OK יועצים לניהול

כולם מדברים על ניהול פרויקט, כמעט אף אחד לא מדבר על ניהול פורטפוליו

ניוזלטר זה מביא שתי הארות בתחום ניהול פורטפוליו:

הארה ראשונה – תשובה לשאלת המיליון דולר בתחום – ממה מתחילים? קודם מטמיעים מתודולוגיית ניהול פרויקטים ואחר כך מתודולוגיית ניהול פורטפוליו או להיפך?

התשובה – כאן

הארה ראשונה לגבי תפקיד מנהל הפורטפוליו – תפקיד מורכב ביותר, ולמרות זאת כמעט ואין בנמצא ארגון שמגדיר את תפקיד מנהל הפורטפוליו בכתב מינוי מסודר.

האם אני טועה? אשמח שתאירו את עיניי, בתיבה כאן למטה.

כיצד עושים זה – קראו במאמר
מי שמע על כך שנותנים כתב מינוי לפורטפוליו? Portfolio Charter נראה לכם?

למי שלא הספיקו שתי הארות, אפשר למצוא עוד …

בניוזלטר מספר 3 – דצמבר 2011 – מניהול פרויקט לניהול פורטפוליו – השלם גדול מסכום חלקיו .

קריאה נעימה ומועילה,

שלכם,

אורנה קמין

מנכ"לית OK יועצים לניהול

רק כדי שכולנו נתיישר על אותם מונחים, …

פורטפוליו זהו אוסף מסוים של תוכניות ופרויקטים, ו/או פעילויות תפעול המנוהל כיחידה אחת כדי להשיג יעדים עסקיים אסטרטגיים. המרכיבים של הפורטפוליו ניתנים למדידה והערכה, ואפשר לתת לכל רכיב בפורטפוליו עדיפות יחסית לרכיב אחר. לעומת פרויקט שהוא מוגבל בזמן, לפורטפוליו יש אורך חיים משלו, בד"כ ארוך יותר מהפרויקטים. יתכן שפרויקטים או תוכניות המרכיבים את הפורטפוליו יסתיימו או יוחלפו באחרים. מבט מגבוה על מצב הפורטפוליו ברגע נתון אמור להראות את רמת ביצוע האסטרטגיה הארגונית, ולא משהו אחר! חשוב להדגיש נקודה זאת. קורה לא פעם שעושים תוכנית אסטרטגית, ובשוטף נותנים עדיפות בפוקוס ובהקצאת משאבים לפרויקטים מכל מיני סיבות אחרות.

ניהול פורפוליו זהו אוסף תהליכים ניהוליים המאפשרים להוציא לפועל את האסטרטגיה הארגונית. התהליכים הניהוליים מעריכים, נותנים עדיפות, בוחרים, ומקצים את המשאבים המוגבלים לאותם פרויקטים שהם הכי תורמים למימוש האסטרטגיה הארגונית. ניהול פורטפוליו מאפשר להנהלה הבכירה לקבל החלטות מושכלות ולהנהיג את הארגון בכיוון הרצוי. ניהול פורטפוליו מאזן דרישות מנוגדות של פרויקטים שונים המתחרים על אותם משאבים.

ממה מתחילים? קודם מטמיעים מתודולוגיית ניהול פרויקטים ואחר כך מתודולוגיית ניהול פורטפוליו או להיפך?

לאחר שנות חריש עמוק בשטח, המלצתי העכשווית היא – ביחד !

