OK יועצים לניהול

בחירת יועץ טוב הינה משימה אחראית שמשפיעה על התוצאה של הארגון בנושא שלשמו שכרו את היועץ. איך בוחרים יועץ? טיפים ממני לבחירת יועץ בכל נושא, מוזמנים לקרוא כאן.

מאמר זה מתמקד בבחירת יועץ לתחום בטיחות במזון עם תשומת לב מיוחדת לנושאים הקשורים לתחום זה.

יועץ לבטיחות מזון הינו בעל ידע וכישורים ספציפיים לתעשיית המזון

לתחום המזון מאפיינים ספציפיים. חשוב מאד שליועץ בתחום תהיה השכלה רלוונטית בתחום בנוסף לניסיון כללי בייעוץ ובתהליכים. הידע הספציפי חשוב כדי להבין אילו בקרות ספציפיות נדרש להוסיף בכל שרשרת האספקה: החל מבחירת חומרי הגלם, דרך תהליכי הייצור ועד תהליכי ההפצה והשירות. בונוס מיוחד יינתן ליועץ שיש לו גם ניסיון וידע רב בייעוץ וביצוע מבדקים לתקני בטיחות מזון, כגון:BRC, HACCP, 22000 ISO, FSSC ועוד.
תהליך מיטבי לבחירת ייעוץ לנושא בטיחות מזון כולל שאילת שאלות כגון: עם אילו תקני מזון יש לך היכרות טובה? לאילו ארגונים ייעצת בנושא בטיחות במזון? האם יש לך ניסיון בביצוע מבדקים לבדיקת התאמת הארגון לתקני BRC, HACCP, 22000 ISO, וכדומה.

יועץ לבטיחות מזון הינו יועץ מעודכן

כדאי מאד לבדוק האם ליועץ ידע עדכני בנושאים המתחדשים בתעשיית מזון. נושאים אלה כוללים רגולציות חדשות ודרישות עדכניות מחברות ומפעלים. לדוגמה: דרישה חדשה של משרד הבריאות ממרץ 2020 שמפעלים העוסקים בתעשיית הבשר יהיו מוסמכים לתקן HACCP. חוק הגנה על בריאות הציבור (מזון), התשע"ו – 2015, תקנות בריאות הציבור (מזון)(סימון גלוטן), התשנ"ו-1996 ועוד רבים.

יועץ מומחה הוא יועץ עם המלצות חמות מארגונים עימם עבד בעבר

ממליצים הם מקור ראשון וטוב לשמוע על כישורי היועץ. בדקו עימם איך היה התהליך ולא רק אם התוצאה הושגה. האם הושג שת"פ עם הצוות? האם היועץ השאיר ידע שאפשר להמשיך גם בלעדיו? האם הוא אדם נעים בנוסף להיותו מקצועי? שהרי הדרך חשובה לא פחות מהתוצאה.

יועץ שהולך אתכם כל הדרך מפיתוח מערכת ניהול בטיחות במזון ועד ליווי הטמעה

יועץ קשוב בונה מערכת לבטיחות במזון שתפורה לארגון לו הוא מייעץ, ולא הפוך. תופתעו, אך קיימים יועצים שבאים עם תבניות מוכנות ומנסים להתאים את הארגון לפיתרון המוכר להם. לאחר התאמת הפתרון לארגון, יועץ טוב גם מוביל ומחזיק לארגון את היד בתהליך ההטמעה. ייעוץ בתחום המזון מחייב נוכחות בשטח, כדי לראות כיצד קורה היישום בפועל. חפשו יועץ שמבין זאת וזמין עבורכם.

איך אתם בוחרים יועץ לתחום המזון? האם אתם משתמשים בקריטריונים שתוארו לעיל? יש לכם קריטריונים נוספים? אשמח לשמוע..

Photo by Rachel Claire from Pexels

ארגונים מגייסים אנשים עם מיומנויות וכישורים הדרושים לביצוע המשימות שלהם, ובנוסף, מדריכים ומכשירים את עובדיהם כדי שירכשו מיומנויות וכישורים מתאימים לביצוע עבודתם.

האם זה מספיק לדעתכם? האם ארגון שהעובדים שלו מוכשרים וכשירים הוא ארגון מוכשר? האם ארגון שהעובדים שלו מיומנים הוא ארגון מיומן?

מהו ארגון מיומן?

נגדיר מיומנות כיכולת להגיע לאותה תוצאה כל פעם מחדש, באופן עקבי, ללא צורך להשקיע בלימוד המיומנות כל פעם שנדרשים להשתמש בה.

