בעלי עניין ביזמת השינוי הינם גורם קריטי להצלחת היוזמה – איך להפכם לגורם משפיע במקום מפריע?

באתם לשנות ממניעים טובים וחשובים. עשיתם שיעורי בית ויש לכם נתונים והוכחות שהשינוי המוצע יביא תועלת. האם למרות הכוונות הטובות שלכם, מישהו שם לכם מקלות בגלגלים ולא ברור לכם מדוע?
ייתכן והסיבה היא שלאותו אדם יש רצון או ציפייה שלא מקבלת מענה מעצם כך שהיוזמה החדשה יוצאת לפועל. לפעמים מישהו מאד מתרגז או נפגע מכך שדבר שחשוב לו לא נלקח בחשבון. אין הכוונה לנסות לרצות את כולם. ברור שינויים מעוררים התנגדות. מאמר זה מכוון לזיהוי מוקדם של צרכי המתנגדים ולהחליש את התנגדותם. החלשת ההתנגדות יכולה להיות גם באמצעים נעימים כגון שיחה או מתן הסבר על התמונה הכללית.

כדי להצליח ביוזמת השינוי, נדרש שמוביל השינוי יזהה את כל בעלי העניין ביוזמת השינוי. בעלי עניין הם אנשים או ארגונים אשר יכולים להשפיע על תוצאות היוזמה ו/או להיות מושפעים ממנה. על בעלי העניין נמנים הנהלת החברה, לקוחות פנימיים או חיצוניים, משתמשים, צוותים או מחלקות בארגון המתממשקים ליוזמה או מתחרים עימה על משאבים, ספקים וקבלני משנה, מנהלים בכירים, עמיתים ועוד.

יש בעלי עניין שמעוניינים בהצלחת היוזמה מסיבות שונות. אולם, יש בעלי עניין להם מטרות אחרות. לעיתים סמויות. אלה האנשים שיפריעו ליוזמה במקרה הקיצוני, או פשוט לא יסייעו במקרה הפחות קיצוני. הסיבות יכולות להיות אישיות, פוליטיות, ארגוניות או כל סיבה אחרת. תהה הסיבה אשר תהה, סוכן השינוי חייב לקרוא את המפה ולדעת מיהם כל בעלי העניין ומה ציפיותיהם.

מיפוי בעלי העניין

כדי להוביל את פרויקט השינוי בבטחה לסיום המוצלח, כדאי מאד שמוביל השינוי יזהה את בעלי העניין ואת רמת ההשפעה והעניין שלהם בהצלחת היוזמה. תכנון אופן שיתוף בעל העניין במידע, יושפע ממידת ההשפעה והמעורבות שלו. התכנון נוגע לסוג המידע ולתזמון שיתופו במהלך הפרויקט.

ניתוח בעלי עניין – כלי בגישת ה-PMBOK

PMBOK הוא ספר ניהול הידע בניהול פרויקטים. הכלי שמוצג להלן הינו בהשראת פרק בספר הדן בניהול בעלי עניין בפרויקט. נזכור שיוזמת שינוי הינה פרויקט לכל דבר.

תהליך ניתוח בעלי עניין מזהה באופן כמותי ואיכותי את בעלי העניין בפרויקט, את עמדותיהם וציפיותיהם (רמת עניין), וכן את ההשפעה שלהם ובהתאם לכך מתכנן את אסטרטגית הפעולה והתקשורת עימם כדי שתמיכתם תגבר והתנגדותם תתמתן.

האיור שלהלן מנתח את תכנון אסטרטגית הפעולה בהתאם לרמת העניין וההשפעה של בעלי העניין בפרויקט. רמת העניין קובעת את מידת המעורבות של בעל העניין בפרויקט, בעוד שמידת ההשפעה קובעת את יכולתו וסמכותו להשפיע, לטוב או לרע על הצלחת הפרויקט.

איך מנהלים תקשורת מוצלחת עם בעלי עניין שונים המונעים מצרכים ושאיפות שונות?

אסטרטגיית התקשורת תיקבע בהתאם למיפוי כדלהלן:
1. רמת עניין גבוהה עם יכולת השפעה חזקה – ניהול צמוד – קבוצה זאת מכילה אנשים להם יש עניין בפרויקט וגם יכולת השפעה גבוהה. למשל: מנהלים בכירים. ננהל עימם תקשורת צמודה ונעדכן אותם על התקדמות והתפתחות פרויקט השינוי באופן סדיר.

2. רמת עניין גבוהה עם יכולת השפעה נמוכה – עדכון שוטף  – קבוצה זאת כוללת אנשים אשר להם רמת עניין גבוהה בפרויקט, אך מידת סמכותם ויכולת ההשפעה שלהם נמוכה. למשל: עובדים הנמצאים בצוותים המתממשקים לצוות הפרויקט –  ניידע אותם על ההתקדמות.

3. רמת עניין נמוכה עם יכולת השפעה חזקה  – שמירה על שביעות רצון גבוהה – קבוצה זאת מכילה מנהלים בכירים אשר לא מעורבים בפרויקט. למשל: מנכ"ל ו/או סמנכ"ל אשר לא מעורבים באופן שוטף בפרויקט. יש להם עניין שהפרויקט יצליח כמו כל פרויקט אחר. הם לא מתעניינים בפעילות השוטפת. במקרה כזה, נשמור שהפרויקט יהיה "מיושר" עם מטרות החברה כפי שבעלי העניין רואים אותם.

4. רמת עניין נמוכה עם יכולת השפעה נמוכה  – בקרה – קבוצה זאת מכילה אנשים שהשפעתם נמוכה וגם מידת העניין שלהם נמוכה. למשל: מנהלים של פרויקטים אחרים. נפקח עין על קבוצה זאת ונפעל בהתאם להתפתחויות ולצורך.

תכנון התקשורת בפרויקט השינוי

לאחר שזוהו בעלי העניין בפרויקט, ונעשה מיפוי לגבי מידת העניין וההשפעה שלהם, יש לתכנן את מידת השיתוף שלהם במידע של הפרויקט. מידע הפרויקט כולל השתתפות בפגישות Kickoff, הפצת מסמכים, דוחות ביצועיים, סיכומי ישיבות, התרעות על חריגות וסיכונים.

נזכור שתכנון התקשורת בפרויקט הינו חלק מתכנון הפרויקט. יש לנו נטייה להשמיט גורם זה בתכנון הכללי שאנו עושים.

ניהול תקשורת מיטבי עם בעלי העניין השונים במינון ובתזמון המתאימים הינו חיוני להצלחת הפרויקט. שמירה מתמדת על שקיפות, קשב לרצונות ולצרכים של בעלי העניין במהלך הפרויקט מונעת משברים  ומגייסת את תמיכת בעלי העניין לטובת הצלחת הפרויקט.

מה הניסיון שלכם עם בעלי עניין ? מוכנים לשתף מקרים בהם בעל עניין חיבל או עזר לפרויקט ? אשמח שתחלקו עם הקוראים האחרים את התובנות והמחשבות שלכם באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן. תודה