OK יועצים לניהול

בעבר, תקן 9001 ISO היה מתעדכן אחת ל 7-8 שנים. הגרסה האחרונה, 9001:2015 ISO יצאה לפני תשע שנים. בהתאם למסורת, גרסה עדכנית יותר הייתה אמורה לצאת לפחות בשנת 2023. ובכן, "מועצת גדולי ה- ISO"  מודים שאין שינויים גדולים שיצדיקו גרסה חדשה. במקום זאת מתבשל תיקון, שיתחיל להיות מיושם בקרוב.

מתי אמור התיקון להיות בתוקף? מהו התיקון הצפוי? כיצד יושפעו דרישות תקן 9001 ISO בעקבות כך? מדוע שינויים אלה נדרשים? מי יושפע משיניים אלה? על כל אלה, קראו במאמר שלהלן.

ממתי התיקון בתוקף?

התיקון האחרון לתקן ISO 9001:2015, אמור להיכנס לתוקף בשנת 2024. התיקון מציג עדכונים משמעותיים המדגישים את השילוב של שיקולי שינויי אקלים במערכות ניהול איכות. תיקון זה משקף הכרה עולמית גוברת בצורך שקיימות סביבתית תהיה שיקול מרכזי בפעולות ואסטרטגיות ארגוניות.

מהם השינויים בדרישות שיכנסו לתקן 9001 ISO?

השינויים הספציפיים שהוכנסו בתיקון כוללים:

1. הבנת הארגון והקשרו (סעיף 4.1) – ארגונים נדרשים כעת לקבוע האם שינויי האקלים הם נושא רלוונטי המשפיע על יכולתם להשיג את התוצאות המיועדות. הדבר כרוך בזיהוי סוגיות חיצוניות ופנימיות הקשורות לשינויי אקלים שעשויים להשפיע על מטרת הארגון ויעדיו. כלומר: זיהוי תנאים או מגבלות היכולות להשפיע על תהליכי מימוש המוצר או השירות או על המוצר והשירות עצמו. הארגון ישקול שיפור תהליכי יצור על ידי שימוש בחומרי גלם ידידותיים יותר לסביבה, שימוש באנרגיות מתחדשות וייצור מוצרים ומתן שירותים ירוקים יותר. בנוסף, כל ארגון יבחן במסגרת תנאי העיסוק שלו גם את ההשפעות שיש למימוש תהליכי הייצור והשירות שלו על טביעת הרגל הפחמנית שלו ויחשוב אלה מהלכים הוא יכול לנקוט בהקשר זה (כגון: שימוש במכוניות היברידיות ו/או חשמליות).
2. הבנת הצרכים והציפיות של בעלי עניין (סעיף 4.2) – הערה חדשה נוספה לסעיף זה, המדגישה את הרלוונטיות של שינויי האקלים לציפיות בעלי העניין. ארגונים חייבים לשקול דרישות הקשורות לשינויי אקלים של בעלי עניין רלוונטיים, ולקבוע אילו דרישות הקשורות לשינויי אקלים יטופלו באמצעות מערכת הניהול של הארגון. דוגמאות לבעלי עניין רלוונטיים שיכולות להיות להם דרישות הקשורות לשינויי אקלים הם: המשרד להגנת הסביבה שידרוש דיווח על מדידות פליטות גזי חממה והפחתתם וגורמים רגולטורים נוספים.
3. שינויים צפויים נוספים – יש לצפות שהמאמצים לטפל במשבר האקלים ישפיעו על סעיפים נוספים בתקן 9001 ISO, וייתכן גם על תקנים נוספים ממשפחת תקני ה-ISO. יש לצפות לדרישות נוספות שישפיעו על תהליכי פיתוח, תהליכי רכש, שינויים בתהליכי ייצור. כמו כן ייתכנו דרישות גם מכיוון הלקוחות לגבי מימוש נושא משבר באקלים.

שינויים אלה מסמלים שינוי מהותי באופן שבו מערכות ניהול איכות חייבות לשלב שיקולים סביבתיים, ודוחקים בארגונים להעריך את השפעת שינויי האקלים על פעילותם וליצור קשר עם בעלי עניין לגבי דרישות הקשורות לאקלים. מהלך זה מיישר קו בין תקני ISO למאמצים עולמיים להילחם בשינויי אקלים ומקדם קיימות בתוך נהלי ממשל וניהול ארגוניים.