כדי לרכוש מיומנות שכזו, נדרש שהארגון יתאר את תהליך העבודה שלו. ציטוט ידוע של דמינג, אבי תורת האיכות: "אם אתה לא יכול לתאר את מה שאתה עושה כתהליך אזי אתה לא יודע מה אתה עושה"; כלומר, ארגון שרוצה להגיע לתוצאות הטובות שוב ושוב, חייב להגדיר בפרוטרוט את תהליכי העבודה שלו, את חלוקת האחריות בין בעלי העניין בארגון, את תוצרי התהליך, ואמצעי הבקרה שהתהליך אכן מתקיים ומבוקר כמוגדר.

נזכור שעצם ההגדרה של התהליך ועבודה לפיו עדיין לא מבטיחה שנעשה עבודה מעולה. ההגדרה מבטיחה שלא נשקיע כל פעם זמן מחדש במחשבה איך לעשות את הפעילויות הנדרשות, ונחפש מי שיעשה את אותן הפעילויות.

כדי שנגיע לתוצאה מעולה נדרש לחקור את סיבות השורש לתוצאות שהן טובות ומטה, ולדייק את תהליך העבודה שוב ושוב, עד שיהיה מדויק.  האנשים המוכשרים ביותר שעובדים בלי מסגרת או תהליך מוגדר מגיעים לתוצאות הרבה פחות טובות כאשר הם מסתמכים על הכישרון שלהם והניסיון הקודם שלהם שלא תמיד מדויק לארגון הנוכחי שהם עובדים בו בזמן נתון. גם הנהג מיומן ביותר צריך מסלול מוגדר מראש או אפליקציית ניווט תומכת כדי להגיע ליעד במסלול המהיר ביותר.

כמובן, שאין הכוונה לרובוטים שיעבדו בלי כל שיקול דעת. הכוונה לא להמציא מחדש כל פעם את תהליך העבודה.

לנושא רכישת מיומנויות מקצועיות-אישיות. ללכת לקורסים או הדרכות זה לא מספיק. ידע שלא מיישמים אותו דינו להישכח. כאשר מישהו הולך להדרכה, נניח בנושא ניהול סיכונים, ובארגון שלו אין יישום לתהליך הזה, הידע התיאורטי שלו לא יתרום לארגון שלו.  מאידך, אם בארגון קיים תהליך ניהול סיכונים ומנהלים הולכים להדרכות בנושא, שיפור המיומנויות יביא לתוצאות דרמטיות.

לפני שנלך לשפר מיומנויות ארגוניות ונעבור ישר לתכנית פעולה שתענה לנו על הדרך הנדרשת לשפר את המיומנות הארגונית,  כדאי שנשאל את עצמינו למה אנחנו רוצים לשפר את המיומנות הזאת. כמו בשיפור מיומנויות אישיות, אם יש לנו "למה" חזק, והבנה של הצורך, יהיה לנו קל יותר לשפר את המיומנות הארגונית, באמצעות מענה לשאלה "איך" נעשה זאת.

בנושא בחירת המיומנויות ארגונית, כדאי לבחור מיומנות שהיא:

• מהותית – קשורה לעיסוק המרכזי של הארגון ומקדמת אותו לעבר מטרותיו
• מאפשרת התפתחות
• אפשרית – מתקיימים התנאים המאפשרים השקעה והטמעה

כלומר: חשוב לבחור את המיומנות שבה אנו רוצים להשתפר לפני שנפתח את אותה מיומנות.

למשל – בנושא שיפור תהליכי עבודה. סיבה לא מספיק חזקה היא מענה לדרישות תקן, או מענה לדרישות לקוחות. במקרה כזה, ייתכן שכאשר הסיבה תיעלם, גם המיומנות לא תשרוד לאורך זמן.

סיבה טובה להשקיע בשיפור תהליכי עבודה היא במינוף הכישרון האישי להגיע לתוצאות מעולות, כאשר כולם משלבים כוחות ויודעים מה צריך לעשות בכל שלב בתהליך.

וכמובן שרק הטמעה והתמדה תביא לתוצאות.

איך יוצרים ומשפרים מיומנות ארגונית?

להלן הצעה שמקצרת זמנים:

שלב ראשון – להיעזר ביועצים ומומחים

לבחור מומחה (פנימי או חיצוני) שיש לו את הידע והניסיון במיומנות הנדרשת.

שלב שני – ללמוד איך ארגונים אחרים שיש להם את המיומנות עושים זאת

אפשר להחליף בין השלב הראשון לשני; גם כאן – יועצים עם ניסיון יכולים לקצר את שלב הלימוד

שלב שלישי – לעשות!

להתחיל עם ידע חלקי! לא לחכות לידע המושלם שיהיה באמתחתנו ועד אז לא נזוז..   למשל: אם הגדרנו תהליכי פיתוח ועדיין לא הגדרנו תהליכי ניהול פרויקטי פיתוח – שווה להתחיל להשתמש בידע הקיים.

