ניוזלטר זה מכיל שלושה מאמרים ועוד מאמר בונוס אחד,
הראשון –
בעקבות מהפכת האוטו-טק ההולכת ומתהווה למול עיננו, והכמות הרבה של חברות ישראליות שנכנסות לנושא אשאל אתכם שאלה: היכן לדעתכם יש יותר שורות קוד – במכונית מודרנית או במטוס? מה אתם אומרים? התשובה במאמר.
השני –
איך נדע אם הלקוחות שלנו מרוצים מאיתנו, בקלות ובלי להציק להם?
אני פוגשת מנהלים שחוששים לשאול את הלקוחות שלהם (גם לקוחות פנימיים!) לגבי שביעות רצונם מהמוצר או השירות שהם מקבלים מהם. מדוע? מגוון סיבות: למשל, לא רוצים להעיר את הדוב מתרדמתו, מפחדים לשמוע תלונות, חוששים לקבל דרישות חדשות או שינויים אחרים, חושבים שהמשוב יגרום לכך שהלקוחות יעכבו תשלומים עד לסגירת נושאים שעלו בתהליך המשוב וכדומה.
פה ושם (לא אתם הנמנים על חוג קוראנו ולקוחותינו) אני נתקלת בחברות המבצעות סקרי לקוחות כדי לצאת ידי חובת תקן כשלהוא. חברות אלה שולחות ללקוחותיהן שאלון בין מספר שאלות בו מבקשים מהלקוחות לדרג אותם במספר פרמטרים, בציון בטווח 1-5. לעיתים מלווה הסקר במכתב מלווה מתנצל : "אני צריך לעשות סקר בשביל ה-ISO- תעשה לי טובה ותענה על הסקר". תצפיות בסקרים של חברות אלה מלמדות כי הציונים בדרך כלל הינם בטווח 4-5, כאשר לקוחות ממש לא מרוצים מעריכים פרמטר מסוים בציון 3. סיכום תוצאת הסקר מראה כמעט תמיד לקוחות מרוצים עד מרוצים מאד. לא תמיד משקפת שביעות רצון גבוהה זו את המציאות, שלא לדבר על תקפות הדו"חות הנעשים על 10-20 שאלונים מתוך עשרות רבות של לקוחות.
במאמר – איך נדע אם הלקוחות שלנו מרוצים מאיתנו, בקלות ובלי להציק להם? אני מגלה לכם איך לקבל משוב משמעותי מהלקוחות בצורה קלה, מהירה ולא מציקה.
השלישי –
איך מתנהלות ישיבות ההנהלה שלכם, כמו מסדר המפקד?
המאמר מציג מספר סוגים של ישיבות הנהלה, עם השראה ועידוד לנצל את הישיבות האלה ולדון גם בנושאים המשמעותיים והמקדמים, בנוסף לנושאים השוטפים. נושא מקדם הוא נושא שהשקעת זמן היום, חוסכת לנו זמן בעתיד. על נושא זה, מאמר בונוס – כולם מדברים על חשוב לעומת דחוף… אף אחד לא מדבר על… משמעותי
קריאה נעימה ומועילה,
שלכם,
אורנה קמין
מנכ"לית OK יועצים לניהול
לאחר שקראתם, ומקווה שגם נתרמתם, אם יש לכם שאלה או צורך באחד או יותר מהתחומים הרשומים להלן, מוזמנים לפנות אלינו.
שירותים שלנו בתחום ניהול איכות ושיפור תהליכים:
ניוזלטר זה מביא שתי הארות בתחום ניהול פורטפוליו:
הארה ראשונה – תשובה לשאלת המיליון דולר בתחום – ממה מתחילים? קודם מטמיעים מתודולוגיית ניהול פרויקטים ואחר כך מתודולוגיית ניהול פורטפוליו או להיפך?
התשובה – כאן
הארה ראשונה לגבי תפקיד מנהל הפורטפוליו – תפקיד מורכב ביותר, ולמרות זאת כמעט ואין בנמצא ארגון שמגדיר את תפקיד מנהל הפורטפוליו בכתב מינוי מסודר.
האם אני טועה? אשמח שתאירו את עיניי, בתיבה כאן למטה.
כיצד עושים זה – קראו במאמר
מי שמע על כך שנותנים כתב מינוי לפורטפוליו? Portfolio Charter נראה לכם?
למי שלא הספיקו שתי הארות, אפשר למצוא עוד …
בניוזלטר מספר 3 – דצמבר 2011 – מניהול פרויקט לניהול פורטפוליו – השלם גדול מסכום חלקיו .
ושא הניוזלטר הפעם הוא – חידושים ואתגרים בהקשר של ISO. כן, כן, אתם שומעים נכון – חידושים ואתגרים בגרסה החדשה של תקן ISO 9001. לתקן עצמו יצא שם של תהליך שחייבים לעבור כדי להיות ספק של ארגון ממשלתי כלשהוא; כוונת המשורר הייתה טובה: לקוחות רוצים להיות בטוחים שהספקים שלהן יודעים לעבוד, ולכן יספקו להם מוצרים בזמן ובאיכות הנדרשת. כוונות טובות, אך הביצוע היה לא משהו בלשון המעטה. חלק מהארגונים (לא אתם…) היו עושים את המינימום הנדרש כדי לעבור את ההסמכה. הייתה דרישה למספר נוהלי חובה – וכתוצאה מכך – לכל הארגונים באשר הם יש אוסף נהלים שעובר מבדק, בלי קשר לערך המוסף של אותם נהלים מרובי מלל.