עבור ארגונים המוסמכים לפי תקן ISO 9001:2015, תיקון זה יחייב בדיקה חוזרת של מערכות הניהול שלהם כדי להבטיח ששיקולי שינויי אקלים משולבים בצורה נאותה, ובכך להגביר את חוסנם ואת יכולת ההסתגלות שלהם לאתגרים סביבתיים. הכללה אסטרטגית זו שואפת לטפח גישה פרואקטיבית לסיכונים והזדמנויות הקשורות לאקלים, ובסופו של דבר לתרום לנוף עסקי בר-קיימא ואחראי יותר לסביבה.

שילוב נאות של שיקולי שינויי אקלים במערכת האיכות ייחייב בדיקה של כל מערכת האיכות והתאמתה מכל הבחינות, כולל: ניהול סיכונים, המשכיות עסקית במקרה של אירוע סביבתי קיצון, טיפול במזהמים, יעדים בתחום איכות הסביבה ועוד – בהתאם לרלוונטיות לכל ארגון.

האם הדרישות הללו יהיו מחייבות?

הדרישות החדשות הקשורות לשינויי אקלים בתקן ISO 9001 יהיו מחייבות. השינויים תוכננו במיוחד כדי להבטיח שארגונים ישקלו את ההשלכות של שינויי האקלים בתוך מערכות ניהול האיכות שלהם. עדכונים אלו כלולים בסעיפים העיקריים המנחים את יישום התקן, מה שהופך אותם לאינטגרליים לעמידה בתקן ISO 9001:2015.

התיקון ל-ISO 9001 מחייב ארגונים להעריך האם נושא שינויי אקלים הוא נושא רלוונטי עבורם, ולהבין את הצרכים והציפיות של בעלי עניין, לרבות כל דרישות הקשורות לשינויי אקלים. סעיפים 4.1 ו-4.2 שהוזכרו לעיל הם סעיפי חובה בתקן. שיש לטפל בהם כדי לשמור על הסמכת ISO 9001​​.

התיקון משקף מהלך רחב יותר לשילוב קיימות סביבתית בסטנדרטים של תקני ISO תוך התאמה עם יעדי הפעולה עולמיים בתחום האקלים והבטחה שארגונים מוסמכים תורמים למאמצים אלו.

מי יושפע משינויים אלה?

הדרישות החדשות הקשורות לשינויי אקלים בתקן ISO 9001 ישפיעו על מגוון רחב של בעלי עניין במגזרים שונים. להלן הקבוצות העיקריות שיושפעו:

1. ארגונים המוסמכים לפי ISO 9001: כל הארגונים המוסמכים כיום לפי ISO 9001 או המבקשים הסמכה יצטרכו לשלב את הדרישות החדשות הללו במערכות ניהול האיכות שלהם. ארגונים יצטרכו להעריך כיצד שינויי האקלים משפיעים על פעילותם ומחזיקי העניין שלהם, ולהתאים את מערכות הניהול שלהם בהתאם כדי לעמוד בתקן המעודכן.
2. שותפי שרשרת אספקה: ספקים ושותפים בשרשרת האספקה ​​של ארגונים מוסמכים ISO 9001 עשויים להיות מושפעים אף הם. כאשר חברות מוסמכות מתאימות את התהליכים שלהן כדי לטפל בבעיות הקשורות לאקלים, הן עשויות לדרוש מהספקים שלהן לדבוק בסטנדרטים דומים, כדי להבטיח ששרשרת האספקה ​​כולה תורמת למאמצי הפחתה והסתגלות של שינויי אקלים.
3. מקצועני ניהול איכות: יועצים, סוקרים ואנשי מקצוע בניהול איכות יצטרכו להבין את הדרישות החדשות כדי להנחות ולהעריך את הציות ביעילות. קבוצה זו כוללת מנהלי איכות פנימיים, יועצים חיצוניים וסוקרים המספקים שירותי הסמכה לתקן ISO 9001. כל אלה יצטרכו לעדכן את הנהלים וההכשרה שלהם כדי לכלול את שיקולי שינוי האקלים המפורטים בתיקון.
4. ארגונים מתעידים: ארגונים מתעידים וגופים רגולטוריים המפקחים על תאימות סטנדרטית יצטרכו לשלב שינויים אלה בפרוטוקולי הפיקוח וההערכה שלהם. כולל גופי תקינה לאומיים וארגונים בינלאומיים המעורבים בפיתוח ואכיפה של תקני ISO.
5. לקוחות וצרכנים: ככל שארגונים מסתגלים לשינויים אלה, הלקוחות שלהם וצרכני הקצה עשויים לראות הבדלים באופן שבו מוצרים ושירותים מפותחים, מסופקים ומשווקים. עסקים עשויים להשתמש בעמידתם בתקן ISO 9001 המעודכן כנקודת בידול, תוך שימת דגש על מחויבותם לקיימות ואחריות אקלימית.

