התפקיד החיוני של ממונה הגנת הפרטיות בארגונים עם מאגרי מידע

עולמנו מתנהל בדיגיטל – חברות ועסקים אוספים מידע אישי על לקוחותיהם כדי לתת להם שירות מדויק. מאגר המידע שנאסף הופך לנכס יקר ומשמעותי עבור החברות שמשתמשות במידע האישי לצורך מתן השירותים.

השימוש במאגר מידע דיגיטלי על ידי חברות, עמותות וגופים ממשלתיים העלה צורך בהגנה על המידע האישי באותם מאגרים. לשם כך, אנו עדים בשנים האחרונות במגמה הולכת וגוברת של חוקים ותקנות לאבטחת הפרטיות, ובין החוקים האלה ניתן למנות את:

• חוק הגנת הפרטיות הישראלי (תשמ"א-1981), ותקנותיו הכוללות את תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), תשע"ז-2017
• חוק הגנת הפרטיות האירופאי (GDPR) General Data Protection Regulation, הקובע כללים ביחס למידע אישי של אזרחים אירופאים
• תקנות CCPA המגנות על הפרטיות של אזרחים ממדינת קליפורניה, ארה"ב

חברות הפועלות במספר אזורים גיאוגרפיים נדרשות לציית לחוקי הגנת הפרטיות במדינות בהן הן פועלות, ולכן בכדי להתמודד נכון עם כל אותם חוקים ותקנות, מוצע שהארגון יחזיק אצלו ממונה הגנת הפרטיות.

מדוע חברה צריכה ממונה אבטחת פרטיות?

מינוי DPO יעזור לחברה לעמוד בדרישות המחמירות של החוקים והתקנות של הגנת הפרטיות, תוך טיפוח אמון עם הלקוחות ובעלי עניין. מעבר לניהול ולציות לחוקים ולתקנות הרלוונטיים לארגון, ה-DPO ידאג לשלב את הגנת הפרטיות ביעדי החברה ובפעילויות הליבה שלה, ויבטיח שהמידע האישי מטופל בצורה חוקית ואתית.

התפקידים העיקריים של ממונה הגנת הפרטיות

1. עמידה בחוקים ובתקנות הגנת הפרטיות
   חובתו העיקרית של ה-DPO היא להבטיח שהארגון מציית לחוקי הגנת הפרטיות החלים על הארגון. חוקים אלה מטילים חובות לגבי האופן שבו מידע אישי נאסף, מאוחסן ומעובד. התפקיד כולל ביצוע ביקורות תקופתיות, Data Privacy Impact Assessment לשם ההערכת ההשפעה של עמידה (או אי עמידה) בדרישות הרגולטוריות על הגנה נאותה על אבטחת הפרטיות.
2. ניטור מעקב וטיפול במידע אישי
   ה-DPO צריך לעקוב ולנטר אחר הפעילויות הקשורות לעיבוד מידע אישי בחברה כדי לזהות את הסיכונים ולהבטיח שהמידע האישי מטופל בהתאם לדרישות החוקים והתקנות בתחום הגנת הפרטיות. הדבר כרוך בפיתוח בקרות המבטיחות שמירה על הפרטיות, ביצוע מבדקים תקופתיים המוודאים ביצוע של אותן בקרות, והצעת המלצות לשיפור הטיפול במידע ברחבי הארגון.
3. ייעוץ בנושא מדיניות הגנת הפרטיות ושיטות עבודה מומלצות
   תפקיד מרכזי נוסף של ה-DPO הוא לייעץ לארגון כיצד לפתח וליישם מדיניות של הגנת הפרטיות. התפקיד כולל מתן הנחיות לגבי הגנת הפרטיות, הבטחת אמצעי אבטחת מידע והדרכות עובדים לגבי שיטות עבודה מומלצות לטיפול במידע אישי.
4. ניהול אירוע הקשור להפרת חוק הגנת הפרטיות
   במקרה של אירוע הפרת חוק הגנת הפרטיות, ה-DPO ממלא תפקיד קריטי בניהול מקצועי ומהיר של האירוע. המטרה היא למזער נזקים ולהבטיח ציות להוראות החוק. ניהול האירוע כולל תיאום בין צוותים פנימיים, יועצים משפטיים חיצוניים ורשויות רגולטוריות כדי לנהל את המצב ולהפחית סיכונים בנושא קנסות ואובדן מוניטין.
5. הדרכה והעלאת מודעות
   ה-DPO אחראי על הדרכה וחינוך צוותי הארגון בנושאים הקשורים לעקרונות הגנת הפרטיות, החל מההנהלה הבכירה ועד לצוותי התפעול השונים. לצורך כך ה-DPO מבצע הדרכות להעלאת המודעות לנושא הגנת הפרטיות בכל החברה.

