מהו הזמן המתאים לשקול שימוש במיקור חוץ?

מתי מתאים לארגון לשקול להסתייע במיקור חוץ?
תשובה קצרה: כאשר גוברים האינדיקטורים שמעידים על תפקוד לא מיטבי, יחד עם חוסר באנשי מקצוע בתוך הארגון המתאימים או פנויים לטיפול נושא בתוך הארגון.

המאמר שלהן מפרט את אותם אינדיקטורים המעידים על תפקוד לא מיטבי של הארגון. גורמים אלה יכולים לעורר התחלה של תהליך לבחירת יועץ או להסתייע בשירות של מיקור חוץ לצורך מיקוד בשיפור אותם נושאים.
מספיק גורם אחד מהרשימה שלהלן כדי לשקול להכניס מומחה שיש לו את הכלים, הכישורים והזמינות לטפל בכך.
אציין שמומחה חיצוני הוא לא קוסם, אך הבאתו מאפשרת פוקוס ניהולי וביצועי על נושאים הדורשים שיפור, לעומת חוסר תשומת לב נדרשת על ידי גורמי פנים, עקב עיסוקם בנושאים השוטפים. 

אי עמידה בהתחייבויות

 מספר אינדיקטורים לאי עמידה בהתחייבויות:

• איחורים בלו"ז של אספקת מוצר או שירות
• שינויים בתכולת האספקה המובטחת ברגע האחרון
• גלישה בתקציב

אי עמידה בהתחייבויות גורמת לפגיעה קשה במוניטין החברה ובאמון לקוחותיה. כדי להקטין את הפגיעה כדאי לשקול להוסיף מומחה או יועץ שיתמקד בשיפור תהליכי העבודה במקביל לצוותים שמתמקדים בעבודה עצמה.

שביעות רצון נמוכה של הלקוחות

מספר אינדיקטורים לשביעות רצון נמוכה של הלקוחות:

• תלונות
• נטישה
• נתק או אי הבנות בתקשורת 

מגמת ירידה ברמת שביעות רצון הלקוחות היא קריאה דחופה לפעולה. הנטייה של העוסקים במלאכה היא לטפל בבעיות ולהמשיך במרוץ המטורף בתקווה שבהמשך יהיה יותר טוב. זה הזמן לשקול הוספת מנהל במיקור חוץ או יועץ שהמיקוד שלו הוא בחקר ותיקון סיבות השורש לאי שביעות הרצון היורדת ולא רק לשים פלסטר מהיר לעצירת הדימום.

ניהול לא אופטימאלי

מספר אינדיקטורים לניהול לא אופטימלי:

• אין יכולת למנהלים לדעת מה קורה; כל הזמן הפתעות לרעה
• חוסר תיאום בין מחלקות; ממשקים לא מוגדרים היטב
• אי בהירות בהגדרת תפקידים ו/או מעורבות בעלי עניין

אינדיקטורים כאלה במקרים רבים גורמים למתח רב בין המנהלים והעובדים, ובין עמיתים לעבודה. לרוב, לעוסקים במלאכה אין את היכולת לעצור ולהסתכל במבט-על על המתרחש. אדם מבחוץ שמצטרף עם ראייה רעננה ואובייקטיבית יכול לתרום מניסיונו לתיקון משמעותי של תהליכי העבודה.

תהליכים לא מיטביים

מספר אינדיקטורים לתהליכים שמתנהלים בצורה לא מטיבה:

• תהליכים לא מוגדרים היטב; ישיבות לא יעילות
• תוצרי התהליכים נפסלים בבדיקות או במבדקים
• זמני המתנה ארוכים במעבר בין שלבים;
• פעילויות מיותרות במהלך השלבים

אינדיקטורים כמו אלה שצוינו, מעידים על חריקות בתהליכי העבודה הקיימים. "אורח לרגע שרואה כל פגע" ובנוסף, כזה שעתותיו בידו, יכול לטייב את התהליכים, ובעקבות כך – את התוצאות.

