אילו תוצאות מעידות על הצלחת ניהול פרויקט בטווח הרחוק?

מדוע פרויקטים מסוימים נחשבים מוצלחים יותר מאחרים? אילו תהליכים מאפשרים למדוד הצלחה לטווח ארוך? האם קיים מדד אובייקטיבי למוצלחות הזו? שאלות מיליון הדולר. אם היינו יודעים את התשובה, היינו יודעים לחזור על ההצלחה שוב ושוב.
כשמחפשים בגוגל – הצלחה בניהול פרויקטים או כישלון בניהול פרויקטים – מקבלים מאות אלפי התייחסויות. אין ספק, נושא מאתגר שמעניין רבים; חידה בלתי מפוצחת, בינתיים.

בדרך כלל אנחנו רגילים לחשוב על הצלחה במונחים של השגת יעדים, סיום מוצלח, אירוע שיא, ניצחון; יש המגדירים הצלחה כהיפך מכישלון. כלומר: אם הפרויקט לא נכשל סימן שהצלחנו. משום מה, כישלונות הם מאד ברורים. ההצלחה – יותר חמקמקה.

משתפת במאמר זה מחשבה על הוספת מדידת הצלחה בטווח הארוך, בנוסף למדידה בקו הסיום של הפרויקט.

מה זה בעצם פרויקט מוצלח בראייה ארוכת טווח?

מאד חשוב להגדיר מהו פרויקט מוצלח בראייה ארוכת טווח ולא רק בקו הסיום. לא מספיק רק לסיים בזמן, בתכולה ובתקציב, אלא לעמוד באוסף של יעדים שמודדים מכלול של מטרות, במיוחד לטווח ארוך. מדידה כזו היא חשובה ביותר, כיוון שבמקרים רבים מנהלים מביאים את הפרויקט שלהם לקו הסיום, קוצרים את פירות ההצלחה, ועוברים לפרויקט אחר שמחים וטובי לב. לאחר זמן מתברר שהלקוחות לא מרוצים מהתכולה, או מהאיכות, וכדומה. מה קורה? תוצאות אי-ההצלחה מחושבות במקום אחר – או שמקימים פרויקט או גרסאות המשך, שעיקר מטרתם היא לעשות את מה שהיה באמת צריך לעשות בפרויקט המקורי, או שארגון אחר (תמיכה למשל) מטפל בתיקונים, או כל פיתרון יצירתי אחר. התקציב של פרויקטי ההמשך לא נחשב כחריגה בתקציב הפרויקט המקורי; משימות התיקון החדשות מנוהלות בגאנט אחר של גרסה חדשה, כך שחריגה מלו"ז הפרויקט המקורי – גם היא אינה מורגשת.

ארגון שמודד לאורך זמן את הצלחות או אי הצלחות של הפרויקטים והמוצרים שלו במונחים כמותיים, יכול ללמוד על היכולות האמיתיות שלו. כתוצאה מכך, התכנון וההתחייבויות של הפרויקטים החדשים לוקחים בחשבון גם נושאים כמו איכות המוצר, שביעות רצון הלקוח מהשימוש בו, ניהול סיכונים והזדמנויות לטווח הארוך, מעבר לעמידה בלו"ז, תכולה ותקציב.

אי מדידת התוצאות בטווח הארוך פוגעת בהפקת לקחים ושיפור, לקראת הפרויקטים הבאים.

OK, מה למדוד?

כאמור, המדידה היא תלוית ארגון ומטרותיו הספציפיות. תמיד נחפש מדדים אובייקטיבים, שאינם תלויים בפרשנות סובייקטיבית של המודד או הנמדד. מדד טוב הוא מדד שמעורר השראה, כך שעמידה מוצלחת בו מקדמת את הארגון מעבר לפרויקט.
נראה ברור…אך לא תמיד מקוים.

מדידת לו"ז, תכולה ותקציב בראייה ארוכת טווח

הכי בסיסי – מדדי "השילוש הקדוש" בניהול פרויקטים: לו"ז, תכולה ותקציב; שיעור חשוב שלמדתי והריהו לפניכם – לא לסגור פרויקט בתאריך הסיום שלו, אלא להמשיך את כל הפעילויות הקשורות אליו, על אותו גאנט, אותו תקציב ואותה רשימה של דרישות/תכונות ממנה נבנה הפרויקט המקורי. כך ניתן יהיה למדוד את הביצועים האמיתיים של הפרויקט. כלומר: הוספת תכולה שהושמטה, גרסאות תיקונים של תקלות – כחלק מהפרויקט עצמו. גם אם המקל עובר למנהל או צוות אחר. המדידה אינה ברמה אישית אלא ברמה ארגונית.

מדידת שביעות רצון הלקוחות

מדידת שביעות רצון הלקוחות הינה בסיסית, ונחשבת לאחת מדרישות החובה של תקן 9001 ISO שמהווה את הסטנדרט הבסיסי ביותר למדידת איכות תהליכי הארגון; רצוי ביותר למדוד את שביעות רצון בסוף הפרויקט אך גם להוסיף מדידת שביעות רצון מהמוצר או השירות לאורך זמן. משוב משימוש במוצר או בשירות חוזר למפתחים ונלקח בחשבון בפיתוח המוצרים הבאים.

מדידת ביצועי תוצרי הפרויקט

מדדי ביצוע הינם ספציפיים לפרויקט ותלויי סוג הפרויקט, מורכבות הפרויקט או המוצר/שירות אותו מפתחים, מידת החדשנות שבו, גודלו, מספר האתרים בעולם בו מתנהל הפרויקט ועוד. רצוי להגדיר מספר קטן של מדדים, מתוך אוסף המדדים הכללי, כמדדים שהם קריטיים להצלחה.
מדדי הפרויקט – נמדדים באופן רציף או באבני דרך מרכזיות במהלך הפרויקט ולא רק בסופו כדי שאפשר יהיה לבצע פעילות מתקנת ולחזור למסלול, בטרם יהיה מאוחר.
המקום להגדיר את המדדים הביצועיים הוא בשלב תכנון הפרויקט. שלב התכנון יכלול גם את אופן מדידת תוצרי הפרויקט בטווח הארוך, מעבר לסיום ניהול הפרויקט שיצר אותם.

תאום ציפיות בין הארגון ומנהלי הפרויקטים לגבי אופן מדידת ההצלחה של ניהול הפרויקט

צורת מדידת המדדים, תכיפות הצגתם מסוכמים מראש בתחילת הדרך, כדי שיהיה ברור לכולם על מה ואיך הם נמדדים. בנוסף, תכנון הפרויקט כולל גם את אופן ותדירות הבקרה על עמידה במדדים.

מה דעתכם על מדידת הצלחה של פרויקט בטווח הארוך, מעבר לנקודת הסיום הרשמית? מצפה לשמוע מיכם

Photo by cottonbro from Pexels

מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן