בתחום הספציפי הוא הכרחי. לפעמים יועץ עם ראייה רחבה וניסיון מגוון יכול לעזור לא פחות מיועץ בתחום הספציפי. למרות שכל ארגון עלול לחשוב שהוא משהו מיוחד, תהליך זה תהליך זה תהליך. יועץ מנוסה עם ראייה רחבה יכול לסייע גם לארגונים בתחומי התמחות חדשים. לפעמים ניסיון מתחום אחר שעובר התמרה לתחום חדש יכול להביא זווית ראייה מרעננת, יחסית ליועץ שכל ניסיונו הוא מתעשייה ספציפית אחת.

ראש פתוח

האם היועץ בא עם ראש פתוח לארגון? מקשיב ולומד את הצורך ומתאים פיתרון לצורך של הלקוח, ולא מתאים את הלקוח לשיטה שהיועץ מכיר. כמו אותן אדם שמסתובב עם פטיש ורואה בכל דבר מסמר..

דוגמה אישית

אנו לא מחפשים רק יועץ שנותן עצות. בדקו את מידת הגמישות והנכונות לשינוי של היועץ עצמו. איך הוא מתפתח עם השנים? מופיע בכנסים? משתף ידע במאמרים? בעל ידע מעודכן / State-of-the-art? האם מספר הלקוחות של היועץ גדל עם השנים? האם היועץ מרחיב את תחומי ההתמחות שלו עם השנים? עד כמה הלקוחות מוכנים להמליץ עליו?

לסיום – גם הבטן קובעת ולא רק הראש..  🙂

לא רק שיקולים רציונאליים קובעים. הכימיה עם היועץ חשובה ביותר. איך מרגישים איתו? האם יש חשק לעבוד איתו? האם רמת האמון בו טובה?  האם היועץ מתחבר לנועצים? מתאים להם?

קריטריונים נוספים?

איך אתם בוחרים יועץ? האם יש לכם קריטריונים אחרים? נוספים? אשמח לשמוע מיכם. מבטיחה להשתמש בחכמת ההמונים שלכם ולעדכן את המאמר.

האם להתמקד בתחומי הליבה או במה שלי בא?

העולם החדש הולך לכיוון מיקור חוץ. פעילויות שאינן בליבת הארגון – מוצאות החוצה לארגונים או יועצים שהמומחיות וליבת הפעילות שלהם הן בדיוק אותן פעילויות. בגדול – הכלכלה הסינית וההודית תופסות נוכחות והשפעה עקב יכולתן לייצר מוצרים ולתת שירותים במחירים נמוכים ובאיכות סבירה. גישה שלפני דור – כמעט ולא הייתה נלקחת בחשבון. הכול היו עושים בבית. ובקטן – חברות מצליחות ממיינות היום את הפעילות שלהן: מה שבתחום הליבה – מפתחים בכל המומחיות והכוח, ומה שלא בתחום הליבה – נעשה באמצעות מומחים, התורמים ממומחיותם בצורה נקודתית (ייעוץ) או מתמשכת (מיקור חוץ).

ניוזלטר זה מתמודד עם האתגר – האם לעשות הכול בבית (בחברה) או להיעזר במומחים חיצוניים?

המאמר הראשון – יועץ פנימי או חיצוני – זאת השאלה מתמודד עם הדילמה של ארגונים שרוצים לעשות שינוי. האם עדיף לעשות את השינוי באמצעות יועץ פנימי) סוכן שינוי בשפת המקצוענים( או להזמין יועץ חיצוני להובלה וסיוע? כיוון שבמשך עשרות שנים תפקדתי כיועצת פנימית בארגון גדול, והובלתי מספר גדול של שינויי תהליכים מסיביים (פרטים שמורים במערכת למתעניינים), ובשנים האחרונות פקדתי מספר ניכר של ארגונים כיועצת חיצונית (פרטים באותה המערכת), ראיינתי את עצמי לצורך כתבה זאת ושאלתי – האם ומתי כדאי לנהל שינוי באמצעות יועץ פנימי, ומתי – באמצעות יועץ חיצוני. תשובות שתי סוגי היועצות, המשתפות מניסיונן, במאמר להלן. גילוי נאות – ליועצת הפנימית במקרה דנן היה את כל הידע והכישורים הנדרשים כדי להוביל את השינוי באמצעים הפנימיים.