כאמור לעיל, ניהול פורטפוליו הוא מימוש האסטרטגיה הארגונית באמצעות פורטפוליו של תוכניות, פרויקטים ופעילויות תפעול נוספות. באמצעות ניהול פורטפוליו כולל להנהלה הבכירה יש נראות על מצב הפרויקטים והתוכניות בחברה, ויכולה להתערב בנקודות בקרה מסוימות, בלי לנהל באופן צמוד את כל הפרויקטים והתוכניות בארגון. כדי לאפשר להנהלה הבכירה לקבל החלטות נכונות, נדרש לשקף לה את המציאות מכל הפרויקטים בשטח בצורה תמציתית. לכן צריך לבחור היטב את נקודות הבקרה ואת המידע שההנהלה הבכירה צריכה לדעת. המידע התמציתי מהפרויקטים מגיע בצורה אחידה מכל הפרויקטים. כדי לספק את המידע התמציתי, על הפרויקטים להתנהל לפי מתודולוגיית ניהול הפרויקטים הקיימת בחברה. כאשר מוצג מצב הפרויקטים המעודכן, ההנהלה יכולה לקבל החלטות הנוגעות להקצאה יעילה של משאבים, לנהל את ציפיות בעלי העניין, להגיב מהר לאיומים והזדמנויות; פגישות מחזוריות אלה של מנהלי הפורטפוליו והפרויקטים עם ההנהלה הבכירה מעצימות את מנהלי הפרויקטים ומאפשרות להם תהליך אסקלציה מהיר מחד, וכן מחזקות את סמכותם מול השטח, מאידך.

כדי שכל הדברים הטובים האלה יקרו, נדרש שלארגונים תהיה מתודולוגיה משולבת של ניהול פורטפוליו ופרויקטים.

כל מנהל פרויקט שנפגוש ונשאל אותו – "מה זו תוכנית", יענה בלי היסוס: "תוכנית היא אוסף של פרויקטים". תשובה נכונה חלקית. שאלה שנייה לאותו מנהל פרויקט: "ואיך מנהלים תוכנית ? "….. כאן כבר התשובה לא כל כך חדה ומיידית.

בדרך כלל, כאשר ממנים מנהל תוכנית, הוא מנהל את אוסף הפרויקטים שבאחריותו במתודולוגיות ניהול הפרויקטים הקיימות. דהיינו – כל פרויקט מנוהל בנפרד, כאשר מנהל התוכנית אחראי על כל אותם פרויקטים ומנהל אותם כאוסף פרויקטים בדידים. לפעמים לפרויקטים אלה יש גם מנהלי פרויקט ייעודיים. ובכן – לא לכך התכוון המשורר, או הארגון העולמי לניהול פרויקטים (PMI).

מהי תוכנית ?

הגדרת ה- :PMI"תוכנית היא קבוצה של פרויקטים, תוכניות משנה ופעילויות-תכנית המנוהלים בתיאום לשם הבטחת תועלותשלא ניתן להשיג בניהול כל אחת בנפרד. תוכניות יכולות לכלול מרכיבי עבודה שאינם נכללים בתכולת הפרויקטים הבדידים שנכללים בתוכנית. פרויקט יכול להיכלל או לא להיכלל בתוכנית, אך תוכנית תמיד תכלול פרויקטים" (גוף הידע בניהול פרויקטים. גרסה חמישית).

כלומר: השלם גדול מסכום חלקיו. סכום תועלות התוכנית הנובע מניהול אוסף הפרויקטים גדול מסכום התועלות של כל פרויקטים הבדידים. הבנה זאת מרמזת לנו שניהול תוכנית מטרתו להשיג תועלות עסקיות מרביות מסך הפרויקטים. באופן פרקטי ייתכן ומנהל התוכנית יחליט לפגוע בפרויקט אחד כדי למקסם את סך תועלות כל הפרויקטים יחדיו. כלומר – ניהול תוכנית מטרתו למקסם את סך תועלות הפרויקטים לעומת ניהול פרויקט שמטרתו למכסם את תועלות הפרויקט הבודד. כאשר מנהלים "כאילו" תוכנית כאוסף של פרויקטים בשיטות של ניהול פרויקטים – סך תועלות התוכנית יהיה זהה לסך תועלות הפרויקטים הבדידים. ניהול תוכנית מכוון גבוה יותר.

לכל הפרויקטים בתוכנית מטרה משותפת, בדרך כלל בעלת חשיבות אסטרטגית לחברה. כאשר הנושא שמאחד את הפרויקטים הבדידים הוא משאבים משותפים, או טכנולוגיה משותפת או לקוח משותף, או ספק משותף, אך לא מטרה סינרגטית משותפת – יש לנהל את אוסף הפרויקטים במתודולוגיות ניהול פורטפוליו. מטרת ניהול פורטפוליו היא ניהול יעיל של משאבי הארגון.