כל הנ"ל – מאחרינו. התקן החדש הסיר את הדרישה לנוהלי חובה: מדריך האיכות, בקרת מסמכים, בקרת רשומות, מבדקים פנימיים, בקרת מוצר לא מתאים, פעולה מונעת, פעולה מתקנת. במקום זה נדרש לעשות עבודה אמיתית שמוסיפה ערך לארגון וללקוחותיו. כן! – תם עידן ה"ויזו", אך במקום זאת – הדרישה היא למפות את תהליכי העבודה בארגון בצורה בהירה, כך שברור לכל סדר הפעולות ואחריות בעלי העניין השותפים למלאכה, הפעילויות הנדרשות לביצוע כל תהליך, השיטה לביצוע כל פעילות, הקריטריונים/מדדים המעידים שהתפוקות איכותיות, מי האחראי לביצוע כל פעילות, מי הלקוח של כל תפוקה, האם קיימים סיכונים בתהליך וכיצד מתמודדים עימם ומה ההזדמנויות לשיפור התהליך. מיפוי תהליך דורש הבנה בתהליכים והשקעה בשיפור בטווח הקצר כדי לקצור פירות בהמשך.
ניוזלטר זה, מביא את הגישה החדשה של התקן. לראשונה מדובר על גישה מערכתית, המדגישה גם את התוצאות של תהליכי העבודה, ולא רק את איכותם; כמו כן – התקן הותאם גם לארגוני שירות ולא רק לארגונים העוסקים בפיתוח מוצרים. ניסוח התקן הינו כזה שהוא מתאים לכל תהליכי העבודה בארגון באשר הם.
המאמר הראשון, חדש על המדף – 9001 ISO מודל 2015, סוקר את כל החידושים במודל 9001 ISO גרסת 2015. המודל עצמו מתוכנן להשתחרר לעולם בספטמבר 2015, עם תקופת חסד של שלוש שנים. המלצתי – רוצו ליישם! חבל לחכות ל-2018 לרגע האחרון. למי שצריך עזרה כיצד עושים זאת, אנחנו כאן!
המאמר השני, המבנה של תקן האיכות 9001 ISO גרסת 2015 ואילך מתאר את מבנה התקנים החדש שהינו משותף לכל משפחת תקני ה-ISO. הדבר עונה על צורך של ארגונים שמטמיעים מספר רב של תקנים במבנה ושפה משותפים, כדי להטמיע מערכת איכות אינטגרטיבית.
לסיכום, מודל 2015 של התקן מאתגר את מנהלי ועובדי הארגון לראות את התמונה הכללית, למפות את תהליכי העבודה, לסדר את הפאזל – מה קודם, מה אחר כך, להבין מה יכול להשתבש בכל שלב, לבדוק תוצאות מול יעדים ועוד; דרישות אלה מאתגרות הרבה יותר מאשר מה שהיה עד כה והסתכם במספר נוהלי חובה. כגודל האתגר, כך גודל התגמול לארגון המיישם.
רוצים להבין יותר, אנחנו כאן!
שלכם,
אורנה קמין
מנכ"לית OK יועצים לניהול
חזרנו לעיסוק בנושא ניהול סיכונים. נושא חשוב מאין כמוהו. למרות זאת, מעט ארגונים מטמיעים תהליך זה ברמת ניהול הפרויקט הבודד, ועוד פחות ברמת הארגון. הגיליון הפעם מביא שלושה מאמרים "טריים" בנושא, וכן שלושה מאמרים שפורסמו לפני כשנתיים. נתחיל במאמרים החדשים: הראשון ברמת הפרויקט הבודד והשניים הבאים ברמת הארגון.
להיות 10 בניהול סיכונים בפרויקט – כדי להיות ארגון שהוא 10 בניהול סיכונים בפרויקט, על הנהלת החברה לספק למנהלי הפרויקטים תשתית תומכת לביצוע הפרקטיקות, דהיינו תהליכים תומכים ומשולבים. תשתית טובה מכילה את כל הפרקטיקות בתבנית אחת. תבנית זו היא ידע מרוכז וכדאי שיפתחו אותה מומחים בתהליך ניהול סיכונים. רוצים לדעת מהן הפרקטיקות? התשובה במאמר.
ניוזלטר מספר 18 הוא הניוזלטר השני בנושא ניהול סיכונים. בניוזלטר מספר 6 שפורסם בחודש יולי 2012 פורסמו שלושה מאמרים בנושא ניהול סיכונים. להלן תקציר המאמרים בתוספת קישורים למאמרים מאותו ניוזלטר.
המאמר הראשון, ניהול סיכונים בפרויקטים, מביא ניסיון מהשטח. הבנה טובה מהו סיכון, וניסוחו בצורה נכונה, מהווה כברת דרך רצינית כלפי הפיתרון. המאמר מביא שפע ניסוחי סיכונים בצורה שגויה, מסביר את הטעות ומציע ניסוח אלטרנטיבי. אחד הפרמטרים של ניסוח נכון של סיכון, הוא ביכולת שלנו לטפל בו בצורה פרו-אקטיבית; לא יעזור לפרוס ידיים בייאוש ולהגיד: אין משאבים, אין זמן וכדומה.
המאמר השני, בנושא פרה-מורטם, מציע דרך מעניינת, ללמוד מהניסיון בהתחלת הפרויקט ולא בסופו כדי להפחית סיכונים בפרויקטים. מסוקרנים? רוצו לקרוא.
המאמר השלישי, בעולם של סכנות הכי מסוכן לא להסתכן, מביא את נקודת המבט הארגונית הכוללת לנושא חדשנות, שיש הרואים בה סיכון. בעוד שבניהול פרויקטים מטרתנו היא להפחית סיכונים – ההתייחסות במאמר זה לסיכון כמשהו חדש וחדשני, שונה מהשוטף, ומלמד אותנו שהכי מסוכן זה ללכת על בטוח ולא להסתכן.