גם במקרים בהם נעשה את רוב העבודה בעצמינו, לעולם נרצה לעשות יותר ממה שהמשאבים שלנו מאפשרים לנו. איך נסתדר עם השמיכה הקצרה? איך נוציא מהתקציב המוגדר את המרב שמאפשר לנו לממש את התכניות ולעמוד ביעדים? האם כדאי לנו להשתמש רק במשאבים פנים-ארגוניים או להיעזר בשירותי מיקור חוץ? במאמר שירותי מיקור חוץ בניהול איכות או ניהול פרויקטים – מתאים לכם? לא מתאים לכם? מתי כן ומתי לא?– שלושה תרחישים בהם נהוג להשתמש במיקור חוץ. האם נתקלתם בתרחישים נוספים בהם יש צורך למיקור חוץ? נשמח לשמוע.

מה התחדש ב-OK יועצים?

מעניין אתכם? פנו אלי באופן אישי (0537739018 או orna.kamin@gmail.com) . אשמח לעזור.

קריאה נעימה,
שלכם,
אורנה קמין

החלטנו לעשות שינוי בארגוננו. האם ניקח יועץ פנימי )סוכן שינוי בשפת המקצוענים(, או שנזמין יועץ חיצוני שיעזור לנו? כיוון שבמשך עשרות שנים תפקדתי כיועצת פנימית בארגון גדול, והובלתי מספר גדול של שינויים תהליכיים מסיביים (פרטים שמורים במערכת למתעניינים), ובשנים האחרונות פקדתי מספר ניכר של ארגונים כיועצת חיצונית (פרטים באותה המערכת), ראיינתי את עצמי לצורך כתבה זאת ושאלתי – האם ומתי כדאי לנהל שינוי באמצעות יועץ פנימי, ומתי – באמצעות יועץ חיצוני. תשובות שתי סוגי היועצות ( 🙂 ) , המשתפות מניסיונן, להלן.

יועץ פנימי כמנהיג השינוי

"……כמנהלת בכירה בארגון גדול, מלאתי מספר מגוון של תפקידים במהלך השנים: מנהלת מחלקת פיתוח תוכנה שכללה עשרות מהנדסים, מנהלת ארגון ניהול פרויקטים הכולל אחריות על עיצוב מתודולוגיות לניהול פרויקטים יחד עם ניהול צוות של מנהלי פרויקטים, מנהלת ארגון או"ש הכולל אחריות על עיצוב מתודולוגיות לניהול מחזור חיים של פיתוח מוצרים מקצה לקצה יחד עם ניהול צוות של מנהלי איכות ואו"ש , ועוד. תמיד עניינה אותי הדרך ולא רק המטרה. כמנהלת, גם יכולתי להקצות לעצמי זמן לנושאים אלה, ולהניח לאחרים להתעסק בשוטף. כיוון שהייתי חלק מהנהלת הארגון, הייתי ערה לצרכים שהתהוו ויכולתי לזהות הזדמנויות לשינוי, ולהציע תוכניות שיפור. תמיד התחלתי מגיוס ההנהלה הבכירה לתהליך, ולאחר שקיבלתי את ברכת הדרך – הקמתי צוותי שיפור ייעודיים בהתאם למשימות. כחלק מהארגון, הכרתי את הנפשות הפועלות וידעתי את מי לגייס לצוותי המשימה מבחינת ייצוג בעלי העניין ויכולת תרומה. כמו כן, ידעתי גם את מי צריך לרכך כדי שלא יפריע. כיוון שהייתי דמות מוכרת בארגון ואוטוריטה מקצועית, עם הצלחות מוכחות מהעבר, נהניתי משיתוף פעולה ומאמון.

יתרון חשוב ליועץ פנימי – שהוא פנימי! זמנו לא קצוב. חלק מהשינויים לוקחים זמן; יכולים לעבור חודשים עד שאפשר יהיה ליהנות מפירות השינוי. לפעמים צריך בדרך לחזק ולעדכן את התהליכים כדי להתאימם למציאות שמשתנה. לפעמים צריך להרפות, ולחזור לאחר תקופה. קל לעשות זאת כאשר היועץ הוא פנימי וזמנו לא קצוב.