מדוע שינויים אלה כה חשובים?

לאחר שהבנו מהם שינויי חובה אלה בתקן 9001 ISO, נבין את חשיבותם.

1. ציות לרגולציה וציפיות השוק: ממשלות וגופים רגולטוריים ברחבי העולם מיישמים יותר ויותר תקנות סביבתיות קפדניות. על ידי שילוב שיקולי שינויי אקלים במערכות הניהול של הארגון, הארגון יבטיח יישום של תקנות סביבתיות. בנוסף, התאמה זו יכולה לסייע לחברות לעמוד בדרישות השוק ההולכות וגוברות לפרקטיקות אחראיות סביבתיות, שהופכות לגורמים מכריעים עבור לקוחות ובעלי עניין רבים בבחירה עם מי לעשות עסקים.
2. חוסן תפעולי: שינויי אקלים מהווים סיכונים משמעותיים לפעילות הארגונית, לרבות שיבושים בשרשרת האספקה, סיכונים לתשתיות מאירועי מזג אוויר קיצוניים ושינויים בזמינות המשאבים. על ידי שילוב יזום של שינויי אקלים במערכות הניהול שלהם, ארגונים יכולים לשפר את החוסן שלהם, להסתגל בצורה יעילה יותר לשינויים אלו ולשמור על המשכיות תפעולית מול אתגרים סביבתיים.
3. השפעות פיננסיות: טיפול בשינויי האקלים יכול להוביל ליתרונות כספיים על ידי אופטימיזציה של שימוש במשאבים וצריכת אנרגיה, ובכך להפחית עלויות. יתרה מכך, עסקים הנוקטים בפעולה מוקדמת בנושאים הקשורים לאקלים עשויים להימנע מעלויות עתידיות הקשורות לרגולציות מחמירות או נזקים מהשפעות האקלים. הם יכולים גם ללכוד הזדמנויות עסקיות חדשות בשווקים מתעוררים עבור מוצרים ושירותים ירוקים.
4. יתרון מוניטין: חברות המפגינות מחויבות לקיימות סביבתית משיגות לעתים קרובות יתרון תחרותי באמצעות נאמנות ומוניטין משופרים למותג. צרכנים ומשקיעים נמשכים יותר ויותר לעסקים המפגינים אחריות כלפי כדור הארץ, מה שיכול להוביל להגברת אמון ונאמנות הלקוחות, כמו גם למשיכת השקעות אחראיות חברתית.
5. קיימות ארוכת טווח: שילוב שיקולי שינויי אקלים מבטיח שארגונים לא רק מתייחסים להשפעותיהם הנוכחיות על הסביבה אלא גם תורמים ליעדי קיימות גלובליים ארוכי טווח. הדבר עוזר ליישר פעולות עסקיות עם ערכים ויעדים חברתיים רחבים יותר

בסך הכל, שינויים אלה מדגישים שינוי לעבר שילוב קיימות במסגרות הליבה התפעוליות והאסטרטגיות של ארגונים, תוך שימת דגש על ההכרה ההולכת וגוברת של הקישוריות ההדדית של גורמים סביבתיים, חברתיים וכלכליים בהשגת הצלחה ותאימות בת קיימא.

לסיכום, ממליצה לארגונים שיושפעו מהתיקון, להתחיל להתכונן לדרישות שיהפכו לחובה בקרוב.

מי שיחפש מתכונים להצלחה בגוגל ימצא אלפי "מתכונים". אני לא מתימרת לכתוב על ה-מתכון להצלחה, אלא רק על תבלין סודי שהוספתו למתכון שבחרתם יביא להצלחה המיוחלת.

אחד התסכולים שלי בעבודה עם ארגונים הוא שאנו יוצרים עימם דרך, מציידים אותם בתשתיות תהליכיות, תבניות וכלים מותאמים להם, מסכימים במשותף על תהליכי העבודה שייטיבו עימם ולמרות זאת, הארגונים לא הולכים בדרך המוסכמת עד הסוף.

ההזנחה הזאת לא הייתה קורית אם לאותם ארגונים הייתה הרגשה שמדובר בסכנה. נניח לדוגמה שהיו  מחליטים על פרויקט הוספת ממ"ד לבניין רב קומות. האדריכל והקבלן שנשכרו למשימה היו אומרים שדבר ראשון נדרש להשקיע בתשתיות, לחפור לעומק עמודים וליצוק בטון לעומק, עוד בטרם רואים משהו מעל פני השטח. האם מישהו היה מעז להתחיל לבנות בלי היסודות? להגיד כן-כן ולא לעשות? להסתמך רק על הידע הנוכחי והאנרגיה הטובה? ברור שלא!

הסיבה לכך ברורה: מודעות לסכנה. המודעות לסכנה הקיימת בעבודה לא מדויקת לא קיימת! יש הרגשה שבצוק העיתים אפשר לעגל פינות. העניין הוא שאנו כל הזמן בצוק העיתים.

כדי להתמודד עם האתגר, ישנם תחומים שכופים חוקי רגולציה ותקינה על חברות. במקרים שכאלה, ישנה נטייה לאמץ תהליכי עבודה מיטיבים, אך כיוון שהמוטיבציה היא לציית לרגולציה עיגול פינות בשוטף ממשיך לקרות.

מגלה לכם את התבלין הסודי שלי להצלחה – דיוק פלוס התמדה. את התבלין הזה תוסיפו למתכון שבחרתם. המתכון שלנו הוא הגדרה והטמעה של תהליכים מותאמים לארגון ומוטמעים בו.

דיוק

תהליכים מדויקים דורשים להתחיל מהיסודות. תהליכי עבודה מוגדרים ומוטמעים הם דפוסי התנהגות חדשים. יש סדר לפעולות שנדרש לעשות. אדוארד דמינג, אבי תורת האיכות אמר: אם אתם לא יודעים להגדיר את מה שאתם עושים כתהליך אזי אתם לא יודעים מה אתם עושים.

פעמים רבות, כדי לגייס צוותים ומנהלים לדרך, מתחילים עם quick-wins. הניצחות המהירים הם מעולים למכור את הדרך, להוכחת היתכנות. החיסרון הוא שהם מרגילים לקיצורי דרך. השינוי האמיתי מגיע העבודה על התמונה הגדולה, מהיסודות ועד לצמרת.

התמדה

לאחר שנבנו תהליכים מדויקים, בעזרת מומחים פנימיים או חיצוניים – האם לא נקפיד ליישם? להטמיע?

דיוק בלי התמדה או התמדה בלי דיוק?

תצפיותיי בארגונים מראות לי שני סוגי התנהגות של ארגונים מתוסכלים:

ארגונים שבנו תהליכי עבודה מיטביים אך לא מטמיעים או לא מדייקים בהטמעה – ארגונים אלה חווים תסכול מתמשך מהתוצאות. מרגישים שהם עשו את ההשקעה הנדרשת אך התוצאות לא משביעות רצון.

ארגונים מתמידים בלי תהליכי עבודה מותאמים – כאן הסכנה הגדולה. אנשים חרוצים שעובדים בלי ידע מדוייק. העובדים כל היום מכבים שריפות ורצים אחר הזנב של עצמם. יתרה מכך, אנשים אלה זוכים להערכה ואף לקידום כיוון שהם עובדים מסביב לשעון.

התבלין הסודי – דיוק והתמדה

דיוק –  השקעה בדברים החשובים והמשמעותיים. השקעה בשיטות עבודה, בתבניות בכלים. אין זמן מתאים יותר מעכשיו. גם אם במציאות יש סימנים כביכול שעכשיו זה לא הזמן המתאים. דרך שעובדת להגדרה ודיוק של תהליכי העבודה היא עבודה עם מומחה תהליכים, פנימי או חיצוני שכל עיסוקו הוא הגדרת תהליכים מותאמים לארגון. 

הפתרון היצירתי שמנסה לחסוך בעלויות באמצעות הטלת משימות בתחום האיכות והתהליכים על אדם פנימי שיעשה אותם  "נוסף על תפקידו" ברוב המקרים לא מוכיחה את עצמה ובסופו של יום רק מגדילה עלויות.

התמדה – לאחר שנבנתה התשתית המותאמת, התמדה משמעותה שינוי דפוסי עבודה. להקפיד על יצירת דפוסי עבודה חדשים גם אם הדבר לא נוח לנו.

אנו יודעים מתחומים אחרים שקשה מאד להתמיד בהרגלים חדשים לבד. כדי שהדבר יקרה צריך ליצור מסגרת, לתת את התנאים להצלחה. מוטיבציה לא מספיקה. אחד הכלים המסייעים להתמדה הוא עבודה עם מנהל איכות, פנימי או חיצוני שמסייע בשמירה על עבודה בתוך המסגרת.

לסיכום,

שני הסנט שלי: קודם לדייק את תהליכי העבודה ואחר כך להתמיד בהטמעתם. כמובן שיש רצף בין 1 ל-10 בכל אחד מהפרמטרים. 

איזה ציון בין 1 ל10 אתם נותנים לעצמכם בכל אחד משני הפרמטרים: דיוק והתמדה? אשמח לשיתוף באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.

הזמנה לפנייה אישית  אלי

מזמינה כל אחד ואחת מיכם לפנות אלי באופן אישי ולשמוע על חבילות הייעוץ שלנו שכוללות הגדרה מדוייקת של תהליכי העבודה בזמן קצר, ולפי הצורך מיקור חוץ לניהול איכות כדי להתמיד בהטמעה נכונה לאורך זמן.

אורנה קמין, orna@ok-consulting.co.il, 0537739018

בבואנו לעשות שינוי בארגון נחפש תמיד את הניצחונות המהירים בהתחלה. ניצחון מהיר אוסף קרדיטים להמשך ומעודד מנהלים שמחשיבים תוצאות מעל הכל להמשיך בתהליך השינוי. אבל לניצחונות מהירים יש גם חסרונות. החסרונות הם חוסר סבלנות להשקיע בשינוי עמוק מהשורש, ומרדף תמידי אחר עוד ועוד ניצחונות מהירים כדי לתחזק את הילת המצליחנים.

המאמר שלהלן סוקר את היתרונות והחסרונות של ניצחונות מהירים ומציע אפשרויות להפוך ניצחונות מהירים לדרך פעולה קבועה.

יתרונות הניצחונות המהירים

יתרונות הניצחונות המהירים טמונים במילה – ניצחונות, ואלו הם:

• בניית מומנטום: ניצחונות מהירים יוצרים מומנטום ותחושה של התקדמות, ומעודדים מאמצים נוספים לשיפור.
• סיכון נמוך: לעתים קרובות ניצחונות מהירים כרוכים בסיכון והשקעה מינימליים, מה שהופך אותם לאופציה אטרקטיבית עבור מנהלים.
• הוכחת היתכנות: ניצחונות מהירים יכולים לשמש כהוכחה לקונספט, להדגים את היתרונות הפוטנציאליים של יוזמות גדולות יותר.
• תוצאות מיידיות: ניצחונות מהירים מספקים תוצאות מיידיות ומוחשיות, מגבירים את המורל והמוטיבציה בקרב מוביל השינוי, המנהל התומך ביוזמת השינוי ובונה אמון בקרב העובדים.

