לאחר שקראתם, ומקווה שגם נתרמתם, אם יש לכם שאלה או צורך באחד או יותר מהתחומים הרשומים להלן, מוזמנים לפנות אלינו.
שירותים שלנו בתחום ניהול איכות ושיפור תהליכים:
ניוזלטר זה מביא שתי הארות בתחום ניהול פורטפוליו:
הארה ראשונה – תשובה לשאלת המיליון דולר בתחום – ממה מתחילים? קודם מטמיעים מתודולוגיית ניהול פרויקטים ואחר כך מתודולוגיית ניהול פורטפוליו או להיפך?
התשובה – כאן
הארה ראשונה לגבי תפקיד מנהל הפורטפוליו – תפקיד מורכב ביותר, ולמרות זאת כמעט ואין בנמצא ארגון שמגדיר את תפקיד מנהל הפורטפוליו בכתב מינוי מסודר.
האם אני טועה? אשמח שתאירו את עיניי, בתיבה כאן למטה.
כיצד עושים זה – קראו במאמר
מי שמע על כך שנותנים כתב מינוי לפורטפוליו? Portfolio Charter נראה לכם?
למי שלא הספיקו שתי הארות, אפשר למצוא עוד …
בניוזלטר מספר 3 – דצמבר 2011 – מניהול פרויקט לניהול פורטפוליו – השלם גדול מסכום חלקיו .
ושא הניוזלטר הפעם הוא – חידושים ואתגרים בהקשר של ISO. כן, כן, אתם שומעים נכון – חידושים ואתגרים בגרסה החדשה של תקן ISO 9001. לתקן עצמו יצא שם של תהליך שחייבים לעבור כדי להיות ספק של ארגון ממשלתי כלשהוא; כוונת המשורר הייתה טובה: לקוחות רוצים להיות בטוחים שהספקים שלהן יודעים לעבוד, ולכן יספקו להם מוצרים בזמן ובאיכות הנדרשת. כוונות טובות, אך הביצוע היה לא משהו בלשון המעטה. חלק מהארגונים (לא אתם…) היו עושים את המינימום הנדרש כדי לעבור את ההסמכה. הייתה דרישה למספר נוהלי חובה – וכתוצאה מכך – לכל הארגונים באשר הם יש אוסף נהלים שעובר מבדק, בלי קשר לערך המוסף של אותם נהלים מרובי מלל.
כל הנ"ל – מאחרינו. התקן החדש הסיר את הדרישה לנוהלי חובה: מדריך האיכות, בקרת מסמכים, בקרת רשומות, מבדקים פנימיים, בקרת מוצר לא מתאים, פעולה מונעת, פעולה מתקנת. במקום זה נדרש לעשות עבודה אמיתית שמוסיפה ערך לארגון וללקוחותיו. כן! – תם עידן ה"ויזו", אך במקום זאת – הדרישה היא למפות את תהליכי העבודה בארגון בצורה בהירה, כך שברור לכל סדר הפעולות ואחריות בעלי העניין השותפים למלאכה, הפעילויות הנדרשות לביצוע כל תהליך, השיטה לביצוע כל פעילות, הקריטריונים/מדדים המעידים שהתפוקות איכותיות, מי האחראי לביצוע כל פעילות, מי הלקוח של כל תפוקה, האם קיימים סיכונים בתהליך וכיצד מתמודדים עימם ומה ההזדמנויות לשיפור התהליך. מיפוי תהליך דורש הבנה בתהליכים והשקעה בשיפור בטווח הקצר כדי לקצור פירות בהמשך.
ניוזלטר זה, מביא את הגישה החדשה של התקן. לראשונה מדובר על גישה מערכתית, המדגישה גם את התוצאות של תהליכי העבודה, ולא רק את איכותם; כמו כן – התקן הותאם גם לארגוני שירות ולא רק לארגונים העוסקים בפיתוח מוצרים. ניסוח התקן הינו כזה שהוא מתאים לכל תהליכי העבודה בארגון באשר הם.
המאמר הראשון, חדש על המדף – 9001 ISO מודל 2015, סוקר את כל החידושים במודל 9001 ISO גרסת 2015. המודל עצמו מתוכנן להשתחרר לעולם בספטמבר 2015, עם תקופת חסד של שלוש שנים. המלצתי – רוצו ליישם! חבל לחכות ל-2018 לרגע האחרון. למי שצריך עזרה כיצד עושים זאת, אנחנו כאן!
המאמר השני, המבנה של תקן האיכות 9001 ISO גרסת 2015 ואילך מתאר את מבנה התקנים החדש שהינו משותף לכל משפחת תקני ה-ISO. הדבר עונה על צורך של ארגונים שמטמיעים מספר רב של תקנים במבנה ושפה משותפים, כדי להטמיע מערכת איכות אינטגרטיבית.
לסיכום, מודל 2015 של התקן מאתגר את מנהלי ועובדי הארגון לראות את התמונה הכללית, למפות את תהליכי העבודה, לסדר את הפאזל – מה קודם, מה אחר כך, להבין מה יכול להשתבש בכל שלב, לבדוק תוצאות מול יעדים ועוד; דרישות אלה מאתגרות הרבה יותר מאשר מה שהיה עד כה והסתכם במספר נוהלי חובה. כגודל האתגר, כך גודל התגמול לארגון המיישם.
רוצים להבין יותר, אנחנו כאן!
שלכם,
אורנה קמין
מנכ"לית OK יועצים לניהול
חזרנו לעיסוק בנושא ניהול סיכונים. נושא חשוב מאין כמוהו. למרות זאת, מעט ארגונים מטמיעים תהליך זה ברמת ניהול הפרויקט הבודד, ועוד פחות ברמת הארגון. הגיליון הפעם מביא שלושה מאמרים "טריים" בנושא, וכן שלושה מאמרים שפורסמו לפני כשנתיים. נתחיל במאמרים החדשים: הראשון ברמת הפרויקט הבודד והשניים הבאים ברמת הארגון.
להיות 10 בניהול סיכונים בפרויקט – כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול סיכונים בפרויקט, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות, דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל הפרקטיקות בתבנית אחת. תבנית זו היא ידע מרוכז וכדאי שיפתחו אותה מומחים בתהליך ניהול סיכונים. רוצים לדעת מהן הפרקטיקות? התשובה במאמר.
ניוזלטר מספר 18 הוא הניוזלטר השני בנושא ניהול סיכונים. בניוזלטר מספר 6 שפורסם בחודש יולי 2012 פורסמו שלושה מאמרים בנושא ניהול סיכונים. להלן תקציר המאמרים בתוספת קישורים למאמרים מאותו ניוזלטר.
המאמר הראשון, ניהול סיכונים בפרויקטים, מביא ניסיון מהשטח. הבנה טובה מהו סיכון, וניסוחו בצורה נכונה, מהווה כברת דרך רצינית כלפי הפיתרון. המאמר מביא שפע ניסוחי סיכונים בצורה שגויה, מסביר את הטעות ומציע ניסוח אלטרנטיבי. אחד הפרמטרים של ניסוח נכון של סיכון, הוא ביכולת שלנו לטפל בו בצורה פרו-אקטיבית; לא יעזור לפרוס ידיים בייאוש ולהגיד: אין משאבים, אין זמן וכדומה.
המאמר השני, בנושא פרה-מורטם, מציע דרך מעניינת, ללמוד מהניסיון בהתחלת הפרויקט ולא בסופו כדי להפחית סיכונים בפרויקטים. מסוקרנים? רוצו לקרוא.
המאמר השלישי, בעולם של סכנות הכי מסוכן לא להסתכן, מביא את נקודת המבט הארגונית הכוללת לנושא חדשנות, שיש הרואים בה סיכון. בעוד שבניהול פרויקטים מטרתנו היא להפחית סיכונים – ההתייחסות במאמר זה לסיכון כמשהו חדש וחדשני, שונה מהשוטף, ומלמד אותנו שהכי מסוכן זה ללכת על בטוח ולא להסתכן.
כדי להגיע למטרה הגדולה, נחלק אותה למטרות קטנות. כמו שמנהלים פרויקט – הדרך לתוצר הסופי, רצופה בתוצרי ביניים המסתיימים באבני דרך מוגדרות.
המאמר הראשון, על החזון, גם אם לחלקנו נשמע תיאורטי, מדבר על אמצעי לחבר את המנהלים והעובדים בשטח, למטרה הגדולה שלשמה הם רצים ומתרוצצים במהלך חיי הפרויקטים והעבודה השוטפת אותה הם מנהלים.
המאמר השני, על עיצוב דרישות, מתמקד בחשיבות הניסוח של דרישה להבנת הצורך של הלקוח הדורש מוצר או שירות, ובדרך כלל אף משלם עליו. תהליך ניהול ופיתוח דרישות יעיל מוודא שצרכים אלה אכן הובנו והועברו הלאה בצורה נכונה, כדי שהתוצאה תעמוד בציפיות. כך, מחלקים את המטרה הגדולה למטרות קטנות – הבנת כל הדרישות, והעברתן בצורה נכונה למימוש.
