מה אחרים מרגישים כשאני מתקשר

מנהלי צוות נדרשים לדבר עם אנשים רבים, ולהשיג אותם בטלפון, בדרך כלל כי הם צריכים דבר מה: עזרה, מידע, דרישה וכו'. תדמיינו שאתם מתקשרים לעמית שלכם בארגון, והוא רואה את המספר שלכם על הצג. מה הוא מרגיש? האם מתחשק לו לענות?

הנה מספר אפשרויות:

• "שוב הנודניק הזה?! אחזור אליו אחר כך".
• "עוד פעם הוא?! כל הזמן משימות חדשות. מה הוא צריך ממני עכשיו?
• "באמצע הפסקת הצהריים?! הוא לא מתבייש?!"
• "מנהל צוות XXX מחפש אותי. אני סקרן לדעת מה העניין".
•  "מנהל צוות XXX מחפש אותי. סימן שמדובר במשהו חשוב".
•  "עכשיו הפסקת צהריים. סימן שמדובר במשהו דחוף".

כל אחד שנתקשר אליו יכול לחשוב אחרת ולהרגיש אחרת. יש מי שישמחו לסנן אותנו, ויש שבאמת יסננו. ויש מי שלא יעזו לסנן, כי הם יודעים שאם טרחנו לחפש אותם, יש לכך סיבה טובה.

כיצד אפשר להשפיע על תחושות אלה

• היסטוריית הפניות שלכם לאחרים. האם אתם מתקשרים רק כשיש לכם משימות חדשות בשבילם, או שאתם מתקשרים גם כדי לעדכן אותם במידע שיכול לעזור להם?
• מידת החשיבות של השיחות. האם אתם מתקשרים על כל סוגיה קטנה, או מקפידים להתקשר רק במקרה הצורך?
• כיבוד זמנם של האחרים. האם שיחות הטלפון שלכם באמת חשובות? האם יכולתם לשלוח דוא"ל במקום השיחה? האם השיחות שלכם חשובות דווקא עכשיו, באמצע הפסקת הצהריים?
• שימוש בשיטות "איתות". מוטב לנסות להשיג את האנשים בטלפון השולחני או בדוא"ל. התקשרות לטלפון הנייד, משמעותה "מדובר בעניין חשוב".

הערות לסיום:

1.  "ניהול התקשורת" הינו תחום ידע שלם בתוך ניהול הפרויקטים (אחד מתשעת תחומי הידע ב-PMBOK). זהו עולם שלם, שמוקדש לו בדר"כ כ"כ מעט. ככל שנתכנן את התקשורת בפרויקט מול האנשים – כך ייטב לפרויקט.
2. אם תקדישו מחשבה לצורה בה אתם פונים לאנשים, אתם בעצם תעזרו להם לעזור לכם.
3. צורת מחשבה זו רלוונטית לא רק למנהלי פרויקטים, אלא גם לכל מנהל מול אנשי הצוות שלו.

 

מיכאל שורץ
בעל הבלוג הניהולי: ניהול בגובה העיניים: eyelevel.co.il
מאמן מוסמך (MCI) באימון אישי וניהולי ומרצה בתחומי ניהול שונים.
פנייה למחבר: michael.szwarc@gmail.com