"מה שמודדים – משתפר", פיטר דרוקר
אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול
כוונת המשורר במשפט זה היא לעודד ארגונים למדוד את עצמם, כי המדידה הינה זרז ומוטיבציה לשיפור. אך אליה וקוץ בה! בגלל שהתופעה נכונה – אנשים ישפרו תהליכים ותוצאות כדי לשפר את המדידות. ומה קורה במקרים בהם מודדים את הדברים הלא נכונים?…..ניחשתם נכון! הדברים הלא נכונים ישתפרו !
רבות נכתב על נושא המדדים והמדידות במסגרות שונות ומגוונות. במאמר זה אביא את גישת מודל ה-CMMI לנושא. מודל ה-CMMI נחשב למודל הטוב בעולם בנושאי פיתוח, ניהול פרויקטים, תהליכי איכות ותמיכה והשילוב שלהם.
תהליך המדידות הוא תהליך התומך בתהליכים אחרים ואינו עומד בפני עצמו. כל הנאמר במאמר זה נדרש להיות מופעל על תהליכים אחרים אותם נרצה למדוד לצורך מעקב ו/או שיפור. מטרת תהליך המדידה וניתוח תוצאות המדידה היא לפתח יכולת ארגונית לספק נתונים למנהלים ברמות השונות, כדי לתמוך בתהליכי קבלת החלטות.
מודל ה-CMMI מחלק את תהליך ניהול המדידות לשני תהליכי משנה:
1) בחירת המדידות כך שיתמכו בחזון, באסטרטגיה ובתוכניות הארגון
2) ביצוע תהליך המדידות, ניתוחן והצגת התוצאות בצורה שתתמוך בתהליך קבלת ההחלטות.
הפרקטיקות המעורבות בתהליכי המשנה מוצגות באיור שלהלן ומפורטות בהמשך.
בחירת המדידות כך שיתמכו בחזון, באסטרטגיה ובתוכניות הארגון
בחירת המדידות כוללת גם תכנון מראש כיצד יאספו הנתונים וכיצד הם ינותחו. להלן תיאור הפרקטיקות הנדרשות. אפשר ואפילו סביר לבצע אותן בו זמנית.
| עשה….. | ואם לא תעשה… | |
| 1 |
מדדו את הדברים הנכונים !
כדי למסד תהליך שיטתי למדידות עלינו להבין את יעדי הארגון וצרכי המידע, להחליט על סוגי המדידות ואופן ניתוחן שיתמכו ביעדים וצרכים אלה. היעדים נקבעים בתוכניות האסטרטגיות או העסקיות, או תוכניות הפרויקטים, או תוכניות שיפור התהליכים. המדידות שיקבעו בהתבסס על תוכניות אלה יעזרו בהמשך להחליט אם ההתקדמות היא בהתאם ליעדים שנקבעו.
|
ייתכן ולא תמדדו כלל, או שתמדדו דברים לא נכונים
במדידות דברים לא נכונים נכללים סוגי מדידות שאינן בהתאם לנושאים החשובים לארגון.
|
| 2 |
קבעו ספציפית את המדידות ואת ערכי מטרה למדידות
למשל: עבור יעד קיצור לו"ז, יוחלט למדוד את התקדמות הלו"ז; לשם כך, ייקבעו מדידות ספציפיות של עמידה באבני דרך, מדידת אחוז התקדמות הפרויקט מתוך סך כל הפרויקט, וכן מידת הדיוק בהערכות המדידות שעל פיהן נקבע הלו"ז.
|
יתכן ויהיו בעיות בתיאום הציפיות;
אם נדרוש למשל קיצור לו"ז בצורה ערטילאית לא נוכל בהמשך לבחון אם ההתקדמות משביעת רצון.
|
| 3 |
קבעו את שיטות איסוף הנתונים ושמירתם
שיטות איסוף הנתונים ואחסונם, כוללים את הגדרת המקור או המקורות מהם ייאספו הנתונים, לפעמים גם הגדרת כלים לאיסוף נתונים בצורה אוטומטית; הגדרה כזאת תבטיח שיושוו "תפוחים לתפוחים" בצורה אחידה ומשותפת לפרויקטים שונים בארגון.