המאמר השלישי משתף בעשר טעויות שאנו עושים בתיאום ציפיות, כשאנו יוצאים למסע השינוי. כל הטעויות הן פרי ניסיון מצער מהשטח. שנאמר: מומחה הוא אדם שעשה הרבה טעויות (בהנחה שלמד מהן).
ממתק לסיום,
בחודשים האחרונים, נפגשתי עם מספר מנהלים בארגונים שהרגישו שהם רוצים לשפר את תהליכי העבודה שלהם, אך לא היה ברור מה התהליך הנדרש, מה היקף ההשקעה הנדרש וכמה זמן תהליך השיפור צפוי להימשך. לאחר כמה וכמה הזדמנויות שכאלה, החלטתי להרים את הכפפה ולהציע סוג של אבחון (check-up) תקופתי. מדובר בתהליך קצר ביותר (3 ימים פלוס-מינוס, תלוי בגודל ומורכבות הארגון) שבסופו תקבלו מפת דרכים עם רשימת הזדמנויות המתעדפת אותן לפי תועלת מהשיפור למול המאמץ הנדרש כדי לבצע את השיפור. המפה מאפשרת לצאת למסע השיפור באופן עצמאי, או עם קצת עזרה, כרצונכם.
כל הפרטים – עובדים הפוך! הדרך החדשה לשיפור עקבי בארגונים.
אורנה קמין
במקרים רבים, נושא החזון מטופל בציניות על ידי המנהלים, ומנוסח מהשפה אל החוץ כדי לצאת ידי חובה. החזון מנוסח ומעובד בפורומים שונים בהנהלה הבכירה ומתמוסס בדרכו למנהלים בדרג הביניים ולכפופים להם. בהיעדר חזון מעורר השראה, מנהלים ועובדים מתרוצצים כדי לבצע את המטלות שלהם, כאשר לא תמיד ברורה להם הסיבה שלשמה הם עושים את מה שהם עושים.
אפשר גם אחרת. על החזון, כמצפן מעורר השראה קראו – כאן.
הגדרת דרישות כתובה היא ה-אמצעי המאפשר ללקוח להגדיר במדויק את הצרכים שלו, לתאם ציפיות מול הספק לגבי התוצר או השירות המבוקש, ובסופו של תהליך, לבדוק שאכן התוצר שמסופק על ידי הספק אכן עומד בציפיותיו. במקרים רבים, תהליך זה חסר או שהינו לא-אופטימאלי. כדי להתמודד עם נושא חשוב זה – ביקשתי מעמיתי, אלון מודעי, לשתף מניסיונו הרב בנושא. לשמחתי אלון נענה לאתגר והסכים לשתף מניסיונו בסדרת מאמרים. הפעם – מאמר ראשון בסדרה, המגדיר מהי דרישה טובה.
ראשית, אתאם עימכם ציפיות לגבי כוונתי למהות תוכנית השינוי. כוונתי לשינוי משמעותי שנעשה בארגון, כגון: הכנסת מתודולוגיות חדשות לניהול פרויקטים, או ניהול פיתוח, או ניהול איכות וכדומה. כלומר – הכנסת שיטת עבודה שמשנה את צורת העבודה בחברה. בדרך כלל השינוי כולל מעבר מעבודה אינטואיטיבית, המסתמכת על הניסיון וההבנה של המנהלים לגבי תהליכי העבודה הנכונים, לעבודה בצורה שיטתית, המסתמכת על תהליכי עבודה מיטביים שהוכח שהם משפרים באופן ניכר את הביצועים העסקיים של החברה.
בעלי עניין בפרויקט – נושא חשוב, ידוע שחשוב ובכל זאת – מנהלים רבים מסתערים על המטרה, מסתכלים רק קדימה ושוכחים להביט לצדדים, ולתאם ציפיות עם כל בעלי העניין המשפיעים ו/או מושפעים מתוכנית השינוי.
מאמר זה מתמקד בזווית מיוחדת שיכולה לגרום לתוכניות השינוי להיכשל והיא ההבדלים בציפיות של בעלי העניין לגבי מהות השינוי. המאמר מפרט עשר טעויות בתיאום ציפיות המפריעות להצלחה. לכל בעל עניין ראייה שונה וציפיות בשמיים, בהתאם לראייתו, שבאופן טבעי ומובן ממוקדת בעצמו-הוא. לפירוט הטעויות – קראו כאן. כמה מהטעויות עשיתם לפחות פעם אחת?
כיצד תייצרו מפת דרכים לשיפור תהליכי העבודה והתוצאות העסקיות, בזמן קצר ובהשקעה סבירה.