בעיות איכות

אינדיקטורים של בעיות איכות בהכרח משפיעות על התוצאות העסקיות. יש המתעלמים מביצועי איכות ירודים. מי שלא מרוצה מהתוצאות העסקיות, מוזמן להתכבד ולבדוק את האינדיקטורים של האיכות. למשל:

• מחזורי עבודה נוספים לשם תיקונים
• במוצרים או השירות חסר חלק מהתכולה המתוכננת
• ריבוי תלונות לקוח לאחר האספקה

אם בעיות איכות חוזרות ונשנות נמשכות למרות המאמצים הפנימיים לטפל בהן, זהו איתות ברור שנדרשת מומחיות חיצונית. מומחה חיצוני יכול לעבוד על פיתרון סיבות השורש מהיסוד. זאת מומחיותו, ולשם כך מביאים אתו.

מצב רוח ירוד של העובדים

האינדיקטורים שלהלן מעידים על ירידה במצב רוח העובדים.

• תסכול, שחיקה,
• עבודה מסביב לשעון
• אין תחושה שיש יד מכוונת/מנהלת

מה קשור מצב רוח של עובדים למאמר הזה? מסתבר שגם מצב הרוח קשור. כאשר העובדים נקראים לדגל כדי לכבות שריפות, נדרשים לעבוד מסביב לשעון כדי לכפר על תהליכי עבודה לא מיטביים, הם נשחקים ומתעייפים. שחיקה ועייפות גורמת לעבודה לא מיטבית והמעגל מסתובב ומתעצם.

ספקים לא מרוצים

יועצים או עובדים במיקור חוץ, נחשבים ספקים של הארגון. יכולה להיות להם השפעה מכרעת על תהליכי החברה וביצועיה.

מניסיוני הקט, כספק של ארגונים בתחום ייעוץ ומיקור חוץ, יכולה להעיד על קשר ישיר בין היחס של הארגון לספקים שלו לבין ביצועי הארגון. לא טוענת שזה מה שמשפיע על הביצועים, אך האינדיקטורים של שביעות רצון נמוכה של הספקים מעידים על התנהלות בעייתית בתחום הרכש וכן מעידים על התנהלות לא הוגנת, שחייבת להתבטא גם בנושאים אחרים.

מספר אינדיקטורים:

• יחסים לא הוגנים בין הארגון לספקיו, או במילים קצת פחות תקינות פוליטית – לא משלמים בזמן או במקרים קיצוניים לא משלמים כלל
• עבודה לא מיטבית עם ספקים – דרישות וציפיות לא מוגדרות היטב יכולות להביא לביצועים לא טובים של תוצרי הספקים.

מסםר מילים לסיכום

כאשר האינדיקטורים שמעידים על תפקוד לא מיטבי גוברים,  זה הזמן להיעזר בגורם חיצוני: ייעוץ או מיקור חוץ. מספיק גורם אחד מהרשימה שלעיל כדי לשקול להכניס מומחה שיש לו את הכלים, הכישורים והזמינות לטפל בכך. אציין שמומחה חיצוני הוא לא קוסם, אך הבאתו מאפשרת פוקוס ניהולי וביצועי על הנושאים שמעידים על תפקוד לא מיטבי עקב תשומת לב שונה של אנשי החברה.

מה קורה אתכם? 
האם אתם שוקלים להסתייע במיקור חוץ? 
אם כן – מתי? וכיצד אתם מחליטים?

מצפה לתשובותיכם.

מזמינה אותך לקחת ליצור איתי קשר ישיר, 0537739018, כדי לבדוק ביחד היכן וכיצד ללתת מענה לצרכים שלכם בנושא ייעוץ או מיקור חוץ. יש לנו סל פתרונות מגוון שמאפשר לנו לתפור לכם פתרון שמתאים כמו כפפה ליד.