הכה את המומחית (זוכרים שזה ביטוי, בלי מכות בבקשה..) מספר 2
מנהלים, סוכני שינוי בארגונים מכינים מראש מענה לשאלה שיישאלו – מה יוצא לי מהיוזמה שלכם? מה התועלת?
ובכן, לא זאת השאלה!
השאלה שצריכה להישאל היא: מה התועלת של התועלת?
מנהלים, סוכני שינוי בארגונים יוזמים שינוי ומכינים בנק של תשובות לשאלות שצפויות להגיע.
שאלות כמו מדוע כדאי להטמיע את השינוי, מי צריך את זה? אפשר לדחות למועד אחר (עד שנשכח מזה ונוותר)? כמה זה עולה לי?… נענות בתשובה: הלקוחות דורשים את זה, המתחרים כבר מזמן עושים את זה, נעשה את הפעולות הרגילות שלנו מהר יותר, באיכות טובה יותר.
תשובות האלה הן טובות, אבל לא תמיד הן מספיקות כדי להניע את הספינה לכיוון שונה ממה שכרגע היא שטה. תשובות טובות יותר הן כאלה שמראות את התועלת של התועלת.
למשל, במקרה שלקוחות דורשים לעבוד בשיטת עבודה מסוימת (תקן או מודל), אפשר להראות את הרווחים האמיתיים הנובעים מהשינוי, ולא רק לעשות כי הלקוחות רוצים. הלקוחות דורשים עבודה בשיטה מסוימת, לפי מודל מסוים, כדי להבטיח שהספק שלהם עובד בצורה איכותית ועומד בזמנים. לא קשה למצוא במקרה שכזה את התועלת של התועלת, מעבר ל"זה מה שדורשים מאיתנו".
ולא נשכח שגם המנהל המאשר הוא בן אדם. כדי שהמנהל שלכם ישקיע ברעיון שלכם הוא צריך להבין קודם כל – מה ייצא לו אישית מזה בנוסף לתועלות הארגוניות. כן, כן – גם למנהל יש אג'נדה אישית. הבינו את הצורך הסמוי והראו כיצד היוזמה תקדם אותו. מה מניע אותו – גאווה? פחד? אגו? מוטיבציה? מבחינתו השיפור יכול להתבטא בתוצאות מספריות, ביוקרה שיזכה בה, התרגשות מיוזמה חדשנית, או מיליון סיבות אחרות. מצאו את הדרך לגייס אותו רגשית לתהליך.
עכשיו תורכם – איזה שינוי אתם רוצים לעשות בארגונכם? מה התועלת של השינוי? ומה התועלת של התועלת?
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
אני פוגשת מנהלים בארגונים שמרגישים שתהליכי העבודה שלהם מעכבים את ההתקדמות שלהם. מרגישים ולא מחליטים לשנות. התרגלו למצב הקיים. מספרים לעצמם סיפורים מדוע לא לעשות שינוי. עובדים מסביב לשעון, אך לא בהכרח מתקדמים בכיוון ובקצב הרצוי.
קיימים בספרות מודלים רבים לשינוי. מציעה במאמר זה את מודל משולש השינוי שמייצג את מה שהשכלתי מכל מלמדי.
משולש השינוי מכיל את האלמנטים הבאים:
וחוזר חלילה.
ניסיוני הקט לימד אותי שזה לא תהליך כמו DMAIC שבו מתקדמים בטור משלב לשלב וגם לא תהליך עגול של שיפור מתמיד. זוויות המשולש מייצגות דרך חתחתים שלצערי מגיעים אליה במקרים רבים רק שנדחפים לפינות (קודקודי המשולש) ושלושת התהליכים (צלעות המשולב) מתקיימים בו זמנית.
במקרים רבים, בחיי ארגונים, כמו בחיים האישיים מחליטים לשנות רק כשמגיעים עם הגב לפינה, כאשר רואים ששיטת העבודה הקיימת אינה מטיבה עימנו.
חלק גדול מהארגונים מחליטים לשנות כתוצאה מאירוע חיצוני, למשל: לקוח דורש שיוכיחו לו שהארגון הטמיע שיטת עבודה המבוססת על תקינה או מודל נדרש. ישנם מודלים מורכבים לתעשיות ספציפיות כמו תעופה ורכב וישנם מודלים או תקנים מורכבים פחות. המודלים או התקנים מגדירים איך ארגון איכותי אמור לעבוד, וכל ארגון יוצר את שיטת העבודה שמתאימה לו וגם עונה לדרישות המודל או התקן.
חלק מסוים מהארגונים מחליט לשנות כתוצאה מהבנה שהישארות במצב הקיים גובה מחיר יקר.
כמובן שתמיכה הנהלה ביוזמת השינוי היא הכרחית ובלעדיה אין טכם לצאת לדרך.
לאחר שהוחלט לעשות שינוי מגדירים מטרות במונחי תוצאות. כלומר – לא מספיק להגדיר את השגת תקן כיעד כדי להשביע את רצון הלקוח שדורש זאת, אלא להגדיר מה התוצאות הרצויות לנו. איפה אנו היום?(המצב המצוי מה לשמר ומה לשנת), ולאן אנו רוצים להגיע (המצב הרצוי מפורט לפי נושאים).
השלב זה כולל יצירת תכנית עבודה כדי להגדיר ולהטמיע את שיטת העבודה שתסגור את הפער בין המצב הרצוי למצב המצוי. התכנית נעשית על ידי גזירה לאחור של הפעולות שיביאו לתוצאות הרצויות.
שיטת העבודה היא אוסף של נהלים, תבניות (Templates), מדריכים (Guidelines), רשימות תיוג (Checklists) וכלים (Tools) המחייבת את הארגון.
שילוב יועץ מומחה בשלב זה יכול להאיץ את קצב השינוי כיוון שהיועץ מכיר מודלים שונים ושיטות עבודה ויכול להתאימן לארגון; היועץ בונה עם הארגון שיטת עבודה פרקטית המבוססת על ניסיונו תוך התאמת סט הכלים שברשותו לצרכים הספציפיים של הארגון. היועץ שמוקצה למשימה מקדיש לכך את זמנו, לעומת יועצים פנימיים שמוסתים לפעילויות אחרות.
זהו השלב שבו שיטת העבודה שהוגדרה מוטמעת ביחידות הרלוונטיות בארגון. הטמעה היא תהליך שדורש יישום של שיטת העבודה החדשה וכן ביצוע של מבדקים פנימיים המוודאים שהשינוי מוטמע כהלכה. לעיתים פערים ביכולת ההטמעה של השיטה החדשה דורשים שינוי בהגדרת השיטה.
שילוב יועץ מומחה בשלב זה מאיץ את קצב הטמעת השינוי. מדובר באותו יועץ שעסק בהגדרת שיטת העבודה החדשה. כאמור, כל ניסיונו וזמנו מוקדש לשינוי, כולל שינויים הנדרשים בשיטה כדי להקל על ההטמעה.
.. וחוזר חלילה
החזרה על תהליך השינוי היא חשובה מאד. ישמה ציפייה שתהליך השינוי יהיה חד פעמי ודרמטי. לא כך הוא. השינוי נעשה בצעדים. כמו שמחשבים רווח על ידי חישוב של ריבית דה-ריבית, כך נעשה שינוי דה שינוי. כל פעם קצת אבל בטווח ארוך השינוי מצטבר לשיטת עבודה חדשה ומיטבית.
אשמח לשמוע מניסיונכם: כיצד אתם מנהלים שינוי? מה המניע לעשות שינוי? איך אתם מגדירים את השינוי הנדרש? איך אתם מטמיעים את השינוי הנדרש?
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
פסח לפנינו ..
במהלך השנים זכיתי להתארח בערב פסח אצל משפחות מעדות שונות,
במקומות שונים בעולם, בשפות שונות, חילונים, דתיים.
תמיד היה מרגש ומופלא בעיני שערב הפסח נחגג באותה צורה בכל המשפחות ברחבי הגלובוס
(עד כדי לחנים טיפה שונים אצל עדות שונות).
מה הופך את ההגדה לסיפור כל כך מיוחד?
מה גורם להגדה להיות כזאת רבת מכר שגורמת לכולנו לחזור לקרוא בה שנה אחרי שנה?
אתאר בסדרה של שלושה מאמרים עשרה אלמנטים שגורמים להגדה להיות כה מיוחדת.
אם תפנימו אותם, תוכלו לקדם את הרעיונות שלכם בארגון, ובעקבות כך גם לקדם את עצמיכם.
המאמר הראשון בסדרה דן בארבעה אלמנטים:
1) שני קצוות
2) שאילת שאלות מסקרנות
3) הפעלות
4) משחק
המאמר השני בסדרה דן בשלשה אלמנטים נוספים:
5) שירים עם לחן קליט
6) הרחבה והסבר על מושגים מרכזיים
7) חזרתיות על מסר
המאמר השלישי בסדרה דן בשלשה אלמנטים נוספים:
8) קבוצתיות
9) ייחודיות
10) אוכל
ממליצה לכם מאד לקרוא את הסדרה. פרסמתי אותה ברשתות החברתיות וקיבלתי תגובות טובות.
אילו אלמנטים נותנים לכם השראה? האם יש אלמנטים נוספים?
ספרו לי. אולי נצליח לייצר עוד פרק.
אנו משתדלים לחדש כל הזמן.
בניוזלטר הקודם סיפרתי על שירות חדש שלנו בנושא אימון לאיכות.
שירות הפוך לגישה שאומרת שכדי ליצור או לשפר תהליכים נדרש להשקיע השקעה גדולה בליווי וייעוץ חיצוני.
ההיפוך שלנו בתחום זה הוא הצעה לליווי שעתי למנהל האיכות הקבוע או זה שקיבל את התפקיד נוסף על תפקידו
בקצב מותאם לצרכים כדי לסייע בהתקדמות הטובה למול התוכניות.
אורח לרגע רואה כל פגע ויכול לתרום נקודת ראות נוספת מניסיונו הרב.
עד כה הגיעו מעט תגובות של מתעניינים.
מספרת על כך שוב, למקרה שלא שמתם לב.
לשמחת כולנו נפתחו הרבה מאד תכניות חדשות ברשות לחדשנות.
חלקן מסתיימות בחודש מאי.
מזמינה אתכם לבדוק אילו תכניות רלוונטיות לכם, בקישור כאן שכולל את התוכניות הפתוחות כרגע.
חלקיכם מצטערים על חוסר מודעות לנושאים הרלוונטיים בזמן.
קיימים תכניות בתחומים שלהלן:
כל הפרטים על כל התכניות – בדקו בקישור שמתעדכן כל הזמן.
שלכם,
אורנה קמין
OK יועצים לניהול
נכתב בהשראת פוסט מצולם שפורסם בפייסבוק של דני וידיסלבסקי – וידיס שירותי ניהול – "הסיבה הסודית שבגללה קוראים בהגדה של פסח כל שנה מחדש", מיום 10.4.23
לקראת הפסח – מאמר שלישי בסדרה של שלושה מאמרים קצרים בנושא השראה מתוך ההגדה של פסח שתעזור לנו לקדם את הרעיונות שלנו בארגון, וכתוצאה מכך – תעזור לנו לקדם את עצמינו בארגון.
במהלך השנים זכיתי להתארח בערב פסח אצל משפחות מעדות שונות, במקומות שונים בעולם, בשפות שונות, חילונים, דתיים. תמיד היה מרגש ומופלא בעיני שערב הפסח נחגג באותה צורה בכל המשפחות ברחבי הגלובוס (עד כדי לחנים טיפה שונים אצל עדות שונות).
מה הופך את ההגדה לסיפור כל כך מיוחד? מה גורם להגדה להיות כזאת רבת מכר שגורמת לכולנו לחזור לקרוא בה שנה אחרי שנה? אתאר בסדרה שלשלושה מאמרים עשרה אלמנטים שגורמים להגדה להיות כה מיוחדת. אם תפנימו אותם, תוכלו לקדם את הרעיונות שלכם בארגון, ובעקבות כך גם לקדם את עצמיכם.
המאמר הראשון בסדרה דן בארבעה אלמנטים:
המאמר השני בסדרה דן בשלשה אלמנטים נוספים:
מאמר זה, השלישי והאחרון בסדרה, מוסיף שלושה אלמנטים נוספים:
בליל הסדר יושבים ביחד ומקריאים בקבוצה את ההגדה ושרים את השירים המיוחדים לאירוע עצמו. ככל שהקבוצה יותר גדולה האירוע יותר עוצמתי. מחזק את הרצון של המשתתפים לחזור על האירוע שוב ושוב.
איך קשור אלינו? לכידות קבוצתית, סביב פרויקט משותף, אבן דרך מאתגרת עוזר לפרטים להתחבר למטרה ולהשקיע מעצמם מעבר למה שהיו עושים לבד.
שרים שירים שמיוחדים לערב הזה, ואף יש שיר שמוקדם לייחודיות – מה נשתנה הלילה הזה מכל הלילות. הערב הזה הוא מיוחד ומבודל ולכן זוכרים אותו.
איך קשור אלינו? רוצים שישימו לב אליכם? תהיו מיוחדים, רצוי באופן חיובי.
אוכל מחבר בין אנשים. במיוחד אוכל טעים, מזין, מנחם.
חשבו כיצד לשלב פעילויות שקשורות לאכילה כחלק מהפעילויות שלכם. מה לעשות, אוכל עושה טוב.
יש לכם רעיונות נוספים להשתמש באחד מהאלמנטים כדי לקדם את הרעיונות שלכם?
תמה ונשלמה סדרת הלקחים שניתן ללמוד מההגדה של פסח.
אילו אלמנטים נותנים לכם השראה? האם יש אלמנטים נוספים?
ספרו לי. אולי נצליח לייצr עוד פרק
נכתב בהשראת פוסט מצולם שפורסם בפייסבוק של דני וידיסלבסקי – וידיס שירותי ניהול – "הסיבה הסודית שבגללה קוראים בהגדה של פסח כל שנה מחדש", מיום 10.4.23.
לקראת הפסח – מאמר שני בסדרה של שלושה מאמרים קצרים בנושא השראה מתוך ההגדה של פסח שתעזור לנו לקדם את הרעיונות שלנו בארגון וכתוצאה מכך – תעזור לנו לקדם את עצמינו בארגון.
במהלך השנים זכיתי להתארח בערב פסח אצל משפחות מעדות שונות, במקומות שונים בעולם, בשפות שונות, חילונים, דתיים. תמיד היה מרגש ומופלא בעיני שערב הפסח נחגג באותה צורה בכל המשפחות ברחבי הגלובוס (עד כדי לחנים טיפה שונים אצל עדות שונות).
מה הופך את ההגדה לסיפור כל כך מיוחד? מה גורם להגדה להיות כזאת רבת מכר שגורמת לכולנו לחזור לקרוא בה שנה אחרי שנה? אתאר בסדרה שלשלושה מאמרים עשרה אלמנטים שגורמים להגדה להיות כה מיוחדת. אם תפנימו אותם, תוכלו לקדם את הרעיונות שלכם בארגון, ובעקבות כך גם לקדם את עצמיכם? על כל אלה – בסדרת המאמרים לכבוד פסח.
המאמר הראשון בסדרה דן בארבעה אלמנטים:
פרטים במאמר הראשון בסדרה
מאמר זה, השני בסדרה, מוסיף שלושה אלמנטים נוספים:
השירים בהגדה הם עם לחן קליט ומילים קליטות
שירים כמו די דיינו, אחד מי יודע – הם שירים עם לחן קליט וגם יש בהם את מוטיב הסקרנות.
איך זה קשור אלינו? תנו שם קליט ליוזמה שלכם/ לתהליכים שלכם, או סיסמה שקל לזכור אותה ולחזור עליה, בלי להסביר את כל מה שעומד מאחוריה.
דוגמה: ארגון שעובד עם תהליך פיתוח שכולל שלבים, עם שערים של Go/No Go הדורשים עמידה באוסף של תנאים כדי לעבור בשער לשלב הבא. מתן שם קליט לכל שער עוזר לנהל ארגון, במיוחד ארגון גדול, אפילו בינלאומי, לכל שער יש שם קליט. אמרת אותו וכולם מבינים במה מדובר.
בהגדה יש הסבר נרחב על מושגים כמו פסח, מצה ומרור.
רותם את כולם – לשם מה התכנסנו היום?
לענייננו – אתם רוצים לרתום עובדים ומנהלים ליוזמת שינוי? תסבירו – למה ומדוע, ולא רק להגיד מהיום יהיה כך וכך ..
אנו קוראים את ההגדה שנה אחר שנה, בלי שינויים או עדכונים. חוזרים על המסר שוב ושוב. החזרתיות שבמוכר והידוע מגייסת השתתפות נרחבת למנהלים ועובדים שרוצים לחזור על החומר למרות שהם מכירים אותו היטב
מה ניתן ללמוד מיכך? היום אנו בעד שינויים והתאמות של תהליכים לצרכים המשתנים של כל ארגון. עצתי – עדכנו כמובן את התהליכים, אך שמרו על השפה המוכרת.
הדוגמה שניתנה לעיל עם שיום שערי Go/No Go – שמרו על שמות השערים, יחד עם עדכון לפי הצורך של הקריטריונים לעמידה בכל שער.
יש לכם רעיונות נוספים להשתמש באחד מהאלמנטים כדי לקדם את הרעיונות שלכם?
אילו אלמנטים נותנים לכם השראה? ספרו לי
המשך יבוא .. עוד שלושה אלמנטים במאמר הבא
נכתב בהשראת פוסט מצולם שפורסם בפייסבוק של דני וידיסלבסקי – וידיס שירותי ניהול – "הסיבה הסודית שבגללה קוראים בהגדה של פסח כל שנה מחדש", מיום 10.4.23.
מועד אחרון להגשה: 07/06/2023
ניתן לקבל מענק כספי למימון הפיילוט בשיעור של עד 60% מן ההוצאות.
ניתן להגיש פרויקטים אשר הטכנולוגיות שלהם מציעה מענה ייחודי לצרכים הנגזרים מפעילותה של החברה הממשלתית ונמצאות בשלב מתקדם של הפיתוח (ללא תכולת מו"פ משמעותית) ולקראת פיילוט בחברה ממשלתית.
