אם אתה רוצה להגיע מהר – לך לבד, אם אתה רוצה להגיע רחוק – לך ביחד

אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול

להיות ארגון שעובד בצורה איכותית בכל הגזרות זוהי משימה מאתגרת במיוחד. בכל ארגון מולטי-דיסציפלינרי יש דרישות בנושאים שונים הקשורים לאיכות תהליכי העבודה והתוצרים: לפתח מוצרים בצורה איכותית יחד עם ניהול אבטחת מידע, לייצר מוצרים איכותיים יחד עם שמירה על איכות הסביבה; שמירה על בטיחות העובדים באשר הם; ועוד ועוד. לכל נושא מהנושאים שהוזכרו עד כה, ועוד לנושאים רבים אחרים ישנה מתודולוגיה סדורה וכן אפשרות לתהליך התעדה המאשר רשמית שהחברה עובדת לפי מתודולוגיה העומדת בתקני איכות סטנדרטיים. מסיבות של חלוקת הארגון למחלקות העוסקות בדיסציפלינות שונות ארגונים רבים מוצאים את עצמם מפתחים תהליכי עבודה מול כל תקן בנפרד, כאשר ישנה חפיפה מסוימת בין כל הדיסציפלינות. למשל: תהליכי ניהול סיכונים, פעולת מתקנות ומונעות, מבדקים, סקרי הנהלה ועוד. גם ברמת הפרטים ישנם אזורי חפיפה – למשל: פיתוח תהליכים עסקיים מגוונים יחד עם הצורך באבטחת מידע או שילוב בין דרישות איכות סביבה ודרישות לניהול אנרגיה.

ארגונים רבים מקימים מערכות איכות לפי תקני ISO שונים. השאלה המעוניינת – האם להטמיע כל תקן לחוד או לשלב אותם ביחד? התשובה – בכותרת המאמר, ובאיור שלהלן.

התקן הנפוץ שמהווה בסיס לכל מערכת האיכות הינו תקן ניהול איכות 9001 ISO. במסגרת הטמעת דרישות התקן וביצוע תהליך ההסמכה מקים הארגון את התשתית הניהולית למערכת האיכות, תוך הגדרת נושאים וביצוע פעילויות שנדרשות לפי התקן.

אחרי הקמת מערכת האיכות, בארגונים רבים מתעורר צורך להטמעת תקנים נוספים בהתאם לתחומי פעילות של הארגון. קיים מגוון רחב של תקנים שניתן לשלב במערכת האיכות ("מערכת איכות משולבת"), להלן רק חלק מהם:

מי צריך תקנים, ולמה יותר מאחד?

הצורך לקבלת ההסמכה מתעורר מכמה סיבות אפשריות:

דרישות הלקוחות – ישנם ארגונים רבים שדורשים מספקיהם להיות מוסמכים לתקני ISO שונים (כגון משרד הביטחון).

ניהול מערכת איכות אחת, שפה אחת, תרבות אחת – מנהלי האיכות או יועצים מומחים בונים מערכת איכות אחת שעונה לדרישות כל התקנים; המנהלים והעובדים מטמיעים את מערכת האיכות הארגונית ובכך עונים על דרישות כל התקנים. הטמעה רוחבית של נושאים כמו: ניהול סיכונים, פעולות מניעה ועוד.

הרחבת מעגל לקוחות – השגת תקנים נוספים ע"מ לקבל יתרון יחסי לעומת מתחרים.

שיפור יחסי ציבור ויחסים עם הרשויות – הנושא רלוונטי במיוחד לארגונים שרוצים להפחית את כמות אירועי או תאונות בטיחות כדי להמחיש הגנה על העובדים במקום העבודה (תקני בטיחות וגהות ISO 45001:2018 ותקן 9301 ISO) או להראות לציבור דאגה על הסביבה והיותו "ארגון ירוק" (תקן 14001 ISO).

צמצום עלויות ביטוח – ניתן להוריד את תשלומי פרמיה באמצעות צמצום תשלומי ביטוח במסגרת תאונות עבודה או אירועים סביבתיים.

יוזמה פנימית בארגון להרחבת תקני הסמכה –בארגונים רבים מזהים את היתרון היחסי במסגרת קבלת הסמכה לתקני ISO שונים ובשיפור מערכת האיכות והניהול בארגון.

הוכרה וכבוד

ארגוני בעלי הסמכה ל- 3 תקנים מקבלים ממכון התקנים הישראלי תו זהב, בעלי הסמכה ל- 5 תקנים – תו פלטינה ובעלי הסמכה ל- 7 תקנים את תו יהלום. מדובר בתווים יוקרתיים שמוענקים לארגונים בעלי מערכת איכות משולבת.

תהליך הטמעת תקני ISO נוספים דומה לתהליך הטמעת תקן ניהול איכות 9001 ISO שמהווה בסיס תשתיתי למערכת האיכות ולשילוש תקנים נוספים לפי הצורך. כמובן שמומלץ לשלב את התקנים במערכת איכות משולבת אחידה ולא לתחזק מערכות נפרדות לכל תקן, וזאת גם ע"מ להוריד את עלויות תחזוקת התקנים וגם ע"מ להימנע מכפילויות במערכות ובדרישות. במסגרת כל תקן נדרש לכתוב נהלים ולתחזק רשומות, לבצע מבדקים, סקרי הנהלה, מדדים, הדרכות וכו' וקל לשלב את הפעילות למערכת ניהול אחידה.

תהליך הטמעה של התקן מתחיל משלב של סקר פערים שבמסגרתו מזהים את הפערים הקיימים לעומת דרישות של כל תקן. במידה ומדובר במערכת משולבת, סקר הפערים מתמקד בנושאים שיש להשלים במערכת האיכות לצורך עמידה בדרישות התקן הנוסף.

כל תקן מחולק לנושאים ניהוליים סטנדרטיים (נהלים, רשומות, מדדים, הדרכות, מבדקים וכו') אותם נדרש להרחיב בהתאם לדרישות של כל תקן ותקן ונושאים ייחודיים שמהווים גרעין של התקן אותם נדרש להקים.

כל תקני ה-ISO דורשים ביצוע סקר סיכונים – אם זה סיכוני בטיחות וגהות לפי תקני בטיחות וגהות ISO 45001:2018 , סיכונים סביבתיים לפי תקן 14001 ISO, סיכוני ניהול משאבי אנרגיה לפי תקן 50001 ISO, סיכוני בטיחות בתעבורה לפי תקן 9301 ISO, סיכוני אבטחת מידע לפי תקן 27001 ISO וכו'.

נושא נוסף שרלוונטי לרוב התקנים הינו עמידה בדרישות עפ"י דין ודרישות אחרות. בהתאם למהות התקן הארגון מחויב לבצע סקר עמידה בדרישות חוקים, תקנות ותקנים – אם זה בתחומי בטיחות וגהות ISO 45001:2018 ו- 9301 ISO, אם זה בתחומים סביבתיים לפי תקנים 14001ISO ו- 50001 ISO.

לסיכום, שילוב תקנים נוספים במערכת האיכות הקיימת מקל על תהליך ההסמכה וחוסך משאבים רבים, וזאת תוך הקמת מערכת איכות משולבת אחידה ואפקטיבית.