האם יש לכם תחזית תהליכית? אסטרטגיה תהליכית ?

אני מתקרבים לסוף השנה האזרחית. ברבעון האחרון חברות עושות תחזית מכירות, ממנה גוזרים תחזית פיתוח וייצור, משם גוזרים תחזית רכש וכל מה שנדרש כדי לעמוד בתכנית השנתית.

האם אתם עושים גם תחזית תהליכית שנתית? האם יש לכם אסטרטגיה תהליכית?

המילה תחזית באה מתוך המילה חוזה,  Vision, ראית העתיד. איזה עתיד אתם רואים לחברה שלכם, ואיך אתם יכולים לתמוך בתחזית העסקית באמצעות הכלים שיש לכם כסוכני שינוי?

המילה חוזה היא גם הסכם בינכם לבין החברה שאתם עובדים בה. חוזה בין פעולות סוכן השינוי לבין המנהלים והעובדים בחברה. איך אתם מקדמים את הנושאים שתומכים בפעילות של החברה?

יש חברות שעושות תכנית איכות שנתית, וכוללים שם מדדים, תכנית מבדקים  פנימית וחיצונית ותו לא. ברוב החברות שראיתי אין לחברות אסטרטגיה תהליכית. במקרה הטוב, יש אוסף של טקטיקות אותן מפעילים, ובמקרה הפחות טוב, ישנה היסחפות בלי תכנון לכיוונים שונים.

הנהר זורם מההר למטה, ולא מלמטה למעלה

במאמר שלהן אני קוראת למנהלי איכות בארגונים ליצור תכנית איכות תהליכית שנתית שמחוברת לתחזיות העסקיות של החברה. לקראת השנה החדשה, היפגשו עם כל מנהלי המחלקות / מנהלי פיתוח עסקי ובדקו עימם איזה תמיכה תהליכית הם צריכים כדי לעמוד בתכניות שלהם. תהיו פרואקטיביים. אל תהיו כמו חלק ממנהלי האיכות שמתלוננים על המנהלים שלהם שהם לא מבינים באיכות או לא מעוניינים לשנות דבר בתהליכי העבודה שלהם. תסתכלו בראי. שם נמצא האחראי להתנהגות של אותם מנהלים. עשו פעולות שמראות איך אתם נכנסים מתחת לאלונקה יחד איתם.

לאחר שתהיה לכם תחזית תהליכית, בדקו עם עצמכם. האם הפעולות שלכם מקדמות את התחזית התהליכית או שאתם עפים ברוח, לכל דורש. מסכימה שיש פעולות שוטפות שצריך לטפל בהם. עדיין, איך אתם מקדמים את התמונה הגדולה שכתובה בתחזית?

מה כוללת תחזית תהליכית?

האבנים הגדולות בבניית תחזית תהליכית: מתחילים עם Quick Wins, אחת כך עוברים לפרטו – 20 אחוז מהפעולות/ יוזמות שיניבו 80 אחוז בתפוקה. תגידו: מה חדש פה? אין פה שום המצאת גלגל. רק השקעת מחשבה ויציאה לדרך על פי תכנית.

ובנוסף…

איך סוכני שינוי יוצרים תכנית שנתית שקשורה בעבותות לדברים החשובים לחברה?

היפגשו עם מנהלי הפעילויות העסקיות, למדו את הצרכים שלהם. האם תהליכי העבודה הקיימים תומכים בהשגת המטרות שלהם? עשו הנדסה הפוכה / Reverse  engineering. התחילו מהמטרה העסקית, האם תהליכי העבודה הנוכחיים מאפשרים את השגת התוצאה?

האם בשנים האחרונות הושגו המטרות העסקיות? אם לא הושגו – מה אפשר לשפר כדי שבשנה הקרובה המטרות יושגו? אם מטרות הושגו – האם אפשר באמצעות שינויים תהליכיים למתוח את המטרות ולהשיג יותר?

"קניית זמן" באמצעות הכנסת כלי אוטומציה, למידת מכונה, בינה מלאכותית, מיקור חוץ ואוטומציה

למדו אותנו לתעדף דברים חשובים לעומת דחופים. הגיע זמן שנלמד את עצמנו לתת מקום לדברים המ-ש-מ-ע-ו-ת-י-י-ם

הוציאו מרשימת המשימות שלכם, משימות שאחרים יכולים לעשות עבורכם, או פעולות שמומחים יכולים לעשות עבורכם בפחות השקעת ומאמץ יחסית לכם. מיקור חוץ או ייעוץ מומחים בהחלט יכול לחסוך זמן ומשאבים נוספים.

חדשנות תהליכית ושיפור מתמיד

שימוש במתודולוגיות מתקדמות כגון לין/ Lean או שש סיגמה/ Six Sigma. מתודולוגיות אלה מביאות קפיצת מדרגה בתוצאות. מדוע לא משתמשים בהן? כנראה מסיבות של חוסר מודעות / חוסר ידע / חוסר אמון / חוסר רצון לעשות תהליכי עומק. (מחקו את המיותר).  אל תוותרו. בדקו איתנו את האפשרויות בתחומים אלה.

פיתוח והכשרת המשאב האנושי

הכשרת הצוותים לשימוש בתהליכי העבודה הקיימים ו/או המשופרים.

איך תחזית תהליכית משפיעה על העבודה השוטפת של סוכני השינוי?

כאמור לעיל, לאחר שגוזרים את פעילויות האיכות ושיפור התהליכים מהיעדים העסקיים – נוצרת תכנית מסייעת לארגון. אם יש תכנית / תחזית / חוזה / הסכם, אפשר לעקוב אחריה ברמה חודשית לפחות.
אחד האמצעים למעקב חודשי המסייעלשמירת כושר תהליכי-ניהולי מתמשך באמצעות תשומת לב רציפה של ההנהלה הוא קיום ישיבות סטטוס בין ההנהלה הבכירה לדרג הניהולי הזוטר, בו המנהל הזוטר (בנוכחות כל שרשרת הפיקוד שמעליו) מציג את סטטוס הפעילות שלו בארבע שקפים לכל היותר, שקפים אלה כוללים: עדכון לו"ז, עדכון מדדים, ניהול סיכונים וסטטוס קצר. זו תמצית הניהול. כדי להציג שקפים אלה ניהול הפעילות אמור לביות מתוקן. חריגות מטופלות לפני הפגישה עם ההנהלה. זה אמצעי חזק ביותר. למרות זאת אני מתקשה לשכנע ארגונים לאמץ נוהג זה. אחריות סוכן השינוי היא לדאוג שתהליך זה מתקיים באמעות המנהלים והעובדים. כך הם הופכים לאחראיים של תהליכי העבודה שלהם עצמם.

איך אפשר לעזור לכם בבנייה ומעקב של תחזית תהליכית?

מוזמנים לפנות אלינו כדי שנסייע לכם לעשות תחזית תהליכית. "אורח לרגע רואה כל פגע". אנו יכולים לעזור לכם לבנות תחזית תהליכית שתומכת בחזון של החברה ובחוזה שלכם עם העובדים והמנהלים בחברתכם.

דברו איתי. הנה פרטי הקשר שלי – נייד: 0537739018, דוא"ל: orna@ok-consulting.co.il 

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן