מהנדסים ומנהלים המפתחים מוצרים ושירותים נדרשים לרכוש פריטים ו/או שירותים המשמשים אותם לצורך עבודתם. למשל: תוכנות, חומרות, חומרי גלם לפיתוח דגמים וכדומה. לפעמים רכש זה נעשה חד-פעמית. בשל היותם מומחים בתחומם, ובדרך כלל אינם מומחים ברכש, קיים סיכון לניהול כושל של הספקים. נושא שכיח לתקלות מול ספקים הוא אופן ניהול השינויים בדרישות במהלך הפרויקט. חוסר ניסיון בנושא עלול להביא למשמעויות חמורות בעלות הפרויקט, תכולתו ואיכותו, עד כדי התנגשות חוזית מול הספק. טעות בבחירת ספק או רכיב יכולה לגרום לכך שהרוכב הפרויקט ייפול בגלל מסמר הקטן.

למי מיועד התהליך? התהליך נועד למנהלים ומהנדסים, הנדרשים לרכוש מוצרים ו/או שירותים לצורך עבודתם. התהליך כולל:

• בחירת ספקים
• הערכת ספקים
• ניהול ההתקשרות מול הספקים
• ניהול קבלני משנה/ספקים שמקבלים אחריות על נתח עבודה שלם
• קבלת הפריטים מהספקים
• ביצוע בדיקת קבלה מבחינה טכנית שאכן הפריטים עונים לדרישות
• קבלת הידע הנדרש מהספקים כדי להטמיע את הפריטים שנרכשו בתוך המוצר המפותח

למי לא מיועד התהליך שלהלן? התהליך לא מיועד לניהול "גולגולות". דהיינו: לאותם קבלני משנה העובדים כחלק מצוות הפרויקט. כאשר "הגולגלות" הן חלק מצוות הפרויקט הפנימי, אופן הניהול של "הגולגלות" נעשה בהתאם לתהליכי ניהול הפרויקט השיטתי "הרגיל". כמו כן, התהליך המתואר אינו מטפל ברכש שוטף לצורכי תפעול או ייצור שנעשה על ידי מחלקת הרכש בארגון. במקרים אלה, מדובר על רכש בו צוות הפיתוח כבר אמר את דברו לגבי אופן הפיתרון הרצוי לו, והרכש פועל עצמאית על פי שיקוליו.

מאמר זה מטפל בניהול שיטתי של רכש מוצרי מדף, פריטים ושירותים מספקים, הנדרשים ע"י צוותי הפיתוח לצורך עבודתם. המאמר מפרט את התהליך השיטתי המומלץ על ידי מודל ה-CMMI לרכש מוצרים, מערכות ושירותים, כולל מיקור חוץ של חלק מעבודת הפיתוח לקבלני משנה.

תהליך ניהול הסכמים עם ספקים  (Supplier Agreement Management) של מודל ה- CMMI נועד למסד את מערכת היחסים בין ארגון הפיתוח לספקיו. ההסכם יכול להיות גם עם גוף פנימי בתוך הארגון. כאשר מדובר בהחלטת רכש משמעותית מבחינת עלות או השפעה על הפרויקט, מומלץ להשתמש במקביל גם בתהליך שיטתי לקבלת החלטות.

ששת עקרונות ניהול רכש מוצרים ושירותים:

1)      החליטו על סוג הרכש.

סוג הרכש ישפיע על תהליך הרכש, ובעלי העניין שייקחו בו חלק. דוגמאות: רכישת מוצר מהמדף, רכישה מספק באמצעות חוזה, רכש פנימי, רכש מהלקוח, רכש מרשימת ספקים מועדפת או קומבינציה של חלק מהאפשרויות שתוארו עד כה.

2)      בחרו ספקים

הגדירו קריטריונים לתהליך הבחירה, כגון: יכולת הספק לעמוד בדרישות הפרויקט, מיקומו הגיאוגרפי, ניסיון הספק והיסטורית ביצועיו, שביעות רצון לקוחותיו ומחיר.

3)      מסדו התקשרות עם הספק באמצעות מסמך המתאר את ההסכמה בין הצדדים

המסמך יכול להיות כתוב כחוזה, הסכם לקניית רישיונות, הסכם לקבלת רמת שירות נאותה, מסמך הבנות או כל צורה אחרת מוסכמת על הצדדים; בהתאם לצורך – ערב את המחלקה המשפטית של הארגון.

טיפים חשובים:

•  כתבו הגדרה טכנית מדויקת. בעבודה מול ספקים דיוק הדרישות והפירוט שלהן צריך להיות יותר אפילו מאשר בפיתוח פנימי;
• הגדירו מראש כיצד  ינוהלו השינויים בדרישות.
•  דייקו בכל הקשור בחלק המשפטי והכספי
• כללו את התכנית בהסכם: לוחות זמנים, תכנית תקשורת, שמות המשתתפים, פעילויות וכדומה.

4)      נהלו את הפעילויות מול הספק כמוסכם

ניהול הפעילויות מול הספקים נעשית בהתאם להסכם הכתוב. פעילויות אלה כוללות מעקב אחר עמידה באבני דרך, בדיקות שהתוצרים עומדים בדרישות ובאיכות; כמו כן פעילות זו כוללת ניהול תקשורת בצורה פורמאלית: אישור מסמכים המתקבלים מהספק, דו"חות שבועיים, ישיבות מעקב חודשיות, תהליכי אסקלצייה לבעיות, איש קשר מוגדר וכדומה.

5)       הקפידו בתהליך קבלת התוצרים מהספק

בדקו ואמתו שהתוצרים עומדים בדרישות כפי שנמסרו לספק; ערכו סקירות עם הספק על תוצרים, וודאו שהוא מבין את הדרישות ממנו בכניסה לשלב מסויים, וודאו שהתוצרים מתאימים לדרישות בסיום אותו שלב, בצעו בדיקות קבלה, דווחו על חריגים עד לשביעות רצון מהתוצר המוגמר

6)      וודאו שילוב של התוצר הנרכש בתוך המוצר המפותח על ידי צוות הפרויקט

תכננו ונהלו את הפעילויות הנדרשות, כולל הדרכות, תמיכה טכנית ותחזוקה

מי צריך ניהול שיטתי של רכש מוצרים ושירותים ?

ייתכן והמתואר לעיל נראה ברור מאליו; ייתכן וחלקכם עושים אותו באופן אינטואיטיבי. מיסוד תהליך שיטתי בנושא זה מאפשר להפוך את הידע כיצד לנהל הסכמים מול שותפים לרכוש החברה. תיעוד התהליך מאפשר להשתמש בניסיון שנצבר עם ספקים מסוימים או עם סוגי רכש מסוימים לטובת רכישות עתידיות.