דוגמאות לפעולות הדורשות התייחסות סינרגטית, למען השגת תועלות עסקיות מרביות לתכנית:

פיתרון בעיות הנובעות מניהול משאבים, איכות, סיכונים משותפים כאשר מנהלי הפרויקטים לא רואים לנגד עיניהם את המטרה המשותפת של התוכנית;
דיווח אינטגרטיבי לבעלי העניין של התוכנית על התקדמות התוכנית,
התאמת תהליכי התוכנית למאפיינים הספציפיים שלה הנובעים מהתרבות הארגונית, הסביבה, הצוות, בעלי העניין או כל נושא אחר המייחד את התוכנית.

מנהל התוכנית מנהל בסינרגיה את התלויות בין רכיבי / פרויקטי התוכנית תוך התייחסות לחמישה תחומי תהליך הקשורים ותלויים זה בזה:

Program Strategy Alignment – יישור התכנית על פי אסטרטגית הארגון;
Program Benefits Management – ניהול תועלות התוכנית;
Program Stakeholder Engagement – ניהול מעורבות בעלי העניין של התוכנית;
Program Governance – משילות התוכנית;
Program Life Cycle Management – ניהול מחזור חיים של התוכנית

המאמרים הבאים בסדרה, יפרטו את חמשת תחומי התהליך של התוכנית.

עד שתקראו את המאמרים הבאים אשמח לתגובתכם בתיבה בתחתית המאמר:

האם קריאת מאמר זה חדדה את הבנתכם לגבי ניהול תוכניות? איך אתם מתייחסים ומנהלים תוכניות בארגון שלכם?

מקור:

The Standard for Program Management, Third Edition – Project Management Institute (PMI )

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע. כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט. מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול משאבי אנוש בפרויקט. ניהול משאבי אנוש בפרויקט כולל את התהליכים שבאמצעותם מארגנים את צוות הפרויקט, מנהלים אותו ומובילים אותו לסיום הפרויקט בצורה מוצלחת.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול משאבי אנוש בפרויקט, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). פרקטיקות אלה כוללות כלים כמו מבנה ארגוני, תיאור תפקידים (אחריות וסמכות), מיפוי כישורים (נדרש מול קיים) ועוד. את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

מטרה: לנהל את משאבי האנוש בפרויקט כך שיובילו את הפרויקט לסיומו המוצלח.

להלן הפרקטיקות של ניהול משאבי אנוש אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט:

האם אתם תוהים כיצד יתכן שבשלבי הייזום, מעקב ובקרה וכו בשלב הסגירה אין פעילות הקשורה לניהול משאבי אנוש?

הדבר נובע מכך שה-PMBOK מחלק את העולם לקוביות כדי להגדיר בצורה סדורה את הפרקטיקות. ברם, כידוע לכולנו החיים שלנו בכלל והפרויקטים בפרט, מתנהלים בצורה הוליסטית. לכן הפעולות הניהוליות הקשורות בניהול משאבי אנוש בפרויקט בשלבים החסרים מתוארות בתהליך ניהול אינטגרציה. למשל מסמך ייזום הפרויקט מתייחס גם לצוות הפרויקט.

ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים עובד בצורה אינטגרטיבית. בכל רגע בפרויקט יש את אוסף התבניות והכלים המשלבים את הפרקטיקות מכל תחומי הידע הנכונות לאותו זמן. למשל בשלב התכנון – עובדים עם תבנית אחת לתכנון הפרויקט המנחה כיצד לתכנן את משאבי האנוש בפרויקט יחד עם תכנון זמן, תכולה, איכות, בעלי עניין, סיכונים ועוד בצורה המותאמת לארגון הספציפי. באופן דומה – לגבי כל שלב ושלב בפרויקט.כך, הפרקטיקה הראשונה בתכנון אופן ניהול המשאבים בפרויקט דנה בתכנון השיטה למשאבי האנוש בפרויקט. מומלץ ביותר שאת השיטה בה מנהלים משאבי אנוש בפרויקטים יעצבו מומחים בתהליכי ניהול פרויקטים. ידע זה הוא חלק מנכסי הידע של הארגון. מנהל הפרויקט בשלב התכנון רק "תופר" את השיטה לפרויקט הספציפי שלו.