החשיבות האסטרטגית של ה-DPO

בעוד שתפקידו של ה-DPO נראה לעתים קרובות דרך עדשת הציות לחוקים ולתקנות, ל-DPO הארגוני ערך אסטרטגי חשוב: ה-DPO מבטיח שילוב פעולות לאבטחת הפרטיות בפעילות העסקית של החברה. ה-DPO מבטיח ששיטות ניהול המידע האישי תואמות את ערכי החברה, משפרות את אמון הלקוחות ובכך משפרות את החוסן העסקי. לקוחות יעדיפו התקשרויות עם חברות שמבטיחות להם שמירה על הפרטיות. חברות יבחרו ספקים המפגינים מחויבות חזקה להגנה על המידע האישי. אמון הינו קריטי בניהול מערכות יחסים ארוכות טווח בין חברות ללקוחותיהן.

ה-DPO מצמצם את הסיכון לקבלת קנסות גבוהים ולפגיעה במוניטין החברה על ידי זיהוי נקודות תורפה בפרקטיקות של עיבוד המידע אישי לפני שהן מסלימות לבעיות רציניות.

יתרה מכך, ככל שתקנות הפרטיות מתפתחות, ה-DPO  מבטיח שהחברה מתאימה את עצמה לשינויים והעדכונים ונענית לדרישות החדשות.

ה-DPO בעידן התפתחות מואצת של בינה מלאכותית

עם האימוץ המהיר של טכנולוגיות חדשות כגון בינה מלאכותית, ניתוח מידע אישי בהיקף ניכר, ופיתוח יישומים ברשת האינטרנט, היקף האחריות של ה-DPO ממשיך לגדול. ככל שחברות מטפלות  במידע מורכב ומגוון יותר, ה-DPO  חייב להישאר מעודכן לגבי המגמות הטכנולוגיות האחרונות וכיצד הן משתלבות עם חוקי הפרטיות. ה-DPO נדרש לגישה פרואקטיבית להבנת האופן שבו חידושים אלה משפיעים על הפרטיות ותכנון אסטרטגיות לטיפול בסיכונים פוטנציאליים.

סוף דבר

ככל שארגונים אוספים מידע אישי על המשתמשים שלהם והמשתמשים הפוטנציאלים שלהם, החוקים והתקנות בנושא שמירה על אבטחת הפרטיות נעשים מורכבים יותר. מינוי DPO ארגוני הינו חשוב כדי להבטיח ציות לדרישות בכל פעילויות הארגון שנוגעות לאיסוף ושימוש במידע אישי.

מעבר לציות, ה-DPO מחזק את יחסי האמון בין החברות ללקוחותיהן וממצב את שמירת הפרטיות כיתרון תחרותי. בעולם שבו פרצות אבטחת מידע ושערוריות פרטיות עלולות לפגוע באופן משמעותי במוניטין החברה, ה-DPO מהווה הגנה לא רק לציות לחוק, אלא להצלחה ממושכת של הארגון.