כדי להגיע למטרה הגדולה, נחלק אותה למטרות קטנות. כמו שמנהלים פרויקט – הדרך לתוצר הסופי, רצופה בתוצרי ביניים המסתיימים באבני דרך מוגדרות.
המאמר הראשון, על החזון, גם אם לחלקנו נשמע תיאורטי, מדבר על אמצעי לחבר את המנהלים והעובדים בשטח, למטרה הגדולה שלשמה הם רצים ומתרוצצים במהלך חיי הפרויקטים והעבודה השוטפת אותה הם מנהלים.
המאמר השני, על עיצוב דרישות, מתמקד בחשיבות הניסוח של דרישה להבנת הצורך של הלקוח הדורש מוצר או שירות, ובדרך כלל אף משלם עליו. תהליך ניהול ופיתוח דרישות יעיל מוודא שצרכים אלה אכן הובנו והועברו הלאה בצורה נכונה, כדי שהתוצאה תעמוד בציפיות. כך, מחלקים את המטרה הגדולה למטרות קטנות – הבנת כל הדרישות, והעברתן בצורה נכונה למימוש.
המאמר השלישי משתף בעשר טעויות שאנו עושים בתיאום ציפיות, כשאנו יוצאים למסע השינוי. כל הטעויות הן פרי ניסיון מצער מהשטח. שנאמר: מומחה הוא אדם שעשה הרבה טעויות (בהנחה שלמד מהן).
ממתק לסיום,
בחודשים האחרונים, נפגשתי עם מספר מנהלים בארגונים שהרגישו שהם רוצים לשפר את תהליכי העבודה שלהם, אך לא היה ברור מה התהליך הנדרש, מה היקף ההשקעה הנדרש וכמה זמן תהליך השיפור צפוי להימשך. לאחר כמה וכמה הזדמנויות שכאלה, החלטתי להרים את הכפפה ולהציע סוג של אבחון (check-up) תקופתי. מדובר בתהליך קצר ביותר (3 ימים פלוס-מינוס, תלוי בגודל ומורכבות הארגון) שבסופו תקבלו מפת דרכים עם רשימת הזדמנויות המתעדפת אותן לפי תועלת מהשיפור למול המאמץ הנדרש כדי לבצע את השיפור. המפה מאפשרת לצאת למסע השיפור באופן עצמאי, או עם קצת עזרה, כרצונכם.
כל הפרטים – עובדים הפוך! הדרך החדשה לשיפור עקבי בארגונים.
קריאה נעימה,
שלכם,
אורנה קמין
במקרים רבים, נושא החזון מטופל בציניות על ידי המנהלים, ומנוסח מהשפה אל החוץ כדי לצאת ידי חובה. החזון מנוסח ומעובד בפורומים שונים בהנהלה הבכירה ומתמוסס בדרכו למנהלים בדרג הביניים ולכפופים להם. בהיעדר חזון מעורר השראה, מנהלים ועובדים מתרוצצים כדי לבצע את המטלות שלהם, כאשר לא תמיד ברורה להם הסיבה שלשמה הם עושים את מה שהם עושים.
אפשר גם אחרת. על החזון, כמצפן מעורר השראה קראו – כאן.
הגדרת דרישות כתובה היא ה-אמצעי המאפשר ללקוח להגדיר במדויק את הצרכים שלו, לתאם ציפיות מול הספק לגבי התוצר או השירות המבוקש, ובסופו של תהליך, לבדוק שאכן התוצר שמסופק על ידי הספק אכן עומד בציפיותיו. במקרים רבים, תהליך זה חסר או שהינו לא-אופטימאלי. כדי להתמודד עם נושא חשוב זה – ביקשתי מעמיתי, אלון מודעי, לשתף מניסיונו הרב בנושא. לשמחתי אלון נענה לאתגר והסכים לשתף מניסיונו בסדרת מאמרים. הפעם – מאמר ראשון בסדרה, המגדיר מהי דרישה טובה.
ראשית, אתאם עימכם ציפיות לגבי כוונתי למהות תוכנית השינוי. כוונתי לשינוי משמעותי שנעשה בארגון, כגון: הכנסת מתודולוגיות חדשות לניהול פרויקטים, או ניהול פיתוח, או ניהול איכות וכדומה. כלומר – הכנסת שיטת עבודה שמשנה את צורת העבודה בחברה. בדרך כלל השינוי כולל מעבר מעבודה אינטואיטיבית, המסתמכת על הניסיון וההבנה של המנהלים לגבי תהליכי העבודה הנכונים, לעבודה בצורה שיטתית, המסתמכת על תהליכי עבודה מיטביים שהוכח שהם משפרים באופן ניכר את הביצועים העסקיים של החברה.
בעלי עניין בפרויקט – נושא חשוב, ידוע שחשוב ובכל זאת – מנהלים רבים מסתערים על המטרה, מסתכלים רק קדימה ושוכחים להביט לצדדים, ולתאם ציפיות עם כל בעלי העניין המשפיעים ו/או מושפעים מתוכנית השינוי.
מאמר זה מתמקד בזווית מיוחדת שיכולה לגרום לתוכניות השינוי להיכשל והיא ההבדלים בציפיות של בעלי העניין לגבי מהות השינוי. המאמר מפרט עשר טעויות בתיאום ציפיות המפריעות להצלחה. לכל בעל עניין ראייה שונה וציפיות בשמיים, בהתאם לראייתו, שבאופן טבעי ומובן ממוקדת בעצמו-הוא. לפירוט הטעויות – קראו כאן. כמה מהטעויות עשיתם לפחות פעם אחת?
כיצד תייצרו מפת דרכים לשיפור תהליכי העבודה והתוצאות העסקיות, בזמן קצר ובהשקעה סבירה.