איך אתם מנהלים את משאבי האנוש של הפרויקט? מוזמנים להגיב באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן. תודה

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע. כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט. מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול איכות. ניהול איכות בפרויקט כולל כל התהליכים והפעילויות הקובעים את מדיניות האיכות, המטרות ותחומי האחריות המאפשרים לבצע את הפרויקט כך שיעמוד בצרכים שבשבילם הוא מבוצע.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול איכות, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

מטרה: לנהל ולסנכרן את הפעילויות והתהליכים הקשורים לניהול הפרויקט כדי שיסתיים בצורה משביעת רצון ובהתאם לציפיות הלקוחות ושאר בעלי העניין

להלן הפרקטיקות של ניהול איכות בפרויקט אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט:

האם אתם תוהים כיצד יתכן שבשלבי הייזום והסגירה אין פעילות הקשורה לניהול איכות?

הדבר נובע מכך שה-PMBOK מחלק את העולם לקוביות כדי להגדיר בצורה סדורה את הפרקטיקות. ברם, כידוע לכולנו החיים שלנו בכלל והפרויקטים בפרט, מתנהלים בצורה הוליסטית. לכן הפעולות הניהוליות הקשורות בניהול איכות בשלבי הייזום, ביצוע וסגירה מתוארות בתהליך ניהול אינטגרציה. למשל מסמך תכנון הפרויקט מתייחס לתכנון האיכות בפרויקט.

ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים עובד בצורה אינטגרטיבית. בכל רגע בפרויקט יש את אוסף התבניות והכלים המשלבים את הפרקטיקות מכל תחומי הידע הנכונות לאותו זמן. למשל בשלב התכנון – עובדים עם תבנית אחת לתכנון הפרויקט המנחה כיצד לתכנן איכות יחד עם תכנון זמן, תכולה, בעלי עניין, סיכונים ועוד בצורה המותאמת לארגון הספציפי. באופן דומה – לגבי כל שלב ושלב בפרויקט.כך, הפרקטיקה הראשונה בתכנון ניהול האיכות דנה בתכנון השיטה לניהול האיכות בפרויקט. מומלץ ביותר שאת השיטה בה מנהלים איכות בארגון יעצבו מומחים בתהליכי ניהול פרויקטים. ידע זה הוא חלק מנכסי הידע של הארגון. מנהל הפרויקט בשלב התכנון רק "תופר" את השיטה לפרויקט הספציפי שלו

כיצד אתם מנהלים את האיכות ברמת הפרויקט? אשצל לשיתופים באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן. תודה

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע. כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט. מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול עלות. ניהול עלות בפרויקט כולל את התהליכים שבאמצעותם מבטיחים שהפרויקט כולל את כל העבודה הנדרשת ורק אותה כדי שייסתים במסגרת התקציב.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול עלות, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

מטרה: לנהל ולסנכרן את הפעילויות והמשאבים הקשורים לעלויות כך שהפרויקט יסתיים במסגרת התקציב.

להלן הפרקטיקות של ניהול עלות אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט:

האם אתם תוהים כיצד יתכן שבשלבי הייזום, הביצוע והסגירה אין פעילות הקשורה לניהול עלות?

הדבר נובע מכך שה-PMBOK מחלק את העולם לקוביות כדי להגדיר בצורה סדורה את הפרקטיקות. ברם, כידוע לכולנו החיים שלנו בכלל והפרויקטים בפרט, מתנהלים בצורה הוליסטית. לכן הפעולות הניהוליות הקשורות בניהול זמן בשלבי הייזום, ביצוע וסגירה מתוארות בתהליך ניהול אינטגרציה. למשל מסמך ייזום הפרויקט מתייחס גם לעלות הפרויקט.

ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים עובד בצורה אינטגרטיבית. בכל רגע בפרויקט יש את אוסף התבניות והכלים המשלבים את הפרקטיקות מכל תחומי הידע הנכונות לאותו זמן. למשל בשלב התכנון – עובדים עם תבנית אחת לתכנון הפרויקט המנחה כיצד לתכנן זמן, תכולה, בעלי עניין, סיכונים ועוד בצורה המותאמת לארגון הספציפי. באופן דומה – לגבי כל שלב ושלב בפרויקט.כך, הפרקטיקה הראשונה בתכנון ניהול העלות דנה בתכנון השיטה לניהול העלות. מומלץ ביותר שאת השיטה בה מנהלים עלות בארגון יעצבו מומחים בתהליכי ניהול פרויקטים. ידע זה הוא חלק מנכסי הידע של הארגון. מנהל הפרויקט בשלב התכנון רק "תופר" את השיטה לפרויקט הספציפי שלו.

המאמר שלהלן דן בנושא ניהול זמן בפרויקט. יישום מדוקדק של הפרקטיקות המפורטות בתחום הידע הזה יכול לסייע לנו גם בניהול הזמן האישי שלנו: תכנון וביצוע למול התכנון.

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע. כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט. מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול זמן. ניהול זמן בפרויקט כולל את התהליכים שבאמצעותם מבטיחים שהפרויקט כולל את כל העבודה הנדרשת ורק אותה כדי שייסתים בצורה מוצלחת.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול זמן, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

מטרה: לנהל ולסנכרן את הפעילויות והמשאבים לתוכנית אחת כך שהפרויקט יסתיים במועד.

להלן הפרקטיקות של ניהול זמן אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט:

האם אתם תוהים כיצד יתכן שבשלבי הייזום, הביצוע והסגירה אין פעילות הקשורה לניהול זמן?

הדבר נובע מכך שה-PMBOK מחלק את העולם לקוביות כדי להגדיר בצורה סדורה את הפרקטיקות. ברם, כידוע לכולנו החיים שלנו בכלל והפרויקטים בפרט, מתנהלים בצורה הוליסטית. לכן הפעולות הניהוליות הקשורות בניהול זמן בשלבי הייזום, ביצוע וסגירה מתוארות בתהליך ניהול אינטגרציה. למשל מסמך ייזום הפרויקט מתייחס לאבני דרך מרכזיות בפרויקט.

ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים עובד בצורה אינטגרטיבית. בכל רגע בפרויקט יש את אוסף התבניות והכלים המשלבים את הפרקטיקות מכל תחומי הידע הנכונות לאותו זמן. למשל בשלב התכנון – עובדים עם תבנית אחת לתכנון הפרויקט המנחה כיצד לתכנן זמן, תכולה, בעלי עניין, סיכונים ועוד בצורה המותאמת לארגון הספציפי. באופן דומה – לגבי כל שלב ושלב בפרויקט.כך, הפרקטיקה הראשונה בתכנון ניהול הזמן דנה בתכנון השיטה לניהול הזמן. מומלץ ביותר שאת השיטה בה מנהלים זמן בארגון יעצבו מומחים בתהליכי ניהול פרויקטים. ידע זה הוא חלק מנכסי הידע של הארגון. מנהל הפרויקט בשלב התכנון רק "תופר" את השיטה לפרויקט הספציפי שלו.

איך אתם מנהלים זמן בפרויקט שלכם? אשמח לשיתוף באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע. כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט. מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול תכולה. ניהול תכולת הפרויקט כולל את התהליכים שבאמצעותם מבטיחים שהפרויקט כולל את כל העבודה הנדרשת ורק אותה כדי שייסתים בצורה מוצלחת.