ואחרון חביב – בארגון שהייתי, בכלל לא הייתה תרבות של היוועצות ביועצים חיצוניים. ההרגשה הייתה שיש לנו את כל הידע והניסיון לעשות זאת לבד."

יועץ חיצוני כמנהיג השינוי

כדי להוביל שינוי צריך:
1) ידע
2) ניסיון
3) זמן.

ארגונים נעזרים ביועצים כיוון שמעת לעת הם חסרים אחד או יותר ממרכיבים אלה. לא תמיד יש להם את הזמן או משאבי אנוש להשקיע בניהול השינוי כיוון שהם עסוקים בשוטף. כדי להכניס שיפור משמעותי בתרבות ארגונית או תהליכי עבודה נדרש לעצור רגע את הריצה המטורפת אחרי הזנב, ולחשוב לאן פני הארגון מועדות. רוב הארגונים שאני מכירה מעמיסים את עובדיהם ומנהליהם במשימות הדורשות למעלה מ100% מהזמן שלהם. אין להם פניות מבחינת זמן ותשומת לב כדי לנהל שינוי בנוסף למשימות השוטפות. נושא השוטף הסוחף הוא מאד משמעותי. יש ישיבות, וישיבות ועוד ישיבות. כמעט אין זמן להשלים את המשימות שמקבלים בישיבות.

לכל שינוי, יש מתנגדים. למתנגדים סיבות טובות יותר או פחות. לפעמים המתנגדים הם מנהלים בכירים מאד, שלסוכן השינוי הפנימי קשה להתמודד עימם. לעיתים המתנגדים הם עמיתים שיש להם כל מיני "עניינים בלתי סגורים" (Un finished Business) עם סוכן השינוי. כל אלה מקשים על ניהול השינוי בצורה עניינית. כאן, יתרון היועץ החיצוני הוא בכך שהוא חיצוני! היועץ החיצוני נקי ממשקעים ולא חושש מהיום שאחרי מול מנהלים בכירים בארגון.

לגבי הכרת המצב הקיים – אמנם יועץ חיצוני משקיע זמן בלימוד המצב הקיים אך הוא עושה זאת בעיניים אובייקטיביות; לא לוקח שום דבר כמובן ומאליו; אורח לרגע רואה כל פגע! ליועץ, גם יש נקודת הסתכלות רחבה הנובעת מהיכרות של מצבים דומים מארגונים אחרים. יתרה מכך – מוביל שינוי פנימי לומד את ההרגלים הטובים והגרועים של הארגון ומוסיף הרגלים טובים וגרועים משלו. לעומת יועץ חיצוני שבונה שיטה, תהליך עבודה מקצה לקצה. שיטה כתובה (לעומת תורה שבעל פה) מסייעת מאד לייצור תרבות ארגונית המבוססת על מכנה משותף מוסכם.

ליועץ טוב, בנוסף לזמן, יש גם ידע וניסיון. המשימה שלו היא פרויקט השינוי. בזה הוא משקיע את זמנו ומרצו. ההתמחות שלו היא בנושא אותו רוצים לשפר; בנוסף, הוא גם מיומן בהובלת שינויים בארגונים. בהרבה מקרים, הידע קיים בארגון ומפוזר בקודקודים של הרבה אנשים. במקרה כזה, ניהול השינוי מתבטא בהובלת קבוצת מומחים מתוך הארגון, כך שביחד יוצרים את הפיתרון הרצוי.

כאשר יועץ חיצוני מעורב בתהליך שינוי בארגון, תמיד יצוות לו מנהל פרויקט מתוך הארגון. מנהל הפרויקט מסייע ליועץ לפלס את דרכו בארגון, ונעזר ביועץ כדי להשיג את מטרות השינוי. שיתוף פעולה שכזה הכרחי להצלחת פרויקט השינוי. מנהל הפרויקט מתוך הארגון ימשיך ללוות את התהליך, לאחר שהיועץ יסים את תפקידו.

לסיכום – מה עדיף?

