פיתוח תוכנית אסטרטגית של הפורטפוליו – מנהל הפורטפוליו באופן רציף "מיישר" את אסטרטגיית הפורטפוליו לאסטרטגיה הארגונית, כתוצאה ההחלטות הנהלה על סדרי עדיפויות שנוגעות לפורטפוליו הספציפי שבאחריותו מחד, וכן מעדכן את ההנהלה הבכירה במצב הפורטפוליו שלעיתים גורם לשינוי באסטרטגיה הארגונית, מאידך.

תוכנית אסטרטגיית הפורטפוליו כוללת:  חזון ויעדים לפורטפוליו,  תחומי הארגון שכלולים תחת מטריית הפורטפוליו,  יעדים מדידים, הקצאת משאבים לפרויקטים ולתוכניות של הפורטפוליו, תועלות מצופות ניהול מיטבי של הפורטפוליו, ניהול סיכונים, קריטריונים לתיעדוף בין רכיבי הפורטפוליו ועוד.

נכסי התהליך של הפורטפוליו כוללים: תוכניות, תהליכים, מסמכי מדיניות, מאגרי מידע מעודכנים עליהם מתבסס ניהול הפורטפוליו. נכסים אלה מתעדכנים כל הזמן ומשקפים את המצב העדכני של הפורטפוליו.

גורמים משפיעים בארגון ועל הארגון מתייחסים לגורמים פנימיים או חיצוניים שאינם בשליטת מנהל הפורטפוליו אך הם משפיעים על הצלחת ניהול הפורטפוליו. למשל: תרבות ומבנה ארגוני, מגבלות חוקיות, דרישות רגולטוריות, הגורם האנושי (פונקציות ניהוליות משפיעות בארגון), תנאי שוק המשתנים באופן תדיר, כלים קיימים לניהול פורטפוליו ופרויקטים, ניהול סיכונים ברמות שונות.

כתב המינוי של הפורטפוליו הוא מסמך רשמי המעניק סמכות למנהל הפורטפוליו להקצות משאבים לפרויקטים ותוכניות הכלולים בפורטפוליו. כתב המינוי כולל גם את המבנה הארגוני של רכיבי הפורטפוליו השונים, כולל תכנון לו"ז לתפוקות של רכיבי הפורטפוליו בנקודות הזמן השונות. כתב המינוי מגדיר גם את התפוקות של רכיבי הפורטפוליו כתב המינוי כולל גם יעדים, הצדקה עסקית, ספונסור, הגדרות תפקידים, בעלי עניין, אופן התקשורת בפורטפוליו,  תכולה, תועלות, הגדרת גורמי הצלחה קריטיים, משאבים, לו"ז במעוף הציפור, הנחות, מגבלות, תלויות וסיכונים.

מפת דרכים של הפורטפוליו – תוכנית לטווח ארוך וקצר של התועלות לארגון. התועלות מבוטאות במונחי תוצרים ושירותים שיוצגו לעולם בלו"ז שיכול להיות רב-שנתי. במפת הדרכים גם מצוינות תלויות בין רכיבי פורטפוליו שונים

ניהול שינויים אסטרטגיים – מנהל הפורטפוליו מעדכן תדיר את השפעת השינויים באסטרטגיית הארגון על ניהול הפורטפוליו שבאחריותו, וגם להיפך – ביצועי הפורטפוליו לעיתים מעדכנים את האסטרטגיה הארגונית.

סיכום

ביצוע כל הצעדים הנ"ל, כהכנה לישיבות הבקרה על ניהול הפורטפוליו עם ההנהלה הבכירה, תורמים רבות לשיפור הביצועים העסקיים והתפעוליים, שכן ניהול הפרויקטים והתוכניות "מתיישר" באופן רציף עם ניהול הפורטפוליו, והפורטפוליו עצמו "מתיישר" עם האסטרטגיה הארגונית.

מקור:

The Standard for Portfolio Management, 3^rd Edition, Project Management Institute, 2013