חסרונות של ניצחונות מהירים

חסרונות הניצחונות המהירים טמונים במילה – מהירים. ואלו הם:

• מיקוד לטווח קצר: ניצחונות מהירים עשויים להוביל ארגונים לתיעדוף רווחים קצרי טווח על פני שיפורים ארוכי טווח.
• פתרונות ברמת סימפטומים: לעתים קרובות ניצחונות מהירים מטפלים בסימפטומים ולא בסיבות השורש; מוביל לתיקונים זמניים ולא לשינויים בני קיימא.
• תחושת ביטחון כוזבת: ניצחונות מהירים יכולים ליצור תחושת ביטחון מזויפת; מוביל ארגונים להאמין שהם פתרו בעיות עמוקות יותר.
• הסטת משאבים: התמקדות בניצחונות מהירים יכולה להסיט משאבים מיוזמות ארוכות טווח משפיעות יותר.
• אי רתימה של כל בעלי העניין הנוגעים בדבר: מוביל השינוי המהיר רץ קדימה ולא לוקח בחשבון את כל בעלי העניין שאי מעורבותם בתהליך תפגום בשיפור המתמיד בהמשך.
• התנגדות לשינוי נוסף: הצלחה ראשונית עם ניצחונות מהירים עשויה להוביל להתנגדות לשינויים משמעותיים יותר הדורשים יותר מאמץ והשקעה.

מתקדמים לניצחונות בני קיימא

מה עלינו לעשות כדי להפוך את הניצחונות המהירים לניצחונות בני קיימא? מספר הצעות להלן:

• בניית תהליך שיפור מתמיד: שימוש בניצחונות מהירים כאבן דרך לבניית אמון בתהליך ובערך השיפור מתמיד.
• זיהוי סיבות שורש: זיהוי סיבות השורש לתקלות או ליעילות הנמוכה וביצוע פעולות מתקנות להסרת סיבות השורש, מעבר לטיפול בסימפטומים שמופיעים בצורות שונות כל פעם.
• השקעה בפתרונות ארוכי טווח: עבדו כמו חקלאים שעודרים, נוטעים, ומשקים עד שיש תוצאה ולא כמו ציידים שמחפשים פיתרון מהיר.
• רתימה של כל בעלי העניין הנוגעים בדבר: שיתוף כל בעלי העניין הנוגעים בתהליך השינוי תגרום להם להרגיש שההצלחה תסייע להם, גם בביצוע עבודתם וגם בקבלת קרדיט על ההצלחה.
• הסתייעות במומחים: הסתייעו במומחים פנימיים או חיצוניים, שמומחיותם היא בהובלת השינוי וגיוס הצוותים למשימה המשותפת.
• הצבת רף ציפיות מציאותי: לאחר הניצחון המהיר, נדרש להכין תכנית ריאלית לשיפור המתמשך. התוכנית תכלול יעדים, משאבים, לו"ז וכל הנדרש לשינוי עמוק. "רק סבלנות אינסופית תביא לתוצאות מהירות." (ציטוט מקורס בניסים).

השילוב המנצח

כדי לגייס צוותים לשיפור מתמיד חשוב מאד שהניצחונות המהירים יהיו מיוחסים לצוותים שמטמיעים את השינוי, ולא רק למוביל השינוי או למנהל שתמך בו. כדי להצליח שוב, נזכור שהצוותים המטמיעים את השינוי הם שותפי ההצלחה הראשיים.

גורם נוסף הוא שימוש במומחים, פנימיים או חיצוניים להובלת השינוי. אחריות הצוותים הם למשימות השוטפות. הציפייה שצוותים יטמיעו שינויים בנוסף על תפקידם היא ציפייה לא ריאלית שנדונה לכישלון. עדיף כבר לא להתחיל כדי לא ליצור התנגדות.

לסיכום, בעוד שניצחונות מהירים יכולים לספק יתרונות מיידיים, ארגונים חייבים להכיר במגבלות ולהבין ששיפור מתמשך דורש מחויבות עמוקה יותר לשינוי. ייעוץ והכוונה מומחים ממלאים תפקיד מכריע בהקלת המעבר הזה ובהבטחה שארגונים מגיעים להצלחה בת קיימא.

דברו איתנו ונעזור לכם לנצח גם בניצחונות המהירים וגם באלה ארוכי הטווח.