שלב רביעי – הטמעה, התמדה לאורך זמן

אין מיומנות שלומדים לעשות אותה ובזאת מסיימים עם הנושא.  כמו במומחיות אישית, כך גם במומחיות ארגונית – התמדה בהטמעה במשך חודשים ושנים. אין זבנג וגמרנו.

אסכם ואומר, שהיכולת להתמיד היא אחת המיומנויות שכדאי לרכוש אותן, גם ברמה האישית וגם ברמה הארגונית. ברמה האישית, אומרים שמסטרים שיש להם יכולות על, מגיעים להובלה בזכות 5% כישרון ו-95% התמדה והשקעה. אני מאמינה שגם בארגונים זה כך. ארגונים שמסמכים רק על אנשים מוכשרים בלי לחזק את תהליכי העבודה שלהם עלולים לאבד את הכישרון הארגוני שלהם כאשר האנשים המוכשרים שלהם יצאו לדרך חדשה, או שיותר גרוע יתעייפו ויישארו.

שלב חמישי – לקבל משוב ממישהו חיצוני מידי פעם

גם כאן יועץ יכול לעזור. גם כאשר התוצאות טובות, מישהו חיצוני רואה דברים אחרת (אורח לרגע רואה כל פגע); פיתחנו תהליך עבודה חדש – כדאי לקבל עליו משוב.

החדשות הטובות לארגונים המתמידים – לא הרבה משחיזים את המיומנויות שלהם לאורך זמן. ההבדל בין ארגון מצליח לארגון פחות מצליח זה לא בקלות או בקושי להטמיע בהתחלה אלא בהתמדה לאורך זמן. אחת הדרכים הטובות להתמודד עם תחרות היא להתמיד לאורך זמן בהתמודדות עם תחרות! מי שרוצה לתפוס את עמדת ההובלה – כדאי שישחיז את המיומנויות שלו.

החדשות היותר טובות – ככל שנשתפר במיומנות הארגונית, נשקיע פחות זמן בהטמעה ויתפנה לנו יותר זמן להשקיע במיומנות נוספות.

רוצים סיוע? אתם יודעים איך למצוא אותנו. צרו קשר.

החלטנו לבחור יועץ, כדי לסייע לנו להוביל שינוי בארגוננו. איך נבחר יועץ שמתאים לנו משפע היועצים הקיימים בשוק?

בטרם נבחר יועץ, כדאי שנגדיר בברור מה המטרה שאנו רוצים להשיג. היכן נרצה להיות בסיום תהליך הייעוץ? לאחר שמוגדרת המטרה, ניגש לתהליך הבחירה.
להלן מספר שיקולים שכדאי לקחת בחשבון. התשובות לשאלות שלהלן יכולות להתקבל מבדיקה עם היועץ עצמו, משיטוט באינטרנט כדי ללמוד מה היועץ עשה בעבר וכן משיחות עם לקוחות עבר וממליצים.

ראייה רחבה וניסיון רלוונטי שיש ליועץ בתחום הרלוונטי

בדקו מה עשה היועץ עד כה. עם אילו ארגונים הוא עבד? באילו נושאים הוא צבר את ניסיונו? האם ניתן לקבל המלצות או משוב על עבודות ייעוץ שנעשו בעבר?
יועץ עם שיטה וניסיון מוכח מפרויקטים של ייעוץ יכול לקצר לנו לוחות זמנים; קיצור לו"ז יכול להגיע רק מעצם זה שליועץ יש התמחות שנרכשה בעבר, לעומת ארגון שברגע נתון מתחיל להתעמק ולרכוש את הידע בנושא. יועץ עם ניסיון כבר קיבל משוב מהשטח לגבי הפרקטיקות של עבודתו. נילס בוהר, פיזיקאי חתן פרס נובל מהמאה קודמת אמר ש"מומחה הוא אדם שעשה את כל הטעויות האפשריות בתחום מסויים". עבודה עם יועץ מנוסה יכולה להקפיץ את הארגון קפיצת דרך משמעותית.
ליועץ טוב גם ראייה רחבה לגבי הידע העדכני ביותר בתחום התמחותו. ידע זה מתחדד ככל שהיועץ מתנסה במספר רב של ארגונים. ידע רחב מאפשר ליועץ לתפור פיתרון מתאים ללקוח, במקום לצייר את העיגול מסביב למטרה, ולתת לו פיתרון שנוח ליועץ, בתחום הידע של היועץ.

היועץ עובד לבד או הוא חלק מצוות יועצים עם התמחויות משלימות

הרחבה של נושא הראייה הרחבה – האם היועץ עובד לבד או שהוא מגיע מחברה עם יכולת של התמחויות בתחומים משלימים. לפעמים, עולים צרכים חדשים בתהליך הייעוץ. 