|
יתכן ולא תאספו את הנתונים הנכונים, או שלא תהיה אפשרות לאסוף את הנתונים. |
| 4 |
קבעו שיטות לניתוח הנתונים
קביעת שיטות הניתוח מראש, כולל אופן הבקרה והדיווח, מבטיח שייעשה ניתוח נכון על המידע, וכן לבדוק שלא יהיו חסרים נתונים ברגע האמת
|
ייתכן ואיסוף הנתונים לא יעשה בצורה נכונה, או שלא יאספו מספיק נתונים שיאפשרו קבלת
החלטות
|
ביצוע תהליך המדידות, ניתוחן והצגת התוצאות בצורה שתתמוך בתהליך קבלת ההחלטות
מדידות נכונות, המבוססות על עדויות אובייקטיביות מאפשרות לבקר ולנתר את התקדמות הפרויקט, ומאפשרות לקבל החלטות המבוססות על נתונים מהשטח, במקום תחושות סובייקטיביות.
| עשה….. | ואם לא תעשה… | |
| 1 |
השיגו את הנתונים !
לאחר שתכננתם את אופן איסוף הנתונים, וסוגם – אספו את הנתונים; תהליך האיסוף כולל גם בדיקה שהנתונים נכונים והגיוניים.
|
אין טעם להסתפק בתכנון, בלי ביצוע
|
| 2 |
נתחו את הנתונים
נתחו את הנתונים, כפי שתכננתם; במידת הצורך, עשו ניתוחים נוספים; סקרו את התוצאות עם בעלי עניין רלוונטיים, הבינו את משמעות התוצאות, והסיקו מסקנות; הכינו את הנתונים כמצגת או כדו"ח למול הקריטריונים להצלחה, כדי לאפשר למנהלים לקבל החלטות על סמך המידע שנאסף ונותח – אילו תוצאות משביעות רצון ואילו נושאים צריך לשפר.
|
תציגו נתונים שגויים ואולי מגמתיים, ובכך תאבדו את האמינות שלכם
|
| 3 |
שמרו את התוצאות
שמירת הנתונים מאפשרת לנתח מגמות לאורך זמן, וכן להשוות להיסטורית פרויקטים קודמים או מקבילים.
|
ייתכן ותסיקו מסקנות שגויות כתוצאה מנתון נקודתי |
| 4 |
תקשרו את תוצאות המדידות לבעלי עניין רלוונטיים
הפצת המידע נעשית בצורה מחזורית וכן המידע נגיש למקבלי ההחלטות. המידע יכול להיות מופק בדוחות, או נגיש לאחזור.
|
לא דיווחתם לא עשיתם! |
דוגמה לסיכום
הדוגמה שלהלן ממחישה את אופן תהליך העבודה עם המדדים, בכך שתהליך האיסוף והדיווח נעשה בו-זמנית, ולא פרקטיקה אחר פרקטיקה בסדר נתון.
|
יעד עסקי: |
|
|
מידע נדרש: |
הערכה (estimation) של זמן ההשקה |
|
מטרת המדידה: |
לאפשר נראות ללו"ז הפרויקט, כולל יכולת להבחין בסטיות יחסית לתכנון |
|
סוגי מדידות: |
זמן התחלה וסיום מוערך וזמן בפועל של התחלה וסיום של משימות |
|
מדידות: |
|
|
קבלת החלטות |
|
הנתונים נסקרים בישיבות ודוחות הנהלה וצעדי תיקון ננקטים באופן שוטף בהתאם לצורך.
==
כיצד אתם מתמודדים עם נושא המדדים והמדידות?
האם אתם מתכננים מראש מה למדוד?
כיצד אתם קובעים ערכים למטרות המדידה?
האם מתקבלות החלטות ניהוליות על סמך ניתוח המדדים? אשמח לשמוע באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.