התשובה כמובן היא לא חד-משמעית, ותלויה בגורמים מגוונים: מעמדו בארגון של היועץ הפנימי, וביכולתו שלו לנהל שינויים בעצמו. יכולת מתבטאת בידע, משאבים וזמן שיוקדש לנושא ניהול השינוי נטו. יש דרכים רבות להגיע למטרה. כל ארגון, יבחר את המתאים לו ברגע נתון.

מהי עמדתכם? מה קורה בארגון שלכם. אשמח אם תשתפו באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן. תודה

שיקולים בעד ונגד – האם לקחת יועץ במיקור חוץ או לנהל את השינוי במשאבים פנימיים

לעולם נרצה לעשות יותר ממה שהמשאבים שלנו מאפשרים לנו. איך נסתדר עם השמיכה הקצרה? איך נוציא מהתקציב המוגדר את המרב שמאפשר לנו לממש את התכניות ולעמוד ביעדים? האם כדאי לנו להשתמש רק במשאבים פנים-ארגוניים או להיעזר בשירותי מיקור חוץ? האם יש לכך תשובה חד משמעית ונחרצת? מה התשובה הנכונה? התשובה היא – זו החלטה של כל ארגון המפעיל מערכת שיקולים המתבססת על מיפוי פעילויות החברה, מיפוי המשאבים והיכולות הפנימיים. בכל דרך שבוחרים יש יתרונות וחסרונות. חיסרון במצב מסוים יכול להפוך ליתרון במצב אחר, ולהיפך.

תזכורת: מה זה מיקור חוץ?

מיקור חוץ (outsourcing), הוא שיטת ניהול, המוציאה מהארגון את הפעילויות שהן לא פעילות הליבה שלו ומעבירה את ביצוען לספק או יועץ המתמחה באותן פעילויות.  שיטה זו מאפשרת לארגון להתמקד בתחום ההתמחות שלו עם משאבים פנימיים, ולקנות שירותים מקצועיים מספק או יועץ מומחה, עבור שאר הפעילויות. אותו מומחה לומד את הארגון ותופר לו חליפה בהתאם לצרכים הספציפיים של אותו ארגון. כך יכול הארגון לנטוע שורשים עמוקים ולהתבסס בתחום התמחותו ולפרוס כנפיים למרחב, לגדול ולהתחדש בתחומי הליבה שלו; כל מה שאינו בתחום הליבה ניתן להוציא לספק/יועץ כדי להתמקד בעיקר.

להלן מספר תרחישים של חברות שונות אותן פגשנו במסען לשיפור תהליכי האיכות והניהול ומערכת השיקולים שלהן לעבודה עם מיקור חוץ.

תרחיש מס' 1: חברה קטנה או חברת Start Up 

המשאבים תמיד מוגבלים. לא רק בחברה קטנה. מאפיין מרכזי של חברה קטנה הוא שעובדים בה מומחים בתחום המוצר או השירות של החברה, ובכך הם משקיעים את מרב תשומת הלב שלהם. למשל – חברה שמפתחת מוצר טכנולוגי בתחום הרפואי. לא תמיד יש למומחים שלה את תשומת הלב הניהולית הנדרשת כדי לעמוד בדרישות תקנים ורגולציה גלובליים ורפואיים או להתאים את תהליכי העבודה שלהם לדרישות תקני ISO 9001, ISO 13485 או לכתוב ולהגיש תיקים טכניים לפי דרישות הרגולציה למכשירים רפואיים לקבלת CE, FDA ואמ"ר. מיקור חוץ מאפשר לחברה כזאת להשקיע את זמן המומחים שלה בפיתוח המוצרים החדשניים שלה יחד עם השקעה נקודתית במיקור חוץ עבור פיתוח ותחזוקת מערכת לניהול איכות העומדת בדרישות המחמירות של תקנים ורגולציות בתחום הרפואי..

שימוש בשירותי מיקור חוץ מביא לארגון ידע וכלים ניהוליים ומקצועיים ומתאים את הכלים החדשניים ביותר בשוק לצרכי הארגון. בנוסף מיקור חוץ מאפשר למומחי החברה להתמקד במה שהם טובים. ברוב המקרים משמש היועץ גם כחונך לצוות המקצועי בתחומי האיכות ותחומים נוספים הקשורים למתודולוגיות ועבודה שיטתית.

