שינוי, זה טוב?

אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול

שינויים זה טוב? תלוי באיזה צד של המתרס אנחנו –בצד של אלה שעושים את השינוי או בצד של אלה שאמורים לעכל את השינוי שנוחת עלינו ומשנה את המציאות אליה התרגלנו.

הרבה נכתב על ההתנגדות לשינוי של אלה החווים אותו – למה שנסכים שיזיזו לנו את הגבינה? המציאות הקיימת, גם אם היא לא נוחה, היא מוכרת ומקנה ביטחון. תהליך של שינוי חושף אותנו; פתאום משהו שעשינו נחשב לא יעיל או לא מתאים למציאות שהשתנתה. גם אם אנו יודעים בסתר ליבנו שתהליכים מסוימים לא מספיק טובים, עדיין זה לא נעים שמישהו מבחוץ מציע לנו שינוי תהליכי העבודה שלנו.

תשומת הלב של מאמר זה מתמקדת במובילי שינוי בארגונים ומאירה את הצד שלהם – כיצד מרגישים אלה שקיבלו על עצמם להוביל את השינוי? איך להקל את ההתנגדות המופנית אליהם, כאשר הם בעצם אלה שנתפסים כמחוללי השינוי, גם אם הם "רק" סוכני שינוי, שתפקידם לממש אסטרטגיה ארגונית כוללת.

הצלחת השינוי, במקרים רבים, נמדדת לפי שביעות הרצון בה הוא מתקבל אצל בעלי העניין: האם אנשים מקבלים באהבה את השינוי? האם מנהלים בדרג הביניים תומכים בו?  במקרים בהם נחווית התנגדות מהשטח, ההרגשה אצל מובילי השינוי היא לא נוחה, כאילו עבודתם לא נעשית נאמנה; בישיבת פרויקט, או במסדרונות ופינות הקפה, מובעת התנגדות לשינוי, הגורמת למובילי השינוי לחשוב שאולי יש צורך לשנות את הגישה בה השינוי מנוהל; סוכני השינוי מקבלים טונות של מיילים מאנשים שמודיעים להם בדרכים ישירות או עקיפות שהם לא אוהבים את ההחלטות שמתקבלות. כתוצאה מכל אלה מובילי השינוי עלולים לחוש שתוכנית השינוי נכשלת ויש צורך מיידי לעשות מחשבה מחודשת ולשנות את תוכנית הפעולה.

האומנם?

במקרים רבים, ההתנגדות היא סימן למחויבות. עצם ההתנגדות מראה שהאנשים מודעים לשינוי, ו"רק" מביעים אי-נוחות מכך. התנגדות היא סימן טוב! היא מראה שכוונת בעלי העניין היא לאמץ את השינוי. השלב הבא הוא התמודדות עם המיילים שמביעים אי-שביעות רצון מההחלטות שהתקבלו. גם זה לטובה! הדבר מעיד על כך שבעלי העניין מבינים את השינוי העומד להתרחש. במילים אחרות, שקט תעשייתי יכול להעיד על כך שאנשים לא מודעים לכך שהשינוי נוגע להם בדרך כלשהיא, או אפילו חמור מכך – אנשים מעמידים פנים שהם מרוצים, כיוון שבארגון לא נהוג להביע אי-שביעות רצון, או שאין מנגנוני תקשורת דו-כיווניים בין מובילי השינוי לבעלי העניין.

להלן כמה טיפים כדי להקל על תהליך השינוי:

תמיכת ההנהלה בתהליכי שינוי

תמיכת ההנהלה בתהליכי השינוי היא חיונית ביותר, בלעדיה לא יקום דבר.  נקודות חיוניות להנהלה:

  1. "Walk the Talk" : העבירו מסר של יצירת ערך ללקוח החיצוני, ללקוחות הפנימיים ושאר בעלי העניין בכל שרשרת האספקה. דאגו לאמצעים בהם השינוי יובא לידיעת כל הנוגעים בדבר, עם דגש על בקרת ביצועים. תנו גב, כתף ויד לסוכני השינוי. העובדים קולטים את המסר דרך התנהגותכם בשטח, ובהתאם – מפנימים את סדר העדיפויות האמיתי;

  2. תנו גב לסוכני השינוי באמצעות אספקת משאבים למובילי השינוי. המשאבים כוללים הקצאת זמן למומחים מהחברה, או מיקור חוץ למומחים מחוץ לחברה;

  3. חגגו הצלחות באבני דרך משמעותיות כדי לעודד את סוכני השינוי;

  4. דאגו לכך שהשינויים יהיו ברי קיימא – דאגו שתהיה בארגון היסטוריה טובה של שינויים שהצליחו.

טיפים לסוכני השינוי

  1. השיגו את תמיכת ההנהלה לפרויקט השינוי – וודאו שהשינוי המוצע מסונכרן עם האסטרטגיה של הארגון.

  2. נהלו את השינוי כפרויקט לכל דבר – דאגו להקצאת משאבים,הגדירו תכולה ולו"ז. ערבו את בעלי העניין בכל התהליך, מתכנונו ועד הטמעתו.

  3. הפחיתו חששות מהלא נודע באמצעות תקשורת והדרכות; בצעו פיילוט והפיקו לקחים בטרם תטמיעו את השינוי בארגון כולו.

  4. עשו זאת בקלות – היו נגישים ופתוחים למשוב. בעלי העניין הם אנשים עסוקים. אם תהיו קשים להשגה – בעלי העניין לא יטרחו לתקשר עימכם את הקושי.

  5. הבינו את ה"כאב" של המתנגדים – הבינו את ה"הפסד" שנגרם מויתור על תהליכים קיימים, והראו את היתרונות והתועלות הצפויות מיישום השיפור. זהו גם התנגדויות פסיביות.

  6. שמרו על סודיות עם בעלי עניין, שמסיבות שונות, נוח להם לשתף בפגישות של ארבע עיניים ולא בפגישות קבוצתיות. כשיהיה להם אמון שהמידע מהם יישאר סודי והאנונימיות שלהם תישמר – הפתיחות והנכונות שלהם לשתף אף תגבר. השיתוף יכול לפרט את הסיבות האמיתיות בארגון להתנגדות, לעומת אלה הנאמרות בפומבי.

  7. הראו שהמשוב חשוב ומתקבל – כדי שבעלי העניין יתנו משוב, הראו שאתם מתייחסים אליו: מקבלים, או מסבירים מדוע לא מקבלים.  התייחסותכם היא בפרטים הקטנים: תנו תשומת לב רבה למשוב, נקטו בפעולות מתאימות והודיעו להם על תוצאות הפעולות. אם שאלו שאלה, הקפידו להשיב בהקדם. אפילו אם מטרת המשוב היא רק לשחרר קיטור, הקשיבו וענו בצורה עניינית.

אשמח לשמוע טיפים נוספים מניסיונכם.
המאמר התפרסם בכתב עת לאיכות ומצויינות של האיגוד הישראלי לאיכות, גיליון  מאי 2012

להרשמה השאירו פרטים

    ארכיון ניוזלטרים >>