עושים סדר – יוצאים מעבדות לחירות

אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול

.

מהי עבדות מודרנית בעיני?

עבודה קשה או מאומצת? לא נחמד אבל זו לא עבדות בעיני. אם יש לנו מטרה שאנו רוצים להגיע אליה, להתאמץ זו לא עבדות. עבדות מודרנית, בעיני, זה לעשות דברים שוחקים שאין לנו חשק לעשות אותם.

מהן הפעולות השוחקות בארגונים?

הפעולות השוחקות הן פעולות שדורשות ביצוע פעולות חוזרות, המצאת הגלגל כל פעם מחדש, סבבי תיקונים, טיפול בתקלות ותלונות. השחיקה נובעת מכך שאנו רוצים לנוע קדימה והטיפול בביצוע פעולות חוזרות גוזל מאיתנו משאבי זמן ואנרגיה יקרים. המאבק עם הרצון לנוע קדימה שלא מתממש עקב כך שאנו נאלצים לדרוך במקום או ללכת אחורה גורם לשחיקה.

תכנית ארבעת השלבים להפחית שחיקה ולזכות בחירות

להלן תכנית בארבעה שלבים להתמודדות עם נושא השחיקה שיעזרו לנו לצאת מעבדות לחירות.

שלב א – יצירת שיטות עבודה תהליכיות

הקטנת שחיקה תקרה כאשר נפתח שיטת עבודה תהליכית עבור הפעולות שחוזרות על עצמן. לא נעים להודות, אך חלק גדול מהפעולות שלנו  חוזרות על עצמן. שיטת העבודה כוללת תבניות, רשימות תיוג, כלים מותאמים לכל ארגון המכילים בתוכם את כל הידע הנדרש לביצוע העבודה. עבודה לפי תבניות מסייעת להורדת כמות הפעולות שחוזרות על עצמן ומגדילה אנרגיה לפעולות שדורשות מחשבה ויצירתיות.

אדוארד דמינג, הנחשב לאבי תורת האיכות אמר: "אם אתה לא יכול לתאר את מה שאתה עושה כתהליך אזי אתה לא יודע מה אתה עושה".
עבודה תהליכית מאפשרת לייצר תוצרים יותר איכותיים, באיכות גבוהה יותר ובזמן קצר יותר. השיטה מאפשרת גם לאנשים פחות טובים לייצר תוצרים טובים.

שלב ב – יצירת "Not-to-do-list"

נבחן את רשימת המטלות הארגוניות ונשאל את עצמנו – מה אפשר להפסיק לעשות? 
נבדוק כל נושא ברשימת המטלות: האם הנושא שווה שנשקיע בו זמן? האם אנו יכולים להפסיק לעשות אותו אפילו אם הוא חשוב? זוהי חשיבה שונה מהרגיל כי היא מוסיפה למיקוד הרגיל ברשימת ה- To-Do-List,  מיקוד נוסף במה לא לעשות. כלומר – המאמץ ההירואי שאנו משקיעים בלעשות עוד ועוד כדי להגיע למטרה שלנו, צריך להיות מוחלף במחשבה – איך נפנה לנו זמן על ידי כך שנפסיק לעשות דברים. כל נושא שאנו מפסיקים לעשות היום  – יוצר לנו יותר זמן מחר. זוהי חשיבה מאד מאתגרת, כי קשה לנו להפסיק לעשות דברים שאנו מאמינים שאנו צריכים לעשות. אבל באופן מודע, בכך שאנו ממשיכים לעשות את הדברים האלה, באופן לא מודע אנו מפסיקים או אפילו לא מתחילים לעסוק בנושאים המקדמים.

שלב ג – הכנסת כלים ואוטומציה

יש נושאים שאנו לא יכולים להפסיק לעשות, אך אפשר להכניס כלים שיהפכו תהליכים לאוטומטים או שיטות עבודה המסתייעות בתבניות, רשימות תיוג וכלים נוספים יקצרו את זמן העבודה. האתגר הוא בכך שבטווח הקצר נדרש להשקיע בכלים ובשיטות כדי שבטווח הבינוני-ארוך נחסוך זמן.

שלב ד – מיקור חוץ

האם אפשר לעבור למיקור חוץ? להאציל סמכויות?  להעביר ליועצים או קבלני משנה?
האם אפשר להוציא למיקור חוץ פעולות/נושאים שהם לא בתחום הליבה שלנו? האם אפשר לתת לאחרים חלק מהעבודה הרוטינית ולפנות לנו זמן ליצור דברים חדשים? ברור שהתשובה חיובית. מדוע לא תמיד עושים את זה? כי אנו מיוחדים. התהליכים שלנו מיוחדים. אף אחד אחר לא יוכל לעשות אותם טוב כמונו.

סיכום

הדרך להקטנת שחיקה דורשת מבט-על על הפעילויות שלנו. לעבור מאינסוף פעולות טקטיות למחשבה אסטרטגית על צורת העבודה שלנו. כדי להקל עלינו את תהליך השינוי – נעשה את תהליך השינוי בשלבים. ניצור את שיטת עבודה על פי מבנה: Plan-Do-Check-Act (PDCA). כל פעם נגדיר תהליך לנושא מסוים ולאחר מיכן נעבור לנושא הבא. לא הכול בבת אחת. צעד, צעד.

שיטה תהליכית נותנת עוגן ומחזירה אותנו כל פעם לבסיס, במקום לעשות פעולות בהולות כל פעם שקורה אירוע לא צפוי. התהליך המסודר הוא כמו WAZE שאומר לנו איך להגיע מנקודה A לנקודה B.

להגיד – עכשיו זה לא הזמן – זו עבדות. העומס לעולם לא יורד. הוא רק הולך ומתגבר.

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן

 

 

אשמח לשיתוף באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.

Photo by Digital Buggu: