תקן ISO 45001, הוא תקן ניהול מערכת איכות המתמקד בבטיחות ובריאות תעסוקתית. המדובר בתקן חדש המחליף את תקן OHSAS 18001.
השינוי המשמעותי ביותר הוא התאמת המבנה של תקן 45001 ISO למבנה של כל משפחת ה-ISO לענפיה השונים, ובכך מאפשר לארגונים לעבוד על מערכת איכות משולבת. כלומר: שילוב של מערכת בטיחות בעבודה 45001 ISO יחד עם מערכת לניהול איכות מבוססת 9001 ISO, יחד עם מערכת לשמירה על איכות הסביבה 14001 ISO. החל משנת 2020 גם תקן 27001 ISO לניהול אבטחת מידע יצטרף לחגיגה.
מערכת איכות משולבת יוצרת בארגון שפה אחידה בארגון וחוסכת במשאבי ניהול כגון מבדקים פנימיים, סקר הנהלה, היערכות למבדקים חיצוניים ועוד. החיסכון ניכר במיוחד לארגונים המסתייעים ביועצים. הזמן הנדרש להכנה למספר תקנים קטן מסכום הזמן של הכנת כל תקן בנפרד.
דרישת התקנים במהדורתן החדשה היא להבין את ההקשר הארגוני. כלומר – להבין את הסביבה החיצונית והפנימית של הארגון, לזהות את ההשפעה של הסביבה על הארגון ולהיערך לאיומים וההזדמנויות מהבית ומבחוץ. הבנת ההקשר הארגוני כוללת זיהוי בעלי העניין בארגון, זיהוי הצרכים והדרישות של אותם בעלי עניין, זיהוי מידת המחויבות שהארגון לוקח על עצמו כדי לעמוד בציפיות בעלי העניין ועוד. זוהי דרישה חדשה יחסית למהדורות הישנות של התקנים. החידוש הוא בשינוי זווית הראייה. הראייה החדשה לומדת את הסביבה במובן הכי רחב ומחפשת כלים איך לעמוד בציפיות השונות ולהיות גמישים ופתוחים לשינויים, כיוון שהסביבה החיצונית משתנה באופן תדיר. אופן המענה לדרישה זו, תלוי בתפיסת מנהל האיכות את תפקידו בארגון.
ארגונים נדרשים להגדיר את ההקשר של הארגון שלהם, כלומר סוגיות חיצוניות ופנימיות בסביבה בה הם פועלים. ההקשר חייב להיות מוגדר ומבוקר באופן שוטף. ספציפית לתקן 45001 ISO – הדרישה היא להתמקד בסוגיות הקשורות לניהול בטיחות בעבודה. סוגיות ספציפיות לתקן 45001 ISO הן מוכנות לחירום, וביצוע תרגול של צוות חירום.
תקן 45001 ISO מבקש לוודא כי הארגון מוכן למצבי חירום המותאמים אליו, כפי שזיהה אותם בהערכות הסיכונים שלו. חשוב לציין, כי סקר סיכונים מלא הכולל הערכת סיכונים מלאה ומקיפה בשיתוף אנשי מקצוע מתחום הבטיחות מתבקשת כדי לוודא כי כל סיכון מזוהה ומקבל מענה מתאים. בנוסף, תרגול מקיף של צוות החירום היא סוגיה נדרשת ע"פ חוק (בתדירות שנתית), ומהווה אסמכתא חשובה לצרכי עמידה בתקן. במידה והארגון הינו מפעל מסוכן כהגדרתו בחוק, נדרש גם תיק מפעל, ולפי קריטריונים מסוימים של רשות הכבאות – גם תיק שטח.
זיהוי הצרכים והציפיות של בעלי העניין הוא חלק מהבנת ההקשר הארגוני. גישת התקן החדש היא להתייחס לכל בעלי העניין, לא רק ללקוחות. בעלי עניין נוספים הם עובדים, ספקים וקבלני משנה, בעלי מניות, גופים ממשלתיים, שכנים ועוד. לאחר שזיהינו את צרכי בעלי העניין, והחלטנו מה מתוך כל הצרכים והציפיות רלוונטי ובתחום אחריותנו – נתאים את מערכת האיכות כך שתעמוד בדרישות.
בעל עניין מרכזי הם עובדי החברה. כדי להבין לעומק את צרכי העובדים, תקן 45001 נותן דגש להתייעצות עם עובדים. כלומר, הארגון חייב להראות ולספק אסמכתאות מתאימות להתייעצות ולשיתוף עובדים בכל הקשור לבטיחות ובריאות תעסוקתית, כולל וידוא שאין חסמים כלשהם המונעים מהם לבטא את דעתם בחופשיות. זאת מתוך נקודת הנחה, כי התייעצות עם העובדים ושיתופם אמורה להגביר את רמת הבטיחות בארגון.
חשיבה על נושאים שיכולים להשתבש, סיכונים שיוכלו להשפיע על יכולת הארגון ליישם תוצאות מתוכננות, שיכללו הגברת בטיחות ובריאות של עובדים במהלך עבודתם. דרישות חוקיות ואחרות חייבים גם כן להיות מזוהות ולהיבחן. ניהול סיכונים מאפשר נקיטת פעולת מניעה או פעולה שמטרתה לשכך את המכה. נדרשת חשיבה תהליכית בתוספת חשדנות בסיסית של מה יכול להשתבש.
הדרישה לפעולה מונעת שהייתה בגרסאות הקודמות הוסרה.
לצורך הפחתת סיכוני בריאות תעסוקתית ובטיחות וסילוק מפגעים, התקן החדש מגדיר היררכיה של בקרות בסדרי עדיפויות עם הפנייה מתאימה לניהול הסיכונים. בקרי סיכונים ומפגעים נדרשים להיות מתוכננים במסגרת הבקרות התפעוליות. התקן מציג דרישות לניהול של שינויים מתוכננים כגון תנאי עבודה, כוח אדם, ציוד וכן שינויים בסיכונים ומפגעים ידועים.
כתוצאה מכך וככלל, יישום תקן ISO 45001 החדש יוביל לבריאות תעסוקתית ובטיחות גבוהה יותר כמו גם פחות אירועי בטיחות.
מעבר מניהול איכות למנהיגות לאיכות. הדגש עובר למעורבות הולכת וגדלה של ההנהלה הבכירה בתהליכי האיכות בכלל ובתהליכי ניהול בטיחות בעבודה בפרט.
קיים מיקוד מוגבר על מטרות המוגדרות בארגון כדי לאתגר את הארגון לשיפור ביצועים. היעדים מוגדרים בשיטת SMART ובכך מושם דגש על הגדרת יעדים בצורה מדויקת, רלוונטית לארגון, כולל הקצאת משאבים נדרשים.
תזכורת להגדרת יעדים "חכמים" (SMART)
S | Specific | מוגדרים, מדויקים |
M | Measurable | מדידים, ניתנים לניהול |
A | Attainable | ברי השגה, מוסכמים, מתאימים למטרות הארגון |
R | Relevant | היעדים משמעותיים לארגון |
T | Time-bound | קשורים ללו"ז, מוגבלים בזמן |
דרישות התקשורת הארגונית צריכות להיות מוגברות במונחים של הגדרת מטרת התקשורת והאם היא אפקטיבית בנוסף להגדרת מי, מה ומתי צריכה התקשורת המוגדרת לחול.
התקן מאפשר השתתפות והתייעצות עם עובדים ברמה גבוהה במסגרת מערכת איכות זו. לתקן החדש יש דרישות לטיפול וניטור הבריאות והבטיחות של עובדים גם בארגונים של הספקים וקבלני המשנה וכן בתהליכי מיקור חוץ ורכש.
כמו בתקן 18001 הקודם, גם כאן נדרשת עמידה בדרישות הדין. מניסיוננו, בסקירת הדרישות מומלץ לערב ייעוץ משפטי בנוסף לייעוץ הבטיחותי כדי לוודא כי כל סעיף בדרישות הדין והרגולציה, לרבות משרדים ממשלתיים – מכוסה ומקבל מענה מתאים. בלא מעט ארגונים, תקן הבטיחות והבריאות התעסוקתית הינו חלק ממערכת איכות משולבת הכוללת גם את תקן איכות הסביבה ISO 14001, כך שהייעוץ המשפטי והבטיחותי המשולב מתבקש גם עבור היבטים סביבתיים (בעיקר בכל הקשור לחומרים מסוכנים).
השילוב בין תקנים אלו יוצר לרוב "נוסחה מנצחת" בכל הקשור לתחום ה-EHS (סביבה, בריאות ובטיחות) שארגונים מקדישים עבורו לא מעט משאבים, מתוך הבנה כי שילוב ה-EHS בתהליכי העבודה מגן על הארגון מפני תאונות עבודה, נזקים סביבתיים, נזקי מוניטין, סנקציות מנהליות ולעיתים אף חשיפה לעבירות פליליות.
מגוון דרכים –
או באופן עצמאי – דורש לימוד דרישות התקן החדש
או בסיוע שלנו – את השדרוג עצמו אנו עושים במהלך יום עבודה אחד אצלכם. אנו מתכוננים לקראת היום הזה, אך ההכנה שלנו פחות מעניינת אתכם. 🙂 מזמנים לפנות אלינו לקבל הצעה
חג הפסח זה עתה הסתיים, וניוזלטר זה עונה על שתי קושיות:
אנו ממשיכים בתנופת התחדשות. עשינו סדר פסח והורדנו שירותים שנס ליחם והתעדכנו בשירותים חדשים.
בגיליון הקודם – סיפרתי שפתחנו מחלקה חדשה שמסייעת לחברות לקבל מענקים מהרשות לחדשנות. התחום רותח. קיים בשוק צורך גדול שאנו נענים לו בשמחה :-). אנו מאמינים שכאשר יש הזדמנות שהמדינה עוזרת למי שעובד – כדאי למנף עזרה זו. הוספנו למחלקה עוד התמחות והפעם – סיוע לחברות לקבל מענקים ממשרד הכלכלה לפעילויות שיווק בחו"ל. למי שהנושא רלוונטי – מוזמן לשוחח איתנו לבדיקת היתכנות.
מחלקת התקנים אף היא התחדשה בשירותים חדשים:
מאחלת לכם קריאה נעימה ומועילה,
שלכם,
אורנה קמין
מנכ"לית OK יועצים לניהול
האם אתם מודדים את הנושאים הנכונים?
האם המדידה מחוברת לצורך עסקי/אסטרטגי של החברה או צורך פנימי?
האם אתם מודדים תוצאות או קיום פעילויות?
האם הנושאים הנמדדים מדווחים?
… ואם כן – האם בפורום של מקבלי ההחלטות?
…… ואם כן – האם זהו פורום ייעודי חד פעמי, כגון סקר הנהלה לאיכות שנתי, או שהדיון במדדים מתבצע בישיבות הרגילות?
האם ננקטת פעולה מתקנת בעקבות דיווח המדד?
… ואם כן – האם זאת פעולת עומק שמתקנת בעיות מהשורש או שליפה מהמותן?
היום יותר ויותר ארגונים מטמיעים מערכות לניהול איכות מבוססות תקן ISO כזה או אחר לניהול התהליכים העסקיים שלהם. אחת הדרישות היא לקיים סקר הנהלה לאיכות. בין היתר, נדרש לדון בישיבה זו על "ביצועי תהליך". ההתייחסות לנושא זה לרוב הינה שטחית ביותר. נזכור שמדידת ביצועי תהליך נדרשת בנוסף למדידת עמידה ביעדים של השנה החולפת. לאמור – נדרש כאן דיון קצת שונה מאשר – עמידה/אי עמידה ביעדי שנה שעברה וקביעת יעדים לשנה הבאה. מדידת ביצועי תהליך הוא נושא שמקבל תשומת לב מאד נמוכה. לרוב, מי שמכין את סקר ההנהלה – כותב משפט וחצי בנושא, כולם מגלגלים עיניים ועוברים הלאה… עד הרפרוף הבא.
הסיבה ש"מועצת גדולי התקנים למיניהם" הכניסה דרישה למדוד את ביצועי התהליכים היא ההבנה שמדידת ביצועי תהליך מעידה האם התהליך מבוצע כהלכה, האם הוא מביא את התוצאות המצופות; במידת הצורך מדידה שכזו מעודדת לנקוט פעולות שיפור.
רוב הארגונים לא משקיעים מחשבה אילו תהליכים באמת חשוב להם למדוד, ומתמידים במדידת התהליכים הקלאסיים שנקבעו לפני יותר מ-100 שנה. בד"כ מודדים עמידה בלו"ז, תקציב, איכות. חסרה חשיבה רעננה – מה באמת חשוב למדוד?
לאחר שזוהו המדדים – ממונה גורם שאחראי לאסוף את המידע הקשור במדד, לנתח אותו ולהציג את התוצאות להנהלה.
ההנהלה יוצאת ידי חובתה בכך שהיא מקיימת דיון נפרד בביצועי התהליך. למשל: כחלק מסקר ההנהלה השנתי. כולם יודעים שההחלטות האמתיות לא מתקבלות בישיבה זו, אלא בישיבות ההנהלה "הרגילות". מדידת ביצועי התהליך הוא נושא מנותק מהדיונים השוטפים בנושאים עסקיים/תפעוליים החשובים לחברה. לרוב, מי שמודד את ביצועי התהליך הוא לא חלק מהישיבות ה"רגילות". כתוצאה מכך, ההחלטות שמתקבלות בישיבה השנתית לניתוח ביצועי תהליך נשכחות… עד לדיון השנתי הבא.
סליחה על הבוטות – אתגר זה אף גרוע מאתגר ה"ראש הקטן". בנושא מדידת ביצועי התהליך אין ראש מוביל. כלומר: הארגון החליט למדוד ביצועי תהליך, מונה גורם שימדוד .. וזהו!
הנושא אינו משולב במערכת הניהול. אף גורם ניהולי לא מתעניין במדידת ביצועי תהליך, אף גורם ניהולי לא לוקח אחריות על תוצאות הביצועים. האנשים האמונים על מדידת ביצועי התהליך הם חסרי סמכויות לקבל החלטות שישפרו את ביצועי התהליך. לא מבוצעת חקירה על סיבות השורש לתוצאות המדידה וכתוצאה מכך גם לא מבוצעות פעולות מתקנות או פעולות שיפור. התייחסות שכזו מביאה לגסיסה איטית עד למוות מוחלט וסופי של הנושא.
נושא בחירת אופן ביצועי התהליך נעשה בצורה לא שיטתית. הארגון לא משקיע מחשבה מה חשוב למדוד כדי לשפר אלא מודד מה שקל למדוד. ראיתי ארגונים שמודדים נושאים חסרי תועלת לחלוטין כמו: כמה זמן הכנה הושקע בסקירת מסמך מול כמות התקלות שהתגלו במסמך כמדד ליעילות תהליך סקירת מסמכים. במקום להחליט אילו נושאים חשובים ולחשוב איך למדוד נושאים אלה. כתוצאה ממדידת נושאים בלתי חשובים בעליל, נוצר בארגון גיחוך של הנושא בכללותו.
וריאציה של הבלגן נוצרת כתוצאה ממדידת יתר של כל דבר שזז. היום, באמצעות כלים יש גישה לנתונים בכמויות ובכך אפילו מעצימים את גודל הבעיה. קיימות מערכות מדידה מקבילות. מחלקות שונות מודדות תהליכים זהים באופנים שונים (שם אחר, מדידה שונה). כתוצאה מכך נוצרת יתירות במדידה שמקשה על הראייה הכוללת של המציאות כפי שהיא.
דשבוארד הוא כלי לריכוז תוצאות ביצועי תהליך, כולל רמזור אדום/צהוב/ירוק לאינדיקציה על תהליך לא תקין/אזהרה/תקין בהתאמה. הרבה מנהלים אוהבים הצגת נתונים בדשבוארד כיוון שתמונה אחת ברורה יותר מאלף מילים: מאפשר לראות מצב מורכב בדף אחד. הבעיה בדשבוארד היא בכך שרואים נקודת מצב נקודתית. פעמים רבות המידע נאסף בדיעבד לקראת ישיבת ההנהלה. לא תמיד מנתחים מגמות; לפעמים סיכום מצב בין שתי נקודות יכול למצע מצבי קצה מנוגדים. (כמו טביעה של אדם בבריכה בעלת עומק ממוצע של מטר).
בעיה אחרת היא שאינדיקציה על מצב מדידה בצבע/מצב צהוב או אדום יכולה לגרור פעולת טיפול באיחור במקום ניתוח מגמות מעמיק וקרוב בזמן להתרחשות הבעיה ולא לזמן הדיווח שלה. או להיפך, אינדיקציות מרגיעות בצבע ירוק פתאום הופכות לאזהרות בצבע אדום או צהוב כיוון שהארגון לא ניתח אינדיקציות למגמת החמרה מתמשכת עד שהארגון לא חצה את הסף של הטווח הלא רצוי.
לסיכום, לפניכם, מספר עקרונות למדידת ביצועי תהליך:
מה אתכם? כיצד מתבצעת מדידת ביצועי התהליך אצלכם? מה עובד? מה לא עובד? סיפורים ואנקדוטות בנושא? אשמח שתשתפו אותי. במידת האפשר, אשלב את המשוב במאמר.
מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
אנו מחפשים יועצים פרילאנסרים לפרויקטים מזדמנים המתמחים באחד או יותר מהתחומים הבאים, כדי להצטרף לצוות היועצים שלנו כפרילאנסרים:
נדרשות המומחיות הבאות (מתאימה גם עמידה בנושאים מסוימים ולא חייבת עמידה בכל הנושאים):
ניסיון בניהול אבטחת מידע וסייבר;
ניהול אבטחת מידע וסייבר במיקור חוץ משמעו התחייבות למספר ימים בחודש לעבודה בארגון אחד.
יועץ מומחה בתקן 13485 ISO לניהול איכות בציוד רפואי
ניסיון רב בהסמכת ארגונים לתקן 13485 ISO
יועץ מומחה בהכנת הגשות ל-FDA, CE
ניסיון בניהול איכות;
ניהול איכות במיקור חוץ משמעו התחייבות למספר ימים בחודש לעבודה בארגון אחד.
היכרות טובה וניסיון בתחום האוטומוטיב בעבודה עם ארגונים לפי תקן 26262 ISO.
נדרש יועץ עם ניסיון בהובלת ארגונים לעמידה בדרישות רגולטוריות, כגון:
מצפה לפניותיכם,
אורנה קמין, נייד: 0537739018 / דוא"ל: orna.kamin@gmail.com