תרחיש מס' 2 – חברה גדולה עם מערכת ניהול מובנת ומבוססת היטב

המשאבים כאמור מוגבלים גם בארגונים גדולים, גם אם יש להם צוותי איכות וניהול מקצועיים. במקרים רבים, ארגונים אלה מגיעים למצבי עומס נקודתיים או לצורך באיוש תפקיד נוסף. במקרים אלה, נפח העבודה הנדרש הינו פחות ממשרה מלאה, או שמשיקולים עסקיים שונים החברה אינה מעוניינת להגדיל את מצבת כוח האדם הקבוע שלה. מיקור חוץ מסייע להוריד עומסים. יתרון נוסף הנובע משימוש ביועץ במקרים אלה הוא בראיה חדשנית ורעננה אותה מביא אדם מבחוץ ובך תורם לחדשנות והתחדשות הארגון.

תרחיש מס' 3 – כניסה לפרויקט מאתגר חדש

החברה מתכננת להיכנס לפרויקט בתנאים מאתגרים: לו"ז קצר, מורכבות טכנולוגית, דרישות איכות מחמירות וכדומה.  פרויקט שכזה גוזל את כל המשאבים הרלוונטיים בחברה. לקוחות החברה דורשים הבטחה לאיכות, אמינות ובטיחות תהליכים ומוצרים באמצעות הוכחה מספרית שהמוצר עומד בדרישות המוגדרות או באמצעות עמידת בתקני ISO או תקנים אחרים באמצעות אישור מגוף חיצוני שבודק את איכות המוצרים או התהליכים של החברה.

מיקור חוץ מאפשר השלמת משאבים מקצועיים-נקודתיים בתחומים הנדרשים במהלך הפרויקט. בסיום הפרויקט – משחררת החברה את היועצים שהגיעו לצורך זמני-נקודתי.

דוגמאות לצרכים מאתגרים שכאלה:

• אבחון תהליכי החברה – מיפוי החולשות והחזקות בארגון, זיהוי הפערים בין המצב המצוי לרצוי,  כדי ליצור מפת דרכים לסגירת הפערים בזמן קצר ובהשקעה סבירה;
• הטמעת מתודולוגיה חדשה בניהול פרויקטים או ניהול איכות;
• הגדרת תכנית איכות למוצר חדש;
• ביצוע תהליך ניהול סיכונים בתחום פיתוח מוצרים, איכות סביבה, בטיחות או כל תחום מקצועי אחר;
• חקר תקלות למציאת סיבות השורש בעקבות תלונות לקוחות או/ ו החזרת המוצרים מהשטח (Recalls) לפי דרישות FDA ;
• מיסוד תהליך להעברת מוצרים מפיתוח לייצור;
• ביצוע ניתוח עלויות איכות והמלצה על הדרכים לצמצום עלויות אי איכות;
• עדכון של תיקים טכניים לפני הגשה ו/או לפני המבדק של הגוף המסמיך;
• ביצוע סקירה ובדיקת האפקטיביות של פעילות מתקנת ופעילות מונעת;
• מבדקי סקר פערים מול דרישות הרגולציה בינלאומית / לאומית ומקומית והכנת תוכנית לסגירת הפערים על ידי הגדרת התהליכים בהתאם לדרישות.

ולסיכום…

למיקור חוץ יתרון כאשר אין לחברה התמחות וידע ברמה שיש לספק / יועץ בתחום מסויים, במיוחד כאשר תחום זה אינו תחום הליבה של החברה. מיקור חוץ יכול להתקיים כמעט בכל תחום: ניהול פרויקטים,  פיתוח מוצרים או שירותים, תפעול ועוד. ההחזר על ההשקעה במיקור חוץ גבוה במיוחד כאשר האלטרנטיבה היא להשתמש במשאבים פנימיים אשר אינם מומחים בנושא הספציפי (שאינו בתחום הליבה – אמרנו?).

האם נתקלתם בתרחישים נוספים בהם יש צורך למיקור חוץ? נשמח לשמוע