ניהול תוכניות בארגונים – האתגר: השלם גדול מסכום חלקיו

כל מנהל פרויקט שנפגוש ונשאל אותו – "מה זו תוכנית", יענה בלי היסוס: "תוכנית היא אוסף של פרויקטים". תשובה נכונה חלקית. שאלה שנייה לאותו מנהל פרויקט: "ואיך מנהלים תוכנית ? "….. כאן כבר התשובה לא כל כך חדה ומיידית.

בדרך כלל, כאשר ממנים מנהל תוכנית, הוא מנהל את אוסף הפרויקטים שבאחריותו במתודולוגיות ניהול הפרויקטים הקיימות. דהיינו – כל פרויקט מנוהל בנפרד, כאשר מנהל התוכנית אחראי על כל אותם פרויקטים ומנהל אותם כאוסף פרויקטים בדידים. לפעמים לפרויקטים אלה יש גם מנהלי פרויקט ייעודיים.  ובכן – לא לכך התכוון המשורר, או הארגון העולמי לניהול פרויקטים (PMI).

מהי תוכנית ?

הגדרת ה- :PMI"תוכנית היא קבוצה של פרויקטים, תוכניות משנה ופעילויות-תכנית המנוהלים בתיאום לשם הבטחת תועלותשלא ניתן להשיג בניהול כל אחת בנפרד. תוכניות יכולות לכלול מרכיבי עבודה שאינם נכללים בתכולת הפרויקטים  הבדידים שנכללים בתוכנית. פרויקט יכול להיכלל או לא להיכלל בתוכנית, אך תוכנית תמיד תכלול פרויקטים"  (גוף הידע בניהול פרויקטים.  גרסה חמישית).

כלומר: השלם גדול מסכום חלקיו. סכום תועלות התוכנית הנובע מניהול אוסף הפרויקטים גדול מסכום התועלות של כל פרויקטים הבדידים. הבנה זאת מרמזת לנו שניהול תוכנית מטרתו להשיג תועלות עסקיות מרביות מסך הפרויקטים. באופן פרקטי ייתכן ומנהל התוכנית יחליט לפגוע בפרויקט אחד כדי למקסם את סך תועלות כל הפרויקטים יחדיו.  כלומר – ניהול תוכנית מטרתו למקסם את סך תועלות הפרויקטים לעומת ניהול פרויקט שמטרתו למכסם את תועלות הפרויקט הבודד. כאשר מנהלים "כאילו" תוכנית כאוסף של פרויקטים בשיטות של ניהול פרויקטים – סך תועלות התוכנית יהיה זהה לסך תועלות הפרויקטים הבדידים. ניהול תוכנית מכוון גבוה יותר.

לכל הפרויקטים בתוכנית מטרה משותפת, בדרך כלל בעלת חשיבות אסטרטגית לחברה. כאשר הנושא שמאחד את הפרויקטים הבדידים הוא משאבים משותפים, או טכנולוגיה משותפת או לקוח משותף, או ספק משותף, אך לא מטרה סינרגטית משותפת – יש לנהל את אוסף הפרויקטים במתודולוגיות ניהול פורטפוליו. מטרת ניהול פורטפוליו היא ניהול יעיל של משאבי הארגון.

דוגמאות לפעולות הדורשות התייחסות סינרגטית, למען השגת תועלות עסקיות מרביות לתכנית:

• פיתרון בעיות הנובעות מניהול משאבים, איכות, סיכונים משותפים כאשר מנהלי הפרויקטים לא רואים לנגד עיניהם את המטרה המשותפת של התוכנית;
• דיווח אינטגרטיבי לבעלי העניין של התוכנית על התקדמות התוכנית,
• התאמת תהליכי התוכנית למאפיינים הספציפיים שלה הנובעים מהתרבות הארגונית, הסביבה, הצוות, בעלי העניין או כל נושא אחר המייחד את התוכנית.

מנהל התוכנית מנהל בסינרגיה את התלויות בין רכיבי /  פרויקטי התוכנית תוך התייחסות לחמישה תחומי תהליך הקשורים ותלויים זה בזה:

• Program Strategy Alignment – יישור התכנית על פי אסטרטגית הארגון;
• Program Benefits Management – ניהול תועלות התוכנית;
• Program Stakeholder Engagement – ניהול מעורבות בעלי העניין של התוכנית;
• Program Governance – משילות התוכנית;
• Program Life Cycle Management – ניהול מחזור חיים של התוכנית

המאמרים הבאים בסדרה, יפרטו את חמשת תחומי התהליך של התוכנית.

עד שתקראו את המאמרים הבאים אשמח לתגובתכם בתיבה בתחתית המאמר:

האם קריאת מאמר זה חדדה את הבנתכם לגבי ניהול תוכניות? איך אתם מתייחסים ומנהלים תוכניות בארגון שלכם?

מקור:

The Standard for Program Management, Third Edition – Project Management Institute (PMI )