ה-PMBOK מתייחס לתכולה בשני אופנים:

תכולת מוצר – התכונות והפונקציות של המוצר או השירות
תכולת פרויקט – העבודה שיש לנהל ולבצע כדי לספק מוצר או שירות עם תכולת המוצר המוסכמת.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול תכולה, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

מטרה: להבטיח שהפרויקט כולל את כל העבודה הנדרשת ורק אותה כדי לסיימו בצורה מוצלחת. שימו לב לחלק האחרון של המשפט הקודם. חשוב לעמוד בתכולה המובטחת אך חשוב לא פחות לא לתת דברים שלא נדרשו מעבר לתכולה. הסיבה: תכולה נוספת גורמת לפגיעה בכל אחד מיעדי הפרויקט האחרים: לו"ז, תקציב, איכות וכדומה ובסופו של דבר הפרויקט לא ייחשב כמוצלח.

להלן הפרקטיקות של ניהול תכולה אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט:

האם אתם תוהים כיצד יתכן שבשלבי הייזום, הביצוע והסגירה אין פעילות הקשורה לניהול תכולה?

הדבר נובע מכך שה-PMBOK מחלק את העולם לקוביות כדי להגדיר בצורה סדורה את הפרקטיקות. ברם, כידוע לכולנו החיים שלנ בכלל והפרויקטים בפרט, מתנהלים בצורה הוליסטית. לכן הפעולות הניהוליות הקשורות בניהול תכולה בשלבי הייזום, ביצוע וסגירה מתוארות בתהליך ניהול אינטגרציה. למשל מסמך ייזום הפרויקט מתייחס לתכולת הפרויקט.

ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים עובד בצורה אינטגרטיבית. בכל רגע בפרויקט יש את אוסף התבניות והכלים המשלבים את הפרקטיקות מכל תחומי הידע הנכונות לאותו זמן. למשל בשלב התכנון – עובדים עם תבנית אחת לתכנון הפרויקט המנחה כיצד לתכנן זמן, תכולה, בעלי עניין, סיכונים ועוד בצורה המותאמת לארגון הספציפי. כך לגבי כל שלב ושלב בפרויקט. כך, הפרקטיקה הראשונה בתכנון התכולה דנה בתכנון השיטה לניהול תכולה. מומלץ ביותר שאת השיטה בה מנהלים תכולה בארגון יעצבו מומחים בתהליכי ניהול פרויקטים. ידע זה הוא חלק מנכסי הידע של הארגון. מנהל הפרויקט בשלב התכנון רק "תופר" את השיטה לפרויקט הספציפי שלו.

כיצד אתם מטפלים בארגון שלכם בתהליכי ניהול התכולה לאורך חיי הפרויקט?
אודה לשיתוף במשוב באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע.

כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט.

מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

אחד מעשרת תחומי הידע של ה- PMBOK הוא ניהול אינטגרציה.

מטרת התהליך: לשלב את הפעילויות הנובעות מיישום כל הפרקטיקות של שאר התחומים הקשורים לניהול הפרויקט.

ניהול אינטגרציה כולל את התהליכים שבאמצעותם מזהים, מגדירים, משלבים ומאחדים את הפעילויות הנובעות מיישום כל הפרקטיקות הרלוונטיות לניהול הפרויקט.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול אינטגרציה, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

להלן הפרקטיקות של ניהול אינטגרציה אותן יש לבצע בשלבי מחזור חיי הפרויקט.

כיצד אתם מטפלים בארגון שלכם בתהליכי האינטגרציה לאורך חיי הפרויקט?
אודה לשיתוף במשוב באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.

גוף הידע בניהול פרויקטים (PMBOK Guide), מכיל עשרה תחומי ידע.

כל תחום ידע מכיל פרקטיקות, אותן יש לבצע לאורך מחזור החיים של הפרויקט.

מסיבות מתודיות, ה-PMBOK כתוב ב"קוביות", דהיינו – כל תחום ידע מתחלק לנושאים; כל נושא לאוסף של פרקטיקות אותן יש לבצע לאורך כל חיי מחזור הפרויקט.

כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול פרויקטים, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות. דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל "קוביות" ה-PMBOK בתוך מספר קטן של תבניות (Templates). את התבניות מפתחים מומחים במתודולוגיית ניהול פרויקטים לטובת מנהלי הפרויקטים.

כדי להיות 10 בניהול פרויקטים, עלינו:

בהצלחה לכולנו !