מהו בדיוק עיקרון – Do it right the first time ? או בשפת הקודש – עשו זאת נכון בפעם הראשונה!

"עשו זאת נכון בפעם הראשונה" הוא עיקרון ניהולי המצפה שבפעם הראשונה שאנו משיקים מוצר או שירות הוא יהיה איכותי ויעמוד בדרישות ובציפיות של הלקוחות. כדי לעמוד בסטנדרט גבוה כזה, נדרש לדקדק בתהליך הפיתוח, ולא לעגל פינות. כמו כן, חייבים להשקיע בתהליך מניעת תקלות המניב ערך מוסף גבוה יותר מאשר תהליכי זיהוי תקלות והשקעת עבודה חוזרת בתיקונן.

מנקודת מבט של חיסכון במשאבים ויעילות – ברור שעדיף להשיק מוצר או שירות במחזור פיתוח אחד מאשר בסדרת מחזורים המתקנים תקלות או מוסיפים דרישות שלא אותרו מלכתחילה. הכוונה ב"פעם הראשונה" דורשת שנבין היטב את דרישות הלקוח ונספק את הסחורה בדיוק לפי הדרישות.

האם זה אפשרי? כאשר צוות פיתוח מפתח מוצר לפי מסמך הדרישות שקיבל – האם מובטח שיושג היעד בפעם הראשונה? האם הלקוחות יודעים להגדיר ב100% את דרישותיהם? האם אנו יודעים לאסוף את דרישותיהם כך שנספק להם מוצר או שירות במחזור פיתוח אחד? או שמא זהו רק סלוגן?

נתקלתי בכמה ארגונים בפרוש מוטעה של הרעיון שבא לידי ביטוי בבדיקת השורה התחתונה בלבד ובחוסר סובלנות לאי-הצלחות. כאילו שהצורך לתקן טעויות נובע מכישלון אישי של העובדים ולא מתהליכי עבודה לקויים. בארגונים כאלה, כדי לעקוף את הכישלונות כביכול, נוצרו פתרונות יצירתיים כמו גרסאות משנה, או תוצרים בשמות מעניינים כמו "pre-pre-pilot" ,"pre-pilot " וכדומה.

פירוש מוטעה אחר של הרעיון הוא פרפקציוניזם שעלול להביא לשיתוק ועיכוב; כל עוד התכנון אינו מושלם לחלוטין ונבדקו כל התרחישים האפשריים – לא יוצאים לדרך; כאשר התכנון או פירוט הדרישות אינם נסגרים – קורית התבדרות, שכן שינויים ומידע חדש, גורמים לשינויים בדרישות ובתכנון, ושוב לא יוצאים לדרך, וחוזר חלילה. כך בחיפוש אחר השלמות, הולך זמן רב לאיבוד.

כוונת המשורר הייתה – תכננו היטב, חשבו על הכול בטרם תפעלו. ככל שתחשבו יותר על תרחישים בלתי צפויים ותערכו לקראתם – כך תהפכו את הבלתי צפוי לצפוי. דרישה להצלחה במחזור פיתוח אחד מציבה רף דרישות גבוה, שמחייב לחשוב אחרת; הדרישה היא ליצור תרבות ארגונית המשלבת תהליכי איכות בכל שרשרת האספקה ומחזור החיים של  פיתוח מוצרים ושירותים; תהליכי איכות אלה כוללים תהליכים העוסקים בלמידה אירגונית, הפקת והטמעת לקחים ותובנות, שיתוף ידע , ניהול תכנים, ניהול מסמכים, ועוד. במקום להאשים אישית עובדים על טעויות, צריך ספק להם כלים ותהליכים על מנת שיעמדו במשימה; כדי להצליח כביכול בפעם אחת, נדרש להכניס מחזורים מרובים של בדיקות לאורך כל הדרך כדי למצוא מוקדם את הטעויות שיכולות למנוע מאיתנו להצליח בפעם הראשונה; טכניקות הבדיקות יכולות להיות מאד מגוונות – החל מסקירות (Reviews), דרך בדיקות ידניות וכלה בבדיקות אוטומטיות. טכניקות אלה מאפשרות לגלות טעויות מוקדם ולתקן אותן, לפני "הפעם הראשונה". דרך אפשרית אחרת היא לפתח ולבדוק בצורה אג'ילית ולשחרר תוצרי ביניים ברצף במקום תוצר אחד גדול בסוף הדרך.

כלומר, כל אי-הצלחה בפעם הראשונה דורשת לשדרג בצורה רציפה את תהליכי העבודה, להפיק לקחים מכישלונות והצלחות; לתקשר מידע בצורה שקופה ובהירה כך שכל העובדים בפרויקט ידעו מה מצופה מהם.

לסיום, מי מוכן להמר כמה גרסאות של מאמר זה כתבתי בטרם העליתי אותו לאינטרנט?

מה לדעתכם ניתן לעשות כדי להצליח בפעם הראשונה?

אשמח לתגובה באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן. תודה

המאמר פורסם בגיליון אפריל 2013 של Information World