המאמר שלהלן סוקר את נושא הגנת הפרטיות, אשר תפס לאחרונה מקום מרכזי בניהול ארגונים ומשתף ניסיון מצטבר בניהול פרויקטי ציות לדרישות החוק בתחום זה.
הגנת הפרטיות עוסקת בניהול אחראי, מבוקר וחוקי של מידע אישי: מידע על לקוחות, עובדים, מועמדים, ספקים וגורמים נוספים. עבור ארגונים, מדובר בנושא רוחבי המשפיע על תהליכי עבודה, מערכות מידע, התקשרויות עם ספקים וקבלת החלטות ניהוליות.
תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות שנכנס לתוקף במהלך שנת 2025, חיזק משמעותית את חובות הארגונים ואת סמכויות האכיפה של הרשות להגנת הפרטיות. התיקון רלוונטי לארגונים רבים במשק, ציבוריים ופרטיים, לרבות ארגונים שאינם מגדירים עצמם כארגונים טכנולוגיים אך מחזיקים או מעבדים מידע אישי במסגרת פעילותם השוטפת.
אי-ציות לדרישות החוק עלול להוביל לקנסות משמעותיים, חשיפה משפטית ופגיעה במוניטין. יחד עם זאת, ניסיון מצטבר מראה כי ארגונים שמטפלים בנושא רק מתוך חשש מקנסות, מתקשים ליישם הגנת פרטיות אפקטיבית לאורך זמן.
פרויקט ציות להגנת הפרטיות הוא פרויקט מובנה, תחום בזמן ובתכולה, שמטרתו לבחון את רמת הציות של הארגון לדרישות חוק הגנת הפרטיות ולסגור פערים קיימים.
בליבת הפרויקט עומד סקר פערים בהגנת הפרטיות, הכולל:
בסיום הסקר מוגדרות פעולות מתקנות שמטרתן להביא את הארגון לרמת ציות ברורה ומוסכמת.
חשוב להדגיש: פרויקט ציות אינו שירות שוטף ואינו מיועד לתת מענה לכל סוגיה עתידית שתעלה. מדובר בפרויקט תחום בזמן שמטרתו להביא את הארגון לעמידה בדרישות החוק.
DPO (ממונה על הגנת הפרטיות) כשירות הוא מודל שבו הארגון נעזר בגורם מקצועי חיצוני הממלא את תפקיד הממונה על הגנת הפרטיות באופן שוטף.
התפקיד כולל:
החוק והנחיות הרשות להגנת הפרטיות קובעים כי מינוי ממונה על הגנת הפרטיות נדרש, בין היתר, ב:
מניסיוננו, גם ארגונים שאינם מחויבים פורמלית במינוי, בוחרים ב־DPO כשירות כחלק מניהול סיכוני פרטיות אחראי.
ההבחנה בין פרויקט ציות להגנת הפרטיות לבין DPO כשירות חיונית להבנת היקף האחריות והליווי הנדרש מהארגון ומהיועץ.
בפועל, ארגונים רבים נכנסים לפרויקט ציות מתוך רצון להיות מוגנים מקנסות שיושתו עליהם מהרשות להגנת הפרטיות. לרוב, נושא הגנת הפרטיות אינו בתחום התמחות הארגון. מצב זה יוצר אתגרים אופייניים:
מדובר בפערי ידע טבעיים, לא בחוסר שיתוף פעולה. כאן נדרשת גישה ייעוצית מנוסה, שיודעת לנהל ציפיות, להגדיר גבולות ברורים ולתרגם רגולציה למציאות יישומית.
הצלחת פרויקט ציות להגנת הפרטיות תלויה פחות בכתיבת מסמכים ויותר באופן שבו הפרויקט מנוהל. ניהול מקצועי של הפרויקט כולל:
לצד זאת, נדרש ניהול שינוי ארגוני: עבודה עם הנהלה ובעלי עניין, התאמת פתרונות למציאות הקיימת והטמעה הדרגתית של תהליכים. שילוב הבנה משפטית בדרישות החוק יחד עם מתודולוגיות של ניהול איכות וניהול פרויקטים מאפשר להתמקד בתוצאה – רמת ציות ברורה, ישימה ובת-קיימא.
הגנת פרטיות אינה פעולה נקודתית, אלא תהליך ניהולי מתמשך. ארגונים המחפשים יועץ הגנת פרטיות אינם זקוקים רק לידע רגולטורי, אלא לליווי שמבין תהליכים, שינוי ארגוני וניהול פרויקטים מורכבים.
כאשר פרויקט ציות להגנת הפרטיות מנוהל בגישה מתודולוגית, עם דגש על יישום בפועל והתמקדות בתוצאות, הוא הופך מכלי תגובתי לניהול סיכונים, למרכיב אחראי ויציב בניהול הארגון.
מזמינה את קוראי המאמר לשיחה מקצועית לבחינת הרלוונטיות של נושא הגנת הפרטיות לארגונם, כדי להבין היכן הארגון עומד, מהם הסיכונים הקיימים, ומהם הצעדים הנכונים להמשך.
אורנה קמין
נייד: 053-7739018; דוא"ל orna@ok-consulting.co.il