יכולת להניע את הארגון לפעולה מתמשכת, להוביל שינוי

ידע לא מספיק כדי לחולל שינוי; צריך כמובן גם לעשות. נשמע טריוואלי אבל המציאות מראה שלפעמים ארגונים לא מיישמים את מה שהם לומדים בעבודה עם יועצים. הסיבות לאי הטמעה יכולות להיות רבות ומגוונות: התנגדות לשינוי, חוסר בתשומת לב ניהולית, פוליטיקות פנימיות ועוד. לכן מומלץ לארגון לקחת יועץ רק בשלב שבאמת יש מוכנות לשינוי.
מבחינת היועץ – כדאי לבחור ביועץ שמסוגל להוביל את השינוי בארגון; כמו כן – בחרו ביועץ ש"משחרר" את הארגון ברגע שהשינוי הוטמע, ולא מחזיק את הארגון כתלוי בו, כך שהמצב חוזר לקדמותו ברגע שהארגון סיים את ההתקשרות עם היועץ.

נזכור שההנהלה מובילה את השינוי. היועץ מסייע לשינוי לקרות. הארגון אחראי על העשייה. חשוב מאד לא להתבלבל בנקודה הזאת. יש ארגונים שחולמים שיגיע יועץ ויסדר להם את העניינים בזמן שהם ממשיכים לעסוק בשוטף. יש לי ספויילר בנושא זה – לא יעבוד! יועץ לא מנוסה עלול ליפול לפח הזה ולנסות לדחוף את הארגון בכוחותיו הדלים.
כאשר מתחולל שינוי – היועץ צריך להיות צנוע ולזכור שמי שעשה את העבודה זה הארגון עצמו. ארגון טוב ממנף ייעוץ ועף קדימה.

האם לקחת יועץ עם ניסיון? האם חשוב ניסיון בתחום הספציפי?

חד משמעית – יועץ עם ניסיון אמיתי תמיד עדיף על יועץ מתחיל. אפשר לבדוק זאת בקלות. בררו עם מי היועץ עבד קודם? איזה קריירה עשה היועץ, בטרם התחיל לייעץ? האם היועץ מתפתח בעצמו? חוג הלקוחות שלו גדל? הניסיון הנצבר שלו בתחום הספציפי או הכללי גדל?
לגבי ניסיון בתחום הספציפי – כאן התשובה לא חד משמעית. כמובן שרצוי שליועץ יהיה ניסיון בתחום הספציפי. אולם, לא תמיד הניסיון בתחום הספציפי הוא הכרחי. לפעמים יועץ עם ראייה רחבה וניסיון מגוון יכול לעזור לא פחות מיועץ בתחום הספציפי. למרות שכל ארגון עלול לחשוב שהוא משהו מיוחד, תהליך זה תהליך זה תהליך. יועץ מנוסה עם ראייה רחבה יכול לסייע גם לארגונים בתחומי התמחות חדשים. לפעמים ניסיון מתחום אחר שעובר התמרה לתחום חדש יכול להביא זווית ראייה מרעננת, יחסית ליועץ שכל ניסיונו הוא מתעשייה ספציפית אחת.

ראש פתוח

האם היועץ בא עם ראש פתוח לארגון? מקשיב ולומד את הצורך ומתאים פיתרון לצורך של הלקוח, ולא מתאים את הלקוח לשיטה שהיועץ מכיר. כמו אותן אדם שמסתובב עם פטיש ורואה בכל דבר מסמר..

דוגמה אישית

אנו לא מחפשים רק יועץ שנותן עצות. בדקו את מידת הגמישות והנכונות לשינוי של היועץ עצמו. איך הוא מתפתח עם השנים? מופיע בכנסים? משתף ידע במאמרים? בעל ידע מעודכן / State-of-the-art? האם מספר הלקוחות של היועץ גדל עם השנים? האם היועץ מרחיב את תחומי ההתמחות שלו עם השנים? עד כמה הלקוחות מוכנים להמליץ עליו?

לסיום – גם הבטן קובעת ולא רק הראש..  🙂

לא רק שיקולים רציונאליים קובעים. הכימיה עם היועץ חשובה ביותר. איך מרגישים איתו? האם יש חשק לעבוד איתו? האם רמת האמון בו טובה?  האם היועץ מתחבר לנועצים? מתאים להם?

קריטריונים נוספים?

איך אתם בוחרים יועץ? האם יש לכם קריטריונים אחרים? נוספים? אשמח לשמוע מיכם. מבטיחה להשתמש בחכמת ההמונים שלכם ולעדכן את המאמר.