הגהנום שמחכה למי שלא מגדיר את תהליכי העבודה שלו ו/או לא מנהל את הנכסים הארגוניים שלו

הגדרת תהליך היא ארגון כל הידע הארגוני בצורה הגיונית, תבניתית, נוחה לשימוש, ברת חזרה ונוחה להטמעה. למרות שרובנו חכמים ויצירתיים חלק ניכר מהפעולות שלנו חוזרות על עצמן. כאשר אנו רוצים לעשות פעילות חדשה כביכול אנו מחפשים בזיכרוננו מתי עשינו משהו דומה, לאחר מיכן מחפשים בתיקיות, שואלים אנשים ואז לוקחים את הבסיס הקודם, משנים ויוצרים משהו מתאים לצורך הרגעי, וחוזר חלילה.
דמיינו שכל התהליך שלכם מוגדר היטב, סדר הפעילויות ברור, וכל נכסי התהליך שמסייעים לכם – נגישים לכם. כף, נכון? לא רק שנחסך לכם זמן אלא שאיכות העבודה משתפרת: פעם אחת בשל שימוש בתבניות שכוללות את כל הידע הנדרש לעבודה איכותית ופעם שנייה בשל חיסכון זמן שהולך לבלי שוב על חיפושים והמצאת הגלגל מחדש.
מאמר זה מתמקד בניהול ניהול נכסי התהליך הארגוני; הכוונה לבניית כל התשתיות הארגוניות הנדרשות להגדרה ותיאור של התהליכים הסטנדרטים בארגון. התשתית כוללת: נהלים, מדריכים, הנחיות, תבניות, כלים תומכי תהליך, ועוד. הנושא נשמע לחלקנו מאד לא אטרקטיבי, ואוזנינו נוטות להיסתם כשהנושא עולה. כמו כל נושא תשתיתי, למשל כבישים ומדרכות, מה קורה היעדר תשתיות? איננו יכולים לטפל בכל הנושאים המעניינים המסתמכים על תשתיות אלה. נהיה עסוקים כל היום בפילוס דרכנו בסבך הג'ונגל הארגוני.

חמשת מצוות "עשה" ותיאור הגהנום המצפה למי שלא עושה

 

1. בניית תהליך ארגוני הנתמך בנכסים ארגוניים מותאמים לארגון ומוטמעים בו

• עשה
  בניית תהליך הנתמך באוסף נכסים המכסה את כל הצרכים של התהליכי הארגון; נכסים אלה אמורים לתמוך בווריאציות: לפי מבנים ארגוניים, יחידות עסקיות, קווי מוצר, סוגי שירותים ועוד. יכולים להיות מספר תהליכים "מותאמים" (tailored) מהסטנדרט כדי לתמוך בסוגים שונים של מחזורי-חיים של מוצרים או דיסציפלינות.

• הגהנום המחכה למי שלא עושה
  כל פעם ממציאים מחדש את הגלגל עבור הפרויקט/מוצר/ שירות שעושים ברגע זה. משתמשים רק בניסיון ובידע שלנו ולא בידע הארגוני, חוזרים על טעויות שנעשו בעבר ובעיקר מבזבזים זמן יקר. התוצרים במקרים רבים פחות איכותיים.

2. תמיכה במספר סוגים של מחזור חיי פיתוח מוצר או שירות (לעוסקים בפיתוח)

• עשה
  בניית תהליך הארגוני משותף התומך במספר סוגי משפחות תהליכים, למשל על פי מחזור חיים: מפל מים, אג'ייל, ספירלה, אינקרמנטלי, איטראטיבי, ועוד. לכל סוג מחזור חיים – תשתית תהליכית שונה של מסמכים ותבניות.

• הגהנום המחכה למי שלא עושה
  אילוץ להכניס את כולם לאותה שבלונה, גורם להתנגדות גדולה לאמץ את התהליך הארגוני על ידי כל מי שהשבלונה לא מתאימה לו. חוזרים לתיאור הגהנום מלמעלה של המצאת גלגל "מתאים".

3. הנחיות וקריטריונים להתאמת התהליך

• עשה
  ההנחיות מתארות כיצד להתאים לפרויקט ספציפי את התהליך המתאים לו ממשפחת התהליכים הנתמכים בארגון. התאמות אלה הכרחיות כיון שיש שוני בין הפרויקטים וניסיון לכפות תהליך אחיד אינו מתאים לכולם. מאידך, ההנחיות נדרשות כדי להבטיח שרק התאמות מאושרות יתקבלו ולא איש הישר בעיניו יעשה.
  חוקים והנחיות לצוותים – הנחיות לגבי יצירת צוותים; נושאים הקשורים לחוק, רגולציות, אחריות וסמכות של בעלי תפקידים שונים.

• הגהנום המחכה למי שלא עושה
  בהיעדר הנחיות וקריטריונים להתאמת התהליך – איש הישר בעיניו יעשה. למשל: החלטה של מנהל של פרויקט גדול לאמץ תהליך מקוצר של פרויקט קטן, ובכך יפגע בניהול האופטימלי של הפרויקט שלו.
  היעדר הגדרת אחריות וסמכות לבעלי תפקידים, למשל, יכולה לגרום לעימותים ומאבקים על טריטוריות, או השמת אנשים לא מתאימים לתפקיד.

4. בניית ספרייה עבור הנכסים הארגוניים

• עשה
  בניית ספרייה אלקטרונית המכילה את הנכסים בצורה הגיונית המאפשרת גישה ושימוש קלים בעת הצורך.

• הגהנום המחכה למי שלא עושה
  במילה אחת: בלגן!

5. בניית סביבת עבודה משותפת

• עשה
  מאפשר לארגון להפיק תועלת מכך שתת-ארגונים משתמשים באותם כלים, הדרכות וכדומה. התועלות מתבטאות החיסכון תודות לרכש משותף ולשיתוף ידע וניסיון.

• הגהנום המחכה למי שלא עושה
  נפוץ בעיקר בארגונים גדולים – סביבות עבודה שונות מקשות על שיתוף ידע, עולות הרבה יותר כסף ברכישה ובניהול

הבסיס לניהול ידע

ניהול שיטתי של הנכסים הארגוניים מהווה את הבסיס לניהול ידע, מאפשר סדר וחוסך בזמן ואנרגיה, המופנים לאפיקי יצירה במקום חיפושים של מסמכים, ויצירת תהליכים יש מאין כל פעם מחדש.
נראה לכם שלבנות תשתית לניהול תהליכים וידע זאת משימה מתישה ו/או גוזלת זמן רב? תיעזרו ביועצים שזאת המומחיות שלהם.
מה איתכם? איך אצלכם בנושא זה? מחכה לשמוע מיכם באחת הרשתות שקישורן להלן

 

Photo by kira schwarz from Pexels

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן