היה מוכן – הנה מגיע המבדק! מבדק צד שלישי – איום או הזדמנות?
שלמה ליכטנשטיין
בדרך כלל מבדק צד שלישי (כזה המקוים ע"י הלקוח או גוף הסמכה/התעדה) נתפש כטרחה ואיום על הארגון. האיום, בפניו עומד הארגון, עלול לנבוע מהחשש שבמהלך המבדק יתגלו פערים אשר עלולים לסכן את מעמדו בעיני הסוקר/הלקוח ולהשפיע על יחסי הגומלין ביניכם.
מצד שני, יש מקום שמנהלי האיכות ו/או עורכי המבדקים הפנימיים בארגון ייחלו לו, שכן אירוע זה בחיי הארגון עשוי לשמש כזרז לארגון לבחון את עצמו, להתייחס בקשב רב יותר להתראות המגיעות מצדכם, ובכנות, הזדמנות לשיפור. ההזדמנות נעוצה ביכולתכם לרתום את כלל הארגון (בגבוי ההנהלה) לתקן את העיוותים ולהשלים את הפערים.
אחד המרכיבים העיקריים להפיכת האירוע המאיים לאירוע מהנה ומועיל נעוץ בהכנה.
להלן מספר טיפים מעשיים כיצד להתכונן היטב למבדק הקרוב שלכם.
טיפ # 1: דע מה מטרת המבדק
דאגו להתקשר לסוקר המיועד לערוך את המבדק באתר שלכם זמן מה לפני הגעתו. בררו עם הסוקר את היקף ותכולת המבדק: כמה ואלו תהליכים יבחנו? כמה ואלו דוגמאות עלינו להציג? מהו המידע הייחודי אותו מצפה הסוקר לראות במהלך המבדק (במיוחד כיום כאשר קיימת דרישה לבחון אפקטיביות התהליכים על בסיס נתונים הנאגרים לאורך זמן רב)? מהו הסיוע שיידרש לסוקר לפני או במהלך המבדק (במיוחד אם המבדק נערך ע"י זרים שאינם דוברים את שפת המקום)?
טיפ # 2: בצעו מבדק מקדים
אם יש לכם תכנית לביצוע מבדקים פנימיים (ואם אין – איך זה?!) מקדו את עורכי המבדקים בתחומים אותם עומדים לסקר בארגון, לפחות חודש לפני המבדק החיצוני המתוכנן. דאגו שתהיה התחייבות ברורה של ההנהלה לכך שהפערים אשר ימצאו במהלך המבדקים הפנימיים יתוקנו תוך יישום פעילות מתקנת שתוגדר על בסיס אתור וניתוח סיבות שורש לפערים.
טיפ # 3: היה אסרטיבי ודרוש מעצמך יותר מאשר, להערכתך, ידרוש הסוקר
וודא שהעובדים בארגונך מבינים שעדיף לכם לאתר את הפערים בעצמכם (כחלק מהמבדק המקדים) מאשר לאפשר ללקוחותיך או גורם חיצוני למצוא פערים אלו. הדרך את עורכי המבדקים הפנימיים "לחפור" ולדרוש כדי להבטיח שכל התחומים נסקרו לעומק. זאת הדרך היחידה להבטיח שלא תהיינה הפתעות במהלך המבדק החיצוני.
טיפ # 4: השתמש באותן רשימות התיוג או דרישות בהן ישתמש הסוקר
למבדקים פורמאליים רבים (כגון מבדק לתקן AS9100) רשימות תיוג או דרישות מבדק זמינים לכל (לעתים בתשלום). השתמש בחומר זה, הכר היטב את תהליך הסיקור המוגדר בו וענה על כל שאלה. אם נתגלו פערים, הכן פעולה מתקנת מתאימה ומתועדת לפני המבדק החיצוני.
טיפ # 5: בחן את הממצאים הקודמים
באם אין זאת הפעם הראשונה שאתם עוברים מבדק כזה, בחן היטב את הממצאים מהמבדקים הקודמים, ולא רק של הלקוח המסוים או גוף ההסמכה הנוכחי. וודא שכל ממצא מהמבדקים הקודמים אינו מהווה יותר בעיה עבורכם. חפש את הבעיה באזורים שונים של הארגון, והן באזור שבו אותרה הבעיה בעבר.
טיפ # 6: וודא שאנשיך מכירים את הנהלים
סוקר טוב יבחן את העמידה של הארגון בדרישות מהמערכת והן התוצאות המתועדות של התהליכים, אולם יעריך גם את הכרת הדרישות והעמידה בהן ע"י העובדים. במבדק אפקטיבי תתקיים אינטראקציה בין הסוקר לבין העובדים והעובדים יידרשו להפגין את ידיעתם את הנהלים המתועדים וכיצד הם מבצעים את תפקידיהם בהתאם לנהלים אלו. הגיוני, שתדאג מראש ובהתמדה להעמקת ידע זה, שאם לא כן תצטרך להביא את כולם לכך "ברגע האחרון".
טיפ # 7: וודא שיש בידיך לספק עדות אובייקטיבית לעמידה במדיניות ונהלי ארגונך
סוקר אפקטיבי ידרוש שתראו לו כיצד אתם עומדים בדרישות. יש סיכוי שהסוקר לא יסמוך רק על דברתך. כאשר מתכוננים למבדק – וודא שעורכי המבדקים הפנימיים שואלים: הראה לי מה אתה עושה. כיצד תוכל להראות לי ולהוכיח שאכן עשית זאת? איך תוכיח שעשית זאת נכון?
מבדקים הם עובדת חיים.
זה תלוי בכם עד כמה מאיימים או מועילים הם יהיו
שלמה ליכטנשטיין משמש כיועץ לקידום האיכות והמצוינות בארגונים, ובעיקר לארגונים העוסקים בתחום האירוספייס. פעיל במסגרת הארגון הבינלאומי לאיכות באירוספייס (IAQG) , העוסק בתקינה בינלאומית ושיפור התהליכים בתעשייה זאת. במסגרת פעילותו, סייע בהכנת הנחיות ומדריכים בנושאים שונים במסגרת ה –SCMH.
שימש כמנהל הפרס הלאומי לאיכות ומצוינות ע"ש יצחק רבין ז"ל (במגזר העסקי) מתחילת 2007 ועד סוף שנת 2009.
חבר הנהלת האיגוד הישראלי לאיכות מ – 2004 ועד 2012, יו"ר מגזר תעשיות ביטחוניות, תעופה וחלל, "עמית" האי"א (2009) ויו"ר הכינוס הבינלאומי ה – 16 (2006).
עד 2007 שימש כר' מינהל ניהול האיכות במטה התעשייה האווירית לישראל בע"מ ופעל רבות לקידות האיכות ומצוינות תפעולית בחברה ובין ספקיה.
דוא"ל: sh.lichtenstein@gmail.com
להרשמה השאירו פרטים
ארכיון ניוזלטרים >>
